常識君|有話說

作者：帕特里克·麥克納，大衛(wèi) 

來源：管理的常識（ID:Guanlidechangshi）

請注意，指導他人工作是一項活動，而非頭銜或崗位，是你幫助他人達成自身潛能的過程，它要求你能正確判斷何時干預，何時保持距離。

工作指導是在團隊成員出現(xiàn)下列情況時應當啟動的工作：

1）不清楚自己的職業(yè)路徑

2）找你尋求建議、幫助、反饋意見或支持

3）開始承擔新的工作任務或崗位職責

4）看起來沮喪或疑惑

5）看起來猶豫不決、不知所措

6）做事情前后不一

7）表達希望進步的渴望

8）工作表現(xiàn)在可接受的標準之下

9）態(tài)度消極，拖自己工作的后腿，拖他人工作的后腿

指導別人工作的機會可能是臨時突發(fā)的，需要較快行動以解決現(xiàn)有情況或防止問題發(fā)生，有很多挑戰(zhàn)之處。

成功的團隊領導學習如何在“太少”和“太多”之間游走。

01

指導工作8步走

以下是幫助你指導他人的基本步驟：

1）詢問事情怎么樣了

2）確定員工準備好接受工作指導

3）提問題來明確現(xiàn)實狀況，提供支持和幫助

4）以合適的方式提供信息

5）積極傾聽

6）幫助員工發(fā)現(xiàn)可行的辦法

7）同意下一步行動

8）給予個人支持，樹立對方自信心

1.詢問事情怎么樣了

你的目標是知道團隊成員心里在想什么。

有益的問題一般如此開頭：“××事情怎么樣了？”或者“你覺得××事情是怎么回事？”

找到員工需要工作指導的預兆和線索，漸進式地進入正題。

2.確定員工準備好接受工作指導

“你有幾分鐘討論下這件事情嗎？你是否有興趣談談發(fā)生了什么？也許我能幫忙?，F(xiàn)在這個時間怎么樣？還是你希望今天晚點時候再談？”

如果一個員工提及若干問題，集中關注該員工最感興趣或最為憂慮的一個問題。

讓員工知道你一直在這兒，可以提供指引、想法或反饋意見。

3.提問題來明確現(xiàn)實狀況，提供支持和幫助

“你的進度怎么樣了？現(xiàn)在的結果是什么？要確保我了解現(xiàn)狀。你打電話給對方公司，問問去年我們交上去的文件……”

請斟酌詞句，確保不會給員工太大壓力，或暗示這是一種負面的行為。

每句話的起頭使用什么時候、什么、哪里、誰或者多少這樣的詞。

避免會導致負面反應的問題，一般開篇就是怎么回事或者為什么的問題容易讓人處于防守狀態(tài)。

4.以合適的方式提供信息

“我不知道這樣是否有幫助，但我現(xiàn)在突然有了兩個其他做法的建議?！?/span>

只給出必需的信息，幫助員工選擇如何行動。

幫助員工解決重大問題也許需要你提供很多細節(jié)性的信息，而幫助員工尋找創(chuàng)意性的解決方法就只需要簡單提點員工轉換思路。

5.積極傾聽

不要用自己的思路打斷員工。

當員工跑題的時候，通過問問題拉回主題。這將幫助你們兩個人都在軌道之上，又允許員工來引領討論。

隔一會兒就總結一下你聽到的內容。

6.幫助員工發(fā)現(xiàn)可行的辦法

“你要采取哪些步驟來澄清現(xiàn)在令人困惑的狀況？你還能想到其他什么辦法？如果客戶沒有后備方案繼續(xù)推進的話，是否影響你解決現(xiàn)在狀況的方法？讓我們一起看看各種選擇的利弊?！?/span>

在員工結束陳述之前，避免發(fā)表你自己的觀點，鼓勵他大聲表態(tài)。

問問可以考慮的主意，無論是大膽的想法還是務實的想法。

7.同意下一步的行動

“你的下一步是什么？什么時候你覺得能準備好？在完成任務的過程中，你覺得自己可能還會遇到什么困難？”

