林洲的知識體系迭代之路

jay675 2019-08-09

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前言

對于知識體系的認識和理解經(jīng)歷過三個階段：

第一階段：第一次在YouCore中級訓練營了解到知識體系，當時認為知識體系就是一個具體崗位所需知識的倉庫，搭完知識體系以后就束之高閣。

第二階段：建立了面向應用的可遷移和崗位知識體系，但在知識體系的應用過程中，發(fā)現(xiàn)對于知識探求和應用一直存在問題：

知識探求方面的問題：不知道自己真正缺乏哪些知識和技能，就算知道也是很籠統(tǒng)的。

知識應用方面的問題：不能夠?qū)W以致用，整理的東西要么不能用，要么用不好。

第三階段：發(fā)現(xiàn)以流程的方式梳理崗位應用筆記的價值。其可以圓滿解決知識探求和應用的問題：不僅可以探求到自己真正需要哪些知識和技能，還可以解決理論和應用脫節(jié)的問題。

以上就是我對知識體系經(jīng)歷的初識、搭建和真正應用三個階段。在第三階段——流程梳理的過程中，也琢磨出了一點自己的經(jīng)驗和教訓，通過本文分享出來，希望對你有所幫助。本文主要分成三個部分介紹流程梳理：

第一部分：流程梳理之前的困擾；

第二部分：流程梳理過程的探索；

第三部分：流程梳理之后的心得。

流程梳理之前的困擾

流程梳理之前，一直有三大問題困擾我，讓我很疲憊：

問題1：OneNote筆記更新不及時

剛開始習慣性的往OneNote添加筆記，筆記很多，過幾天，就有新的體會，需要不斷的更新。但由于沒有辦法聯(lián)系到實際的問題，更新筆記的價值感越來越低，最終筆記就不再更新。

問題2：OneNote 筆記的價值不大

OneNote有按照工作流程來劃分技能，但是真正用到某一個技能時，卻沒有關(guān)于技能的細節(jié)。真正執(zhí)行的過程中還是兩眼一抹黑，瞬間感覺這個筆記記錄的真沒有用。

如下圖所示，在DFMEA流程的第三步失效及影響分析中，就沒有羅列出某些特殊條件，具體是哪些特殊條件，也沒有指出具體的分析方法和工具，真正用的時候只能拍腦袋。

圖1 軟件通用技能之DFMEA流程

問題3：復盤以后，經(jīng)驗和教訓不能繼承

工作和生活中，經(jīng)常會出現(xiàn)與預期不一致的現(xiàn)象，這個時候，會做一個簡單的復盤，并把復盤的內(nèi)容整理到OneNote。但在實際應用的過程中，大部分問題，還是會再犯。

流程過程梳理的探索

2.1初見成效

上訴困惑和問題，在王老師的指導下有了初步的解決方法：以應用為導向的知識體系。要實現(xiàn)以應用為導向的知識體系，可以按下面的三個步驟操作：

第一步：利用功利性策略，選取工作流最常用的場景，建立面向應用的筆記，并放在OneNote崗位筆記的技能下面。面向應用筆記的表項包含XX步驟項，檢查清單/驗證點，所需要的資源配合和輸出文檔模板，具體的表項說明如下表所示：

第二步：按照梳理的應用筆記嚴格執(zhí)行

第三步：每一次流程執(zhí)行完成，根據(jù)執(zhí)行結(jié)果來復盤。復盤過程中，若發(fā)現(xiàn)一些需要整改的具體表項，需要把其更新到應用筆記表。

接下來以實際應用場景為例，談一下我是如何操作的：

第一步：根據(jù)功利性策略，選取出一個面向常用工作流的場景。

需求分析是工作中最常見的一個場景，而需求變更分析又是需求分析最常用的場景，故決定建立需求變更的應用筆記。首先按照時間和重要性順序，把需求變更分析分成四個步驟，然后梳理出每一步的檢查清單和驗證點，所需要的資源和輸出文檔模板。最終得到如下圖所示的簡單筆記：

圖2 需求變更流程某個迭代版本

第二步：涉及到需求變更分析的內(nèi)容時，嚴格按照流程筆記執(zhí)行；

第三步：對于執(zhí)行的結(jié)果復盤。

在某一次執(zhí)行以后，發(fā)現(xiàn)一致性考慮太多，影響了易用性。在第三步分析變更點影響范圍中只考慮到功能和流程的正確性、一致性和安全性，沒有易用性的檢查點。需要在需求變更表項中，更新第三步的檢查清單/驗證點。

2.2遭遇阻礙

使用流程梳理（面向應用的崗位筆記流程梳理，下同）以后，對于各項工作的把控越來越強。比如與同事討論問題時，明顯感覺能夠調(diào)用的知識深度和廣度增加，考慮問題更加全面（有些問題，來自于流程化的思考清單）。隨著應用的深入，有三個流程應用方面的問題急需解決：

