判斷問題是否存在,通常要看經(jīng)過努力得到的結(jié)果(現(xiàn)狀),與希望得到的結(jié)果(目標(biāo))之間是否有差距。由某一特定背景導(dǎo)致的某一特定結(jié)果,稱為非期望結(jié)果(R1, 即現(xiàn)狀,Undesired Result)。 “問題”是指你不喜歡某一結(jié)果(比如銷售額降低),想得到其他結(jié)果(比如銷售額增長),稱為期望結(jié)果(R2, 即目標(biāo),DesiredResult)。解決方案則是指如何從現(xiàn)狀R1到目標(biāo)R2,如圖 8 -1所示: 圖8-1 界定問題的連續(xù)分析方法 以上界定問題的方法稱為連續(xù)分析(統(tǒng)計(jì)學(xué)上稱為序列分析),是一種有效地解決問題的技巧,可以幫助你為以下按邏輯順序排列的問題尋找答案:
回答問題1和問題2是為了界定問題,問題3是尋找產(chǎn)生問題的原因,問題4和問題5是尋找解決問題(或抓住機(jī)遇)的最佳方案,如表 8 -1所示: 表8-1 5個(gè)問題的歸類 在介紹分析結(jié)果的時(shí)候,問題1和問題2的答案就是文章的序言,問題3~5的答案是金字塔結(jié)構(gòu)中的思想、觀點(diǎn)、論點(diǎn)、看法。 界定問題的框架如前所述,問題是指你已有的(現(xiàn)狀)與你想要的(目標(biāo))之間存在的差距,這種差距不是憑空產(chǎn)生的,而是來自某一背景,并在一系列特定的條件下產(chǎn)生的。條件可能很簡(jiǎn)單,也可能是很復(fù)雜的因果關(guān)系。無論是哪種情況,了解其發(fā)展歷史,是確定差距之性質(zhì)和把握其重要性最基本的過程。 展開說明框架中的各要素 下面舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子,解釋界定問題框架的構(gòu)成要素。假如你有一家公司,30年來一直用一種屢試不爽的方法銷售有巨大需求的工業(yè)不動(dòng)產(chǎn),即先由銷售人員列出潛在客戶的名單,寫好針對(duì)潛在客戶的推銷信,然后郵寄給所有的潛在客戶。 公司一直做得很出色,銷售額每年增長約10%。但到了今年第四季度,種種跡象表明銷售將減少10%,而不是增加10%。面對(duì)這突如其來的消息,公司希望盡快采取措施,使銷售恢復(fù)正常。 假設(shè)問題是由背景產(chǎn)生的,如圖8 -2所示。背景由切入點(diǎn)或序幕組成,包括現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和流程(即常規(guī)的銷售方法)。該流程導(dǎo)致或者可能導(dǎo)致期望結(jié)果(目標(biāo),R2),即保持 10%的增長率。但是背景中發(fā)生了某些事件或采取了某一行動(dòng)(即預(yù)測(cè)銷售額),有可能導(dǎo)致非期望結(jié)果(現(xiàn)狀,R1),即銷售增長低于預(yù)期。 圖8-2 問題源于現(xiàn)有背景 寄信后的結(jié)果與期望的結(jié)果之間存在差距,這種差距就是問題。為了解決問題,必須找出出現(xiàn)差距的原因以及縮小差距的措施。原因通常可以從序幕所描述的活動(dòng)中找到。因此,界定問題的框架需要你回答以下3個(gè)問題:
回答上述問題后,就界定了需要解決的問題。由此入手,你可以確定讀者的問題是什么,并尋找解決方案。解決方案通常從改變現(xiàn)有結(jié)構(gòu)和流程,即分析切入點(diǎn)/序幕這里入手。在上述案例中,銷售額降低的原因可能有:
