一、速度能夠解決一切問題

1、效率低下的原因

'我認為日本白領(lǐng)的工作效率低下的三大主要原因是'眾多管理層和部門領(lǐng)導(dǎo)人無法自己作決定和推進工作''部門內(nèi)外協(xié)調(diào)后的再次協(xié)調(diào)'以及'隨之而來的龐雜冗繁的資料制作。'——赤羽雄二

2、工作進展緩慢的原因

（1）無法迅速開展工作。

（2）無法專注于應(yīng)該完成的工作。

（3）工作缺乏計劃、不斷滯后。

（4）無法做出決定，猶豫不決。

（5）相關(guān)文件和資料制作速度慢。

（6）在郵件上話費大量時間。

（7）會議又多又長。

（8）大量工作需要退回和重做。

3、提高速度能夠解決的5個問題

（1）能夠迅速著手工作，避免拖延。

（2）頭腦高速運轉(zhuǎn)，變得跟靈活，進入'舉一反三'的境界。

（3）能夠多次運用PDCA管理循環(huán)（管理學(xué)中的一個模型，包括：Plan計劃、Do執(zhí)行、Check檢查和Act改進，按照這樣的順序做質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進行的科學(xué)程序），從而在最短時間內(nèi)進行工作經(jīng)驗積累、找到工作秘訣，從而提高工作質(zhì)量。

（1） 更有效率地解決問題，輕松把握客戶真實需求，迅速糾正錯誤。

（2） 全速應(yīng)用PDCA管理循環(huán)，充實自身，沒空感知去壓力，擺脫因為壓力帶來的煩惱。

二、提升工作速度的8個原則

1、形成整體印象

（1）整體印象指最終成果是什么、為取得最終成果需要考慮的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效率等綜合因素。

（2）在整體印象的基礎(chǔ)上判斷各個部分的重要、次要程度，判斷關(guān)鍵節(jié)點，判斷危險過渡階段在哪。

（3）避免過分細致地工作，在不是很重要可以暫緩的工作上浪費過多時間等情況。在全面分析風(fēng)險因素的基礎(chǔ)上，致力于提升工作速度。

2、工作不要過于細致

合理分配時間，核心部分工作認真細致完成，次要部分快速推進，對工作有一個整體上的把握。

3、掌握工作的要領(lǐng)

把握完成工作所必須的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。

在腦海中反復(fù)模擬現(xiàn)實來明確工作的運行流程，思考什么時間前做什么、做到什么程度、按照什么順序來做、委托誰來完成等問題，明確這些步驟中哪個容易出問題，提前做好解決方案。

4、形成良性循環(huán)

讓工作中各個部分都能進入良性循環(huán)，推進工作的時候工作本身朝著良好的方向發(fā)展，且周圍相關(guān)人士也會不斷來協(xié)助自己。

這里需要幾個訣竅：

（1）穩(wěn)定的人際關(guān)系作為基石，重視團隊成員，多溝通。

（2）一旦形成良性循環(huán)，進一步去推動朝好的方向發(fā)展，讓團隊人員快樂，形成積極地工作狀態(tài)。

（3）不用刻意去找尋良性循環(huán)，認真做好種植播種，耐心等待開花結(jié)果。

5、不斷尋找提高的方法

多種途徑探索提高工作速度的方法，進行各種嘗試，在日常生活中堅持不懈地改善，積少成多，從量變到質(zhì)變。

6、凡事提前

避免拖延，將能夠完成的工作提前完成，讓人放松下來，提高頭腦靈活度，時間上也更加充裕，可以冷靜地以更加全面的視角來推動工作。

對于多余和不必要、不緊急的工作，做出調(diào)整。清楚掌握工作整體流程，做出判斷。

7、凡事先行一步

（1）比別人先思考前進的方向。

（2）比別人先調(diào)查必要信息。

（3）比別人主動準備。

也就是在別人注意到問題并且采取行動之前，不知不覺進入先行一步的狀態(tài)。

（4）'先行一步'絕不意味著'過度急進'。

8、盡量避免返工

（1）初次接受某項目的，先向有經(jīng)驗的同事請教，多向領(lǐng)導(dǎo)和同

（2）發(fā)生偏差，第一時間告知對方，最快速度采取挽救措施。

三、提升思考速度

1、'A4紙做筆記'法

（1）全世界最簡單的頭腦靈活度訓(xùn)練法。通過此方法除去心中的煩惱、顧慮、不安和混亂，讓大腦輕松上陣，集中精力去思考，發(fā)揮大腦原有的出色思維能力。

（2）做法就是將A4紙橫著擺放，在左上方寫上標(biāo)題，右上方寫上日期，正文寫4~6行，每行20~30字。花1分鐘的時間寫完1頁，從早上起床后到晚上睡覺前，寫10頁，那么你的大腦就能非常清晰。