1）心理方面

在應用流程做事的時候，一直存在三個顧慮：

a. 從意愿層面上，擔心自己對流程越來越上癮，辦事“八股文化”，越來越不愛動腦子；

b. 從動機層面上，擔心自己只以達成某一件事就OK。沒有對技能持續(xù)精進，慢慢的會被社會淘汰；

c. 從方法層面上，擔心自己亂套流程，不能針對問題實事求是的分析和解決。

2）組織方面

a.流程如何劃分？如何判定流程劃分的好壞？是否存在判斷標準？

比如在軟件開發(fā)流程中，需求和方案設計本身算是兩個獨立的流程。這兩個流程都涉及到安全性相關(guān)的話題。有的時候，在需求和方案設計過程中，需要執(zhí)行安全性相關(guān)的活動，但有時，需要把安全性獨立成一個流程來執(zhí)行。

具體的場景需要根據(jù)項目和執(zhí)行的需求，靈活地選擇其中一種方式。對于這種情況下，如何劃分流程？如何評判流程劃分的好壞？

b.是否所有的技能都需要轉(zhuǎn)換為流程呢？

我們至少有兩個OneNote筆記本，一個可遷移的筆記本，另一個崗位筆記本。這兩個筆記本的技能是否都需要轉(zhuǎn)換為流程呢？轉(zhuǎn)移的標準到底是什么樣的？

c.流程與OneNote的知識如何銜接？

比如同一個領(lǐng)域知識，既可能在OneNote的領(lǐng)域知識中，記錄一份，也可能流程中涉及到部分領(lǐng)域知識。如何選擇銜接策略？拍一下腦袋，可以想出三個策略：

第一個策略：OneNote保留整體的領(lǐng)域知識，流程保留部分的領(lǐng)域知識，更新時，兩個同時更新；

第二個策略：OneNote保留整體的領(lǐng)域知識，流程保留部分的領(lǐng)域知識，更新時，先只更新流程中領(lǐng)域知識，過一段時間，再把流程的領(lǐng)域知識同步更新到OneNote的領(lǐng)域知識；

第三個策略：流程保留部分的領(lǐng)域知識，OneNote也保持部分的領(lǐng)域知識。流程和OneNote的領(lǐng)域知識的整體是一個完整的領(lǐng)域知識。

這三個策略，各有利弊：

第一個策略，存在重復更新的問題；

第二個策略，有可能OneNote的領(lǐng)域知識不是最新的問題，容易漏更新；

第三個策略：領(lǐng)域知識可能會分布在兩個地方，不方便查看。

我們在實際應用的過程中，如何做出取舍？是否可任選？是否需要原則指導？

3）復盤方面

針對個人復盤，曾經(jīng)梳理出一個輕量級的復盤清單：

圖3個人復盤圖

1）是否情緒調(diào)節(jié)和信念控制出問題？
2）是否領(lǐng)域知識出問題？
3）是否是技能或流程出問題？
4）是否是應用出問題？面向綜合應用，知識遷移或者知識關(guān)聯(lián)做的不夠？

可以通過上面的個人復盤清單，快速找出哪一個方面的問題。若分析出的問題涉及到某個具體流程方面，如何復盤？是否有針對流程的專有復盤清單？

2.3終得配方

整個流程的活動分成四步：流程分析，流程描述和組織，流程執(zhí)行和流程復盤，如圖4所示。

所有流程相關(guān)的問題，都可以在流程活動中得到解決。針對應用方面出現(xiàn)的三個方面的問題（心理方面，組織方面和復盤方面），其解決方式如下所示：

1）心理方面。在意愿層面上，流程使用上癮，說明流程做得好，只需要持續(xù)復盤，不斷精進自己的流程即可；在動機層面上，通過復盤，添加一個提問清單，當前資源和環(huán)境下，是否有更好的辦法達成這個目標；在方法層面上，亂套流程的原因是對于流程使用的場景不能明確，只需要在流程描述和組織的時候，明確每個流程的目的和場景即可。

2）組織方面。問題1和問題3涉及到流程的描述和組織方面的問題，問題2涉及到流程分析方面的問題。問題1流程劃分，只需要提煉出流程劃分的原則和方法；問題2需要區(qū)分什么情況下需要梳理流程；問題3流程與OneNote的知識銜接問題，只需要提煉出流程與OneNote的知識銜接方法即可；

