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問你幾個現(xiàn)實的問題： 你是否竭盡所能工作，卻常常沒有拿得出手的工作成果？ 我們馬不停蹄地完成一件又一件事情，可能剛接到一個電話，收到一條微信，又得接待一位前來拜訪的同事，緊接著是領導的助理通知我們即將參加一場會議。 這種工作狀態(tài)是否有些熟悉呢？我們的大部分時間都是在打斷同事與被同事打斷中度過的。我們把時間花在了與想要的工作成果不相關的事務性工作上。最終是筋疲力盡，卻沒有很好的工作業(yè)績。 原因：缺少一個良好的目標 目標 遠大的目標與勤奮的工作都是密不可分的，不過如果你不能把今天做的事情與最終目標聯(lián)系起來，那么你永遠也無法實現(xiàn)目標。 這明明是一篇探討時間管理的文章，為何又扯上了目標？因為目標是時間分配的指路牌。 “目標”滿足的條件 1.能明確能指導行為 “我希望通過我的事業(yè)去奉獻社會......擁有充實的人生......讓父母妻兒過上富足的生活......”這些都是美好的愿望，但并非是能指導我們事業(yè)發(fā)展的目標。 2.在三個時間段訂立 鼓舞人心的“長遠目標” 長遠目標與目前的工作關系越大，你的工作效果就越好。長遠目標會讓我知道我做這件事的意義是什么。良好的長遠目標應該著眼于未來，制訂這種目標時，不必被目前的困難左右，因為長遠目標是放眼未來，不受近期的瑣事影響。 路標式的“中期目標” 中期目標能夠衡量工作效果，便于測量，在追逐長遠目標的過程中完成。當你發(fā)現(xiàn)目標存在問題時，仍有糾正的時間。 即刻著手去實現(xiàn)的“短期目標” 近期目標是下一步的工作計劃，是拉近我們與中期目標乃至長遠目標的距離。 目標可以根據(jù)市場、未來工作、生活計劃等時時調整。 時間管理矩陣： 事務不外乎以下四種： 第一象限的事務既緊急又重要，需要立即處理。這類事務會消耗大部分時間和精力。由于要應付各種危機，疲于奔命，因此只能借助第四類不重要也不緊急的事務來逃避現(xiàn)實，稍微放松一下。 而有些人你將大部分時間花在緊急但不重要的第三象限事務上，卻自以為在致力于第一象限事務，他們整天忙于應付自認為十分重要的緊急事件，殊不知緊急之事之事別人的要事，對別人重要，對自己就不一定了。 高效能人士總是避免陷入第三和第四象限事務，因為不論是否緊急，這些事情都是不重要的，他們還通過花費更多時間在第二象限事務來減少第一象限事務的數(shù)量。第二象限事務是人人都知道很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。他們不會在各種各樣的問題上浪費時間和精力，他們的思維方式是預防型的，總是能夠做到防患于未然。當然，他們也有真正意義上的危機與緊急事件需要馬上處理，但是這類事件的數(shù)量相對來說很少。 四代時間管理理論演進 第一代著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。 第一代絲毫沒有“優(yōu)先”的觀念。固然每做完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標。因此，完成的只是緊急而非重要的事。 第二代強調行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。 第二代自制力增強了，能夠未雨綢繆，但對事情沒有輕重緩急之分，他們很少有重大成就，總是受到計劃的限制。 第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂立實現(xiàn)目標的計劃、將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。 第三代有較大進步，講究理清價值觀與認定目標。但往往在第一、三象限花費過多精力，沒有意識到第二象限事務的重要性。 第四代主張關鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。 第四代時間管理方法的步驟 1.確認角色 作為一個個體，你有屬于自己的各種角色。比如家庭中的角色：丈夫或妻子、父親或母親、兒子或女兒，哥哥或姐姐。只要考慮自己下一周的角色和任務，記下七天時間里需要專注的領域即可。 E.g. 1.作為個體 2.配偶/父母 3.新產品經理 4.研發(fā)經理 5.員工培訓經理 6.行政經理 7.工會主席 （以上為一個人一周內需擔當?shù)娜恐匾巧?br> 2.選擇目標 思考下周計劃中每一角色下你最想做的一兩件要事，作為你選定的目標。