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文 | 李劍鵬（北京錦象律師事務(wù)所） 文章來源于《中國海關(guān)》雜志8月刊 企業(yè)的控制者、管理人員首先要樹立合規(guī)的理念，并在企業(yè)總章程或?qū)ｉT制定的企業(yè)合規(guī)章程中體現(xiàn)合規(guī)的基本理念和要求，將合規(guī)目標(biāo)、合規(guī)結(jié)構(gòu)、合規(guī)政策寫入具有最高效力的宣言性文件中，同時(shí)也須將合規(guī)的理念貫穿至企業(yè)的整個(gè)規(guī)章制度中，讓每個(gè)員工都能接觸合規(guī)理念，知曉、理解、掌握、執(zhí)行合規(guī)理念。 書面的合規(guī)制度只是基礎(chǔ)，一般而言，一個(gè)企業(yè)很容易就可以建立一套書面的合規(guī)體系。但合規(guī)的生命在于有效和執(zhí)行，一個(gè)有效執(zhí)行的合規(guī)計(jì)劃才能帶來收益，才能有效發(fā)揮預(yù)防違法違規(guī)行為、促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效率的效果，并起到行政監(jiān)管激勵(lì)和刑法激勵(lì)機(jī)制的作用。 合規(guī)制度相當(dāng)于合規(guī)體系中的“實(shí)體法”，主要以企業(yè)的規(guī)章制度、合規(guī)管理指引和員工手冊形式出現(xiàn)。企業(yè)可以針對不同部門、崗位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體情況、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，建立不同的規(guī)章制度、行為準(zhǔn)則。 具體來看，合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是指企業(yè)在經(jīng)營管理中，根據(jù)可能接觸的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、執(zhí)行的業(yè)務(wù)程序、發(fā)生的違規(guī)行為而總結(jié)的高風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)點(diǎn)。合規(guī)重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域則需要根據(jù)企業(yè)的重點(diǎn)崗位、人員、業(yè)務(wù)加以確定。 目前五大重點(diǎn)合規(guī)領(lǐng)域分別是： # 反商業(yè)賄賂合規(guī) # 出口管制合規(guī) # 反洗錢合規(guī) # 反不正當(dāng)競爭合規(guī) # 個(gè)人信息數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī) 每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都需要設(shè)置相應(yīng)的管理規(guī)范和行為準(zhǔn)則，為企業(yè)和員工劃定行為的規(guī)范和邊界，這對違法違規(guī)行為發(fā)生后單位責(zé)任和員工責(zé)任的切割具有重要意義。 為了執(zhí)行合規(guī)計(jì)劃，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合規(guī)組織體系，主要包括適當(dāng)設(shè)置的合規(guī)委員會(huì)、首席合規(guī)官、合規(guī)部門、合規(guī)人員。需要注意的是，應(yīng)在公司每個(gè)部門或分公司均設(shè)立合規(guī)分支機(jī)構(gòu)，由總公司合規(guī)部門垂直管理，即便在小型部門中也要配備合規(guī)專員。 合規(guī)組織體系遵循四大原則：獨(dú)立、權(quán)威、享有必要的資源、信息溝通順暢。 獨(dú)立 是指職責(zé)獨(dú)立，與其他部門的職責(zé)明確分開，且不能有利益沖突，即使業(yè)務(wù)管理部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門也不能介入合規(guī)。 權(quán)威 是指要使合規(guī)部門擁有足夠的地位，如在董事會(huì)下設(shè)合規(guī)委員會(huì)，由決策層和管理層高管擔(dān)任合規(guī)委員會(huì)成員，董事長擔(dān)任主席，賦予其高于由CEO領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的地位。同時(shí)，也要保障首席合規(guī)官擁有足夠的地位，即具有公司高級管理人員的地位。只有享有足夠權(quán)威的地位，合規(guī)組織才有能力應(yīng)對來自管理層的壓力，而不至于淪為擺設(shè)。 享有必要的資源 是指充足的人力和物力投入。合規(guī)需要完善企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，需要增加必要設(shè)施設(shè)備，需要使用活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，需要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。評價(jià)企業(yè)合規(guī)計(jì)劃是否有效的一個(gè)重要依據(jù)就是合規(guī)團(tuán)隊(duì)的人員和經(jīng)費(fèi)規(guī)模，有效合規(guī)計(jì)劃要求付出一定的物質(zhì)代價(jià)。例如，西門子每年的合規(guī)經(jīng)費(fèi)就高達(dá)10億美元，總計(jì)在全球擁有超過千名的合規(guī)人員。 信息溝通順暢 是指合規(guī)組織體系中高度強(qiáng)調(diào)的信息上下通達(dá)。此點(diǎn)要求企業(yè)建立合規(guī)部門和合規(guī)人員的重大事項(xiàng)報(bào)告制度，且報(bào)告內(nèi)容可以直接通達(dá)合規(guī)委員會(huì)和董事會(huì)；同時(shí)，合規(guī)委員會(huì)和董事會(huì)的合規(guī)要求，也可以從上到下貫穿整個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)，以使合規(guī)要求在企業(yè)中得到全員重視，最終實(shí)現(xiàn)有效執(zhí)行。 合規(guī)程序，主要包括防范體系、識(shí)別體系、應(yīng)對體系三大體系，被稱為合規(guī)的三大支柱。 01 防范體系 即為防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生而建立的一套程序體系，可由五大要素組成： 梳理統(tǒng)計(jì)合規(guī)數(shù)據(jù) 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身經(jīng)營管理的實(shí)際情況，梳理相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行全面有序的總結(jié)，提前建立應(yīng)對預(yù)案，以便于更好識(shí)別和應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評估 具體形式包括定期評估和不定期評估。