時(shí)間管理高手到底做對了什么？只因掌握了這三大基本原則

職千金 · 4天前

無論你是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是最基層的打工人員，都存在“時(shí)間不夠用”的難題?；蛟S你在思考著需要更多時(shí)間做更多的項(xiàng)目，或者讓公司的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)得更加順暢，效益最大化，而他卻想著能多付出一些，這樣就可以得到更多報(bào)酬或?yàn)樽约籂幦∽銐虻男蓍e時(shí)間。問題都是一樣的存在，只不過雙方站立的角度和層級(jí)不同罷了。

然而每個(gè)人的一天僅有24小時(shí)，對于任何人來說，都是公平的。我們也必須承認(rèn)一個(gè)事實(shí)，那就是沒有人能夠在同一時(shí)間內(nèi)做多件事情。這就要求我們對需要做的事情，有良好的分類和時(shí)間規(guī)劃，真正的時(shí)間管理高手究竟做對了什么呢？今天我們就為大家揭開這層神秘面紗，如果你也能理解透徹并堅(jiān)決落實(shí)以下的三個(gè)原則，你也完全可以成為自己羨慕的高效率人士。

一、帕累托定律

意大利著名的經(jīng)濟(jì)學(xué)家弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）發(fā)現(xiàn)了這一定律，并以他的名字來命名，這就是大家所熟知的二零八零法則，也即二八定律（80/20 rule）。他用一個(gè)比率向人們展示了很多事物間的因果關(guān)系。

比如，一個(gè)企業(yè)的80%的利潤來自于其中的20%的優(yōu)質(zhì)客戶；這個(gè)世界上20%的頂級(jí)富豪，掌握了全世界80%的財(cái)富；20%的生產(chǎn)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致80%的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，等等。

這當(dāng)然也同樣適用于工作和時(shí)間管理。我們手頭上20%的重要工作，決定了80%的整體工作效果及個(gè)人成長，20%的時(shí)間完成了80%的重要工作等。雖然這并不是特別準(zhǔn)確的數(shù)字，可事實(shí)的確如此，用一句名言來形容也許更恰當(dāng)：“真理永遠(yuǎn)都掌握在少數(shù)人的手中。”

進(jìn)行時(shí)間管理的首要原則就是牢牢把握二八定律，分清主次，合理分配時(shí)間，并最大程度的執(zhí)行下去。你首先要做的就是對手頭的所有工作進(jìn)行一次全面而細(xì)致的盤點(diǎn)，思考并決定究竟哪些事情能夠產(chǎn)生最大的效果。

這一點(diǎn)往往很容易被忽視，因?yàn)槌３Ｄ阏J(rèn)為不起眼的習(xí)慣性的“例行公事”，可能就是最能產(chǎn)生效效果的事情。你還應(yīng)該區(qū)分一點(diǎn)，真正能發(fā)揮大作用的事情，也不一定就是你每天花費(fèi)時(shí)間最多的事情。

經(jīng)過仔細(xì)思考后，你可以根據(jù)美國的史蒂芬·R·科維教授提出的“四象限時(shí)間管理”原則，來對所有工作任務(wù)進(jìn)行排序，確定好它們之間的優(yōu)先級(jí)別。這四類任務(wù)可分為：緊急且重要，緊急但不重要，重要但不緊急，既不緊急也不重要（但仍然是必要的）。

緊急的事情無論重不重要都應(yīng)該要立刻行動(dòng)，你可以自己親自去做，或者是安排委托別人去做。而可以等待的事情，也不是一定要等到快要發(fā)生之前才去采取行動(dòng)，而是提前做好計(jì)劃或安排，這樣才能確保所有事件有序恰當(dāng)?shù)耐瓿伞?/p>

這里還有一個(gè)關(guān)鍵性的問題值得引起重視，一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者，往往能夠集中時(shí)間和精力在他們確定的優(yōu)先事項(xiàng)上，原因是因?yàn)樗麄冇凶銐虻哪芰ρ杆俣鴪?jiān)定的確定究竟哪些才是優(yōu)先事項(xiàng)。

而與此相對的，一個(gè)低效率工作者，總是花了寶貴的時(shí)間決定哪些事情應(yīng)該優(yōu)先，但又一次又一次的檢查自己的決策，因?yàn)樗麄円膊淮_定這究竟是不是重要的，優(yōu)先的任務(wù)。而時(shí)間恰恰浪費(fèi)在這一次次的猶豫不決的重新審視中。這都來源于自己的不自信和猶豫不決的性格特征。在進(jìn)行時(shí)間管理的訓(xùn)練中，這一不良心態(tài)是一定要堅(jiān)決斷除的。

你必須確定一個(gè)事實(shí)，那就是無論你的待辦事項(xiàng)中列舉了10件，或者100件，總是要有事情優(yōu)先來完成，而你又不可能在同一時(shí)間做兩件事情，所以，你必須提前做出決定，而且越早越好。為了緩解這樣的不自信所帶來的壓力，你必須從以下四點(diǎn)說服你自己：

經(jīng)過這樣的自我心理疏導(dǎo)，你一定會(huì)對整個(gè)過程都感覺到無比舒適，對自己充滿信心，在積極的投入到工作事項(xiàng)后，壓力也將逐漸消失，工作狀態(tài)就會(huì)慢慢的出來。每當(dāng)你成功的完成一件待辦事項(xiàng)，你的信心就會(huì)增加一分，逐漸的進(jìn)入良性循環(huán)中。