3）復盤方面。給出可迭代的復盤流程清單即可；

圖4 流程梳理方法

第一步：流程分析

確定流程梳理的范圍和邊界。可以從OneNote知識體系和篩選高價值的事情兩個角度來確定流程梳理的范圍和邊界。

1.從個人知識體系的角度來說，個人知識體系涉及到崗位筆記本和可遷移筆記本，建議優(yōu)先梳理崗位筆記本，然后再梳理可遷移筆記本。因為崗位筆記本的工作流程，涉及到日常工作流程，基本上天天都可能被使用上，可以快速迭代和精進。這樣不僅加深對知識的邊界和范圍的理解，還沉淀了經(jīng)驗和教訓。

2.從篩選高價值事情的角度，并非所有的事情都需要梳理成流程。只需要篩選價值大的問題解決方法。

可以使用80/20法則（這里也可以使用一些選擇決策模型，必要優(yōu)先模塊，加權(quán)打分模型，TCR模型等），進行篩選。篩選的標準可以是：重要性，緊急性，頻率等。

3.在實操上，先確定選擇更新哪一個筆記本，然后梳理出筆記本所做的事情，選出高價值的事情。比如對我來說，確定優(yōu)先更新當前崗位筆記。然后根據(jù)重要性劃分，需先更新需求分析方面的流程。

第二步：流程描述和組織

01流程描述

流程包含流程基本和步驟描述。在描述流程過程中，區(qū)分了描述的可選項和必選項。必選項是流程描述的過程中必須細化的、描述流程中不可或缺的，可選項不是流程描述必須的（設置可選項和必選項的目的是根據(jù)流程的目的，在實際應用過程中可以靈活選擇）。

流程基本描述包含流程的名稱，流程的目的，流程的執(zhí)行者和單位，流程使用場景，其目的是為了解釋和說明流程本身。具體說明詳見下表：

流程步驟描述包含XX步驟項，檢查清單/驗證點，資源限制，流程的執(zhí)行者和單位，必要還是可選步驟，文檔輸出或者模板和其他項，具體的說明如下：

在流程步驟描述中提到XX項，可能有些童鞋，理解起來感覺很迷惑。例如在面向應用的筆記流程中，王老師為了讓我們更好地應用和復盤，建議在應用筆記中，添加理解/心得和應用實例兩項，如下圖面向應用和復盤的筆記所示。

圖5 面向應用和復盤的筆記

02流程組織

1）流程如何劃分？

流程劃分分成兩種方法: 一種自頂向下的劃分和另一種面向應用流程劃分。

自頂向下的劃分方法適用于對某一個具體的工作場景或某一個執(zhí)行階段梳理，例如需求分析流程，風險管理流程等。

而面向應用的流程劃分方法，適用于把已梳理的各個單個場景或者執(zhí)行階段的流程，匯總成某一個領(lǐng)域的方法論（或直接梳理領(lǐng)域的方法論），例如產(chǎn)品設計方法論、軟件產(chǎn)品設計與開發(fā)方法論、項目管理方法論等。

a.自頂向下劃分方法的詳細說明見表4。

執(zhí)行自頂向下的流程劃分時，可能會存在下面認識和方法上的誤區(qū)：

1.從認識上，希望一步做到位。

2.從方法上，沒有做完某個流程或者子流程的步驟梳理，就繼續(xù)往下梳理。

那么如何解決認識和方法上的誤區(qū)呢？

1.從認識上，樹立技能或者流程逐步精進的觀點：不完整總比沒有好；

2.從方法上，一層一層的流程梳理，若某一層流程未梳理完，不進入下一次層。第一層流程的步驟序號用X表示，第二層流程（子流程）的步驟序號X.X表示，第三層流程（子流程的子流程，統(tǒng)一稱為子流程）X.X.X表示，依次往下推。

例如在需求變更流程某個迭代版本中，針對第三步分析變更影響范圍（正確性、一致性、安全性和易用性），只是一個指導原則，不能滿足具體的指導執(zhí)行的要求。故需要把分析變更范圍變成子流程。子流程需要繼續(xù)分解可執(zhí)行步驟，如上圖5面向應用和復盤的筆記所示。

b.面向應用的流程劃分涉及多個階段和領(lǐng)域，其中某幾個階段都涉及到同一個領(lǐng)域。例如：在軟件開發(fā)流程中，需求分析和方案設計可以算成兩個不同的階段，需求分析階段有涉及到安全方面的分析，方案設計階段也有涉及到安全方面的設計，兩個都涉及到安全方面。

對于上面的場景有兩種方法：分離領(lǐng)域的劃分方法和獨立領(lǐng)域的劃分方法。

無論哪種方法都需首先按照階段來劃分，然后某階段下面劃分流程步驟。

唯一區(qū)分點是：流程步驟是否調(diào)用領(lǐng)域流程的步驟，如圖6面向應用流程之分離領(lǐng)域劃分和圖7面向應用流程之獨立領(lǐng)域劃分所示。

