這是智遠的第054篇成長筆記的分享。

“工作效率和每個人的切身利益息息相關(guān)”

一個人的工作效率比較高，自然能夠高效的完成工作，同時業(yè)績也會自然的提高，升職加薪的機會也會比平常人多一些，在職場中，我們縱觀那些成功人士，他們都是高效率工作者的代表。

那么，我們作為一名職場從業(yè)者，如何提高工作的效率呢？智遠總結(jié)認為其實很簡單，只需要做到5個方面即可，分別為，“提高時間的利用率”，加強工作當(dāng)中的執(zhí)行能力，“解決工作當(dāng)中的困難”，達到高效的溝通，提高自己的工作能力等。

但是我們往往會發(fā)現(xiàn)，不管從以上5個方面的哪個方面開始，我們始終會認為一個最重要的方面就是：“時間不夠用的問題”。

比如忙了一天，也不知道忙了哪幾個大事情，自己的桌子依然亂七八糟，大事小事依然處理不完，隨著我們現(xiàn)代生活的節(jié)奏加快，傳統(tǒng)的“時間效率”管理已經(jīng)過時，我們不僅僅要學(xué)會從工作當(dāng)中提高自己，還要從“時間”“人脈”，“情緒”方面進行合理的入手，從而使工作變得更高效，更快捷，更充實和簡單。

不管平時的工作有多么的繁重

不懂整理，自己的工作就沒有效率。

“不僅僅要把工作做好，辦公桌也要收拾干凈”，這句話是我5年前沒有做管理者的時候，聽到我的上級領(lǐng)導(dǎo)說的，以前我對這句話并沒有太大的感觸，但是經(jīng)過了時間的不斷發(fā)展，我做到了管理者之后感觸頗深。

那些時間效率高效的人，他們不僅僅工作做的好，辦公桌一樣整齊干凈，因為他們懂得“整理”，這里的整理并不指的是“辦公桌”，而是從“時間”開始的。

也許我們每天都有處理不完的事務(wù)，恨不得把一天變成25個小時，只要一到辦公室總是感覺被掣肘，無法集中的做好自己眼前的工作，A喊一下，B臨時有事需要幫忙，C說下午開會，整了一天，忙的頭昏，結(jié)果自己的事情沒有安排好，辦公桌亂成一團，重要文件找不到，我們經(jīng)常遇到這樣的情況把？

這些都是工作效率不高的表現(xiàn)。

想要多，快，好，省的完成自己工作，并且在工作的同時還能使自己感覺到輕松，愉快，我們就需要整理術(shù)的幫助，工作效率倍增是整理出來的，凡事工作能力強的人，其整理能力也非常的強，反之，不會整理的人，其工作效率往往很低下。

社群經(jīng)理M女士的故事：

M女士原來是我的一個同事，她在公司負責(zé)社群的運營，工作2個月得到了身邊同事，領(lǐng)導(dǎo)的認可，后來她獨立帶4個人的運營團隊后，仍然保持自己一貫的工作作風(fēng)，事必躬親，兢兢業(yè)業(yè)，整日埋頭在日常各種瑣碎的運營，和用戶聊天互動工作中。

逐漸的發(fā)現(xiàn)，她干活能力確實不錯，但是個人的管理和安排能力并沒有提升，因為和下屬打的關(guān)系比較好，很多事情下屬都愿意找她幫忙，讓她協(xié)助去做，當(dāng)然工作中還是會出現(xiàn)一些很重要，但是自己又不太懂的事情。

于是對于這種事情，她又采用逃避的態(tài)度，寧愿讓自己去忙那些亂八七糟的小事情，也不愿意去面對，直到最后的期限，才去動手處理，結(jié)果往往是因為時間的倉促，不得不草草了事。

記得有一次，COO讓她撰寫一份“社群用戶運營手冊SOP”，還特意給她準備了一些相關(guān)資料，讓她去參考，期限是半個月，她的工作風(fēng)格一貫是“到眼前在去執(zhí)行那種”。

時間過的很快，半個月期限就到了，COO讓她交出“方案”的時候，她才想起這件事，一身疲憊的堅持挑燈夜戰(zhàn)，深夜加班，搞到了很晚才算基本完成。

直到那天，她把方案給領(lǐng)導(dǎo)的時候，聽領(lǐng)導(dǎo)說，領(lǐng)導(dǎo)臉色凝重，一邊看一邊不停的搖頭，這么好的一次展示才華的機會，就被錯過了，沒過多久，她社群運營經(jīng)理的職位就發(fā)生了變化，從負責(zé)人到自己一個人干了。

