我認(rèn)為這個事情要看公司員工的認(rèn)知層次，正規(guī)的企業(yè)一般是要求員工做日計劃日總結(jié)、周計劃周總結(jié)、月計劃月總結(jié)和年計劃年總結(jié)的。這些工作屬于常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化動作，屬于職業(yè)經(jīng)理人的時間管理技能的范疇。

時間管理有三個法則，三個工具，在這里給大家介紹一下。

時間管理的法則：

1、二八法則

一個人的時間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學(xué)會合理地分配時間和精力。要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能出關(guān)鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動其余80%的發(fā)展。

重新審視工作時間表，分出事情的輕重緩急，要毫不留情的拋棄低價值的活動；永遠(yuǎn)先做最重要的事情。

核心理念：人類社會20%的資源，與80%的資源活動有關(guān)。

應(yīng)用要決：要事第一，重要產(chǎn)品第一，關(guān)鍵人物第一，核心環(huán)節(jié)第一。

2、第二象限法則

第二象限法則是時間管理理論的一個重要觀念，是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。

3、ABC法則

A B C 時間管理法是美國管理學(xué)家Lake in 提出的一種管理方式，他把工作分為 A、B、C三個等級，A 級為最重要、必須完成的工作，B 級為較重要應(yīng)該完成的工作，C 級為較不重要即可以暫時擱置的工作。

ABC時間管理的步驟如下：

（1）列出目標(biāo)：每日工作前列出“日工作清單”。

（2）目標(biāo)分類：對“日工作清單”分類。

（3）排列順序：根據(jù)工作的重要性、緊急程度確定ABC順序。

（4）分配時間：按ABC級別順序定出工作日程表及時間分配情況。

（5）實施：集中精力完成A類工作，效果滿意，再轉(zhuǎn)向8類工作。對于C類工作，在時間精力充沛的情況下，可自己完成，但應(yīng)大膽減少C類工作，盡可能委派他人執(zhí)行，以節(jié)省時間。

（6）記錄：每一事件消耗的時間。

（7）總結(jié)：工作結(jié)束時評價時間應(yīng)用情況，以不斷提高自已有效利用時間的技能。

時間管理的三個工具：

1、日計劃

每天都要做日計劃。下班前抽出15-30分鐘的時間，把今天的工作要想總結(jié)一下，同時根據(jù)周計劃、月計劃把第二天的工作計劃設(shè)計出來，并且按照重要程度排序。

第二天早上按照日計劃開始工作，先做重要的，再做次重要的。同時要留出彈性時間，如果是經(jīng)理人，至少要留出40%的時間來應(yīng)付突發(fā)事件。

堅持！堅持！堅持！

2、會議管理

會議管理可以參照三星：

九個凡是：

一、凡是會議，必有準(zhǔn)備：

在三星，永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議，在三星重大的會議都有事先檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。在會議前，必須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進了會議室才開始思考。

二、凡是會議，必有主題：

在三星，開會必須要有明確的會議目的；在會議準(zhǔn)備的PPT前3頁PPT，必須顯示會議主題。會議的主題，要事先通知與會人員。

三、凡是會議，必有紀(jì)律：

在三星，開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任），在會議前先宣布會議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會議上不按流程進行要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。

四、凡是會議，會前必有議程：

要在會議之前明確清楚會議的議程，會議運營人員并要在會前將議程書面發(fā)給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、凡是會議，必有結(jié)果

開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時間的浪費；所以，每個人都要積極地參與到會議議程中來，會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好控制在1.5-2小時以內(nèi)，太長的時間會超過人的疲勞限度。會議主持人要設(shè)置時間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘等。會議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進入執(zhí)行程序。

六、凡是開會，必有訓(xùn)練

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資，讓員工快速成長。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯，提示技能，本質(zhì)是提高了時間價值。

三星有專門針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練，會讓公司的會議變得高效。

七、凡是開會，必須守時

設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束：準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間；開會一定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題；如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

八、凡是開會，必有記錄：

一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要；企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病，就是由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。

九、凡是散會，必有事后追蹤

記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)、適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

三個簡單卻很有意義的公式：

①開會+不落實=零；

②布置工作+不檢查=零；

③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。

3、會見管理

會見管理中不管是主動拜訪還是接見客人，一定要提前的預(yù)約機制。這樣可以把會見雙方的時間高效利用起來。

比如提前預(yù)約，告知對方大約什么時間見面、談?wù)撌裁词虑?，大約需要多長時間等等。

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2.作者：鄧玉金，資深HRD，實戰(zhàn)培訓(xùn)師，人力資源暢銷書作者，轉(zhuǎn)載請注明出處。