常識君|有話說

來源：管理的常識（ID:Guanlidechangshi）

01

確立會議目標(biāo)

跟團(tuán)隊成員討論“會議紀(jì)律”很有用。

我們建議從成員辯論開始，辯論的話題就是：“我們期望帶來什么好處？”這樣做能幫助員工想明白開會是要有特定目的的。

一些普遍的開會原因包括：

1）通過組會，我們可以了解其他同事負(fù)責(zé)客戶工作的相關(guān)情況，還有他們面臨的特定問題。

2）團(tuán)隊成員可以向整個團(tuán)隊做某個方面的專業(yè)分享，特別是剛剛參加完外部課程或研討會之后。

3）組會可以作為小論壇，對初級員工傳經(jīng)送寶，回顧工作任務(wù)，給出反饋意見，給團(tuán)隊補充職業(yè)自豪感，幫助他們感受到自己是重要團(tuán)隊的一分子。

4）可以邀請客戶、其他團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)，甚至是外部專家來告訴團(tuán)隊自己目前進(jìn)行的工作。

5）可以一起開展一些聯(lián)合項目，特別是那些可以幫助團(tuán)隊增強對客戶的吸引力或幫助每個成員更為熟練地推廣業(yè)務(wù)的聯(lián)合項目。

上文雖未窮盡所有可能，但如果你按照這5個方面開始行動，將發(fā)現(xiàn)根本上只有兩種類型的會議：

一種是花時間分享信息和獲取知識（知識分享會）

另一種是協(xié)作完成彼此都重要的工作項目（行動計劃會）

02

遵守會議紀(jì)律

下面，團(tuán)隊需要（集體）找出組會的幾個流程要素并達(dá)成共識：

1）我們是否希望定期開會？

2）團(tuán)隊每個成員應(yīng)當(dāng)意識到讓組會值得自己投入大量時間的具體益處有哪些。

3）我們怎么才能夠通過分享信息，提升集體智慧，參與聯(lián)合行動計劃，來更好地服務(wù)客戶？

團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)以書面形式記錄每個成員期望從組會中獲得什么具體成果，定期審議每個成員是否獲得自己期望的益處，如果沒有，是否需要采取補救措施，調(diào)整會議形式或會議內(nèi)容，讓會議更有價值。

你必須確定要在會議這件事上投入多少時間，并建立員工更傾向的會議計劃：“什么時候開會？每周第幾天？一天的清晨、午餐時、一天結(jié)束時，還是周五？”

提前確定好計劃（比如每月第二個周二的中午），這樣所有人都可以預(yù)留時間。

此外，團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)建立所有成員必須服從的會議安排：

1）所有人都參加會議。

2）準(zhǔn)時開會，全員到齊。

3）開會前幾天提前提交書面報告。

4）堅持之前承諾實施的某項行動。

在團(tuán)隊決定了它可接受的行動指南后，團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將會議安排以書面形式發(fā)給所有成員，并在部分會議結(jié)束時評估會議是否讓所有成員滿意。

推舉一個副組長幫你做好會議記錄，他也可以幫忙在兩次會議之間監(jiān)督具體的工作活動，讓你知道哪些工作項目走在正軌，哪些項目可能需要個人多加關(guān)注。

03

知識分享會：

明確討論方向

知識分享會最為重要的是鼓勵實質(zhì)性學(xué)習(xí)和技能培養(yǎng)，具體可以是回顧在服務(wù)客戶、處理客戶問題，或者研究團(tuán)隊工作新問題的過程中，出現(xiàn)的教訓(xùn)或新進(jìn)展。

但大多時候團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)的開場白都是：“告訴我們你最近干了什么?！?/p>

這個提問沒有給出團(tuán)隊討論的明確方向，經(jīng)常讓個別成員長篇大論地說整個團(tuán)隊興趣寥寥的話題，有些人要么安靜地離開房間，要么跟周圍的人竊竊私語，說自己感興趣的話題。

提問更好的選擇可以是：“過去一個月你學(xué)到了哪些寶貴的東西可以跟我們分享？”

