男人的生產(chǎn)力工具 篇四十三：早點(diǎn)裝上它，TNT就不會黃了—團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力工具Trello教程（入門篇）

團(tuán)隊(duì)協(xié)同的痛點(diǎn)

    以下場景相信大家都經(jīng)常遇到

靈光乍現(xiàn)

    - 你是一位設(shè)計(jì)師，苦思冥想，絞盡腦汁剛找到一點(diǎn)靈感正要畫下來時，一位馬大哈同事拿著一個u盤臨時找你要一份文件，花時間來回翻找拷貝給他，你又要花兩倍的時間將注意力集中，剛才的創(chuàng)意早已煙消云散。

程序猿的日常

    - 你是一位程序猿，戴著降噪耳機(jī)行云流水敲著沒有刻字的機(jī)械鍵盤，眼看漸入佳境，即將改變世界。突然產(chǎn)品經(jīng)理推門進(jìn)來要改一大堆需求。殊不知，你每天的最佳狀態(tài)也就是午飯前這區(qū)區(qū)兩個小時，思路被嚴(yán)重干擾的你，恨不得抄起鍵盤把產(chǎn)品先給改變了。

    - 每天，總要接到幾個陌生號碼的電話。不接吧，擔(dān)心是重要客戶來電；接吧，由于個人資料的泄露，大概率會接到推銷或騷擾電話，經(jīng)常打斷當(dāng)前工作思路。迫使你不得不裝上騷擾攔截軟件，甚至再注冊一個私人號碼。

    在團(tuán)隊(duì)日常工作中，很大的一個成本就是內(nèi)部溝通。無論是為了獲得項(xiàng)目資料、探討技術(shù)問題，還是介紹項(xiàng)目背景、了解當(dāng)前工作進(jìn)度，在團(tuán)隊(duì)成員之間都頻繁發(fā)生著一對一、一對多、多對多等溝通。每逢重要任務(wù)或時間節(jié)點(diǎn)，還要召開會議，所有與會者都被迫停下當(dāng)前工作，造成機(jī)會成本是相當(dāng)高的，這也是多數(shù)人不喜歡開會的根本原因。

    早期，人們對溝通成本的關(guān)注主要集中在信件、電話、傳真、長途話費(fèi)等通信費(fèi)用上；隨著移動互聯(lián)網(wǎng)迅速普及，物理空間距離被互聯(lián)網(wǎng)大大縮短，通信費(fèi)用已不再是主要矛盾。

    如今，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部頻繁發(fā)生的低效溝通導(dǎo)致當(dāng)前工作被中斷、思路受干擾、專注狀態(tài)被破壞（程序猿最恨這一點(diǎn)）、工作進(jìn)程被拖慢等，使得我們越來越重視由此造成的巨大時間成本。

    用各種IM軟件的群聊能解決問題嗎？

    既然現(xiàn)在手機(jī)聊天（IM）軟件這么流行，建一個項(xiàng)目群，把成員都拉進(jìn)去，聽上去是個好主意，不是嗎？

    可過了不久，大家發(fā)現(xiàn)群聊非但不能提高效率，相反還使低效率溝通的情況更加惡化了。原因是：

    - 各種IM軟件天生不是為提高生產(chǎn)力而開發(fā)的，即，天生不具備生產(chǎn)力工具的基因【1】。

    - 加入的群太多，手機(jī)上群消息此起彼伏，造成信息過載，反而使很多成員不勝其煩【2】。

    - 很多人不會正確使用群聊，在群里產(chǎn)生了大量的噪音，淹沒了有價值的信息【3】。   

    【注1】：聊天軟件定位就是休閑耗時間（說穿了就是為了占用你的注意力、大量浪費(fèi)你的時間而開發(fā)的）。其信息流組織方式是一維線性的。如果你想從浩如煙海的聊天歷史中找一條信息，即使爪子把屏幕上下劃出深坑，也不能保證一定扒拉出來。

    【注2】：沒法工作的工作群，成員500人，是典型的大單位工作群。里面有大BOSS，他一說話，后面立馬蹦出來一串爭先恐后獻(xiàn)花、點(diǎn)贊的；每天群里大多是發(fā)加班照片、新聞表功的，想找一條有價值的信息幾乎不可能。但又不能退出，因?yàn)榭赡芤磺l信息里面，會有一條對你有價值。 

    【注3】：找不到通知的通知群，屬于那種群主需要低頻率發(fā)通知的類型，比如逢年過節(jié)讓退休員工來領(lǐng)福利品什么的。結(jié)果里面天天充斥著朋友圈的雞湯雞血文，還有位不知是大伯還是大媽的：日復(fù)一日、年復(fù)一年，每天堅(jiān)持發(fā)一張?jiān)缟虾脠D片，而且非常執(zhí)念地從來沒換過！朋友圈能拉黑，這群里咋拉黑？請高手救救孩子。

