對(duì)于公司的HR來(lái)說(shuō)，每月需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)非常多，如公司招聘情況、公司人員的考勤情況、員工每月的工資等。當(dāng)然，在統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中肯定需要借助一些函數(shù)公式來(lái)協(xié)助HR快速而又準(zhǔn)確地獲取結(jié)果。

但Excel中包含的函數(shù)多達(dá)500種，記住和掌握每個(gè)函數(shù)的使用方法肯定是不現(xiàn)實(shí)的，對(duì)于HR來(lái)說(shuō)，只需要掌握工作中常用到的函數(shù)即可。

快速求和，SUM函數(shù)

SUM函數(shù)在計(jì)算各種費(fèi)用、員工培訓(xùn)成績(jī)、員工工資和考勤等方面都會(huì)用到，它用于對(duì)所選單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行求和計(jì)算。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：SUM(number1,[number2],...)

使用SUM函數(shù)時(shí)，最少為函數(shù)設(shè)置一個(gè)參數(shù)，最多只能設(shè)置255個(gè)參數(shù)。需要注意的是，如果參數(shù)是文本、邏輯值和空格，都將自動(dòng)被忽略，如下圖所示。

但不會(huì)忽略錯(cuò)誤值，參數(shù)中如果包含錯(cuò)誤值，公式將返回錯(cuò)誤，如下圖所示。 

按條件求和，SUMIF函數(shù)

SUMIF函數(shù)也是求和函數(shù)，與SUM函數(shù)不同的是：SUMIF函數(shù)是對(duì)區(qū)域中滿足條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和計(jì)算。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：SUMIF (range,criteria,[sum_range])

其語(yǔ)法結(jié)構(gòu)也可以理解為：SUMIF ( 條件區(qū)域 , 求和條件 , 求和區(qū)域 )。

舉個(gè)例子，在計(jì)算加班費(fèi)時(shí)，計(jì)算員工的加班費(fèi)只需要簡(jiǎn)單的公式或SUM函數(shù)就能實(shí)現(xiàn)。當(dāng)要計(jì)算各部門(mén)結(jié)算的加班費(fèi)總額時(shí)，就需要使用SUMIF函數(shù)來(lái)計(jì)算，具體操作步驟如下：

Step01 選擇J2單元格，單擊【公式】選項(xiàng)卡下【函數(shù)庫(kù)】組中的【數(shù)學(xué)和三角函數(shù)】按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【SUMIF】選項(xiàng)。

Step02 打開(kāi)【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框，在參數(shù)框中分別輸入?yún)⑴c計(jì)算的單元格引用，單擊【確定】按鈕。

Step03 計(jì)算出項(xiàng)目部加班費(fèi)總額，向下拖動(dòng)控制柄，計(jì)算出其他部門(mén)的加班費(fèi)總額。

判斷是與非，IF函數(shù)

IF函數(shù)在人力資源管理中使用頻率非常高，如判定是否上繳個(gè)人所得稅、判定培訓(xùn)是否合格、判定績(jī)效是否達(dá)標(biāo)、判定是否被錄用等。通常用于判斷是否滿足某個(gè)條件，如果滿足返回一個(gè)值；如果不滿足，則返回另一個(gè)值。返回的值可以是字符串，也可以是邏輯值（false & true）和數(shù)值等。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：

IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

也可以理解為：IF( 判斷的條件 , 條件成立時(shí)返回的結(jié)果 , 條件不成立時(shí)返回的結(jié)果 )。使用IF函數(shù)既可以從多個(gè)結(jié)果中選擇符合條件的一個(gè)結(jié)果，也可以結(jié)合AND函數(shù)判斷是否同時(shí)滿足多個(gè)條件或結(jié)合OR函數(shù)判斷是否滿足多個(gè)條件中的某個(gè)條件。 

從多個(gè)結(jié)果中選擇符合條件的一個(gè)結(jié)果

IF最簡(jiǎn)單的用法就是在兩種結(jié)果中選擇符合條件的一個(gè)結(jié)果，如根據(jù)筆試成績(jī)來(lái)判定面試員工是否合格，評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)為：如果分?jǐn)?shù)達(dá)到60分，則評(píng)定為合格；否則評(píng)定為不合格。公式為“=IF(B2>=60,'合格 ',' 不合格 ')”。

一個(gè)IF函數(shù)只能執(zhí)行一次選擇，當(dāng)需要面對(duì)兩次選擇時(shí)，就需要用到兩個(gè)IF函數(shù)，而第2個(gè) IF 函數(shù)將用在第1個(gè)IF函數(shù)的參數(shù)位置。例如，當(dāng)需要對(duì)員工的培訓(xùn)成績(jī)進(jìn)行優(yōu)、良、差評(píng)定時(shí)，就需要面對(duì)兩次選擇，第1次選擇是滿足什么條件評(píng)定為優(yōu)，第2次選擇則是滿足什么條件評(píng)定為良，否則評(píng)定為差，公式為“=IF(F2>90, ' 優(yōu) ', IF(F2>80,' 良 ',' 差 '))”。

