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管理者必讀|解決問題最簡單的方法——專注:鎖定問題

 半夢書齋 2019-06-25

認(rèn)清你的思維方式

一旦遇到不熟悉的問題,大多數(shù)人都會只用一種方式搜集信息,并以此為基礎(chǔ)來對各種答案進(jìn)行利弊分析。不同的信息搜集方式,會決定你最終所選的答案。你是如何搜集信息的呢?請看下面的練習(xí):

1. 每次選擇一件新電器時,你通常會:

A. 觀察其他消費者的評論,并比較不同電器的功能和價格;B. 選擇那件看上去最適合的。

2. 在選擇度假目的地時,你通常會:

A. 事先投入大量時間做一番深入研究;

B. 遵從第一印象,去看上去比較順眼的地方。

3. 在決定一套行動方案時,你會:

A. 設(shè)計一套具體的步驟,一步步向著預(yù)先設(shè)定的目標(biāo)邁進(jìn);

B. 大概知道自己的目標(biāo)是什么,但會邊做邊調(diào)整。

4. 你在什么時候最快樂:

A. 當(dāng)我終于找到實現(xiàn)某個目標(biāo)的最佳方法時;

B. 發(fā)現(xiàn)自己面前有無數(shù)種可能時。

5. 在解決一個復(fù)雜問題時,你會:A. 一步一個腳印地前進(jìn);B. 時刻關(guān)注宏觀形勢。6. 你堅信,生活中最重要的東西是:A. 實現(xiàn)一些清晰的目標(biāo);B. 探索各種可能。7. 在實現(xiàn)某個目標(biāo)的過程中,你傾向于:A. 按計劃行事;B. 邊做邊琢磨。8. 你覺得學(xué)習(xí)某項技能最快的方式是:A. 深入研究,摸清規(guī)則,掌握方法;B. 不斷試錯。9. 如果某樣?xùn)|西在家里不見了,你會:A. 徹底搜查所有可能的地方;B. 只看最可能找到失物的地方。10. 在解決某個問題時,你會花大量時間:A. 研究所有細(xì)節(jié);B. 想出盡可能多的辦法。

數(shù)數(shù)看,你一共得了多少A,多少B。然后對照下面內(nèi)容來判斷你的思維方式。如果你的A數(shù)量超過B,那說明你天生屬于探路型(Pathfinder);如果B數(shù)量超過A,那說明你屬于導(dǎo)航型(Pilot);如果A、B數(shù)量接近,那說明你在處理問題時比較靈活,可以根據(jù)實際需要調(diào)換風(fēng)格。最理想的是能熟練運用兩種風(fēng)格,這樣會讓你更靈活、更有創(chuàng)造力,同時又能因地制宜,隨機應(yīng)變。

探路型

探路者們喜歡系統(tǒng)地、按部就班地搜集信息,喜歡關(guān)注細(xì)節(jié)。當(dāng)你需要發(fā)現(xiàn)一些未知要素,而且時間比較充足時,探路型是最佳方式。尤其是在解決技術(shù)問題或者“聚合型問題”時,探路型往往是最有效的思路。

但這種風(fēng)格也有它的缺點:它會讓你只關(guān)注一種方案,而忽略其他可能性。

一般來說,探路者們的通常做法是:

● 首先搜集盡可能多的事實資料;

● 研究其他人是如何處理類似問題的;

● 寫出各種可能的解決方案,列出各種方案的利弊;

● 向著目標(biāo)詳細(xì)規(guī)劃每一步。

導(dǎo)航型

導(dǎo)航者們喜歡從宏大的角度思考問題。他們更愿意依賴直覺或本能,喜歡尋找盡可能多的解決方案。導(dǎo)航型風(fēng)格比較適合處理“發(fā)散型”、需要快速解決,或者條件會經(jīng)常變化的問題,因為這樣的問題往往不止一個答案——而在遇到類似問題時,導(dǎo)航者們可以提出很多極富創(chuàng)意的答案。導(dǎo)航型風(fēng)格的缺點在于:在遇到只有一個或少數(shù)解決方案的問題時,導(dǎo)航者們將無法確定具體的步驟來幫助團隊實現(xiàn)目標(biāo)。一般來說,導(dǎo)航員們的通常做法是:

● 首先考慮“宏觀情況”,從大背景上摸清狀況;

● 使用創(chuàng)意技巧來產(chǎn)生盡可能多的解決方案;

● 先做再說,邊做邊改進(jìn)方法;

● 相信自己,相信直覺。

如何有效專注?