（3）如果每天堅持書寫10頁筆記，不安的情緒就會得到緩解。

每次發(fā)生了比較在意的事情便毫無保留地記入筆記中，漸漸地就能意識到自己究竟對什么事情在意，讓自己煩悶不堪的事情是什么，以及為什么對這些事感到厭惡。

（4）每次只要腦中浮現(xiàn)出特別在意的問題，都全部記入筆記里，在意的問題是什么，或到底覺得哪一點不對勁，而不會將問題束之高閣。能夠去分析問題的原因、輕重緩急、處理方法等。

（5）不斷整理和歸納頭腦中的問題，整理大腦匯總的問題和思考過程，形成良性循環(huán)，從而能夠自然而然從最重要和最緊迫的工作著手。

（6）獲得瞬間判斷的能力，長期整理形成對處理要點、可能發(fā)生的問題、問題的應(yīng)對方法等的明確答案，形成自己的判斷基礎(chǔ)。形成對整體流程的把控力，這樣能夠很快做出最佳判斷，真正避免在多個選項中舉棋不定、反復(fù)猶豫而花費大量時間。

2、提升把握問題和解決問題的能力

越是能夠迅速地把握問題所在、看透問題本質(zhì)、整理解決方案、采取解決辦法，工作的速度越能得到提升。

3、假設(shè)性思考

從步驟上來看

從變化過程來看

4、零基礎(chǔ)思考

指對于'本來應(yīng)該如何解決'或者是'本來必須如何解決'之類的問題，不要拘泥于先例和現(xiàn)狀，而應(yīng)該從根本上重新思考。

有意識地將組織內(nèi)部的約定俗成的前提條件、制約條件、個人的厲害關(guān)系考慮進去，深入思考問題的本來狀況。

所謂零基礎(chǔ)思考，并不是指'幼稚的''純粹過激的'或'無視現(xiàn)狀的'思考方式。歸根結(jié)底，我們必須深刻理解現(xiàn)狀并大膽構(gòu)想，清晰地規(guī)劃出理想的成果和達成目標(biāo)的步驟。

5、通過深入挖掘探求真相

探求真相——深入挖掘

不斷詢問直至建立起自己的理解。

不斷重復(fù)思考、構(gòu)想假設(shè)、驗證和修正這些步驟。在得出自己的結(jié)論之前，反復(fù)問自己'為什么'。這個過程可以從根本上來鍛煉我們的'分析能力'和'獨創(chuàng)性'?！嘤鹦鄱?/p>

6、工作框架

工作框架就是用于整理工作的骨架，一般是通過下一頁所示的2×2或者是3×3格子的形式整理。將多個觀點與問題按2條軸、4個格子（2×2的情況下）的方式來整理，便能清楚地劃分觀點和問題。在確認了優(yōu)先順序的基礎(chǔ)上，能夠更加有效地開始工作。在需要討論某個問題的時候，如果能夠迅速地制作出工作框架，便能在極短的時間內(nèi)解答腦中的疑惑。

