業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化（Business Process Automation，即BPA）是指利用技術(shù)對(duì)完成一種特別功能或工作流的活動(dòng)或服務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化。它是企業(yè)發(fā)展軌跡中的一個(gè)自然選擇，就像消費(fèi)者從純粹的線下購(gòu)物轉(zhuǎn)向線下線上購(gòu)物結(jié)合一樣，自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程也會(huì)是未來企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì)。

為什么需要業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化

業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化（BPA）可以為企業(yè)帶來很多好處：

1. 簡(jiǎn)化企業(yè)現(xiàn)有流程，最大限度地減少錯(cuò)誤和管理瓶頸
2. 提高流程可見性及企業(yè)生產(chǎn)力
3. 更加節(jié)省時(shí)間和人力財(cái)力成本
4. 更好地分配資源和消除浪費(fèi)
5. 讓員工工作效率更高，更快樂
6. 打造良好的客戶體驗(yàn)

簡(jiǎn)而言之，實(shí)施BPA是一種更好的業(yè)務(wù)流程管理方式。為了更深入地了解BPA如何改變企業(yè)的運(yùn)作，我們從5個(gè)實(shí)際的企業(yè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景入手，一起來看看業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化讓這5個(gè)業(yè)務(wù)流程發(fā)生的驚人變化。

5個(gè)需要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的實(shí)際場(chǎng)景

一、采購(gòu)訂單管理

在典型的企業(yè)采購(gòu)過程中，當(dāng)團(tuán)隊(duì)有要求時(shí)，他們會(huì)填寫購(gòu)買申請(qǐng)表，并附上需要明細(xì)。申請(qǐng)表將發(fā)送給采購(gòu)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行審批，如果被拒絕，會(huì)得到通知。如果獲得批準(zhǔn)，則會(huì)創(chuàng)建采購(gòu)訂單（PO）并將其發(fā)送給供應(yīng)商。

接著供應(yīng)商審查采購(gòu)訂單，一旦供應(yīng)商確定合作，則會(huì)有具有約束力的合同產(chǎn)生。交貨時(shí)，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)在采購(gòu)訂單、發(fā)票和訂單收據(jù)之間進(jìn)行多向匹配。完成后，將給供應(yīng)商開具發(fā)票并關(guān)閉采購(gòu)申請(qǐng)。

通過類似輕流的業(yè)務(wù)流程管理工具可以使整個(gè)采購(gòu)流程從頭到尾被簡(jiǎn)化。在該過程中，一個(gè)任務(wù)進(jìn)展到下一個(gè)任務(wù)可以完全自動(dòng)化進(jìn)行運(yùn)行，基本不需要人為干預(yù)，而且準(zhǔn)確性極高。

在此過程中通過記錄的流程數(shù)據(jù)，也可以深入了解供應(yīng)商的流程動(dòng)態(tài)，把控采購(gòu)進(jìn)展。

二、入職和離職管理

人力資源部門在一個(gè)月內(nèi)會(huì)多次辦理入職和離職手續(xù)。入職和離職都需要收集大量文件并填寫表格，還有各種如電腦、書籍等辦公用品的歸還。實(shí)際上BPA可以簡(jiǎn)化這一系列單調(diào)乏味的流程。

比如入職流程，BPA可以實(shí)現(xiàn)無縫管理員工信息表、入職培訓(xùn)、銀行賬戶設(shè)置等入職手續(xù)，幫助新員工更快地安頓下來并提高他們的工作效率。

而離職手續(xù)，如辭職批準(zhǔn)、最終的財(cái)務(wù)結(jié)算、辦公用品移交管理等，也可以有效執(zhí)行，確保沒有任何細(xì)節(jié)被遺漏。

三、銷售管理

如果你完全依賴電子表格和電子郵件，銷售管理效率會(huì)十分低下。 BPA可以幫助提高銷售管理效率，輕松做到：

• 整個(gè)團(tuán)隊(duì)的知識(shí)文檔的管理和共享
• 業(yè)務(wù)線索的分配
• 客戶關(guān)系的高效管理
• 銷售業(yè)績(jī)的統(tǒng)計(jì)分析

雖然這不是一個(gè)詳盡的列表，但是銷售自動(dòng)化可以顯著增強(qiáng)銷售團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力，并通過簡(jiǎn)化重復(fù)的銷售業(yè)務(wù)流程騰出更多的時(shí)間，讓他們做更有價(jià)值的事情。

四、費(fèi)用審批管理

當(dāng)員工需要費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，流程通常會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，因?yàn)橐?jīng)過提出申請(qǐng)、部門主管審批、財(cái)務(wù)審批、高層領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)打款等一系列的流程，而且經(jīng)常容易卡在某個(gè)審批環(huán)節(jié)而導(dǎo)致費(fèi)用延遲到賬。

而BPA可以通過設(shè)置自動(dòng)提醒讓管理人員更快地通過申請(qǐng)，進(jìn)而用少量的時(shí)間更快地完成費(fèi)用審批，同時(shí)還可以讓員工了解其費(fèi)用申請(qǐng)的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。

員工只需要簡(jiǎn)單的線上提出申請(qǐng)，其余的就可以自動(dòng)化進(jìn)行了。

五、請(qǐng)假申請(qǐng)管理

請(qǐng)假申請(qǐng)也是每個(gè)企業(yè)需要精簡(jiǎn)的流程之一。

使用BPA軟件，請(qǐng)假申請(qǐng)流程可以毫不費(fèi)力。當(dāng)員工提出請(qǐng)假申請(qǐng)時(shí)，團(tuán)隊(duì)經(jīng)理可以參考休假時(shí)間來評(píng)估未完成的工作量，然后再根據(jù)團(tuán)隊(duì)目前的情況來決定批準(zhǔn)或拒絕該請(qǐng)求。另外人力資源和財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)也可以同系統(tǒng)隨時(shí)掌握考勤和薪資的相關(guān)信息。

完全透明的BPA系統(tǒng)有助于團(tuán)隊(duì)保持對(duì)員工可用性的實(shí)時(shí)了解。請(qǐng)假得到快速批準(zhǔn)也能提高員工的滿意度。

選擇合適的BPA解決方案

如果企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中通過BPA（業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化）保持強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，那么建議選擇類似輕流的業(yè)務(wù)流程管理軟件，此類軟件無需代碼開發(fā)，簡(jiǎn)潔易用的操作界面可幫助你在幾分鐘內(nèi)設(shè)置好一套流程。

此外，借助強(qiáng)大的報(bào)表功能，你可以毫不費(fèi)力地跟蹤相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，輕輕松松把控業(yè)務(wù)全局。

趕緊行動(dòng)起來，選擇合適的BPA軟件助力企業(yè)的快速高效發(fā)展。