無論是解決問題,做出決定,還是采取任何行動,首先你必須做到專注。要想處理好一個項目或計劃的方方面面,你必須學(xué)會專注。

心理學(xué)家告訴我們,人的大腦有四種層次的專注,正如手動擋車子有幾個擋位。之所以如此,是因為人腦有四種不同的活動狀態(tài)。我們每個人都會無意識地在四個擋位間切換,但只要稍加練習(xí),你便可以“有意識地?fù)Q擋”。

大腦擋位早在上個世紀(jì),科學(xué)家們就已經(jīng)發(fā)現(xiàn),人在思考時,大量活躍的腦細(xì)胞會有節(jié)奏地釋放出電子脈沖,人的大腦越活躍,釋放的節(jié)奏就會越快。這就是我們所說的大腦的“擋位”。

1擋:大腦處于theta波段,大腦波動比較緩慢。此時人通常處于睡眠或白日夢的狀態(tài),幾乎完全專注于內(nèi)部;

2擋:大腦處于alpha波段,大腦波動處于中等狀態(tài)。此時人相對清醒,但仍比較放松,雖然仍然專注于內(nèi)部,但已經(jīng)做好行動準(zhǔn)備了;

3擋:大腦處于beta波段。此時人比較專注,腦力活動也比較活躍了;

4擋:大腦處于高beta波段。此時人高度專注,有些焦慮,甚至可能有崩潰的危險。

1擋和2擋時,人很容易進(jìn)入自己的潛意識,能將來自大腦不同區(qū)域的信息進(jìn)行整合。3擋和4擋更加適合邏輯思維,適合集中精力處理具體事務(wù)。

如何減擋

首先找個安靜、不會被打擾的地方,微閉雙眼,慢慢放松。深呼吸,放慢節(jié)奏,保持每分鐘呼吸4次即可——最理想的情況是泡澡、淋浴、走路、靜坐或平躺。同時可以播放一些輕柔舒緩的音樂。

如何加擋

挺胸直坐,稍微加快呼吸節(jié)奏,每分鐘呼吸16至24次。少量的咖啡因(比如喝點咖啡或可樂)是不錯的選擇。但千萬不要讓自己過于興奮,否則會很容易陷入焦慮狀態(tài)。

在實際分析或解決某個具體問題時,專注是必需的。要做到專注,你需要做到以下三點:

1.判斷你需要知道何時該做決定,何時可以花時間斟酌。當(dāng)你感覺選擇太多,無法確定哪個是最佳選擇時,千萬不要莽撞行事,也不要干脆無限延期。你可以用我在后面將會談到的“聚焦解決方案”來激發(fā)自己找到最佳方案。問問自己,是要立刻做決定,還是要稍等一下,等到你想清所有可能后再說。一旦下定決心,不妨換到第4擋,立刻動手!2. 堅持并非所有問題都能馬上解決。有些問題確實需要些時間,需要你長時間關(guān)注。所以你需要抽出一定的時間,每次解決一點,每次推進(jìn)一步,慢慢解決這些問題。在這個過程中,你的潛意識自然會自動地搜集相關(guān)信息,醞釀出更好的解決方案。3. 目標(biāo)尤其是在遇到復(fù)雜問題時,要保持高度專注,你需要排除周圍信息的干擾,集中精力于眼前的問題。有時哪怕很小的事情都能打斷你的思緒,比如收音機里突然響起一首歌,它可能在你腦子里始終揮之不去,讓你產(chǎn)生某種情緒,并進(jìn)而引發(fā)更多思緒等。

管理者必讀|解決問題最簡單的方法——專注:鎖定問題

一定要留意觀察自己是否走神了,尤其是是否走向了相反的方向。一有這種苗頭,就要立刻停止,重新把注意力集中到手頭的問題上來——因為人的腦子不可能同時處理兩條信息!

如果擔(dān)心自己實在管不住自己,你可以在手腕上纏根橡皮筋,一旦發(fā)現(xiàn)自己走神,就用皮筋猛彈手腕,以此警醒自己。如果一開始感覺效果不好也沒關(guān)系,多試幾次即可。管理好你每天的節(jié)奏

如何同時處理多項任務(wù)?

現(xiàn)代人生活節(jié)奏極快,往往需要同時處理幾件事情,所以我們需要學(xué)會多任務(wù)處理。當(dāng)然,另一方面,我們也要提醒自己,一次處理太多事情容易讓我們失去焦點,甚至?xí)档凸ぷ餍省?/blockquote>

各任務(wù)間有矛盾怎么辦?