就像M女士一樣，做了經(jīng)理級別，還在埋頭苦干，做著運營的事情，其他的沒有得到提升，那自然就是做不好本職工作了。

其實我們身邊，很多這樣的案例，這樣的職場人，他們整日在不同的部門之間奔波，馬不停蹄，看起來很忙，可是一天下來，工作效率低的出奇，其根本原因就是不會整理，合理安排自己的工作。

整理對我們的工作有著非常重要的作用，從技術(shù)層面看，整理是一種流程設(shè)計，從結(jié)果上看，整理可以提高我們的辦事效率，提升我們生命的純度。

我們必須養(yǎng)成一種習(xí)慣：

任何一件事都必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成，一天，半天，甚至一星期，必須有個期限，而不是無休止的拖下去，這是去除雜亂無章壞習(xí)慣最好的方法。

同一件事情，有的人只需要一個小時便可以做完，有的人卻需要一天，同樣的麻煩，有的人會處理得越來越少，有的人卻越堆越多。前后的天壤之別在于，前者只會瞎闖盲干，后者卻懂得技巧，效率倍增的前提是“學(xué)會整理術(shù)”，從根源開始。

心理學(xué)上有一個效應(yīng)叫做

“最后通牒效應(yīng)”，不到萬不得已，就再說吧。

很多人不善于整理工作，規(guī)劃時間，對于不需要馬上完成的任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)要求不緊急的事情，總是一拖再拖，直到不能再拖的時候，才沒日沒夜地去趕著做，這才心理學(xué)上叫做“最后通牒效應(yīng)”。

部分人認為，人在面對重大的壓力之下，往往會表現(xiàn)的比較出色，所以他們總會給自己的拖延去尋找“適當(dāng)?shù)慕杩凇保?strong>比如：“我是故意把工作拖到最后一刻再去行動的，這樣我能享受壓力帶來的效率快感”。

當(dāng)?shù)阶詈笃谙薜臅r候，我的效率才會提高，殊不知，這樣的理解是一種錯誤的判斷，人在壓力較大的情況下，我們的技能和狀態(tài)表現(xiàn)力就會更差，而不是變得更好。

試想一下：

比如你現(xiàn)在手頭上有一個工作需要一個月才能完成，前三周一直在拖延，自己打算最后一周的時間把它完成，自己除了能做的就是夜以繼日，連夜的加班外，就是快節(jié)奏的進行，快節(jié)奏的進行就會有出錯的情況，敷衍了事的情況了。

智遠曾經(jīng)在工作中，做過這樣的一則測試：

我給3個人安排了不同的工作內(nèi)容，測試他們自己的“拖延問題”，結(jié)果非常具有啟發(fā)性質(zhì)，每個人必須要在2周內(nèi)完成3項任務(wù)，就是做不同的PPT，其實這個任務(wù)并不是很難，如果用心的話，3天可能搞定。

但是3項任務(wù)，我要求的最后期限分別為第4天，第8天，第14天，分為按照期限給我和一次性全部給我。

測試的結(jié)果是，只有小A同事按照期限依次給了我，而其他兩名同事都是到最后一次性給的我。我看了他們做的PPT后，后面兩個的確很糟糕，錯別字，配圖搭配不均勻等。

任何一個目標的設(shè)定都應(yīng)該有一個或者多個的最后時間期限，比如：“我一定今年要英語考試過關(guān)”，“我今年一定要寫多少篇關(guān)于成長的文章”，這個目標其實看上去很明確，其實本質(zhì)是非常的不清晰，因為沒有時間的量化。

比如，我今年3月份之前一定要寫40篇多少字的文章，這樣的話就比較量化了，情況就會好很多。

智遠的過往經(jīng)驗和感觸認為：

我們在確認目標之后，一定要根據(jù)目標的整體權(quán)重，事情的輕重緩急來設(shè)定若干個最后的期限，如果“最后一刻”總是在“眼下”“當(dāng)下”，自己就能成為最效率的那位。

富士康對管理重組的故事：

富士康早些年面臨破產(chǎn)，其中的部分原因就是當(dāng)時的產(chǎn)品部門管理者在給下屬分配任務(wù)的時候，沒有先制定一份具體的任務(wù)時間表，當(dāng)然任務(wù)完成的最終日期也就無從談起了。

結(jié)果相信大家都知道，就是工作進度的嚴重滯后，效率產(chǎn)生下降，明明可以一個月生產(chǎn)出來的產(chǎn)品，往往要拖上它好久，這樣低下的生產(chǎn)效率給整個公司的業(yè)績帶來的極大的負面影響。

