檔案管理在整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實(shí)厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著企業(yè)發(fā)展的不斷壯大，企業(yè)檔案已然成為企業(yè)發(fā)展的重要資源。

企業(yè)檔案是指將企業(yè)有價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔、整理，即與企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料。

如：圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等所有企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為重要的憑據(jù)和原始資料、數(shù)據(jù)等。

作為上市公司的檔案管理工作，證券部門起著至關(guān)重要的作用，除了需要將公司日常經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)相關(guān)資料歸檔，還必須把信息披露、投關(guān)活動(dòng)記錄、內(nèi)幕信息登記等文件資料歸檔。

監(jiān)管法規(guī)對(duì)上市公司文件資料存檔也有規(guī)定，可見檔案管理工作并非小事，事無(wú)巨細(xì)，必須謹(jǐn)慎對(duì)待哦~~

有很多小伙伴會(huì)認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是把日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、信息披露等資料通過(guò)紙質(zhì)、電子各存檔一份咯，簡(jiǎn)直so easy！如果你真這樣認(rèn)為，小編只能翻個(gè)白眼兒給你的工作評(píng)個(gè)入門級(jí)。

證券部檔案管理類別有哪些？

除了上述列舉的監(jiān)管法規(guī)所要求的檔案歸檔文件以外，實(shí)際上需要?dú)w檔保存的資料非常之多。

例如：人力資源部的員工勞動(dòng)合同、績(jī)效考核，財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告，工程部的設(shè)計(jì)圖紙、工程合同等，毫不夸張地說(shuō)，一個(gè)規(guī)范的公司檔案管理等于公司的備份。

作為董辦人，也應(yīng)將各項(xiàng)工作涉及的資料進(jìn)行歸檔。小編歸納了以下幾類文檔管理的類型~~

三會(huì)資料是上市公司一項(xiàng)重要的檔案管理項(xiàng)目，建議將三會(huì)進(jìn)行分類歸檔，例如：董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)、董事會(huì)專業(yè)委員會(huì)。再按照會(huì)議召開的年份、屆次進(jìn)行細(xì)分歸檔，通過(guò)電子文件創(chuàng)建文件清單，按照會(huì)議通知、議案文件、簽到冊(cè)、表決票、會(huì)議記錄、會(huì)議決議、簽字掃描頁(yè)等順序整理歸檔。記載會(huì)議表決投反對(duì)、棄權(quán)票的說(shuō)明文件一定要保存。

信披文件主要包括定期報(bào)告、臨時(shí)公告以及非公告上網(wǎng)文件。

定期報(bào)告需要按時(shí)間順序?qū)⒛陥?bào)、半年報(bào)、季報(bào)全文及摘要?dú)w檔，為了將來(lái)更快速便捷查閱歷史文件，建議將審議通過(guò)該次定期報(bào)告的股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議，以及董事、高管書面確認(rèn)書一并歸檔。

臨時(shí)公告按照公告編號(hào)的順序歸檔，公告正文以及上傳交易所的相關(guān)文件都需要一并歸檔。

此外，非公告上網(wǎng)文件包括單獨(dú)披露的各類報(bào)告、中介機(jī)構(gòu)核查意見等也要存檔保留。

小編認(rèn)為這一項(xiàng)的資料歸非常需要綜合性管理，重大事項(xiàng)通常是一個(gè)完整的項(xiàng)目，絕非一份單一的文件資料管理，例如重組、發(fā)債、股權(quán)變更、非公開發(fā)行、股權(quán)激勵(lì)計(jì)劃等重大事項(xiàng)需按照項(xiàng)目推進(jìn)的時(shí)間軸，從立項(xiàng)、籌劃、招標(biāo)、審批、停復(fù)牌、審計(jì)、三會(huì)審議、監(jiān)管備案、資本交割、工商變更等各節(jié)點(diǎn)涉及的文件資料要形成一個(gè)完整的項(xiàng)目資料鏈進(jìn)行完整保存。

