編按：工作中，如果遇到重復(fù)的工作內(nèi)容時，我們首先需要思考，是否有“自動化利器”，或是更快捷的方法可以簡化工作量，提高效率。說到“自動化利器”，其實在Word里就有兩個，它們分別是自動更正和自動圖文集，今天就與大家分享它們的實際用法，一起來看看吧！

在工作中，實現(xiàn)辦公自動化是每個單位和員工都追求的目標。

那么在Word中也有一樣的自動化功能，他們一個是【自動更正】，另一個是【自動圖文集】。

這兩個看似完全不相關(guān)的功能，卻能實現(xiàn)相同的效果，而且還能幫你提升工作效率。

下面就跟隨小編一起來看一看吧！

如下圖：

這是一張員工工作證，由文字和圖片組成，如何快速的生成多張相同的工作證呢？

01、自動更正

用好Word強大的自動更正功能，可以讓你的工作更加得心應(yīng)手，怎么用？請看如下步驟：

Step01：選中整個工作證（即文字和圖片），點擊【文件】-【選項】-【校對】-【自動更正選項】按鈕。

Step02：打開【自動更正】對話框，選中【帶格式文本】單選按鈕（PS：這里默認是選中的，如果沒有被選中，可以手動選中），在【替換】文本框中輸入“工作證”，然后點擊【添加】和【確定】按鈕。

Step03：回到文檔中，在需要插入工作證的位置直接輸入“工作證”三個字，然后立刻就會自動更正成剛才保存的文本和圖片，生成工作證了。

02、自動圖文集

接下來，我們再來說一說自動更正的好兄弟——【自動圖文集】，是怎樣實現(xiàn)相同效果的？方法如下：

Step01：選中整個工作證（即文字和圖片），依次點擊【插入】-【文檔部件】-【自動圖文集】-【將所選內(nèi)容保存到自動圖文集庫】。

Step02：打開【新建構(gòu)建基塊】對話框，在【名稱】文本框中輸入“工作證”，然后點擊【確定】按鈕。

技巧提示：也可以按【Alt+F3】鍵，打開“新建構(gòu)建基塊”對話框。但需注意的是，在沒有選中任何內(nèi)容的情況下，按【Alt+F3】鍵是不能打開該對話框的，并且【將所選內(nèi)容保存到自動圖文集庫】這個功能也不可用，原因是什么，大家可以思考一下。

Step03：在需要的位置，點擊【插入】-【文檔部件】-【自動圖文集】，找到剛才保存的“工作證”，點擊就可以在當前光標所在位置插入工作證了。

當然也可直接在文檔中輸入“工作證”，然后按【Enter】鍵，也會自動插入工作證。

技巧提示：如果輸入“工作證”名稱之后，沒有出現(xiàn)提示內(nèi)容的話，可以直接按下【F3】鍵，同樣可以生成工作證。

『總結(jié)』

重點來了！重點來了！重點來了！重要的事情說三遍噢！

【自動更正】和【自動圖文集】相同點：

兩者都可以單獨保存純文本，也都可以單獨保存圖片，更可以同時保存純文本和圖片，本文舉的例子就是純文本和圖片同時保存的情況。

【自動更正】和【自動圖文集】不同點：

1.【自動更正】保存的時候有字符數(shù)限制，不能超過255個字符數(shù)，而【自動圖文集】在保存的時候則沒有字符數(shù)限制。

2.將公司名稱、地址、電話、銀行賬戶信息等純文本的數(shù)據(jù)保存為【自動更正】，不僅可以在所有的Word文檔中使用，而且還可以在Excel和PPT中使用。但是Excel和PPT不支持圖片以及文本加圖片的自動更正，大家可以自己試一下。

而保存為【自動圖文集】中的無論是純文本，還是圖片，都不可以在Excel和PPT中使用，只能在Word中使用。

大家學習了今天的文章之后，明白了這兩個Word自動化功能是如何操作，以及它們的異同點，必將成為你在工作中的好幫手，可以說你離辦公自動化又近一步啦！

＊＊＊＊部落窩教育-word自動圖文集應(yīng)用技巧＊＊＊＊

原創(chuàng)：曹光慶/部落窩教育（未經(jīng)同意，請勿轉(zhuǎn)載）

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