數(shù)據(jù)查詢是Excel數(shù)據(jù)處理中的一項核心業(yè)務(wù)，也是日常辦公中使用頻率非常高的一項操作。數(shù)據(jù)查詢業(yè)務(wù)需求多，而且具有較強的技巧性，因此它也是職場必學(xué)的一門技能。

本篇文章從最基本的數(shù)據(jù)查詢的概念講起，逐一介紹數(shù)據(jù)查詢的各種應(yīng)用場景，及其相應(yīng)的查詢方法，并深入分析每種查詢方法的特點和注意事項，

一、 概念的界定

本文所說的“查詢”與普通的“查找”不用?！安檎摇本褪呛唵蔚钠ヅ鋯栴}，而“查詢”則是根據(jù)條件去匹配結(jié)果，是間接的、更高級的查找。舉個例子，比如在下表中需要查找“趙月琴”老師有哪幾場監(jiān)考，可以按CTRL+F鍵，調(diào)出【查找與替換】窗口，點擊【查找全部】即可找出所有包含關(guān)鍵字“趙月琴”的單元格。

比如在下表中需要根據(jù)考號，查找對應(yīng)學(xué)生的姓名信息，可以使用VLOOKUP函數(shù)查詢。這里查找的不是考號，而是與考號相關(guān)聯(lián)的姓名信息！

二、 查詢的分類

我們可以根據(jù)查詢的條件與結(jié)果，將查詢操作分為不同的類別。

根據(jù)是否精確匹配條件，可將查詢操作分為精確查詢與模糊查詢；根據(jù)條件與結(jié)果數(shù)目，可將查詢操作分為一（條件）對一（結(jié)果）查詢、多對一查詢、一對多查詢、多對多查詢；根據(jù)數(shù)據(jù)搜索方向，可將查詢操作分為正向查詢與反向查詢。

以上分類主要針對使用函數(shù)與公式進(jìn)行查詢的操作，除此之外還可以用Excel VBA進(jìn)行查詢。

1. 精確查詢與模糊查詢

（1）精確查詢：精確匹配查詢條件，返回一個或多個結(jié)果。

圖2所示用VLOOKUP函數(shù)根據(jù)學(xué)生考號，查詢對應(yīng)姓名，這樣的查詢即為精確查詢。能夠進(jìn)行精確查詢的函數(shù)或公式非常多，最常用的是LOOK系列函和INDEX+MATCH函數(shù)組合，甚至是IF+SMALL+INDEX等函數(shù)組合也能做到。

（2）模糊查詢：根據(jù)條件進(jìn)行模糊匹配，返回一個或多個結(jié)果。

一般采用通配符？和*進(jìn)行模糊查詢。比如“馬*”可以匹配所有以“馬”開頭的字符串，比如“馬婭婭”、“馬學(xué)松”等；“*三*”可以匹配所有包含“三”的字符串，比如“高三7班”、“初三2班”等。

如下表所示，我們可以根據(jù)“馬*”查找第一個姓馬的學(xué)生對應(yīng)的班級。

2. 多（單）條件與多（單）結(jié)果查詢

（1）一對一查詢：根據(jù)一個條件查詢出唯一的結(jié)果。

這種查詢方式是日常工作中所見最多的，但這種查詢要求查詢條件在對應(yīng)查詢區(qū)域是唯一的，比如身份證號、學(xué)號等均可作為查詢條件。我們結(jié)合實例來看看常見的一對一查詢函數(shù)或公式有哪些。

查詢?nèi)蝿?wù)：根據(jù)下圖所示的考場安排表，查找G2單元格對應(yīng)考號的學(xué)生姓名。

方法1：LOOKUP（查詢值，查詢區(qū)域，返回值區(qū)域）

LOOKUP函數(shù)是最簡單，但同時也是最強大的查詢函數(shù)，上式是其最簡單的一種用法。我們在H2單元格輸入如下公式。

公式在A1:A11區(qū)域查詢G2單元格對應(yīng)值，發(fā)現(xiàn)在第5行，因此返回D1:D11區(qū)域的第5行單元格的值，為“陳衍林”。