這樣就能有效利用之后的時間，每個成員輪流介紹自己新獲得的知識。

此外，好的團(tuán)隊還會錄下每次的分享存檔，留下所有的智力成果。

03

行動計劃會：

遵循八個獨立原則

這八項原則放在一起，可以讓行動計劃會議更有實效。

1.設(shè)定單一關(guān)注點

你必須有足夠多的事項激發(fā)團(tuán)隊來年奮斗！但每次會議議題都要集中在單一的團(tuán)隊行動計劃事項上。

2.“頭腦風(fēng)暴”工作思路

為了引導(dǎo)出成員個人的想法，你可以每次拿出40分鐘進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。

當(dāng)然了，員工天然就喜歡進(jìn)行超長的討論，所以你最好能要求團(tuán)隊遵守幾條基本紀(jì)律。

頭腦風(fēng)暴活動可接受的基本紀(jì)律，基本上圍繞以下幾條：

1）說出所有的想法

2）不要討論

3）不給任何價值評斷——無論是正面的，還是負(fù)面的

4）快速記錄所有意見，發(fā)給團(tuán)隊成員，得到更多的新想法

5）鼓勵全員參與，在別人的想法上發(fā)揮

一旦同意了上述紀(jì)律，團(tuán)隊就可以開始行動了。

一種辦法是像上課一樣圍著桌子走一圈，請每個員工貢獻(xiàn)一個想法。

另外一種方法是讓員工匿名寫下自己的想法，把紙條交給組織者，由組織者寫在掛圖板上讓大家看。

使用掛圖板的好處在于，你可以把掛圖展示給所有人看，也可以留下團(tuán)隊工作的永久記錄。

組織者的角色就是讓所有人的想法都表達(dá)出來，并記錄下來。

3.確?？尚行?/strong>

一旦列出了所有想法（沒有評頭論足），團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)就必須確保每個想法都具體可行，有實施空間。聽起來容易，實則不然。

作為組織者，你必須總是檢查問題表面：“這個想法是否具體、具象，有量化支撐（還是純粹就是個目標(biāo)、概念或目的）？”

一種檢驗方法是你可以判斷是否可以把這個提議交給一個初級員工去實施，或者能夠讓初級員工準(zhǔn)確了解具體行動是什么。

也可以從固化成果（成果可傳遞）角度來看待想法設(shè)計和執(zhí)行問題，即下次組會能有東西作為證據(jù)來證明工作的執(zhí)行情況，證據(jù)是否包括研究，制定政策、流程、工作清單或表單，或拿出具體行動來說明執(zhí)行情況？

4.獲得自愿承諾

行動計劃會必須確定每個團(tuán)隊成員都有給具體的工作任務(wù)。

有些團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)會武斷分配工作任務(wù)給團(tuán)隊成員，要求下次會議前完成。這不是獲得有意義成果的最為有效的方式。

在緊急情況下，可以要求初級員工先上手某些工作，但如果把這種情況變成日常狀況，效率就沒那么高了。

作為會議組織者，你必須用會議最后15分鐘來決定哪些想法對團(tuán)隊成員有足夠吸引力，成員會自愿投入一定量的暫無財務(wù)回報的工作時間。

你可以這么對團(tuán)隊說：“我希望能夠輪流聽到你們的意見。清單上是否有你感覺能被充分調(diào)動起來的項目，你下個月內(nèi)可以花幾個小時投入其中，啟動工作？請大家放心，這完全是自愿的——沒有強制義務(wù)，不會相互指責(zé)?！?/p>

你在這個時候的角色是：

1）確保所有想法與團(tuán)隊目標(biāo)不會背道而馳。

2）與團(tuán)隊每個成員商量，確定他們每個人下個月可以投入的無財務(wù)回報工作時間有多少。

3）決定推進(jìn)工作的第一步具體是什么。

4）讓團(tuán)隊成員具體描述下次會議時應(yīng)當(dāng)以怎樣的成果作為推進(jìn)工作的證據(jù)。

成功的本質(zhì)不是選擇最優(yōu)、戰(zhàn)略上最重要的想法。最優(yōu)、最重要的想法可以等到團(tuán)隊在組織有生產(chǎn)力的會議方面有了成功經(jīng)驗之后再追求。