結(jié)合AND函數(shù)判斷是否同時(shí)滿足多個(gè)條件

當(dāng)需要使用IF函數(shù)同時(shí)對(duì)多個(gè)條件進(jìn)行判定時(shí)，就需要與AND函數(shù)嵌套使用。

AND函數(shù)用于檢測(cè)是否所有參數(shù)都為T(mén)RUE，如果所有參數(shù)均為T(mén)RUE，則返回TRUE；如果有一個(gè)參數(shù)為FALSE，則返回FALSE，它相當(dāng)于“并且”的意思。

其語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：AND(logical1,logical2, ...)。其中，Logical1, logical2, ... 表示待檢測(cè)的1~30個(gè)條件值，各條件值可為T(mén)RUE或FALSE。

例如，使用IF函數(shù)嵌套AND函數(shù)來(lái)同時(shí)對(duì)面試人員的筆試成績(jī)和面試成績(jī)是否都在60分合格線內(nèi)進(jìn)行判定，公式為“=IF(AND(B2>=60,C2>=60),' 是 ',' 否 ')”。

結(jié)合OR函數(shù)判斷是否滿足多個(gè)條件中的某個(gè)條件

OR也用于多條件的判定，但與AND函數(shù)剛好相反，只要滿足多條件中的某一個(gè)條件，就會(huì)返回TRUE，只有當(dāng)所有條件都不滿足時(shí)，才會(huì)返回FALSE，它相當(dāng)于“ 或” 的意思。其語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：OR(logical1,logical2,...)。

例如，對(duì)員工是否可以申請(qǐng)退休進(jìn)行判定，可申請(qǐng)退休的條件為年齡到達(dá)55歲或工齡達(dá)到30年，其判定公式為“=IF(OR(B9>=55,C9>=30),' 是 ',' 否 ')”。

按指定的條件計(jì)數(shù)，COUNTIF函數(shù)

COUNTIF 函數(shù)用于統(tǒng)計(jì)滿足某個(gè)條件的單元格的數(shù)量，經(jīng)常用于對(duì)學(xué)歷人數(shù)、男女人數(shù)、部門(mén)人數(shù)、職位人數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：COUNTIF(range,criteria)，如下圖所示，可以簡(jiǎn)單理解為：COUNTIF( 單元格區(qū)域 , 計(jì)數(shù)條件 )。 

例如，對(duì)各部門(mén)的人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，公式為“=COUNTIF($C$2:$C$24,E2)”，最終效果如下圖所示。

查找符合條件的值，VLOOKUP函數(shù)

在工資薪酬表、出勤統(tǒng)計(jì)表及福利津貼表中，經(jīng)常需要根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行數(shù)據(jù)的查找與引用， 而VLOOKUP函數(shù)則可以在某個(gè)單元格區(qū)域的首列沿垂直方向查找指定的值，然后返回同一行中的其他值。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：

VLOOKUP((lookup_value,table_array,col_index_num,range _lookup)

如下圖所示，可以簡(jiǎn)單理解為：VLOOKUP ( 查找值，查找范圍，返回值所在的列，精確匹配 / 近似匹配 )。

計(jì)算兩個(gè)日期之間的差值，DATEDIF函數(shù)

在人事數(shù)據(jù)表中，經(jīng)常需要計(jì)算兩個(gè)日期之差，如通過(guò)出生日期和當(dāng)前日期計(jì)算員工年齡、利用參加工作時(shí)間來(lái)計(jì)算員工工齡等，這時(shí)就需要用到DATEDIF函數(shù)，它用于計(jì)算兩個(gè)日期值間隔的年數(shù)、月數(shù)和天數(shù)。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：DATEDIF(start_date,end_date,unit)，可以簡(jiǎn)單理解為：DATEDIF( 起始日期 , 終止日期 , 返回值類型 )。其中，Start_date 參數(shù)和 end_date 參數(shù)中的日期可以是帶引號(hào)的字符串、日期序列號(hào)、單元格引用及其他公式的計(jì)算結(jié)果等；Unit參數(shù)表示要返回的信息類型，共有6種，如下表所示。

例如，在員工信息表中通過(guò)出生年月和系統(tǒng)當(dāng)前的日期計(jì)算員工的年齡，公式為“=DATEDIF(G2,NOW(),'y')”，效果如下圖所示。

數(shù)字格式之間的轉(zhuǎn)換，TEXT函數(shù)

在制作考勤表、員工信息表時(shí)，經(jīng)常需要將數(shù)值轉(zhuǎn)換為指定格式的數(shù)字格式，這時(shí)就需要用到TEXT函數(shù)，其作用是將各種形式的數(shù)值轉(zhuǎn)化為文本，并可使用戶通過(guò)使用特殊格式字符串來(lái)指定顯示格式。

語(yǔ)法結(jié)構(gòu)為：TEXT(value,format_text)，如下圖所示，可以簡(jiǎn)單理解為：TEXT( 數(shù)值 , 單元格格式 )。

下面對(duì)函數(shù)進(jìn)行一些舉例說(shuō)明，讓用戶更容易理解，如下圖所示。

這些函數(shù)你都會(huì)了嗎？