二、瑣事不容忽視

除了確定主次，建立信心并按優(yōu)先級(jí)依次完成任務(wù)外，我們不得不對“瑣事”引起重視，這些瑣事不僅來自于工作，還有很大一部分來自于生活，如果你對它們視而不見，很可能會(huì)“深受其害”，讓自己無法專心于手頭工作，所有的良好計(jì)劃付諸東流。你可以采用以下三個(gè)方法盡可能的消除它們對自己的影響。

1、集中時(shí)間處理

瑣事無處不在，無孔不入，如果你無法忍受其干擾，那就要明確的預(yù)留一段時(shí)間去集中的處理它們。不要以為“瑣事”無關(guān)緊要，做不做都無所謂，其實(shí)，有些瑣事甚至可以被劃分為“緊急且重要的第一要?jiǎng)?wù)”。它們不能被忽視，也不能積壓，否則只會(huì)越來越難纏，造成更加嚴(yán)重的問題。

集中時(shí)間處理并不意味著必須用一整段的長時(shí)間去對待，而也可以是偶爾的幾分鐘，或者幾十分鐘，比如整理桌面，清理文件，打掃房間等，這都是良好的習(xí)慣，能有效的提升接下來的工作效率。

2、瑣事優(yōu)先

如上所述，部分瑣事是緊急且重要的，不僅不能忽視，反而應(yīng)該提前安排。而且越早做越好，可以消除接下來的一系列難以糾纏的問題。

所謂“磨刀不誤砍柴工”，真正的高效率工作，并不是把所有時(shí)間都用在真正有效的任務(wù)上，那些看起來沒有什么生產(chǎn)力，不能產(chǎn)生多大效果的準(zhǔn)備工作，恰恰就是你提升效率的關(guān)鍵所在。所以，盡可能快速的，在第一時(shí)間消除它，能給你創(chuàng)造很多意想不到的好機(jī)會(huì)。

3、消除不必要任務(wù)

與之上的重要“瑣事”相比，還有一些雜事可能真的就是無關(guān)緊要的。這里還包括你的很多習(xí)慣性行為。它們看起來雖然是那么的必要，實(shí)際上并不能給真正有效的工作帶來什么幫助。

有的是自我心里安慰，有的是為了迎合他人的期望，有的是一而再，再而三的重復(fù)保障式工作，也有的是你表面上認(rèn)為的應(yīng)該參與的“好事”，實(shí)際只是為了滿足自己的虛榮心而已。對這些不必要的任務(wù)，要懂得一鍵刪除，自然會(huì)感覺輕松很多。

三、設(shè)定最后期限

拖延似乎是人的天性，每個(gè)人都會(huì)有，而每一個(gè)低效率工作者無一不是“拖延癥”的重癥患者。想要從根本上提升效率，管理好時(shí)間，就必須徹底改變拖延的惡習(xí)。其中最行之有效的方法就是為每一件任務(wù)，尤其是重要任務(wù)設(shè)定最后的完成期限，告訴自己必須在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)之前完成。這比任何一個(gè)時(shí)間管理方法都來得更有效，也更加直接。當(dāng)一件事情到了最后的時(shí)候，到了不得不做的時(shí)候，我們再也不會(huì)給自己找任何的借口，而只管踏實(shí)的執(zhí)行。

《愛麗絲夢游仙境》電影中紅皇后（Red Queen）告訴愛麗絲說：“在這里你將看到，快速奔跑才能保持在原地，如果你想到別的地方去，你必須以兩倍的速度奔跑?！?/p>

現(xiàn)在的社會(huì)節(jié)奏日益加快，我們必須要有一種緊迫感。雖然它會(huì)給自己帶來不舒服的壓力，但是保持適當(dāng)?shù)木o迫感，能真實(shí)的促進(jìn)我們更加積極的行動(dòng)，而不是在一種散漫的狀態(tài)下渾渾噩噩的度過一天又一天的寶貴時(shí)光。

你甚至還可以把已經(jīng)規(guī)定的最后完成期限，人為的提前一段時(shí)間。比如在月底必須做出的報(bào)表，自己規(guī)定要在每月28號(hào)之前就做出來；或者把自己的手表永遠(yuǎn)的調(diào)快10分鐘。

這樣就能給自己留有充足的余地，當(dāng)我們真的提前完成的時(shí)候，一定會(huì)信心倍增，增強(qiáng)自己的動(dòng)力，也可以選擇在多余的時(shí)間里，將這個(gè)結(jié)果優(yōu)化得更好，這必然使我們的工作越來越出色，逐漸步入到良性循環(huán)中。

以上三大原則是時(shí)間管理的最基本方法，相信大家只要在工作中靈活運(yùn)用，一定能摸索出更好的適合自己的細(xì)節(jié)方法，最關(guān)鍵的就是讓它成為自己的行為習(xí)慣。

一旦形成了習(xí)慣，你會(huì)清楚的知道自己每個(gè)時(shí)間應(yīng)該做什么，深刻了解到目前做到了哪一步，還需要往什么方向做怎樣的進(jìn)展，什么時(shí)候應(yīng)該做出取舍，到了什么時(shí)間點(diǎn)必須完成。經(jīng)過這樣刻意而有效的訓(xùn)練，你一定會(huì)變得越來越優(yōu)秀的！

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