Word技巧大全

Word誰都會用，高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率，有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。

Word知識點(diǎn)

1

提高標(biāo)書效率

①快速選中文字

1、鼠標(biāo)放在左側(cè)頁邊距：單擊可選中整行文字；雙擊可選中整段文字；三擊可選中整篇文字（全選一般使用快捷鍵Ctrl+A)。

2、按住Ctrl鍵再點(diǎn)擊文字，可選中不連續(xù)的多個文字；按住Alt鍵再點(diǎn)選文字，可選中矩形區(qū)域內(nèi)不同行的文字。

3、按住Shift鍵再點(diǎn)選另外一個位置，可以選中光標(biāo)間的所有文字。

②快捷使用格式刷

眾所周知，Ctrl+C是復(fù)制，Ctrl+V是粘貼。而Ctrl+Shift+C=復(fù)制格式，Ctrl+Shift+V=粘貼格式。

如果是習(xí)慣鼠標(biāo)的話，雙擊格式刷可以記住格式，可以連續(xù)對多段文字內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置格式，按ESC鍵或者鼠標(biāo)再點(diǎn)擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。

③快速調(diào)整文字大小

鼠標(biāo)流可以點(diǎn)擊A進(jìn)行放大縮??；鍵盤流點(diǎn)擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】放大縮小。

④word表格函數(shù)運(yùn)用

菜單欄表格工具——布局——數(shù)據(jù)——公式，然后設(shè)置好公式和編號格式，點(diǎn)擊確定。

注意：如果原始數(shù)據(jù)修改了，公式的數(shù)字是不會自動刷新的，必須手動刷新，選中公式的數(shù)字，右鍵——更新域，即可刷新！

⑤表格每頁自動生成表頭

如果Word插入的表格比較長，會延長到了下一頁，這時候需要在下一頁插入表頭。

?方法：

選中表頭——表格工具——布局——數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標(biāo)題行點(diǎn)一下。

⑥如何刪除表格最后多出的空行？

有時候表格最后一行會出現(xiàn)空行，而且刪除不了，甚至多出一頁，要如何刪除呢？

?方法：

菜單欄——段落設(shè)置——行距，設(shè)置為固定值、1磅。

⑦網(wǎng)頁復(fù)制過來的文字格式不對？

有時候網(wǎng)頁復(fù)制過來的文字會出現(xiàn)大量的空行，可用替換功能批量刪除。

?方法：

Ctrl+H打開查找對話框，在查找內(nèi)容那里輸入^l^l（^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替換為那里輸入^p，然后點(diǎn)擊全部替換。

2

格式規(guī)范

①如何準(zhǔn)確使用自動編號？

如果使用手工編號，一旦遇到文檔內(nèi)容順序調(diào)整，就會帶來大量的工作了、更多的校對時間，這時候就要用到自動編號了。

②標(biāo)尺的正確用法

?調(diào)出標(biāo)尺：

在視圖——顯示里面把標(biāo)尺打勾即可。

標(biāo)尺的功能

?首行縮進(jìn)：每個段落第一行空幾個格。（放在標(biāo)尺的2就是空2個格，4就是空4個）

?懸掛縮進(jìn)：每個段落除了第一行以外空幾個格。

?左縮進(jìn)：設(shè)置文字最左邊的邊界

?右縮進(jìn)：設(shè)置文字最右邊的邊界

?另外標(biāo)尺上我們發(fā)現(xiàn)左右有個灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個是設(shè)置頁面左右邊距的。注意：操作的時候記得先選中要調(diào)整的文字那一行，再拖拽滑塊。

③靈活設(shè)置段落格式

當(dāng)然還有快捷鍵法，推薦使用1.5倍行距，快捷設(shè)置。

④換頁的技巧

?方法：

不需要回車，在你認(rèn)為需要換頁的文字或標(biāo)點(diǎn)后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節(jié)省無數(shù)個回車，上面無論怎么變動，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響！