    隆重推薦團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力工具----Trello（入門篇）

    針對上述團(tuán)隊(duì)協(xié)同中的低效率溝通痛點(diǎn)，本文向諸位客官傾力推薦最優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力工具----Trello。官網(wǎng)首頁自述：Trello助你協(xié)同工作、高效產(chǎn)出。Trello的看板、列表和卡片，讓你以有趣、靈活和有益的方式，來組織和優(yōu)先化你的項(xiàng)目。

專為團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作而開發(fā)

    羅老師今年5月15日在鳥巢發(fā)布了TNT工作站，期望將大家的工作效率提高300%以上，遺憾的是，由于缺少本文主推的這款工具，TNT眼看要黃了，先心疼老羅一秒。

    大約從2014年起開始使用Trello，根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)和體會，Trello是非常適合用作團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力工具的。

•      Trello以二維平面的形式來組織信息，所有團(tuán)隊(duì)的資料和文檔井井有條，訪問效率高。
  

•      能很好地將團(tuán)隊(duì)、成員、項(xiàng)目、動態(tài)等各方面的重要信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于追蹤和管理。
  

•      專門為團(tuán)隊(duì)協(xié)同、高效工作而設(shè)計(jì)，定位于為團(tuán)隊(duì)搭建高效生產(chǎn)力環(huán)境。
  

•      不會產(chǎn)生噪音，也不易造成信息過載，讓你排除干擾，專注工作。

•      確保功能強(qiáng)大的同時，構(gòu)成元素少而簡單，學(xué)習(xí)成本低，容易入門，操作方便，讓人樂于使用。
  

•      支持PC、iOS、Android等主流系統(tǒng)平臺，不限制同時安裝、登錄的終端數(shù)量，能夠方便地跨平臺使用。
  

Trello初級教程

    本篇為入門篇，就先從初級教程學(xué)起吧。閱讀指南：

•      注冊用戶、登錄
  

• Trello對人的組織與管理----成員、團(tuán)隊(duì)

• Trello對信息的組織與管理----看板、列表、卡片

•      Trello入門教程

注冊用戶、登錄   

    一、注冊

Trello中文版首頁

    根據(jù)你所用瀏覽器的默認(rèn)語言，Trello官網(wǎng)會自動切換到響應(yīng)的頁面，上圖為中文版。請點(diǎn)擊右上角注冊按鈕。  

注冊頁面

    1、常規(guī)注冊：注冊過程同一般軟件或服務(wù)，不再贅述。

    2、使用Google賬戶注冊：有Google賬號的用戶，推薦盡量用這個方式注冊。Google賬號打開兩步驗(yàn)證安全性更高，同時也會減少諸如忘記賬號或密碼等情況。

使用Google賬戶注冊Trello

    請?jiān)跒g覽器中先登錄gmail郵箱（相當(dāng)于登錄Google賬戶），然后再注冊Trello賬戶。若未登錄也沒關(guān)系，如上圖，Trello會跳轉(zhuǎn)到Google賬戶認(rèn)證頁面進(jìn)行登錄。

    二、登錄

    1、常規(guī)登錄：略。

    2、使用Google賬戶登錄

可選步驟：填寫或修改用戶名

    使用Google賬戶登錄后，為方便普通用戶，這里給出一個可選步驟：點(diǎn)擊右上角頭像，在下拉菜單中，選Profile，進(jìn)入用戶屬性頁面后，填寫或修改Username（用戶名），點(diǎn)Save（保存）。

    目的：這樣等于為你的Google賬戶綁定了一個常規(guī)的Trello賬戶，以后你用兩種方式之一，都可以登錄。

Trello gold年費(fèi)45美元

    注冊、登錄了賬戶，現(xiàn)在你就正式成為Trello的用戶啦（免費(fèi)的）。雖然是免費(fèi)用戶，其實(shí)主要的功能一個也沒少，一點(diǎn)也不影響團(tuán)隊(duì)使用。想支持作者、使用高級功能的話，建議付費(fèi)訂閱Trello黃金賬戶，每年45美元。

Trello對人的組織與管理----成員、團(tuán)隊(duì)

    登錄之后，就可以探索、體驗(yàn)Trello了。不過為了節(jié)約大家的時間，少走彎路，我這初級教程還是要對幾個要點(diǎn)進(jìn)行講解的。

    Trello對人的組織很簡單，只有兩層：團(tuán)隊(duì)-->成員。

    一、成員（Member）

    先從最簡單的成員說起吧，當(dāng)你注冊了一個賬戶，這個賬戶既是Trello的一個用戶，也可以視為一個成員。問題來了：到底是誰的成員呢？

    此時，剛加入Trello的你是獨(dú)立的，沒有歸屬于任何團(tuán)隊(duì)。當(dāng)然，并不影響你以個人身份來使用Trello，只是無法讓它為提升團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力做貢獻(xiàn)罷了。