現(xiàn)在可以對(duì)問題進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析。為此需要建立診斷框架和邏輯樹,對(duì)各個(gè)方面進(jìn)行徹底分類,以尋找銷售額降低的原因。解決方案的措施將來源于這些框架,可能包括更新名單,以及/或者推銷信,以及/或者郵寄方式。(第9章“結(jié)構(gòu)化分析問題”將解釋如何建立分析問題的診斷框架。) 把“界定的問題”寫成序言 界定問題框架的最大好處是,如果你準(zhǔn)備把解決方案寫成文字,可以很容易地把界定的問題轉(zhuǎn)換成序言。只需遵循從左到右再往下的原則,把讀者最后了解的事實(shí)作為序言的沖突部分,并在此基礎(chǔ)上提出問題。本例如圖8 -3所示: 圖8-3 把界定的問題轉(zhuǎn)換成序言 當(dāng)然,這是一個(gè)高度簡(jiǎn)化的例子。問題是“如何從現(xiàn)狀R1到目標(biāo) R2”,如圖8-4所示: 圖8-4 如何從R1到R2 大多數(shù)實(shí)際問題都復(fù)雜得多。例如,一家企業(yè)可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了問題所在,并且有了解決方案。在這種情況下,問題要么是“該方案是否正確”,要么是“如何實(shí)施該方案” 。解決方案本身可能就成了引發(fā)問題的“沖突”,如圖 8 -5所示: 圖8-5 解決方案本身成了引發(fā)問題的“沖突” 或者一家企業(yè)存在問題,也有了解決方案,但發(fā)現(xiàn)解決方案不可行或沒效果。這時(shí)的問題又變成了“我們?cè)撟鍪裁??”,如圖 8 -6所示: 圖8-6 解決方案不可行或沒效果 還可以是一個(gè)3個(gè)層級(jí)(層級(jí)一、二、三)的問題,其中第二個(gè)層級(jí)的解決方案行不通。舉例說明如下: 層級(jí)一 假設(shè)你是一家大型包裝食品的生產(chǎn)商,這時(shí)超級(jí)市場(chǎng)尚處于新興階段。盡管已經(jīng)作了大量的新產(chǎn)品實(shí)驗(yàn),你還是希望,即將推出的產(chǎn)品在全面上市之前,在超市的貨架上進(jìn)行為期一周左右的試銷。你向超市說明了你的想法,但他們不同意,害怕你的產(chǎn)品會(huì)打亂現(xiàn)有的秩序。但當(dāng)你同意支付一定的試銷費(fèi)用時(shí),他們接受了你的請(qǐng)求。 層級(jí)二 一段時(shí)間后,超市已經(jīng)發(fā)展成為連鎖超市,試銷費(fèi)用也上漲到每周2萬美元。你認(rèn)為這是難以容忍的數(shù)額,于是組織了委員會(huì)調(diào)查這個(gè)問題,但除了拒絕付款外,你沒有想出其他辦法。 層級(jí)三 超市也同樣拒絕了為你公司產(chǎn)品進(jìn)行為期一周的試驗(yàn)性銷售。 圖8-7 問題可以擴(kuò)展為3個(gè)層級(jí) 雖然故事很復(fù)雜,但只要將其一一展開并逐條分析,就可以很容易地在序言中用寥寥數(shù)句描述清楚(比如在向行業(yè)協(xié)會(huì)的會(huì)員演講時(shí))。技巧仍然是從左到右再往下,把讀者了解的最后事實(shí)作為沖突。
界定問題的框架是解決問題的第一步,也是建立思想的金字塔結(jié)構(gòu)、交流解決方案的第一步。該框架也是您審閱文章時(shí),分析和修改解決方案的輔助手段,是有價(jià)值的工具。你可以遵循以下步驟:
我會(huì)一直引導(dǎo)大家完成整個(gè)過程,本章結(jié)束時(shí),還會(huì)舉一個(gè)現(xiàn)實(shí)工作和生活中的例子。第9章將講述如何把界定問題擴(kuò)展到對(duì)問題進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析,以及得出可能的解決方案。 展開問題的各要素在前面的部分已經(jīng)看到,需要確定4個(gè)要素后才能界定問題,并由此尋找解決方案。這4個(gè)要素分別是:
