優(yōu)質(zhì)、高效地做好文件材料工作，是確保黨政機(jī)關(guān)大中型會(huì)議圓滿召開(kāi)的重要保證。

會(huì)議方案。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)及早提出會(huì)議召開(kāi)的建議方案，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議方案包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容（議題）、參會(huì)人員、議程、工作機(jī)構(gòu)、會(huì)議材料及會(huì)務(wù)工作等內(nèi)容。

會(huì)務(wù)工作方案。就會(huì)議準(zhǔn)備工作提出分工安排，包括會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的成立及分工、會(huì)議材料的撰寫(xiě)分工及完成時(shí)限、會(huì)議材料印制及裝袋、會(huì)場(chǎng)布置及氛圍營(yíng)造、會(huì)議食宿及交通保障、會(huì)議安全保衛(wèi)、會(huì)議宣傳報(bào)道等。有時(shí)還可延伸到各小組的工作方案，把總體方案和各小組細(xì)化方案匯總成一個(gè)詳細(xì)的方案。會(huì)務(wù)工作方案可供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的人員掌握，作為會(huì)務(wù)工作依據(jù)性文件。

會(huì)議須知。包括會(huì)議作息時(shí)間、會(huì)議日程、會(huì)議地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)人員、聯(lián)絡(luò)方式、會(huì)議工作機(jī)構(gòu)、會(huì)議注意事項(xiàng)、會(huì)議服務(wù)指南等。須印送會(huì)議代表、會(huì)務(wù)工作人員。

會(huì)議主持詞。指會(huì)議開(kāi)始、結(jié)束和會(huì)中套開(kāi)的會(huì)議的主持詞，包括會(huì)議召開(kāi)的背景、意義、參會(huì)人員、會(huì)議議程、分項(xiàng)介紹議程、總結(jié)會(huì)議效果、提出貫徹會(huì)議精神的要求等。主持詞送主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)審定、使用。

會(huì)議主題報(bào)告。包括會(huì)議召開(kāi)的背景、意義、主題、指導(dǎo)思想、工作回顧、工作打算、希望號(hào)召等內(nèi)容。主題報(bào)告是會(huì)議的核心文件，一般印送會(huì)議代表，有的在會(huì)后印送代表。同時(shí)，常常附上報(bào)告起草說(shuō)明、名詞術(shù)語(yǔ)解釋等，便于代表理解把握?qǐng)?bào)告精神。

其他需會(huì)議審議、討論的材料。主要包括會(huì)議的分題報(bào)告，法律法規(guī)審議報(bào)告，候選人情況介紹等。這類(lèi)材料不同會(huì)議各不相同，印送范圍也有差異。

會(huì)議有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話材料。包括有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)、結(jié)束時(shí)、各種分會(huì)中的講話，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議中的發(fā)言等。這類(lèi)材料一般只印送講話領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人使用，如需學(xué)習(xí)貫徹則在會(huì)議結(jié)束后印發(fā)。

會(huì)議發(fā)言材料。主要指在會(huì)上交流經(jīng)驗(yàn)、談學(xué)習(xí)體會(huì)的材料，這類(lèi)材料由大會(huì)提出統(tǒng)一要求，可印發(fā)會(huì)議代表。

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。將會(huì)議召開(kāi)的動(dòng)態(tài)消息、會(huì)議代表分組討論發(fā)言等內(nèi)容編成簡(jiǎn)報(bào)，印發(fā)會(huì)議代表交流。這類(lèi)材料僅限會(huì)中使用。

會(huì)議新聞稿。將會(huì)議的動(dòng)態(tài)消息、會(huì)議的主要精神及時(shí)向社會(huì)發(fā)布，此類(lèi)稿件需認(rèn)真審核，統(tǒng)一報(bào)道口徑，把握?qǐng)?bào)道時(shí)機(jī)。

會(huì)議決議、公報(bào)。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議議題作出表決、評(píng)價(jià)，有的向社會(huì)發(fā)布。這類(lèi)材料是會(huì)議集體智慧的結(jié)晶，政治性、政策性非常強(qiáng)，一定要十分謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按照會(huì)議要求發(fā)布。