這些目標中要有幾個第二象限事務。 3.安排進度 把每一項目標根據(jù)自己的信仰、生活方式、工作安排，選擇適當?shù)臅r間去實施。比如確立自己的長期目標，可以放在星期天安排兩個小時專門做這件事，因為這時候有充足的時間去思考、反省。 環(huán)湖騎行可以安排在時間較空余的周三和周六晚上進行。如果周三臨時有事，可以調整到周日早上。 這種以周為單位、以第二象限事務為中心的日程表不僅能讓你做到“要事第一”，還能讓你有充分的自由和靈活性以應付突發(fā)事件，讓你在有必要的時候更改時間。你會感到踏實，因為你知道自己已經安排好了一周的要務，照顧到了工作生活中的每一個重要領域。 4.每日調整 使用第二象限事務為中心的周計劃后，你就會發(fā)現(xiàn)原來的每日計劃變成了每日調整，即根據(jù)突發(fā)事件、人際關系的意外發(fā)展及嶄新機會對每天的要務安排進行適當調整。 對人不可講效率，對事才可如此。對人應講效用，即某一行為會否有效。 為人父母者，尤其是母親，常耗費所有的時間照顧小孩，以致一事無成，倍感挫折。但挫折多來自有所期望，而這期望反映的確是社會價值觀，不是個人的價值觀。若想克服因社會價值觀而產生的內疚感，可以依靠以終為始的原則，在此不多贅述。 第四代時間管理方法的優(yōu)點 第四代時間管理方法提醒我們不管什么時候，人總比事情更加重要，將人際關系和結果放在第一位。同時，它鼓勵你將時間用于第二象限事務，明確表達出你的目標和價值觀，并且用這些目標和價值觀來指導自己的日常決定。 1.它以原則為基礎 讓你能夠在一個更大的范圍內分配自己的時間，看清楚什么是真正重要的和有效的。 2.它接受你內心良知的指導 讓你有機會更好地安排自己的生活，并且最大限度地同你既定的價值觀保持一致。同時又能給你自由和變通，在犧牲既定日程安排，服從更重要的價值觀的時候心平氣和，不必內疚。 3.確認了你的個人使命 明確了價值觀和長期目標，這樣的你在度過每一天的時候都有明確的目標和方向。 4.幫助你明確自己的角色，平衡生活的各個方面 每個星期為每個關鍵角色確立要達到的目標，并做出具體的日程安排。 5.以一個星期為單位計劃生活 不必局限于短暫的一天，通過甚至自己的主要角色讓自己保持清醒。 因此，不論是大學生、工人、家庭主婦、企業(yè)負責人，只要能確定自己的第二象限事務，而且即知即行，都可以事半功倍。在時間管理領域稱之為帕雷托原則——以20%的活動取得80%的成果。 高效能的秘訣 1.勇敢說“不” 若要專注于要務，就得排除次要事務的牽絆，此時需要有說“不”的勇氣。 人各有志，各有優(yōu)先要務，辨別第三、四象限的事務，必要時應不卑不亢地拒絕別人，在緊急與重要之間，知道取舍。 2.授權 授權是提高效率或效能的秘訣之一，可惜一般人多吝于授權，總覺得不如靠自己更省時省事。 其實把責任分配給其他成熟老練的員工， 才有余力從事更高層次的活動。因此授權代表成長，不但是個人，也是團體的成長。 授權分為指令型授權、責任型授權。 指令型授權是讓別人“去做這個，去做那個，做完告訴我”。正因為不知如何授權，所以他們自己依舊是為最后的結果負責。 責任型授權的基礎是充分認可他人的自我意識、想象力、良知以及獨立意志。它關注的是最終的結果。它給人們自由，允許自行選擇做事的具體方法，并讓執(zhí)行者為最終的結果負責。 依據(jù)目標與第四代時間管理方法的結合，我們就有了更明確和高效的時間管理法。 1.確立長期、中期、短期目標 2.確認角色 3.選擇目標 4.分辨第二象限目標 5.安排進度 6.每日調整 在確立目標的時候，我們也可以根據(jù)公司的企業(yè)價值觀結合我們自己的人生目標，制訂雙贏的目標。 比如我們公司的“以客戶為中心” 根據(jù)判定，外部與公司業(yè)務保持合作的是我的客戶，我的上級是我的客戶，我的下級是我的客戶，我的平級也是我的客戶。因此在目標制訂中，我要為我的客戶做到哪些。 “批評與自我批評” 每日睡前根據(jù)一天不同角色的表現(xiàn)，反思自己哪里需要改善。在一天的與人交往中，別人身上有哪些優(yōu)點值得我學習。 “終身學習” 公司提倡終身學習，那么我在身體、智力、精神、社會/情感中如何達成終身學習的目標——長期、中期、短期。 成功人士習慣去做失敗者不愛做的事。他們當然也不喜歡干這些事，但他們讓這種不喜歡服從于對自己目標的追求。 我是創(chuàng)造者，我能掌控自己的人生。 參考書目 ：《高效能人士成功的七個習慣》 《橫向領導力》 |
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