針對不同的課題考慮最適當(dāng)?shù)目蚣?，進行整理和歸納。

首先在縱向和橫向進行整理；然后確認基本要素；最后把握好各種要素之間的相互關(guān)系。

工作框架實例

四、最大限度提升工作速度和效率技巧

1、收集信息

這里說的當(dāng)然是高效率的收集信息。

（1）減少外界對自己的干擾；

（2）學(xué)會篩選信息；

（3）充分利用碎片時間；

（4）學(xué)會利用有用的工具收集數(shù)字信息；

關(guān)于（3）（4）條可以看我的另外一篇推文'快速閱讀'，里面涉及到關(guān)于碎片閱讀的知識。

（5）對任何信息應(yīng)該采取懷疑態(tài)度去審視；

（6）參加學(xué)習(xí)會、研討會、交流會；

（7）參加各種展覽會；

（8）當(dāng)然少不了閱讀書籍。

2、制作文件和資料

能夠短時間內(nèi)制作完成文件和資料。

（1）靈活運用'A4筆記法'，高速高質(zhì)完成工作。

（2）制作之前和上司確認整體框架，清楚工作整體流程。

（3）制作完成工作概要，此條針對領(lǐng)導(dǎo)對員工。

領(lǐng)導(dǎo)向員工指示工作的時候，從一開始就盡可能詳細地寫一份工作完成概要給員工，然后讓員工按照這個概要來完成工作。在這樣的狀態(tài)下才能夠保證員工最大程度上能夠穩(wěn)定地推進工作，避免發(fā)生偏差，工作輸出的質(zhì)量也會有所提高。

（4）在實現(xiàn)目標(biāo)過程中可以頻繁召開進度確認會議，每次會議讓員工充分準備資料、說明新完成的工作，對于工作不足的部分，由上司來做出補充。

如果會議頻度較高，那么每一次的進度確認會議只需要10~15分鐘就足夠了，不會花費太多的精力，并且工作完成的質(zhì)量也能得到大幅度改善。

上司在口頭上做出了不明確的工作指示，員工誤解或者根本無法理解的時候，文件和資料的制作成果一般都很糟糕（×）?；?#39;工作完成概要的制作方法'，在工作中反復(fù)確認工作進度的話，那么工作質(zhì)量和工作速度都會大幅提升（○）。

3、高效會議

（1）將所有會議時間減少一半，力求發(fā)言簡潔。

（2）將會議的次數(shù)和出席人數(shù)減少一半。

出席會議的人員越少，從積極的角度來看，大家的緊張感會增加，更能形成一次有意義的會議。如果只有3~5個人參加會議，那么每個人都必須非常認真地參與討論才行，對別人的發(fā)言也能認真傾聽，避免遺漏。如果有20個人參加會議，那么每個人的精神必然會相對比較松懈?！嘤鹦鄱?/p>

（3）高效推進會議中的討論

①讓參會人員逐一發(fā)表自己的看法

②對持有不同觀點的人的發(fā)言要特別強調(diào)和引導(dǎo)

③不要認為發(fā)言人的聲音越大就越好，要從內(nèi)容上判斷

④尊重他人的發(fā)言

⑤如果意見有沖突，確認相同點，整理不同點

⑥如果討論的主題發(fā)生了偏移，就引導(dǎo)大家回到同一個范圍內(nèi)討論

在確認不同點的時候，首先要確認前提條件，在此基礎(chǔ)上再整理雙方主張的本質(zhì)區(qū)別。在這樣的過程中，常常就會意識到：雙方的想法其實基本上是相同的，也沒有任何利害關(guān)系，只是因為些許的差異而引起感情上的對立，僅此而已?！嘤鹦鄱?/p>

（4）使用白板能夠提高會議效率數(shù)倍

①由會議負責(zé)人在白板上書寫

②不要自行隨意歸納，盡量將發(fā)言的內(nèi)容如實地記錄下來

③不太明白的時候，要坦率地再次確認，然后寫下來

④歸納要點，補充完善

⑤用手指著記錄下來的內(nèi)容，向本人確認

⑥整理議題和將要采取的行動

⑦關(guān)于論點上的偏差，要當(dāng)場通過圖示的方式說明相同點和不同點

白板舉例

4、清除溝通上的障礙

（1）認真傾聽他人所說的話。

（2）將想要傳達的信息歸納成3~4個重點。

（3）應(yīng)該傳達的信息，不要過分修飾、拐彎抹角，直接傳達。

（4）通過書面形式共享意見的一致內(nèi)容。

通過書面形式確認，有3個重要的理由：

①即使認為意見達成一致的時候，其實和對方的理解仍然存在差異。

②在某些問題上達成了一致，過了一段時間之后對方的記憶就變得模糊，只會記住對他自己有利的事情。

③在某些問題上達成了一致，過了一段時間之后自己的記憶就變得模糊，只會記住對自己有利的事情。

（5）避免居高臨下的態(tài)度，擺正自己的位置。

（6）積極地反饋

所謂積極地反饋是指，在員工和團隊成員獲得出色的成果時，給予表揚和感謝，或者慰勞大家。不論是多么瑣碎的事情，都要當(dāng)場表揚他人。

（7）遠離合不來的、充滿惡意的、有些病態(tài)的人。