項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通常在項(xiàng)目章程被批準(zhǔn)并發(fā)布，初步的項(xiàng)目管理計(jì)劃編寫完成后召開(kāi)。參加會(huì)議的人員應(yīng)該包括項(xiàng)目經(jīng)理，已經(jīng)確認(rèn)將加入團(tuán)隊(duì)的成員，需要為該項(xiàng)目提供人員、物資、場(chǎng)地、環(huán)境等資源的部門負(fù)責(zé)人，簽發(fā)并批準(zhǔn)項(xiàng)目章程的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等。

由于這個(gè)會(huì)議一般不會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)論性的意見(jiàn)，也不涉及具體問(wèn)題的討論與解決，因此被很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為“形式大于內(nèi)容”而不予重視，或以時(shí)間緊張、人員召集困難等為理由拒絕召開(kāi)。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)真的是可有可無(wú)嗎?它的主要作用是什么?啟動(dòng)會(huì)通常都包括哪些內(nèi)容呢?一般來(lái)說(shuō)，會(huì)有項(xiàng)目章程和初步的項(xiàng)目管理計(jì)劃的宣讀，最初的核心團(tuán)隊(duì)成員彼此介紹(越來(lái)越多的項(xiàng)目都會(huì)涉及一個(gè)以上部門，跨部門的人員不一定都很熟悉)以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)短講話。

單純從這些活動(dòng)本身來(lái)看，確實(shí)“形式大于內(nèi)容”，但這個(gè)看似簡(jiǎn)單的啟動(dòng)會(huì)議，對(duì)接下來(lái)的項(xiàng)目活動(dòng)開(kāi)展卻能起到很好的促進(jìn)作用。

一方面，啟動(dòng)會(huì)讓項(xiàng)目的主要相關(guān)方第一次集中在一起，有利于各相關(guān)方，包括團(tuán)隊(duì)成員對(duì)自身職責(zé)意識(shí)的加強(qiáng)：從現(xiàn)在開(kāi)始，我將以項(xiàng)目支持者/執(zhí)行者的身份開(kāi)始一項(xiàng)新的工作。這種對(duì)自身身份的理解，有助于確立項(xiàng)目角色和對(duì)應(yīng)工作的快速啟動(dòng)。

另一方面，以面對(duì)面集中會(huì)議的方式宣讀項(xiàng)目章程，也是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理職權(quán)的有效確認(rèn)，有助于加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)威的樹(shù)立，便于日后管理工作的開(kāi)展。而公布初步的項(xiàng)目管理計(jì)劃，有利于團(tuán)隊(duì)、相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的一致理解，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信心。

為了讓項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)能充分發(fā)揮“熱身、動(dòng)員”的效果，應(yīng)該邀請(qǐng)具有一定權(quán)力、職位的高層領(lǐng)導(dǎo)參加，最好是與項(xiàng)目直接相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)短講話對(duì)鼓舞士氣、強(qiáng)化項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感將起到非常積極的促進(jìn)作用。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，因?yàn)閮?nèi)容比較簡(jiǎn)單，一般應(yīng)控制在半小時(shí)以內(nèi)。充分的前期準(zhǔn)備，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員的確定和通知、擬訂會(huì)議流程等活動(dòng)，是會(huì)議取得良好效果的重要保證。

如果是為外部客戶提供產(chǎn)品、服務(wù)的項(xiàng)目，在方便的情況下也可以邀請(qǐng)客戶參加，或者在開(kāi)完內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)后，將會(huì)議情況反饋給客戶相關(guān)接口人。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)后，應(yīng)該輸出一份團(tuán)隊(duì)成員名錄，用于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)。當(dāng)前進(jìn)入名錄的，一般都是未來(lái)團(tuán)隊(duì)的核心成員，這個(gè)名錄將隨著團(tuán)隊(duì)的正式組建而不斷補(bǔ)充、更新。