“鉆”，比動筆更重要&會前不妨列列“待辦事項”

仿佛牽動 2019-09-15

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“鉆”，比動筆更重要！

文 \ 李珣

插畫：祝呈平

翻著手機上的日歷，看著屏幕上一片空白的文檔，小蔡不禁有些心慌。坐在對面的老馬看到小蔡的神情，打趣道：“小蔡，碰到硬骨頭了吧，這幾天要熬夜了？”

小蔡撓撓頭，滿面愁容地說：“馬哥，我還真不怕熬夜，只是第一次主筆這種大稿子，心里有些發(fā)怵，不知道從什么地方著手。哎，憋了一上午，也沒敲幾個字。”

這不，市里要開全市工作部署動員大會了，主任把為鄭書記起草大會講話的任務交給了小蔡。像這樣的大稿，小蔡還是第一次擔綱。壓力越大，越?jīng)]思路，小蔡都打開文檔一上午了，一句話也沒有敲出來。

桌上的電話響了，電話那頭是主任：“小蔡，今天下午市委開務虛會，你去旁聽一下。”

小蔡遲疑了一下，隨后鼓足勇氣說：“主任，我正在寫您布置的講話，還有不到一周就要開會，時間已經(jīng)很緊了。您看，要不我就不參加了，專心寫稿子？”

“你啊，磨刀不誤砍柴工。讓你去旁聽，就是想讓你好好領會一下領導們的思路，對今年的重點工作有一個全面把握！”主任笑著給小蔡解釋了一番。

小蔡恍然大悟，原來讓他參會另有深意：“多謝主任，我一定按時參加！”

老馬熱心地叮囑道：“主任是讓你聽會吧，趕緊把錄音筆找出來帶上，領導一開講，你就開錄，盡量原汁原味地把領導的話記下來。這對你寫稿子的幫助可大了。”

下午的務虛會一直開到晚上七點多才散會。小蔡的肚子餓得咕咕叫，內(nèi)心卻充實極了。會上，領導們暢所欲言，提了很多對市里工作的設想，談了不少重點工作。聽完這次會，今年的動員會講話稿怎么寫，小蔡心里已經(jīng)有譜了。會上領導們語速快，小蔡有不少地方?jīng)]記清楚，還好聽了老馬的話帶了錄音筆，小蔡準備趕回辦公室，趁熱打鐵把錄音稿整理出來，再琢磨研究一番。

主任叫住了他：“小蔡，來我辦公室一趟，有東西給你。”

回到辦公室，主任先是問小蔡：“怎么樣，聽會收獲挺大吧？”小蔡眼睛都亮了：“主任，太受啟發(fā)了，我之前閉門造車對著電腦憋稿子，路子完全不對??！”

這時，主任遞給小蔡一個優(yōu)盤：“看來你找到點感覺了，再給你一個寶貝，這里面是鄭書記一年來大會小會講話的錄音整理稿，還有公開發(fā)表的文章。回去好好研究一下，鄭書記講話的風格和焦書記不太一樣。”

第二天一大早，主任的電話就追過來了：“小蔡，你研究鄭書記的講話，有哪些心得？”

“鄭書記講話就像拉家常一樣，娓娓道來，比較平實，重數(shù)據(jù)分析，喜歡用數(shù)字說話。另外，鄭書記比較喜歡談問題，在這方面我可能還要多下功夫，把目前市里經(jīng)濟社會發(fā)展面臨的問題重點梳理一下。”

主任在電話那頭笑出了聲：“小蔡，你這次學習蠻有成效嘛。給領導代擬講話稿，一定得符合他的風格，這絕不是坐在辦公室里拍腦袋就想出來的。我個人體會，寫稿子得學會‘鉆’：一是‘鉆’到會里面去，盡可能多地參加一些領導出席的會議和調(diào)研活動，作好記錄；二是‘鉆’到文里面去，多研究領導之前的講話和平時撰寫的一些重要文章。在‘鉆’的過程中，感受和貼近領導的思維、邏輯和文風，這樣才能‘適銷對路’……”

掛了電話，小蔡重新打開了昨天的空白文檔，默念：“‘鉆’，比動筆更重要！”

