條件格式就是根據(jù)預(yù)先設(shè)置的條件，對(duì)滿足不同條件的單元格應(yīng)用指定的格式。

在Excel中，不僅內(nèi)置有5種條件格式規(guī)則，還可以自定義條件格式規(guī)則，讓滿足條件的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)成百上千種變化，并且當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，會(huì)自動(dòng)評(píng)估并應(yīng)用指定的格式。

Excel內(nèi)置的條件格式規(guī)則

Excel提供了許多內(nèi)置的格式規(guī)則可供選擇使用。對(duì)這些內(nèi)置的規(guī)則，不需要做過(guò)多的設(shè)置，幾乎拿來(lái)就可以使用，減少了手動(dòng)設(shè)置的麻煩。 

1、突出顯示滿足條件的單元格

在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，如果要突出顯示表格中的一些數(shù)據(jù)，如大于某個(gè)值、小于某個(gè)值、等于某個(gè)值、介于某個(gè)值之間、包含某個(gè)文本等，可以使用條件格式中的突出顯示單元格規(guī)則。

例如，對(duì)員工總成績(jī)?cè)?20~450的數(shù)據(jù)進(jìn)行查看，具體操作步驟如下：

Step01  選擇“總成績(jī)”列數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【開始】選項(xiàng)卡下【樣式】組中的【條件格式】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【突出顯示單元格規(guī)則】選項(xiàng)，在彈出的子列表中選擇【介于】選項(xiàng)。

Step02 打開【介于】對(duì)話框，在其中對(duì)條件格式進(jìn)行設(shè)置，單擊【確定】按鈕。此時(shí)，介于420~450的數(shù)據(jù)將以黃色底紋和深黃色文本顯示。 

2、突出顯示最大值最小值

當(dāng)需要突出顯示靠前或靠后及高于或低于平均值的單元格時(shí)，可以使用條件格式中的最前/最后規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)。該規(guī)則的使用方法與突出顯示單元格規(guī)則的方法基本相同，如下圖所示為突出顯示前6項(xiàng)的效果。

在使用突出顯示單元格規(guī)則和最前/最后規(guī)則時(shí)，如果單元格中有重復(fù)的數(shù)值，那么突出顯示的項(xiàng)數(shù)可能會(huì)與設(shè)置的項(xiàng)數(shù)有所增加，如下圖所示。

Excel內(nèi)置的自定義條件格式規(guī)則

如果Excel內(nèi)置的條件格式規(guī)則不能滿足需要，則可以使用自定義規(guī)則和顯示效果的方式來(lái)創(chuàng)建需要的條件格式。例如，對(duì)員工培訓(xùn)考核成績(jī)進(jìn)行分析時(shí)，需要將各項(xiàng)考核成績(jī)?yōu)椤?gt;=90”的數(shù)值使用“小紅旗”標(biāo)注出來(lái)，使用內(nèi)置的圖標(biāo)集條件格式是不能完成的，需要自定義格式規(guī)則，具體操作步驟如下。

Step01 選擇需要設(shè)置條件格式的數(shù)據(jù)區(qū)域，在【條件格式】下拉列表中選擇【新建規(guī)則】選項(xiàng)，打開【新建格式規(guī)則】對(duì)話框，將【選擇規(guī)則類型】設(shè)置為【基于各自值設(shè)置所有單元格的格式】，【格式樣式】設(shè)置為【圖標(biāo)集】，然后設(shè)置圖標(biāo)的樣式，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step02 返回工作表中，即可看到考核成績(jī)?yōu)椤?gt;=90”的單元格數(shù)值前均標(biāo)有“小紅旗”，效果如下圖所示。 

用公式自定義條件格式規(guī)則

【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】規(guī)則類型是通過(guò)設(shè)置公式來(lái)確定條件的，靈活應(yīng)用該規(guī)則，可以擴(kuò)展條件格式的應(yīng)用范圍，使其滿足各類數(shù)據(jù)的分析需要。

1、突出顯示重復(fù)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)

在人力資源管理過(guò)程中，為了及時(shí)查看輸入的數(shù)據(jù)是否重復(fù)時(shí)，可以通過(guò)函數(shù)公式和條件格式的結(jié)合來(lái)突出顯示輸入的重復(fù)數(shù)據(jù)，這樣可以方便查看，并且確認(rèn)重復(fù)的數(shù)據(jù)是否需要更改。

例如，用公式定義規(guī)則，突出顯示重復(fù)輸入的電話號(hào)碼，具體操作步驟如下。

Step01 選擇 J2:J16 單元格區(qū)域，單擊【條件格式】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【新建規(guī)則】選項(xiàng)，如下圖所示。

Step02 打開【新建格式規(guī)則】對(duì)話框，在【選擇規(guī)則類型】列表框中選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】選項(xiàng)。

在【編輯規(guī)則說(shuō)明】參數(shù)框中輸入公式“=COUNTIF(J$2:J2,J2)>1”，單擊【格式】按鈕，如下圖所示。

Step03 打開【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框，在其中對(duì)條件格式的單元格格式進(jìn)行設(shè)置，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。

Step04 在設(shè)置條件格式的單元格區(qū)域中輸入員工的聯(lián)系電話，當(dāng)輸入的聯(lián)系電話重復(fù)時(shí)，將會(huì)以設(shè)置的單元格格式突出顯示，效果如下圖所示。 

2、突出顯示周末日期

在制作考勤表、加班統(tǒng)計(jì)表時(shí)，經(jīng)常需要突出顯示雙休日。在Excel中，使用公式定義條件格式，也能輕松智能地實(shí)現(xiàn)。例如，下圖所示為使用公式定義的條件格式，突出顯示了考勤表中的雙休日。 

3、合同到期提醒

勞動(dòng)合同管理是人力資源部門很重要的一項(xiàng)工作，它直接關(guān)系著員工的利益。因此，HR在管理過(guò)程中，當(dāng)勞動(dòng)合同要到期時(shí)，需要及時(shí)續(xù)簽或處理，但員工的勞動(dòng)合同到期并不是同一時(shí)間，差不多每個(gè)月都有合同到期的可能，為了避免工作中出現(xiàn)紕漏，HR可以通過(guò)條件格式設(shè)置合同到期提醒。

例如，下圖使用公式“=AND($J2>TODAY(),$J2-TODAY()<7)”對(duì)A2:K26單元格區(qū)域中滿足條件的單元格設(shè)置格式突出顯示，該公式中設(shè)置了兩個(gè)條件對(duì)J2單元格中的日期進(jìn)行判斷：第一個(gè)條件是大于系統(tǒng)當(dāng)前日期；第二個(gè)條件是和系統(tǒng)當(dāng)前日期的間隔小于7。 

這些知識(shí)點(diǎn)，你都了解了嗎？