做好協(xié)調(diào)分工，避免交叉重復(fù)。會(huì)議文件材料涉及面廣、內(nèi)容多，在材料撰寫(xiě)前要搞好協(xié)調(diào)。

一是主題報(bào)告與分題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容的劃分。主題報(bào)告應(yīng)突出會(huì)議的主題、指導(dǎo)思想、總體思路、工作總結(jié)的理性思考、工作思路和要求，要與中央、上級(jí)文件和指示精神保持高度一致，報(bào)告要管“總”，立意要高；分題報(bào)告主要側(cè)重專(zhuān)項(xiàng)工作的內(nèi)容；領(lǐng)導(dǎo)其他講話應(yīng)從分管工作的角度，以主題報(bào)告為統(tǒng)攬，提出要求，要具有操作性。

二是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)的講話與會(huì)議結(jié)束時(shí)講話的內(nèi)容劃分。如果會(huì)議沒(méi)有主題報(bào)告，常常把主要領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)的講話當(dāng)作主題報(bào)告來(lái)寫(xiě)，在會(huì)議結(jié)束時(shí)的講話則主要總結(jié)評(píng)價(jià)會(huì)議成效、提出貫徹會(huì)議精神要求，對(duì)重點(diǎn)工作作出強(qiáng)調(diào)。

三是會(huì)議交流材料。注意選擇不同的典型、不同的經(jīng)驗(yàn)介紹情況，分別從不同角度交流信息、啟迪思想。

深入調(diào)查研究，翔實(shí)占有素材。黨代會(huì)、全委會(huì)、人代會(huì)、人大常委會(huì)、政協(xié)會(huì)、政協(xié)常委會(huì)等會(huì)議議題重大，起草會(huì)議主題報(bào)告、分題報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)講話都必須翔實(shí)占有第一手材料，真實(shí)反映本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾的生產(chǎn)生活實(shí)際。一是認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)方針政策，吃透精神實(shí)質(zhì)。二是深入調(diào)查研究，了解掌握基層情況。起草報(bào)告、講話必須深入基層調(diào)研，聽(tīng)取生產(chǎn)一線和群眾的呼聲，反映民意，為會(huì)議科學(xué)決策提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，否則，就可能使會(huì)議開(kāi)得空洞、脫離實(shí)際、脫離群眾，沒(méi)有成效。三是廣泛收集其他地區(qū)、城市的相關(guān)材料，認(rèn)真學(xué)習(xí)借鑒，開(kāi)啟思路。

立意扣題，反復(fù)錘煉。一是會(huì)議文件材料的撰寫(xiě)應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞會(huì)議的主題、指導(dǎo)思想來(lái)寫(xiě)，抓住會(huì)議的靈魂，這樣會(huì)議材料才有“神”，立意才高。二是快寫(xiě)細(xì)磨慢推敲，對(duì)文字表述要反復(fù)推敲，認(rèn)真修改，重要文件材料可集中各單位的優(yōu)勢(shì)力量進(jìn)行背靠背的修改或集中討論，逐條逐句修改，字斟句酌，反復(fù)錘煉。

表述一致，維護(hù)權(quán)威。會(huì)議文件材料種類(lèi)較多，分別由不同的部門(mén)、同志分工協(xié)作完成，在材料的選用、統(tǒng)計(jì)口徑、語(yǔ)言表述等方面可能有所差異。在寫(xiě)作中，涉及相同內(nèi)容，應(yīng)使用統(tǒng)一口徑的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、語(yǔ)言表述，以免產(chǎn)生歧義。為此，在會(huì)議文件材料印制前，應(yīng)由有關(guān)負(fù)責(zé)同志最后進(jìn)行一次審核、把關(guān)，消滅文件材料中的疏漏。

超前安排，留有余地。會(huì)議文件材料尤其是主題報(bào)告、分題報(bào)告、主要領(lǐng)導(dǎo)講話起草需花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，辦公廳（室）的負(fù)責(zé)人要超前謀劃，請(qǐng)示報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，早作安排，留足起草、修改和送審的時(shí)間，以免被動(dòng)。

（作者：陳科、楊玉華、秦明、趙德強(qiáng)）