    個人怎樣使用Trello呢？應(yīng)用場景太多了，可以當(dāng)備忘錄、購物清單、學(xué)習(xí)手冊、日記、個人博客。還是那句話：用途只受想象力限制。

    這個階段可長可短，你可以作為體驗(yàn)、嘗試、熟悉Trello的初級階段，等積累一定經(jīng)驗(yàn)后，就可以加入或者創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)。

    詳細(xì)的使用教程參見下文“Trello入門教程”。

    二、團(tuán)隊(duì)（Team）

    團(tuán)隊(duì)是由成員和看板構(gòu)成的。早期Trello稱之為組織（Organization），后來改版了，可能為了通俗易懂（也可能程序猿想少敲幾個字母），就變成團(tuán)隊(duì)（Team）了。

    團(tuán)隊(duì)由管理員創(chuàng)建，那誰是管理員呢？這個問題留給聰明的讀者來思考。

    一個用戶可以創(chuàng)建多個團(tuán)隊(duì)，一個成員也可以屬于多個團(tuán)隊(duì)。Trello對創(chuàng)建和從屬的數(shù)量均無限制。

Trello對信息的組織與管理----看板、列表、卡片

看板其實(shí)大家并不陌生

    看板（Boards）是從日本學(xué)來的流程管理工具，可以簡單地理解成一塊橫向分成三欄或多欄的黑板，用來對團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的要素、屬性和進(jìn)程進(jìn)行可視化動態(tài)管理。

    在Trello中，看板是一個可視化的信息組織集合，也是主要的交互場所。每一個團(tuán)隊(duì)可以有多個看板。

    列表（Lists）：是看板的組成元素，視覺上是垂直分布的一列卡片的集合（即前述黑板上的某一欄）。一個看板可以有多個列表。

    卡片（Cards）：是列表的組成元素，也是組成看板的最小單元。一個列表中可以有多張卡片。

    看板、列表、卡片，就構(gòu)成了Trello描述、表達(dá)、處理、組織信息的三個基本工具。這三個工具的名稱、內(nèi)容和排列位置，均可由用戶創(chuàng)建、修改、移動、歸檔、刪除。而這些操作，即是對團(tuán)隊(duì)內(nèi)部項(xiàng)目管理和協(xié)同工作的可視化管理與實(shí)現(xiàn)。

    至此，Trello的基本架構(gòu)我們已經(jīng)清楚了，下面就通過入門教程來學(xué)習(xí)和掌握Trello，體驗(yàn)它對團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力產(chǎn)生的倍增效益吧。

Trello入門教程

    一、創(chuàng)建你的第一個團(tuán)隊(duì)

創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)

    點(diǎn)擊Trello右上角的加號按鈕，選Create Team（創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)）。填寫Name（團(tuán)隊(duì)名稱，中英文均可，這里舉例為SMZDM），Description（可選，描述，可以理解為對團(tuán)隊(duì)的說明、備注等信息），填寫完成后，點(diǎn)擊Create（創(chuàng)建）按鈕即可。

    Create Business Team（創(chuàng)建企業(yè)團(tuán)隊(duì)）是付費(fèi)功能。    

    二、創(chuàng)建你的第一個看板

    那么，Trello的看板是什么樣子呢？下面就來親手創(chuàng)建你的第一個看板吧。

初建的團(tuán)隊(duì)，沒有任何看板

    前面你已經(jīng)創(chuàng)建了自己的第一個團(tuán)隊(duì)，名為SMZDM。在Trello的首頁，拉到頁面底部，可以看到這個最新的團(tuán)隊(duì)?；疑腃reate new board（新建看板）暗示了這個新團(tuán)隊(duì)還沒有一個看板呢。點(diǎn)擊SMZDM團(tuán)隊(duì)名稱右側(cè)的Boards按鈕，進(jìn)入團(tuán)隊(duì)后臺管理頁面。

團(tuán)隊(duì)后臺管理頁面

    在后臺頁面上方可以看到團(tuán)隊(duì)名稱、描述，以及后來添加的團(tuán)隊(duì)logo。注意團(tuán)隊(duì)性質(zhì)是Private（私有），除團(tuán)隊(duì)成員外，對外不可見。

    當(dāng)前是Boards（看板標(biāo)簽頁），繼續(xù)點(diǎn)擊新建看板。

新建看板對話框

    此時彈出新建看板的對話框，需要填寫看板名稱（中英文均可，此處示例為SMZDM備忘錄），第二行的SMZDM，意為該看板所屬團(tuán)隊(duì)是剛才創(chuàng)建的SMZDM。