可能會有的朋友會問，哪一種方法更好一點？

從方法論的角度來說，獨立領(lǐng)域的方法會更好一點，但是從應用的角度，不建議這樣做，除非識別出某個領(lǐng)域活動，有可能需要單獨執(zhí)行或者用于流程共享。

圖6 面向應用流程之分離領(lǐng)域劃分

圖7 面向應用流程之獨立領(lǐng)域劃分

流程的自頂向下和面向應用劃分方法，可以根據(jù)實際的應用需求，靈活選擇。

若有深耕本崗位的需求，建議使用自頂向下的劃分方法對于具體的工作崗位的場景進行梳理，一個個場景梳理。

隨著梳理的深入，把不同的場景劃分到不同的階段當中去，慢慢的就可以變成分離領(lǐng)域的面向應用流程筆記形式。若某個領(lǐng)域有單獨執(zhí)行需求或流程共享的需求，梳理領(lǐng)域流程向獨立領(lǐng)域的劃分方向迭代。

2）流程與OneNote的知識銜接

圖8 OneNote筆記本結(jié)構(gòu)圖

在OneNote筆記本結(jié)構(gòu)圖中，流程與OneNote的知識銜接只可能出現(xiàn)在三個地方：具體崗位的流程與領(lǐng)域知識，具體崗位的流程與可遷移筆記本的知識（通用知識，下同）和可遷移筆記技能下的流程與通用知識。

從以應用為導向出發(fā)，可以先不關(guān)注可遷移筆記技能下的流程與通用知識的銜接。

a.崗位流程如何與OneNote的領(lǐng)域知識銜接？

銜接原則：優(yōu)先保證流程的涉及到領(lǐng)域知識與OneNote的領(lǐng)域知識一致性的前提下，盡量少更新流程和領(lǐng)域知識，盡量有一個完整的領(lǐng)域知識。

為什么有這樣的原則？

首先，只有流程與OneNote的領(lǐng)域知識保持了一致性以后，才能保證流程和領(lǐng)域知識在使用過程中是正確的。其次，由于梳理很多的流程，需要大量更新，這樣會涉及到工作量和意志力的問題。最后，領(lǐng)域知識只有完整了，多場景應用才放心。

具體做法：保留部分概念性的領(lǐng)域知識，流程性的領(lǐng)域知識，放到流程里面，迭代更新。領(lǐng)域知識和流程務必放在OneNote同一頁或者同一個分區(qū)下。

b.崗位流程如何與OneNote的通用知識銜接？

通用知識分成概念性知識和技能知識（未被使用過）兩類。

概念知識：崗位流程使用概念知識達成某一個目的，比如使用5W2H知識來設計組織會議的流程。對于概念性知識，可以不用考慮銜接的問題，但是應用完成以后，需要把心得體會更新到具體的OneNote的概念知識那部分。這樣做的目的：沉淀應用的檢驗和成果，方便其他設計場景應用。

未使用的技能知識：由于其暫時放在通用知識下面，需要把知識移動到可遷移筆記本的技能下面。流程調(diào)用可遷移筆記本下的某一個技能，若只涉及到個人應用，盡量在OneNote中迭代更新，不需要把技能轉(zhuǎn)換成Excel流程模板的形式。因為這種調(diào)用非常頻繁，迭代的場景多，修改的機會大，需要反復更新Excel模板。直接修改OneNote筆記比修改Excel方便。若含有知識共享和傳遞的目的，需要把該技能轉(zhuǎn)換成Excel流程模板的形式，放在具體的技能下面。

第三步：流程執(zhí)行

當開始一個流程場景的任務時，將流程模板復制一份，然后按照模板中的流程一步一步去做。在做的過程中，若出現(xiàn)疑惑時，記錄一下當前的疑惑點，方便流程復盤和優(yōu)化使用。

第四步：流程復盤

a.流程的目的是什么？當前流程的設計是否與目標匹配？

由于人對于事物的認知是逐步加深的過程。所以流程本身的目的，可能會隨著使用過程中的理解和認知發(fā)生一些變化。若流程的目標調(diào)整以后，需要檢查當前流程是否滿足目標需求。

b.流程的場景是什么？是否考慮場景全面？

顯性化流程的場景，防止出現(xiàn)誤銜接流程的場景和場景考慮不全的情況。

c.流程的整個過程是什么，檢查清單是否全面？

根據(jù)流程的執(zhí)行結(jié)果和目的的差距，檢查流程的步驟是否缺乏，檢查清單是否全面。

d.流程是否是當前問題最佳或者最高效的方法？是否還有其他的方法？流程是否有優(yōu)化的空間？

這一問，需要從兩個角度來思考：解決問題的方法和當前方法是否可以優(yōu)化。

1）從解決問題的方法角度思考：是否是當前問題的最佳解決方法？有沒有有效的使用當前所有的資源？是否還有其他的解決問題的方法？