方法2：VLOOKUP（查詢值，查詢區(qū)域，返回查詢區(qū)域第幾列值，0）

用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行查詢需注意，查詢值必須在對應(yīng)查詢區(qū)域的第1列（即由前到后查詢），而且第3個參數(shù)對應(yīng)的數(shù)值表示的不是工作表的第幾列，而是對應(yīng)查詢區(qū)域的第幾列。

如下圖所示，在H2單元格輸入如下公式。

=VLOOKUP(G2,A1:E11,4,0)

公式非常容易理解，在A1:E11區(qū)域查找G2單元格對應(yīng)的值，發(fā)現(xiàn)在第5行，因此返回此區(qū)域第4列第5行單元格的值，為“陳衍林”，采用的是精確匹配模式。

方法3：INDEX（返回值區(qū)域，MATCH（查詢值，查詢區(qū)域，0））

INDEX+MATCH是查詢操作中的“黃金組合”,可完成各種各樣的查詢，功能十分強大！

如下圖所示在H2單元格輸入如下公式。

公式中先用MATCH函數(shù)查詢G2單元格對應(yīng)的考號在A1:A11這一列的第幾行，采用的是精確匹配模式，發(fā)現(xiàn)在第5行。然后用INDEX函數(shù)返回D1:D11這一列數(shù)據(jù)第5行對應(yīng)單元格的值，為“陳衍林”。

（2）多對一查詢：即查詢同時滿足多個條件的的數(shù)據(jù)，并返回唯一的結(jié)果，俗稱“多條件查詢”。

查詢?nèi)蝿?wù)：根據(jù)下圖所示的考場安排表，查找考場為“高三6”同時座位號為7的學(xué)生姓名。

方法1：LOOKUP（1，0/（條件1*條件2*...*條件n），返回值區(qū)域）

這個公式俗稱多條件查詢的萬金油公式，可以滿足任意多個條件的查詢（自然也可用作一對一查詢）。這個公式很多初學(xué)者朋友很不理解，下面我們結(jié)合實例來具體講一下。

如下圖所示，我們在I2單元格輸入如下公式。

=LOOKUP(1,0/((G2=B1:B11)*(H2=C1:C11)),D1:D11)

LOOKUP函數(shù)有一個特點，就是如果找不到查詢值，則返回查詢區(qū)域中小于或等于查詢值的最大值。根據(jù)LOOK函數(shù)的這個特點，我們用G2=B1:B11返回的是一個數(shù)組。

我們可以選中公式中的這一部分，然后按F9顯示結(jié)果，如下圖所示。

同理，H2=C1:C11也返回一個數(shù)組，然后兩個數(shù)組相乘，TRUE和FALSE在計算式會轉(zhuǎn)化為1和0，因此(G2=B1:B11)*(H2=C1:C11)最終返回的結(jié)果為：

{0;0;0;0;0;1;0;0;0;0;0}

即只有第6個數(shù)據(jù)為1，其余全部為0。然后用0去除這個數(shù)組，因為0除0會得到錯誤，0除1為0，因此0/((G2=B1:B11)*(H2=C1:C11))返回的數(shù)組只有第6個數(shù)據(jù)為0，其余全是錯誤值：

然后在上面這個數(shù)組中查詢數(shù)值1，顯然查詢不到，因此返回小于等于1的最大值，即0，其所在位置第6行！最后取D1:A11區(qū)域的第6行單元格對應(yīng)的值，為“馬婭婭”！

方法2：“VLOOKUP+輔助列”也可進(jìn)行多條件查找

“VLOOKUP+輔助列”的方法雖然稍顯麻煩，但也可進(jìn)行多條件查詢，尤其是對于新手朋友來說，VLOOKUP函數(shù)掌握的比較牢，希望借助其解決多條件查詢問題。

如下圖所示，我們在第一列插入一個輔助列，將C列數(shù)據(jù)和D列數(shù)據(jù)用&符號連接成為一個新的字符串。然后在J2單元格輸入如下公式。

=VLOOKUP(H2&I2,A1:F11,5,0)