會前不妨列列“待辦事項”

文 \ 楊涿

插畫：祝呈平

小白所在的秘書科近期正忙著籌辦全局的工作會議。局長的講話稿主要由辦公室起草，陳科長的精力重點放在了文稿上，把辦會方面的準備工作交給了小白。

雖說平時沒少參與會議組織，可那都是小型的，這次可是年度重頭的工作會議。陳科長看小白愁眉苦臉的，趕緊給他吃顆定心丸：“怕什么，大會小會道理都差不多，想想平時我們怎么做的，肯定能很快上手！”

小白仔細想了想，陳科長平時常講，辦會關鍵在十二個字——人員齊、材料全、現(xiàn)場順、收尾好。大意是會議相關人員都確定好、通知到，會議材料都早準備、擺放全，現(xiàn)場流程確保銜接順、無紕漏，會議結束后注意及時總結。這些小白都明白，可是前期到底該怎樣謀劃呢？小白腦子里閃過陳科長之前常做的一張表格。

陳科長在接手辦會任務后，通常會畫一張名叫“待辦事項”的表格，科里的老同志都說那是他的“獨創(chuàng)”。這個表一般分幾項內(nèi)容：序號、具體事項、聯(lián)系部門、完成時限、完成情況、備注。

小白趕緊從共享文件夾里找到幾次會議的“待辦事項”，很快就發(fā)現(xiàn)了其中的奧秘，關于謀劃這次工作會議的思路也一下子打開了。

第一件當然就是要知道會議究竟在哪天開。這需要辦公室與局領導溝通，越快確定越好，以便后面開展其他工作。

第二件是確定會議場地。工作會議參會人員雖多，但畢竟是內(nèi)部會議，在局機關大會議室召開即可，需要提前與服務中心確認好。

第三件和第四件就是會議通知的起草和發(fā)放。通知的起草需要講清會議主題、時間、地點、參會人員以及聯(lián)系人等。通知的發(fā)放需要估算好提前幾天發(fā)出，便于各部門、單位安排工作。

以上是初期的準備工作，接下來，需要明確會議議程，由哪位局領導主持，有哪些局領導講話，都得提前確認好。當然，也包括每項議程使用的會議材料，必須及時與陳科長溝通，要了解文稿起草進展，確定什么時間完成印刷，什么時間完成裝袋、擺放，等等。

再接下來就需要統(tǒng)計參會人員情況了。掌握多少人參加或請假，以便布置會場主席臺和擺放臺下的座椅……

小白越寫越覺得待辦事項多。比如：今年的工作會議內(nèi)容應該會涉密，那么會場外就需要配備手機存放柜；會議現(xiàn)場如果需要電子顯示屏顯示會議名稱，就得由服務中心提前準備，按時播放；主席臺上需要擺放話筒；會議現(xiàn)場需要攝像和拍照；京外和遠郊的幾個部門參加視頻會議等，這些都需要提前與相關部門一一聯(lián)系確認……還有人員方面，現(xiàn)場服務到底需要多少名工作人員？每個人的任務有哪些、流程是什么……

細細梳理下來，沒想到已經(jīng)深夜了。小白的“待辦事項”表單越來越長。

第二天，小白拿給陳科長看，陳科長毫不吝惜地點了贊：“不錯不錯，把這些‘待辦事項’一項項完成，到時參會的、辦會的人員就都齊了，加上我們這邊材料全了，會議現(xiàn)場自然就順了。”

小白正得意，陳科長又補了一句：“不過小白，辦會還有三個字‘收尾好’，你這事項表里還沒有列上??！”小白一拍腦門兒：“我怎么把這茬給忘了，這就補上！”

很快，小白在表格的最后添了幾項：“起草會議簡要情況報給部里，上午開會，下午就完成；起草會議情況消息稿，搭配挑選的照片，報審后在局機關網(wǎng)上發(fā)布；整理此次會議相關檔案，做好移交工作。”

陳科長看了完善后的表格說：“嗯，不錯。‘待辦事項’表就好比劇本，按照劇本，一個鏡頭一個鏡頭地完成好、銜接好，后面的‘演出’才會精彩！”

來源：《秘書工作》雜志