后來經(jīng)過分析總結(jié)，公司對管理者進行了重組，明確了各任務(wù)之間的量化方案，規(guī)定了最后的期限，這樣就使員工有了緊迫感，工作積極性也得到了很大的提高，經(jīng)過幾年來的發(fā)展奮斗，如今的富士康也成了世界級的巨頭企業(yè)。

由此可以看出，無論是工作中領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，還是日常中自己設(shè)定的目標，要學(xué)會給“任務(wù)”加上一個最后期限，是多么的重要。

有的時候，我們的目標制定之后，很多人認為比較遙不可及，無法完成，難以實現(xiàn)，自己先被心理那座大山壓倒了。其實目標都是“零碎化”的組成部分，我們只需要給目標適當(dāng)?shù)牟鸱?，然后加上一個期限，就能夠保證按時，按點的完成。

盛年不重來，一日難再晨

及時當(dāng)勉勵，歲月不饒人。

時間對于我們每個人來說非常的有限，時間代表著生命，在我們不經(jīng)意之間就流走了，昨天智遠在頭條上看到一個“說說”，內(nèi)容是這么寫的：這個春節(jié)，除了陪父母以外，你怎么對待時間，同樣時間也會以另一種形式報答你。

有的人運用春節(jié)的時間，整理自己的工作計劃，職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，來年再戰(zhàn)，有人運用春節(jié)好好休息，而有人運用春節(jié)，每天刷短視頻，玩游戲，看綜藝節(jié)目。魯迅先生說過：時間就像是海綿里的水，只要愿擠，總還是有的。

雷鋒也說過：

時間是擠出來的，釘子也是一樣，在一塊一個眼也沒有的木板上要釘子扎入進去，就要擠。

這些偉大的人物告訴我們，要想運用有限的時間內(nèi)獲得更大的價值，就要學(xué)會管理時間，利用好自己的時間，要學(xué)會規(guī)劃時間，“擠時間”。

一則國外有趣的測試實驗：

一位專家拿出了一個廣口的瓶子放在桌子上，然后他取出了小拇指大小的石子，一塊塊的放進了瓶子中，直到瓶子瓶口再也裝不進去，他就問同學(xué)們一些問題，對話如下：

這個問題說明了什么？無論自己的時間有多緊湊，也許自己在加把勁，擠一擠總是可以干很多事情的，我經(jīng)常聽身邊很多人說：“太忙了，沒時間”，要是有時間的話，我早就去做了。

所以，一天一天，一年一年就這么過去了，他們最終仍然一事無成，時間伴隨我們一生，我們可以自由支配，然而我們當(dāng)中有很多人忽視了時間的存在，從而稀里糊涂的做著毫無意義的事情，讓自己變成了時間的奴隸，認為沒有價值。

管理時間，從早起開始：

智遠原來曾經(jīng)是一個特別愛睡懶覺的人，自認為上班已經(jīng)夠辛苦了，好不容易休息的時候，我干嘛還要早起床，睡覺不是很舒服嗎？慢慢的經(jīng)過學(xué)習(xí)，讀書，我才覺悟到，“人要學(xué)會現(xiàn)金流和時間的管理”。

這句話怎么理解呢？現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達，每個人都在講“副業(yè)當(dāng)興”，所謂的副業(yè)發(fā)展并不是指利用副業(yè)賺錢而拋棄了自己的主業(yè)，其實本質(zhì)是“培養(yǎng)自己的多重技能”。

如果自己只會單一的一種技能，并且有效壁壘不是太高，那么不斷發(fā)展就可能會被淘汰，如果自己只有單一的一種收入來源，那么面臨而立之后的壓力，可能很多成年人就無法避免，比如“車貸，房貸，生兒養(yǎng)女，供讀上學(xué)等”，所以就要趁早培養(yǎng)自己的現(xiàn)金流思維，讓自己有多重技能。

平時的工作比較忙，時間從哪里才能擠出來培養(yǎng)其他技能呢？智遠認為不妨從早起開始，有人可能說，我每天上班都要5天起來了，我說的這種早起是從心里一種”自發(fā)的行為“，因為自發(fā)會激發(fā)自己的”精神狀態(tài)“。

早起有很多的優(yōu)勢，比如”不堵車“，”身心健康“，研究表明，早起能夠減少生病率，在開始的時候，智遠有幾個方面建議：

剛開始早起的時候，可以床上轉(zhuǎn)動腳腕，交叉壓腿，起床可以運用冷水洗臉，這些都能夠增強身體抵抗力，對皮膚也有好處。

早晚各半個小時：

在工作上，早到半個小時，晚走半個小時，養(yǎng)成這個習(xí)慣，可以讓自己一天變得更加的充沛，思路清晰，工作起來也會更加的高效。早到半個小時,說明自己非常重視這份工作，晚走半個小時小時，可以利用這個時間檢查當(dāng)日工作，接著列出次日應(yīng)該進行的工作項目。