當(dāng)然，也不限于以上所歸納的事項(xiàng)，上市公司還需要將擬發(fā)行期的檔案進(jìn)行存檔保存，包括首次報(bào)備、輔導(dǎo)備案、改制輔導(dǎo)等相關(guān)資料。

對(duì)于投資者來(lái)訪交流問(wèn)答、證券研究機(jī)構(gòu)調(diào)研、投資者交流會(huì)、業(yè)績(jī)說(shuō)明會(huì)、路演等相關(guān)文件要及時(shí)歸檔。

上市公司進(jìn)行收購(gòu)、重大資產(chǎn)重組、發(fā)行證券、合并、分立、回購(gòu)股份等重大事項(xiàng)，除了填寫上市公司內(nèi)幕信息知情人檔案外，還應(yīng)當(dāng)制作重大事項(xiàng)進(jìn)程備忘錄，內(nèi)容包括但不限于籌劃決策過(guò)程中各個(gè)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)的時(shí)間、參與籌劃決策人員名單、籌劃決策方式等。上市公司應(yīng)當(dāng)督促備忘錄涉及的相關(guān)人員在備忘錄上簽名確認(rèn)。建議歸檔時(shí)按照年份、事件類型標(biāo)注登記的內(nèi)容關(guān)鍵詞，方便查找。

說(shuō)到監(jiān)管部門的發(fā)文、發(fā)函，會(huì)有小伙伴問(wèn)，難道這些文件還要存檔啊？事無(wú)巨細(xì)，必須得認(rèn)真存檔，以備后查。建議可以按照發(fā)文部門進(jìn)行歸檔，例如按照證監(jiān)會(huì)、證監(jiān)局、交易所、中登公司、信息公司、證券協(xié)會(huì)等部門進(jìn)行分類管理，并將所有相關(guān)的問(wèn)詢函答復(fù)文件一并歸檔保存。

董監(jiān)高人員檔案管理也是一項(xiàng)重要工作，包括：人員簡(jiǎn)歷、任職資格證書、持股信息、榮譽(yù)證書等，以及董監(jiān)高人員參加履職培訓(xùn)等活動(dòng)記錄資料都需要妥善保管，今后換屆選舉、后續(xù)相關(guān)資料填報(bào)、年報(bào)董監(jiān)高信息填報(bào)時(shí)會(huì)比較方便哦，當(dāng)然，小編提示各位，董監(jiān)高人員信息不是一成不變的，要記得及時(shí)更新哦，對(duì)于離任董監(jiān)高資料也要繼續(xù)歸檔留存。

公司產(chǎn)品、董監(jiān)高等獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)都可以作為實(shí)物證明存檔哦~~

檔案管理你真的做好了嗎？

小編也曾簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是把所有日常事務(wù)的電子檔案、紙質(zhì)文檔保留備查，可實(shí)際上在與很多證券部小伙伴們接觸之后發(fā)現(xiàn)檔案管理并非一件簡(jiǎn)單的小事，會(huì)出現(xiàn)各式各樣的小問(wèn)題呢~~

1、碎片化存儲(chǔ)，備份不及時(shí)，缺乏統(tǒng)一管理

證券部通常將三會(huì)管理、信息披露、投資者關(guān)系等工作進(jìn)行專人分工負(fù)責(zé)，大家各司其職，積累的海量的文件文檔材料散落在員工的電腦上，或者隨著項(xiàng)目完結(jié)，有些文件文檔沒(méi)有及時(shí)保存留檔，造成文檔查找使用不便，或者出現(xiàn)因人為誤操作，重要資料損壞。

2、歸檔拖延，紙質(zhì)文檔與電子存檔不一致

說(shuō)起這個(gè)問(wèn)題要吐槽一些愛拖延的童鞋，領(lǐng)導(dǎo)想馬上調(diào)閱某次股東大會(huì)的會(huì)議資料，ta居然傻眼了，歸檔不完整，電子檔與紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致，到底以哪個(gè)為準(zhǔn)嘞？