公式其實是在A1:F11區(qū)域搜索“高三67”這個字符串（由H2和I2拼接而成的）的位置，發(fā)現(xiàn)在第6行，因此返回此區(qū)域第5列第6行單元格的值，為“馬婭婭”。

（3）一對多查詢：查詢滿足一個條件的多個結(jié)果，返回多條記錄。

查詢?nèi)蝿?wù)：查詢所有座位號為7的學(xué)生姓名。

首先得建立一個輔助列，統(tǒng)計座位號7第幾次出現(xiàn)，然后用VLOOKUP或者INDEX+MATCH等都可以查詢出多條記錄。

建立輔助列是一對多查詢的關(guān)鍵，我們在第1列建立輔助列，在A2單元格輸入如下公式，并雙擊向下復(fù)制至A11單元格。

公式很簡單，D2=$H$2判斷D2是否與H2（座位號7）相等，返回TRUE或FALSE，N(A1)返回A1單元格對應(yīng)的值（為0）。當(dāng)公式向下復(fù)制的時候，$H$2采用絕對引用，不會發(fā)生改變，而D2和A1會逐漸變成D3、D4....D11和A1、A2...A10，因此得到的結(jié)果即為座位號7第幾次出現(xiàn)。

然后，我們就可用VLOOKUP或者INDEX+MATCH等查詢結(jié)果。以VLOOKUP函數(shù)為例，在I2單元格輸入如下公式，并向下復(fù)制至i11單元格。

=IFERROR(VLOOKUP(ROW(A1),$A$1:$F$11,5,0),'')

注意公式中的查詢區(qū)域$A$1:$F$11必須采用絕對引用方式，否則在向下復(fù)制的過程中就會改變。公式巧妙之處在于不是直接查詢座位號7，而是在輔助列查詢1、2、3等數(shù)字（ROW(A1)的返回值），返回匹配的第一個數(shù)據(jù)，藉此找到查詢區(qū)域第5列對應(yīng)單元格的值。

這里的IFERROR函數(shù)是為了屏蔽查詢不到產(chǎn)生的錯誤值。

如果使用INDEX+MATCH組合查詢的話，對應(yīng)I2單元格的公式則為：

如下圖所示。注意公式中的兩個絕對引用方式不能變。

那如果不建立輔助列，能不能進(jìn)行一對多查詢呢？答案是肯定的！只是需要借助更加復(fù)雜的公式組合。如下圖所示在H2單元格輸入如下公式，然后按CTRL+SHIFT+ENTER組合鍵確定輸入，因為這是一個數(shù)組公式。

=IFERROR(INDEX($D$1:$D$11,SMALL(IF($C$1:$C$11=$G$2,ROW($A$1:$A$11)),ROW(A1))),'')

然后雙擊向下復(fù)制至H11單元格即可。

這個公式組合相當(dāng)巧妙，下面簡單做一說明。

首先用IF($C$1:$C$11=$G$2,ROW($A$1:$A$11))逐個判斷C1:C11這一列數(shù)據(jù)是否和G2相等，如果相等則返回對應(yīng)行號，我們選擇這部分公式按F9鍵顯示結(jié)果為：

發(fā)現(xiàn)只有6和8，其余均為FALSE，表示只有在第6行和第8行找到了座位號7。

然后用SMALL函數(shù)查找第1、2、3...最小值，因為數(shù)值數(shù)據(jù)都是小于邏輯值FALSE的，因此SMALL(...,ROW(A1))返回的是第一個最小值，為6，SMALL(...,ROW(A2))返回的是第二個最小值，為8。因此最后用INDEX函數(shù)就可查詢到對應(yīng)第6行和第8行數(shù)據(jù)！

（4）多對多查詢：根據(jù)多個條件查詢多個結(jié)果。

這種查詢方式是多條件查找和一對多查詢的結(jié)合，有了前面的基礎(chǔ)，對于多對對查詢就不難理解了。

查詢?nèi)蝿?wù)：根據(jù)下圖所示的考場信息表，查詢高三6班考場所有的3班學(xué)生。

我們在I2單元格輸入如下數(shù)組公式，并用CTRL+SHIFT+ENTER鍵確定輸入，然后向下復(fù)制至I11單元格。

=IFERROR(INDEX($D$1:$D$11,SMALL(IF(($B$1:$B$11=$G$2)*($E$1:$E$11=$H$2),ROW($A$1:$A$11)),ROW(A1))),'')