卡耐基說過這樣一句話：世界上有兩種人一事無成，一種是除非別人要他去做，否則絕不主動做事的人，另一種是即使別人要他去做，也做不好事情的人，那些不需要別人催促就能把工作干好，而且不會半途而廢的人，必將成功。

有所為，有所不為一門生活藝術(shù)

將自己的全部精力放在重要的事情上。

知道哪里需要自己去做的，哪些不需要自己插手的，盡量減少不必要的行為，才能做大限度的創(chuàng)造價值，這些方法是智遠經(jīng)常運用的，希望在這里一并分享給在看文章的您：

1.四象限法

重要又緊急，重要不緊急，

不重要卻緊急，不重要也不緊急。

很多人之所以老感覺時間不夠用，是因為大多數(shù)的時間壞在了第三或者第四上面，而把時間花在第一項任務(wù)上面的人更加糟糕，不管是工作還是生活，這類人總是充滿了壓力，整天忙于收拾殘局，我們每天要懂得運用這4個方面去最大限定的梳理時間。

2.連續(xù)分段時間管理

a.將時間按照抽象和形象來分配

比如自己最近在瘋狂的忙于工作，寫作，或者做PPT，策劃案，累得要炸毛，那么可以拿出手機聽聽優(yōu)美的音樂，來緩沖自己，也是不錯的選擇。

b.按照研究問題的不同角度分配時間

有的時候我們覺得問題復(fù)雜，是因為看待的角度不同，比如一本20萬字的書，怎么也讀不完，那么你可以從覺得吸引自己的地方，有趣的地方開始，最后再讀無味的地方。

c.按照動靜交替分配時間

"走呀，出去抽兩根呀”，這是職場經(jīng)?？吹降那闆r，當(dāng)自己坐著一下午或者2個小時感覺比較乏力了，不妨走動兩下，踢踢腿，扭扭腰，活動活動，動靜交配的方式來緩解。

3.20/80法則來分配時間精力

你要知道，工作中，80%的時間都是無效的，只有20%的時間完成了重要的內(nèi)容或者任務(wù)，比如在企業(yè)中，20%的幾款爆款商品創(chuàng)造了平臺80%GMV，而80%的GMV都來自于20%的客戶。

那么個人如何運用28法則來發(fā)現(xiàn)工作中重要的事情呢？有什么不同的判斷標準呢？智遠總結(jié)認為有這4個方面：

按照28法則，我們做事情要抓住重點，抓住核心，將自己的主要精力放在給我們能夠帶來最大價值的事情上，而不是在一些不重要的地方苦下功夫，爭取最大的價值就是時間利用的箴言。

4.抓住要點，長話短說

我們的語言是傳遞信息，與人交流的工具，但是如果是在重要的時刻，自己講起話來滔滔不絕，沒完沒了，則無異于浪費自己和別人的時間，從而帶來反感。

智遠參加行業(yè)大會經(jīng)?？吹竭@樣的情況，某些演講嘉賓的演講時間主辦方只給20分鐘，但是嘉賓上臺后，拿著PPT的翻頁筆就開始講PPT，沒有重點邏輯，最后時間快到了，下面的人也不知道嘉賓在講什么，最后丟了形象還浪費了時間。

合適的場景，學(xué)會抓住要點，長話短說是我們每個人要學(xué)習(xí)的，我遇到很多的時候，領(lǐng)導(dǎo)讓匯報工作，看到很多員工在沒有說結(jié)果之前，說一大堆過程，而領(lǐng)導(dǎo)就失去了“原有的耐心”。

“明日復(fù)明日，明日何其多，

我生待明日，萬事成蹉跎。

”根據(jù)公布資料顯示，如果一個人能活到72歲，他的一生的時間是這么度過的，睡覺20年，吃飯6年，生病3年，工作14年，讀書3年，散步看電影8年，與人交談對話4年，打電話1年，等人3年，旅行5年，打扮5年。

古人的一句話寫到，“人生七十古來稀，我今七十不為奇，前10年幼小，后10年衰老，中間只有50年，一半又在睡覺中度過，這樣算下來，僅僅只有25年的奮斗時間”，這種算法算出來的結(jié)果確實讓人觸目驚心，“人生能夠自己支配的時間，只有短短25年”。

“莫等閑，白了少年頭，空悲切”，許多成功的人之所以能夠成功，除了有前瞻的眼光，較高的視野格局外，其中還有一個非常重要的原因就是他們懂得“珍惜時間”，“管理時間”，能從百忙之中擠出時間來充實自己。

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