看板權(quán)限

    第三行默認(rèn)為Team Visible（團(tuán)隊(duì)可見），這里是選擇看板的權(quán)限。有三種選擇：

    - Private（私有）：只有添加到該看板的用戶才能查看、編輯看板內(nèi)容。

    - Team（團(tuán)隊(duì)可見）：對SMZDM團(tuán)隊(duì)成員可見；只有添加到該看板的用戶才能編輯看板內(nèi)容【4】。一般情況下，對團(tuán)隊(duì)而言，看板的權(quán)限均應(yīng)該選此項(xiàng)。

    - Public（公開）：該看板是公開的，對任何得到看板鏈接的人可見，且能夠被搜索引擎搜索和索引。只有添加到該看板的用戶才能編輯看板內(nèi)容【4】。        

    【注4】：初學(xué)者請仔細(xì)對比、理解這Visible和Add這兩個詞匯。

    -Visible（可見）：是指有權(quán)限的用戶可以查看看板內(nèi)容，但并不是理所當(dāng)然就可以編輯。

添加成員

    - Add（添加）：只有添加到該看板的人才可以編輯看板內(nèi)容。如何向一個看板添加成員使其具有編輯權(quán)限呢？請看上圖。

新團(tuán)隊(duì)的第一個看板

    此時，回到Trello的首頁【5】，在SMZDM團(tuán)隊(duì)下，就能看到新建的SMZDM備忘錄看板啦。

    【注5】：回到Trello首頁是一個常用動作，它其實(shí)是指回到當(dāng)前用戶的Trello首頁，因?yàn)椴煌脩裟芸吹降膱F(tuán)隊(duì)、看板等是不同的，構(gòu)成了各自的首頁。如何回到首頁呢？請?zhí)剿饕幌隆?br>

    三、創(chuàng)建你的第一個列表

新建的看板，暫時空蕩蕩的

    點(diǎn)擊SMZDM備忘錄，進(jìn)入剛創(chuàng)建的看板，這里暫時空無一物，如上圖。

    點(diǎn)擊左上角的Add a list（添加一個列表），開始為看板添磚加瓦。

創(chuàng)建列表

    為第一個列表起名To do（將要做的）；重復(fù)以上過程，為第二、三個列表依次起名為Doing（正在做的）、Done（已完成的）。為列表起名字中英文均可。

初具雛形的看板

    至此，我們已經(jīng)完成了創(chuàng)建SMZDM團(tuán)隊(duì)，為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建SMZDM備忘錄看板，為看板創(chuàng)建To do、Doing、Done三個列表，可以說我們已經(jīng)得到了一個初具雛形的團(tuán)隊(duì)和看板。相信這一連串的注冊、新建等步驟練習(xí)下來，大家對Trello已經(jīng)有了初步的認(rèn)識和體驗(yàn)。

    四、創(chuàng)建你的第一張卡片

    深呼吸，放松一下，下面就該進(jìn)行最令人期待的操作了----創(chuàng)建你的第一張卡片。

年輕人的第一張Trello卡片

    點(diǎn)擊To do列表中的Add a card（新建卡片），在對話框中填寫第一張卡片的標(biāo)題，然后按回車【6】。

編寫卡片內(nèi)容

     剛才創(chuàng)建的卡片，只有標(biāo)題。點(diǎn)擊該卡片，進(jìn)入卡片詳情對話框，可以填寫內(nèi)容。這樣就完成了第一張卡片。

創(chuàng)建多個卡片

    重復(fù)以上步驟，創(chuàng)建更多的卡片。此時，可以看到第一個To do列表中已經(jīng)創(chuàng)建了四張卡片。作為練習(xí)，請繼續(xù)為其他列表創(chuàng)建不同標(biāo)題和內(nèi)容的卡片。

     【注6】：為什么不是點(diǎn)擊綠色的添加按鈕？有興趣的請點(diǎn)擊閱讀上面卡片。

    五、審視你的第一個看板

年輕人的第一塊看板

    完成了上述創(chuàng)建卡片的練習(xí)后，讓我們審視一下初具規(guī)模的看板：

    - 左側(cè)第一個列表To do記錄了將要做的工作，比如每日簽到、完成今日獎勵任務(wù)、參與幸運(yùn)屋等。

    - 中間第二個列表Doing描述了進(jìn)行中的工作，比如寫本篇教程、收集下一篇的素材等。

    - 右側(cè)第三個列表Done記錄了已完成的任務(wù)，比如發(fā)布《沒有這些個癥，什么值得買等于白上了—什么值得買綜合征（上）》原創(chuàng)等。