大家發(fā)現(xiàn)了嗎？我們只是將上一個公式的IF條件判斷，由單條件變成了多條件而已($B$1:$B$11=$G$2)*($E$1:$E$11=$H$2)，其他的部分是一致的。如下圖所示。

我們當(dāng)然也可以像上面“多對一查詢”一樣借助輔助列，然后用VLOOKUP函數(shù)或者INDEX+MATCH組合進(jìn)行多對多查詢！

3. 正向查詢與反向查詢

這兩種查詢方式的區(qū)別在于數(shù)據(jù)搜索的方向，比如根據(jù)考號查找姓名屬于正向查詢，根據(jù)姓名查找考號則屬于反向查詢。截止此處，以上案例均為正向查詢！

VLOOKUP函數(shù)就是一個典型的默認(rèn)情況下，只支持正向查詢的一個函數(shù)，它要求查詢值必須在查詢區(qū)域的第一列。而其他的查詢函數(shù)則沒有這個限制，不管查詢值與查詢區(qū)域誰前誰后，比如LOOKUP函數(shù)、INDEX+MATCH函數(shù)組合。

下面重點舉例說說反向查詢。

查詢?nèi)蝿?wù)：根據(jù)姓名查詢對應(yīng)考號信息。

以INDEX+MATCH組合為例，只需要在H2單元格輸入如下公式即可。

有了前文查找的基礎(chǔ)，相信大家對于這個公式應(yīng)該很容易理解。

這里強調(diào)一點，雖然說VLOOKUP默認(rèn)不支持反向查詢，但是我們卻可以通過數(shù)據(jù)重組的方式，間接地實現(xiàn)反向查詢。如下圖所示，我們在H2單元格輸入如下公式。

=VLOOKUP(G2,IF({1,0},D1:D11,A1:A11),2,0)

公式利用一個IF函數(shù)將D1:D11和A1:A11調(diào)整了前后順序，構(gòu)建出了一個新數(shù)組，這個數(shù)組姓名在前、考號在后，然后就可以用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行正向查詢，得到正確的結(jié)果！如下圖所示。

4. 使用Excel VBA進(jìn)行復(fù)雜查詢

一些更加復(fù)雜的查詢方式很難通過函數(shù)或公式進(jìn)行查詢，此時可以借助VBA，進(jìn)行自定義查詢。比如我們現(xiàn)在需要查詢考場為“高三6”，座位號小于6，且班級為7或3的所有學(xué)生姓名。

我們按ALT+F11打開VBA代碼編輯窗口，新建一個模塊，并定義一個名為“FINDNAME”的過程。

最后運行此過程即可在G列列舉出所有滿足條件的結(jié)果。

更多關(guān)于VBA的查詢方法就不再贅述。

三、總結(jié)

以上列舉了很多日常辦公中經(jīng)常遇到的查詢問題，并詳細(xì)討論了每一種問題的可行方案，不管是用公式還是用VBA代碼，往往查詢方案不止一種，筆者也是盡量按由易到難的順序進(jìn)行探討各種解決方案。

這里要強調(diào)的是，一方面，公式并不是越長就越好，就好比在進(jìn)行“一對多查詢”時IF+SMALL+INDEX的方法雖然一步到位解決了問題，但是尤其對于初學(xué)者而言時很難一下就理解透徹的，因此INDEX+MATCH組合查詢方案是最好的選擇。

另一方面，我們?yōu)榱藬⑹龇奖?，在文中將查詢操作分為了好幾類，但實際上查詢操作往往是復(fù)雜的、多變的，需要結(jié)合多種方法綜合施策。希望大家能在以后的日常辦公中多多實踐，嘗試各種查詢方法，做到熟能生巧、舉一反三。