合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評估要求與時(shí)俱進(jìn)，隨著公司業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展而不斷更新，每年度都要定期形成合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，作為建立良好防范體系的證據(jù)予以留存。風(fēng)險(xiǎn)評估同樣要針對合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和重點(diǎn)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域展開，尤其是針對重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，要進(jìn)行定期評估。 合規(guī)審查 合規(guī)審查根據(jù)調(diào)查對象的不同，可以分為以下三方面：商業(yè)伙伴的合規(guī)審查，即現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)的系統(tǒng)性和聯(lián)系性特點(diǎn)，使得大多數(shù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)來自于商業(yè)合作伙伴，這就要求企業(yè)不僅要獨(dú)善其身，而且須要求上下游商業(yè)伙伴也符合合規(guī)要求，這才可能真正有效地實(shí)現(xiàn)合規(guī)目的；客戶的審查，如商業(yè)銀行要調(diào)查大額存款客戶的背景和存款來源，防止違反銀行業(yè)監(jiān)管法規(guī)；企業(yè)內(nèi)部的審查，即對企業(yè)自身部門、崗位、員工進(jìn)行合規(guī)審查。 合規(guī)報(bào)告制度 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立定期合規(guī)報(bào)告、匿名舉報(bào)制度。報(bào)告本身兼具預(yù)防和識(shí)別的雙重功能，即對合規(guī)進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的報(bào)告具有預(yù)防作用，而針對違規(guī)行為的報(bào)告則體現(xiàn)識(shí)別的功能。這一過程同樣要保證信息上下溝通的順暢。對于有分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)，還須建立巡回合規(guī)檢查制度。合規(guī)是要企業(yè)全體的合規(guī)，包括企業(yè)各個(gè)部門、分支機(jī)構(gòu)，因此總部需要指派合規(guī)官進(jìn)行巡視和調(diào)研，發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和違規(guī)行為，及時(shí)督促其加以整改。 合規(guī)培訓(xùn) 分為常規(guī)培訓(xùn)和有針對性培訓(xùn)兩類。常規(guī)培訓(xùn)的對象是不特定人，如一年一度對全體員工的培訓(xùn)；有針對性的培訓(xùn)是指針對高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的部門、員工和上下游第三方的專門培訓(xùn)。合規(guī)培訓(xùn)蘊(yùn)含著理念、制度的貫徹、責(zé)任的分擔(dān)，因此，有效的合規(guī)培訓(xùn)要求書面記錄，還要有所有參加培訓(xùn)人員的簽字，必要時(shí)還可以錄音、錄像存檔，以為日后留存證據(jù)。 02 識(shí)別體系 要求公司的合規(guī)計(jì)劃具有雷達(dá)預(yù)警的效果，全天候防止企業(yè)違規(guī)行為的發(fā)生，因而又被稱為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警系統(tǒng)。識(shí)別體系主要包括以下四種方式： 行為、制度識(shí)別 當(dāng)企業(yè)執(zhí)行某一業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)的行為、制度之間或者企業(yè)制度與國家法律法規(guī)出現(xiàn)不能銜接、矛盾、沖突時(shí)，說明已經(jīng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，須進(jìn)一步識(shí)別處置。 人員識(shí)別 人員識(shí)別有兩種模式，一種模式是鼓勵(lì)企業(yè)所有員工、第三方在工作崗位中，都要了解和識(shí)別自己崗位的風(fēng)險(xiǎn)；另一種模式是建立專門的制度，由合規(guī)部門向各部門、分支機(jī)構(gòu)派駐員工，專門識(shí)別該部門、分支機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，并只對合規(guī)部門負(fù)責(zé)。 設(shè)備識(shí)別 通過機(jī)械設(shè)備，對可能存在的違規(guī)情況進(jìn)行識(shí)別，以預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。 數(shù)據(jù)識(shí)別 企業(yè)可以通過自身積累的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)或者借助第三方的數(shù)據(jù)，識(shí)別相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，采取預(yù)防和處置措施。 03 應(yīng)對體系 即違規(guī)和犯罪行為一旦發(fā)生，企業(yè)能夠及時(shí)應(yīng)對處理合規(guī)引起的危機(jī)。應(yīng)對程序一般包括五個(gè)要素： 提前建立預(yù)案 梳理和總結(jié)企業(yè)經(jīng)營管理中的風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)點(diǎn)，針對這些風(fēng)險(xiǎn)，建立相關(guān)預(yù)案，以備不時(shí)之需。 必要的事先重點(diǎn)審核 企業(yè)應(yīng)對重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行必要的特殊審核，必要時(shí)形成監(jiān)管報(bào)告，并呈交監(jiān)管部門。 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，企業(yè)要有效配合相關(guān)機(jī)構(gòu)的調(diào)查 這就需要企業(yè)在平時(shí)對經(jīng)營管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行記錄、留存和妥善保管，以便有效配合調(diào)查，這同時(shí)也是合規(guī)的前提。 及時(shí)進(jìn)行處置 對于風(fēng)險(xiǎn)要及時(shí)、果斷進(jìn)行處置，阻斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的進(jìn)程，修復(fù)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的后果。 修復(fù)企業(yè)規(guī)章制度，管理流程，完善合規(guī)體系 只有建立了有效的應(yīng)對機(jī)制，才能真正建立有效的合規(guī)程序。  |
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