而現(xiàn)在，你的目標(biāo)是刺激團(tuán)隊成員投入一定量的時間，進(jìn)行有建設(shè)性的行動，這樣才能構(gòu)建團(tuán)隊工作士氣。

5.控制承諾的工作規(guī)模

當(dāng)員工被他喜歡的想法（通常就是他們自己提出的）所激勵時，他立馬就希望自愿承擔(dān)工作，但很快就被火燒眉毛、必須解決的客戶工作帶離了方向。

結(jié)果發(fā)現(xiàn)在下個月的組會上，沒有可以報告的實質(zhì)性進(jìn)展，從而進(jìn)入了令人消沉的“承諾很大，都沒做到，慘遭遺忘”的死循環(huán)（因為我們所有人，真的，確實，特別忙），而其他人會覺得“為什么所有事兒都是我來干”或者“我們還在乎干嘛”。

在很多情況下，員工有心無力是我們無法獲得工作成果的最大原因。

有很多員工都有過度承諾的問題。解決問題就包括退到當(dāng)事人那里跟他說，“你知道嗎，不要承諾你無法做到的事?！?/p>

通過定期提醒員工創(chuàng)收工作也必須完成，來鎮(zhèn)靜巨大的熱情和沖動，這點很重要。

6.建立你的“行動協(xié)議”

在結(jié)束會議之前，你需要幫助每個人明確，團(tuán)隊在下次會議時關(guān)于特定工作任務(wù)有哪些具體預(yù)期。

7.在兩次會議中間跟進(jìn)行動

推進(jìn)工作進(jìn)展也是真正團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)最能夠影響，也最顯示領(lǐng)導(dǎo)能力的方面。

從根本上說，就是計劃一些時間在辦公室漫步，向團(tuán)隊成員提供具體工作項目的幫助。

你會從一個高效的團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)嘴里聽到：

“我記得你接了啟動客戶拜訪項目的工作，有什么我能幫忙的嗎？你覺得咱們本周晚點時候碰個頭怎么樣？討論一個半小時，我可以跟你一起確定一個重要客戶的名單，還有拜訪計劃，下次組會用。”

人們都希望做自己宣稱要做的事情。他們有時候讓別的事情耽擱了，然后覺得理所當(dāng)然。

所以要告訴他們，不要讓別的事情耽擱工作。如果真耽擱了，讓我?guī)湍憬鉀Q這個問題。

團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)工作時間最有價值的使用途徑就是跟進(jìn)工作，一對一跟進(jìn)每個團(tuán)隊成員，幫助他們成功。

通過參與工作，伸出援手，你就能夠向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的興趣，也能對保持團(tuán)隊士氣和增加團(tuán)隊產(chǎn)出做出有意義的貢獻(xiàn)。

8.慶祝成功

最好的團(tuán)隊總是花時間來慶祝某項具體的工作成果，或者是達(dá)成個人目標(biāo)或團(tuán)隊目標(biāo)過程中的進(jìn)步。

在個人層面，如果員工工作十分刻苦，投入大量時間，但工作項目逐漸無人過問，他們很快就會減少甚至拋棄相關(guān)工作。

在團(tuán)隊層面，如果工作超出預(yù)期但沒有方法來表達(dá)工作成就的自豪感，勝利本身也就空虛無比。

當(dāng)某位員工做了一件有價值的事兒，可以寫封郵件，按下“發(fā)送所有”按鈕，所有人都知道“某人完成了某事”。

還可以通過合伙人告知工作做得好的員工是誰，下次在走廊中碰到其中一位時，就說，“嘿，你知道嗎，XX告訴我你在這件事情上干得真棒，我很感激你的付出?！?/p>

就像貨幣有時間價值，熱情也有時間價值。你越早激發(fā)團(tuán)隊熱情，就能夠越早將工作熱情轉(zhuǎn)化為工作士氣。