3

編輯排版

標(biāo)書的Word排版要求一個相對正式的結(jié)構(gòu)，涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴(yán)格要求。

主要步驟有：

①設(shè)置標(biāo)題樣式

②自動生成目錄

③設(shè)置頁眉頁腳

④添加文檔封面

⑤設(shè)置標(biāo)題樣式

如果希望Word可以自動根據(jù)文檔的內(nèi)容來生成目錄，就需要把所有的文檔標(biāo)題設(shè)置成標(biāo)題樣式。

?首先我們要選中Word默認(rèn)樣式里的標(biāo)題1。在開始——樣式——標(biāo)題1。（其他的級別選擇方式以此類推）

?默認(rèn)的樣式如果不是你想要的，那么就在標(biāo)題1那里右鍵——修改，然后設(shè)置你需要的文字格式。

設(shè)置的標(biāo)題是不含有自動編號的，如果你需要自動編號，可以設(shè)置將標(biāo)題樣式和自動編號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，讓所有設(shè)置的標(biāo)題都可以自動進(jìn)行編號。

?設(shè)置方法：

選中需要關(guān)聯(lián)的標(biāo)題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點(diǎn)擊多級列表——定義新的多級列表。多級列表的位置還記得嗎？

點(diǎn)開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設(shè)置標(biāo)題樣式和自動編號關(guān)聯(lián)。

在①處可以選擇不同級別的數(shù)字；在②處可以設(shè)置這個編號的格式，這里支持中文；在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等。

最后一步很重要，不要著急點(diǎn)確定，點(diǎn)左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式，然后在①處對1級編號鏈接到標(biāo)題1，2級編號鏈接到標(biāo)題2，以此類推。

②自動生成目錄

設(shè)置好了標(biāo)題樣式，自動生成目錄就會非常方便，點(diǎn)擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄，就可以生成了。

如果內(nèi)容調(diào)整了，需要更新目錄，只需要點(diǎn)擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質(zhì)上把目錄和正文隔開，會對后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

?方法：

先將光標(biāo)放在目錄的最后，點(diǎn)擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

③設(shè)置頁眉頁腳

先設(shè)置頁眉頁腳

?方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數(shù)頁頁眉/頁腳

?選好之后，如果想要奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉不同，雙擊進(jìn)入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數(shù)頁，再編輯偶數(shù)頁的頁眉頁腳。

接下來看設(shè)置頁碼

?雙擊進(jìn)入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設(shè)置目錄的時候插入了分節(jié)符，我們就要點(diǎn)擊取消“鏈接到前一條頁眉”

?然后點(diǎn)擊頁碼下拉條——設(shè)置頁碼格式，起始頁碼設(shè)置為1。

④添加文檔封面

?方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個空白頁當(dāng)作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。

4

多人協(xié)作

①批注

批注不修改內(nèi)容，只寫評語

首先我們選中要批注的段落（或段落里的某句話、某個詞），然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注，就可以寫評語。選擇文字后，右擊下拉菜單和使用快捷鍵也有。

②修訂

修訂可以對文檔進(jìn)行修改，如果你想直接對文章內(nèi)容進(jìn)行修改，在審閱里面點(diǎn)擊修訂，這樣你在文檔里面做的修改都會被記錄下來。

如果你要給你的領(lǐng)導(dǎo)或者下屬展示你修訂的文章，可以在不關(guān)閉修訂的情況下直接保存，這樣他們會直接看到你的修訂內(nèi)容。

③領(lǐng)導(dǎo)沒開修訂就改了？

總有一次，你的老板沒有開修訂，或者惡意的關(guān)了你的修訂悄悄把文檔給改了，這個時候，就需要使用另一個小技巧：比較。

打開審閱——比較——比較文檔——設(shè)置原文檔和新文檔，然后Word就會自動比較并用修訂功能標(biāo)出所有的不同。

當(dāng)然寫到這里，這篇實用的Word技巧長文就告一段落，相信掌握這些Word技巧，你也就成高手了。