人事流程線上化已經(jīng)不是啥新事物了，但這僅僅意味著將以前的線下表單電子化嗎？一定不是的。

談到流程，我們不得不先做三點澄清：

■ 分清“業(yè)務(wù)流程”和“審批/審核流程”。很多時候，當(dāng)我們問到某家企業(yè)的HR，其流程有沒有線上化的時候，得到的答案是肯定的。但當(dāng)我們追問后，發(fā)現(xiàn)他所謂的被線上化的，只是審批/審核通過OA，并不是業(yè)務(wù)流程。談到流程，大型企業(yè)的HR往往會吐槽“復(fù)雜”，不同的部門、分子公司、業(yè)務(wù)板塊差異大、個性化需求多。但如果我們稍加分析會發(fā)現(xiàn)，對于人力資源流程，差異大、個性化程度高的往往是“審批/審核流程”而不是“業(yè)務(wù)流程”。

由于業(yè)態(tài)、文化和管理理念的不同，不同部門、分子公司、業(yè)務(wù)板塊在管控上存在差異是很正常的。大家只需明確各環(huán)節(jié)不是盲批、盲審，而是確實有決策和判斷的必要性，確實存在風(fēng)險需要專業(yè)人士給予意見或建議的。對于諸如入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)、續(xù)等，人力資源業(yè)務(wù)流程，由于其屬于支持流程，底層邏輯都是服務(wù)于勞動關(guān)系合法合規(guī)、人力數(shù)據(jù)和成本的正確性。所以，企業(yè)間的起止點界定和環(huán)節(jié)前后關(guān)系可能存在差異，但在一個企業(yè)內(nèi)不會有太大的差別。

■ 分清“審批”和“審核”，“審批”是業(yè)務(wù)判斷，是拍板、決策；而“審核”是專業(yè)意見和建議，是審批人決策判斷的重要參考。關(guān)于“審批”和“審核”，很多人都混為一談，甚至當(dāng)事人對自己的角色都不明確。

■ 分清“管控流程”和“服務(wù)流程”，“管控流程”的目的是：合規(guī)、風(fēng)控及資源的有效利用，“服務(wù)流程”的目的是為服務(wù)對象提供便捷、高效、溫馨的服務(wù)。人事流程通常兼顧這兩種屬性，我們需要進一步分清哪些環(huán)節(jié)屬于“管控”環(huán)節(jié)，哪些屬于“服務(wù)”環(huán)節(jié)，如：入職前的背景調(diào)查就是典型的“管控”環(huán)節(jié)，而入職手續(xù)的辦理服務(wù)屬性就會更強。

理解了這三點差別，我們在設(shè)計線上流程時，才能更加有的放矢、有條不紊，而不至于被牽著鼻子走，或陷入現(xiàn)狀無法自拔。

那么企業(yè)在人事流程線上化的過程中要關(guān)注哪些點呢？

首先，我主張，人事流程線上化，是“數(shù)字化”不是“信息化”，其差別在于：“信息化”是用軟件工程技術(shù)局部支撐和改良業(yè)務(wù)；而“數(shù)字化”是用數(shù)字化技術(shù)重塑和轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)本身。

所以，我們首先要趁此次來之不易的機會，再造我們的業(yè)務(wù)流程，盡可能做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、簡化、自動化、自助化和人性化。即：業(yè)務(wù)流程的大環(huán)節(jié)盡可能標(biāo)準(zhǔn)化，堅持剔除流程中的非增值環(huán)節(jié)，審批、審核流程設(shè)計有效、執(zhí)行到位，經(jīng)辦人員操作規(guī)范、可追溯，盡可能通過自動化手段提高工作效率，和客戶及用戶的交互盡可能提供唾手可及的自助化手段，流程和界面設(shè)計做到人性化。也要特別關(guān)注數(shù)據(jù)，這一堪稱流程血液的規(guī)范性和一致性。

其次，在線上流程設(shè)計時，我們應(yīng)盡可能把法律、法規(guī)、政策、規(guī)則固化在系統(tǒng)中，讓管控前置、內(nèi)化。舉個簡單的例子，員工個人信息的采集在很長一段時間都是HR們的痛，其及時性、準(zhǔn)確性和全面性，不僅造成了企業(yè)資源的浪費、成本的增加，還給企業(yè)帶來了很大的用工風(fēng)險隱患，在遇到工傷、訴訟時更別提多被動了。

而今天，很多企業(yè)采用了“預(yù)入職登記”的方式解決了這一問題。他們要求新員工，在入職前通過一個網(wǎng)絡(luò)站點完成個人信息的填寫和個人資料的提交，不完成就無法進入“入職辦理”環(huán)節(jié)。這一簡單的流程變序（由過去入職后提交，變?yōu)楝F(xiàn)在的入職前提交），就是巧妙的使用了前置的方式。不僅信息的及時性和全面性得到了有效的保障，讓HR的工作變得主動，效率大幅提升，還通過系統(tǒng)糾錯、字段校驗等方式大幅提升了信息的準(zhǔn)確性。

有些做的好的企業(yè)，還采用了簡歷解析技術(shù)，大幅減少新員工的信息輸入量。還有些企業(yè)在這一環(huán)節(jié)引入了電子簽，要求新員工對自己補充、完善的個人信息進行聲明，這一小設(shè)計在遇到勞動爭議時，無疑是對公司利益的有效保證。最近，HR圈子里流行的“入職小程序”，其實就是基于微信小程序這一即用即走、極輕的小工具，將這一問題解決的更加便捷、有趣，甚至延展到了入職體檢等其他入職準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，線上勞動合同/人事協(xié)議簽署，線上新員工入職培訓(xùn)及其他入職通關(guān)任務(wù)，串起了整個入職、轉(zhuǎn)正流程。

最后，在線上流程設(shè)計時，我們也要特別關(guān)注“客戶/用戶”視角，從經(jīng)理、員工和專業(yè)用戶的視角，審視我們的線上流程，指引是否簡單、清晰，對于常見的風(fēng)險點和重要的決策判斷點是否有明確的提示，交互環(huán)節(jié)的溝通（包括：郵件觸發(fā)、短信提示、PC端及移動端的門戶等）是否立體、高效、不打擾；當(dāng)經(jīng)理、員工或?qū)I(yè)用戶有問題的時候是否可以很容易找到我們；流程是否是閉環(huán)，即：有發(fā)起，有反饋。

此外，數(shù)據(jù)賦予了線上流程很多想象的空間，我們是否可以利用這些數(shù)據(jù)打造一些線上流程的儀式感呢？如，員工勞動合同續(xù)簽辦理完成后，給他推送個性化的H5，恭喜他和公司續(xù)航成功，感謝他在上一個合同周期對公司的貢獻，和他一起回顧上個合同周期中的一些關(guān)鍵數(shù)字和個人里程碑事件等。

最后的最后，我還是想說，人事流程線上化，絕不僅僅意味著線下表單電子化，而是用數(shù)字化技術(shù)再造我們的流程、甚至交付模式和協(xié)作機制。