鼓勵員工堅定行動的意志。搞清楚他已經完成的步驟和計劃完成的步驟。

8.給予個人支持，樹立對方自信心

“我見過你以前解決比這個更難的問題，你已經走了這么遠，如果想談談的話，我在這兒。等下周二你跟客戶見面之后，我再跟你碰一下?！?/span>

最后要表達出自己有興趣一直幫忙，對同事解決問題的能力抱有信心，若需要你幫忙完成他們的工作目標，那就幫忙。

02

重要的一點是

知道何時不開展工作指導

如果你跟對方沒有建立彼此尊重和彼此信任的關系，那你應當首先采取一些彌補措施建立信任，然后再提供工作指導。

在工作指導這種關系中，信任是最為重要的一個要素。但獲得別人的信任并不是迅速或輕松的事情。

作為團隊領導，你需要保持開放的心態(tài)、誠實的品格，對待同事言而有信、言行一致。

當你對某種狀況很憤怒的時候，你不要指導工作，不管憤怒的理由是什么；

當同事被截止日期逼迫得十分忙碌的時候，也不要去指導工作。時間就是一切。

記住，只有你真真切切地關心員工并提供指引，工作指導的態(tài)度是動態(tài)的、向上的、有熱情的、正面的、積極的時候，你關心多少，你工作指導的價值就有多少。

你需要一直表達自己信任同事的立場，特別是在提供關于改錯或調整的反饋意見的時候。

如果你希望贏得員工讓你指導工作的機會，你必須看到他的潛能，并表達自己對他可能取得的工作成就的信心。

在工作指導過程中一直被告知自己能夠成功的員工，在選擇有挑戰(zhàn)性的工作目標時會變得更有自信。

他們工作更努力，遇到困難堅持的時間更久。

丹尼爾J.芬欣（Daniel J.Fensin）是著名會計咨詢公司BKB的主管合伙人，他說過：

我必須建立一種習慣，永遠不爭搶功勞。

我的合伙人找我尋求支持，我會盡可能幫助他們，指引他們，做他們需要我做的，無論是希望輕拍肩膀還是狠踢一腳。

你的位置就是給予他們需要的幫助。

如果他們取得成功，那是他們的成功。如果你擋了他們成功的道路，他們就不會相信你了。

03

提出改進意見

你需要避免這些誤區(qū)

就算是最好的領導，告訴員工他們的行為或者工作業(yè)績達不到標準，或者拖了團隊后腿，沒能完成他們承諾的工作任務，也是一件令人痛苦、十分困難的事情。

這些就是導致人際沖突、感情傷害、團隊機能失調的罪魁禍首。

無論你提供的反饋意見是正面的還是需要改錯調整的，提出反饋意見的方式應當有益于接受反饋意見的人，意見永遠都要是“建設性”的。

提出建設性意見最有效的步驟是：

1）說明提出意見的目的

這樣有助于確定反饋意見的重點，讓對方明確你的目的。

2）描述你觀察到的情況和你認為的意見

要具體、簡短、明確，是某個行為、某個事項、某個事實，還是對對方某個觀點的意見。

3）要雙方同意下一步的行動

把這個作為行動計劃，你愿意幫助對方讓行動更有效。

4）總結你討論的情況，然后表達你對對方付出的感激

接受批評意見與給出批評意見一樣困難。

讓對方知道你感謝他的開放性、他們討論問題的意愿，還有他們愿意建設性地推進相應工作。

如果你不是十分明白工作是什么樣子的，你就不能找出工作應改進的地方，或提供有用的反饋意見。

永遠都要集中關注問題本身、情況本身、工作行為本身，而不關注個人。

當行為發(fā)生時，一定要精確描述所處的情況。

例如：

“XX，今天早前咱們那個會議中，有三次……”不要使用“總是”和“從不”這樣的詞。

如果你說“XX，組會你總是遲到”，那XX會把這種評判當作人身攻擊，然后自然處于對抗狀態(tài)，試圖證明自己正點到過。

總有不用人身攻擊來提供改錯或調整反饋意見的方法。只要傳達得好，反饋意見能夠綁牢關系、增進交流、解決沖突。

04

小  結

優(yōu)秀的團隊領導應當知道自己的員工什么時候被推出舒適區(qū)。

要是沒有推陳出新的工作挑戰(zhàn)，任何有才華的員工都會變得無聊并失去工作興趣。

團隊領導也需要為員工成功把握新挑戰(zhàn)，在員工使用新技能之前應當提供演練和練習的機會。

但并不是對著員工發(fā)表如何有效開展客戶會議的長篇大論，而是讓他們自己有所思考。

不要將指導團隊成員的角色限制在年度工作。

利用簡短的非正式交流時間非常重要——走廊上、電梯里，這樣可以發(fā)現(xiàn)團隊成員現(xiàn)在怎么樣。

找機會把指導工作嵌入每次會議、每次對話，甚至是電話留言和電子郵件中。

使用比如和故事來解釋工作理念和鼓勵員工。講講別人達成工作目標的故事。

如果你尋求有人自愿承接某些項目或執(zhí)行某項工作，要確保他們看到你站出來打了第一槍。

如果你要求別人改變行為，自己要成為第一個展現(xiàn)新動作的人。