如果只是處理一些比較簡單的常規(guī)任務(wù),那問題不大;但如果是處理比較重要,要求你投入腦力的任務(wù)——比如說做一些重大決定,撰寫工作報告,或者輔導(dǎo)孩子完成家庭作業(yè)等,可能就要出問題了。如果同時處理太多事情,或者剛結(jié)束一件馬上又開始另一件,你的注意力水平就會明顯下降,無法專注,記憶力也會受影響,從而可能會頻頻出錯。

之所以如此,主要是因為這多項任務(wù)會分散你的腦力,尤其是當(dāng)這些任務(wù)大致類似時,你的腦力就會大大分散,工作效率也會大大降低。

我們知道,人的大腦分為不同部分,這些部分會負(fù)責(zé)聽、說、看、運動、語言等不同的活動。當(dāng)你面前的兩項或多項任務(wù)需要你動用同一種大腦活動時,問題很可能就會出現(xiàn)了:比如說同時跟兩個人談?wù)摬煌脑掝},一邊閱讀一邊通電話,或者左右手同時寫字等等。

如何有效處理多項任務(wù)?

下面我將告訴你該如何同時處理兩件或以上的任務(wù),并同時保證你的思維質(zhì)量。

● 不要同時處理需要同一技能的任務(wù),比如說不要一邊開車一邊撥電話號碼(兩項任務(wù)都需要占用你的“運動”技能)。但你可以同時處理需要不同技能的任務(wù),比如說一邊開車一邊聽音樂;● 如果你喜歡一邊讀書寫字一邊聽音樂,盡量放一些純音樂,不要有歌詞。或者你可以干脆聽外文歌,最好是你聽不懂歌詞的那種,這樣就不會干擾你的注意力;● 當(dāng)你需要從一件重要任務(wù)轉(zhuǎn)向另外一項重要任務(wù)時,中間最好稍微休息一下,清醒清醒大腦,或者可以在兩項重要任務(wù)中間插入常規(guī)任務(wù),比如說走路或洗臉等。

如何確定優(yōu)先次序?

要想實現(xiàn)目標(biāo),我們必須學(xué)會有效聚焦自己的腦力和體力。要專注于核心事務(wù),避免干擾,最好的辦法就是給手頭的事情設(shè)定一個優(yōu)先次序。

在開始任何活動之前,都要提醒自己:你生命中的優(yōu)先次序是什么?什么是最重要的,什么是次重要的?一旦脫離了自己的價值觀,你做什么事情都是沒意義的!

我們每個人所做的一切,大致可以分為四類:

● 工作(包括慈善工作和家庭工作);

● 人際關(guān)系和家庭關(guān)系;

● 個人興趣和娛樂休閑(包括接受教育);

● 健康(包括冥想或瑜伽之類的靈修)。

對目前的你來說,哪項是最重要的?哪項又是你一生中最重要的?你每天投入在每個領(lǐng)域中的時間大概是多少?你可能會吃驚地發(fā)現(xiàn),你每天花時間最多的事情,原來跟你生命中最重要的領(lǐng)域毫無關(guān)系。

于你最重要的是什么?

絕大多數(shù)人都會把時間用在最緊迫的事情上,比如說應(yīng)付日常生活、支付賬單、滿足他人要求等。此時人就像是站在發(fā)球機前面,只是瘋狂而機械地把每一個球打回去,卻從來沒時間停下來去做點其他事。人生也會像發(fā)球機一樣,不停地給你發(fā)來各種“緊迫但不重要的事”,結(jié)果讓你不知不覺間忽略了那些“不緊迫但卻很重要的事”。

永遠(yuǎn)把真正重要的事放在首位

下面的矩陣包含了人生中的所有活動,我們根據(jù)這些活動的重要性和緊迫性進(jìn)行分類。建議你也畫出自己的人生任務(wù)矩陣:拿出一張紙,分成四部分,列出四個標(biāo)題,在每一個標(biāo)題下面寫出自己的任務(wù)清單吧!

任務(wù)矩陣

緊迫而重要

緊迫但并不重要

不緊迫但重要

既不緊迫又不重要

在寫下每一項任務(wù)時,問問自己:“完成這項任務(wù)對我的人生到底有多大幫助?”

把你的任務(wù)矩陣放在手邊,隨身攜帶,每完成一件任務(wù)就打個勾。當(dāng)然,我們每個人都需要做一些“緊迫但并不重要”的事情,或者甚至是“既不緊迫又不重要”的事情,但切記不要只做這樣的事。不管多忙,都一定要抽些時間做那些真正重要的事情。

管理者必讀|解決問題最簡單的方法——專注:鎖定問題


今天的分享就到這里了,如果我寫的每一篇文章,說過的每一句話,能夠在您的心里蕩起漣漪,能夠?qū)δ妒軉l(fā),說明我的努力沒有白費。

萬水千山總是情,

給個關(guān)注行不行?

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