3、權(quán)限管理不明，威脅文件安全

很多企業(yè)沒(méi)有明確部門各人員的相應(yīng)權(quán)限，很容易導(dǎo)致發(fā)生所需文件找不到、重要文件被任意修改刪除等尷尬情況，甚至出現(xiàn)核心數(shù)據(jù)遭篡改，重要的未披露信息文件被外泄等安全事故，給企業(yè)帶來(lái)不可挽回的破壞與損失。

4、不可控因素造成文件資料丟失

文件資料的存儲(chǔ)分散還沒(méi)來(lái)得及進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔呢，就遇到電腦壞了……人員壞了……有木有？若是遇上監(jiān)管部門來(lái)檢查那可就更慘咯~~加班加點(diǎn)也得補(bǔ)補(bǔ)補(bǔ)……

當(dāng)然，以上只是小編列舉的幾個(gè)很常見情況，每家企業(yè)實(shí)際情況也各有不同，總之，證券部的工作無(wú)小事，每個(gè)細(xì)節(jié)都不能忽略哦~~

如何加強(qiáng)檔案信息化管理？

吧啦吧啦說(shuō)了這么多，熟悉牛牛小編撰文風(fēng)格的童鞋一定知道接下來(lái)我們會(huì)給大家出點(diǎn)子~~

沒(méi)錯(cuò)！我超能力還有很多，不只是超可愛喔，趕緊準(zhǔn)備紙筆認(rèn)真總結(jié)，學(xué)習(xí)使人進(jìn)步嘛。 

1、細(xì)化分工，專人專管。

檔案材料實(shí)行承辦處歸檔制度，做到誰(shuí)承辦誰(shuí)歸檔，事結(jié)卷成。通常證券部門對(duì)各項(xiàng)工作有細(xì)化分工，三會(huì)、信披、投關(guān)工作專人專管，所以不管是誰(shuí)負(fù)責(zé)，事件承辦人員應(yīng)從受理實(shí)踐開始，注意收集事件全過(guò)程形成的材料，事件結(jié)束后及時(shí)整理，并對(duì)整個(gè)事件材料進(jìn)行補(bǔ)充完善。總之一句話，插手了某項(xiàng)工作，就得負(fù)責(zé)到底！

2、及時(shí)歸檔不拖延

有拖延癥的童鞋一定要努力克服一下，歸檔這事必須得勤快！勤快！勤快！重要的事項(xiàng)說(shuō)三遍！證券事務(wù)繁雜，每日需要處理大量的文件資料，要及時(shí)歸檔、整理、補(bǔ)充完善各項(xiàng)文件資料，在歸檔過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)文件，例如：缺少人員簽字、某個(gè)文件沒(méi)蓋章或缺頁(yè)、文件內(nèi)容編輯有誤等，要立即補(bǔ)充完善。若是拖延幾天，沒(méi)來(lái)得及補(bǔ)充呢又會(huì)被其他的海量文件覆蓋，將來(lái)彌補(bǔ)起來(lái)也很不方便。

明日復(fù)明日，明日何其多，所以童鞋們現(xiàn)在開始馬上行動(dòng)，趕快行動(dòng)起來(lái)~

3、電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致

為了提高文件檢索的效率，紙質(zhì)與電子文件需各存一份，建議大家編制一份資料目錄表，可按照年份、業(yè)務(wù)類型等科目進(jìn)行編號(hào)存儲(chǔ)，科學(xué)有效的檔案管理方式會(huì)讓將來(lái)的工作事半功倍。

需要注意的是，電子文件修改之后一定要記得及時(shí)更新紙質(zhì)文檔的內(nèi)容。

4、打造文檔統(tǒng)一安全存儲(chǔ)平臺(tái)

信息化辦公已逐漸植入各行各業(yè)，電子化存儲(chǔ)比紙質(zhì)資料檢索查閱更方便，打造文檔統(tǒng)一安全存儲(chǔ)平臺(tái)將分散的文件資料全面收集存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

如果你還沒(méi)有很好的檔案管理方法，可以借助一些專業(yè)服務(wù)的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的文件數(shù)據(jù)管理。

總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時(shí)也可以極大地簡(jiǎn)化檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案資料的保密性。

可愛的你還有什么優(yōu)秀的檔案管理方法，記得也分享給我們噢~~