4個(gè)要素一起講述了問題是如何被展開的戲劇性的故事,你可以把這些要素當(dāng)做戲劇的術(shù)語來理解。 切入點(diǎn)/序幕 設(shè)想自己靜靜地坐在一個(gè)黑暗的劇場(chǎng)里。大幕拉開,舞臺(tái)布景描繪的是某一特定時(shí)刻的某一特定地點(diǎn),這就是切入點(diǎn)或序幕。某一事件的發(fā)生使劇情得以展開,這就是困擾/困惑。 同樣的流程適用于界定問題。只不過大幕開啟后,在時(shí)空的某一個(gè)特定點(diǎn),你看到的是自己或客戶所在的企業(yè)或行業(yè)問題出在了哪里。不難想象,序幕是由結(jié)構(gòu)或流程組成的,如表 8 -2所示。 表8-2 典型的序幕結(jié)構(gòu)和流程 假設(shè)看你文章的人是《財(cái)富》或《商業(yè)周刊》的讀者,或者你準(zhǔn)備告訴朋友問題的經(jīng)過,你會(huì)先勾畫出要討論內(nèi)容的大概情況,以便他或她能明白你在說什么。比如你說:“以前有一家公司從3個(gè)倉庫向全國配送家庭用品..”,讀者自然而然地就得到了3個(gè)倉庫配送商品的印象,如圖 8 -8。 你也可以這么說:“我們公司由許多獨(dú)立經(jīng)營的業(yè)務(wù)部門組成,每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都與圖像處理的新技術(shù)有關(guān)?!弊x者可能得出如圖 8 -9的印象。 在序幕階段,盡量作簡(jiǎn)單的設(shè)想和簡(jiǎn)短的描述,等到寫序言時(shí)再展開。 圖8-8 讀者對(duì)“從3個(gè)倉庫配送商品”的印象 圖8-9 讀者對(duì)“公司多部門”和“圖像處理”的印象 困擾/困惑 某些事件的發(fā)生困擾了結(jié)構(gòu)或流程的正常運(yùn)行。困擾/困惑是指現(xiàn)在發(fā)生、即將發(fā)生或未來將發(fā)生的事件,它對(duì)序幕中介紹的相對(duì)穩(wěn)定的背景構(gòu)成威脅,并因此引發(fā)了非期望結(jié)果(現(xiàn)狀,R1)。在前面的例子中,新技術(shù)的出現(xiàn)就是困擾/困惑。 困擾/困惑產(chǎn)生的原因有: 外部原因 結(jié)構(gòu)或流程所在環(huán)境以外的地方發(fā)生的變化,如出現(xiàn)新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、改用新技術(shù)、政府或消費(fèi)政策發(fā)生變化等。 內(nèi)部原因 公司內(nèi)部的變化,如增加業(yè)務(wù)流程、安裝新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、進(jìn)軍新市場(chǎng)、調(diào)整產(chǎn)品線等。 近期認(rèn)識(shí)到的其他原因 自己認(rèn)識(shí)到或有證據(jù)表明肯定或可能發(fā)生變化,如產(chǎn)品/流程的性能落后、運(yùn)營水平低于平均水平、市場(chǎng)研究顯示消費(fèi)者態(tài)度可能發(fā)生改變等。 有時(shí)候,尤其是寫咨詢項(xiàng)目建議書時(shí),由于信息不充分,你無法確定是什么使你認(rèn)識(shí)到存在問題,但你能夠找到客戶(即你的讀者)對(duì)現(xiàn)有結(jié)構(gòu)或流程不滿意的地方。 R1(現(xiàn)狀,非期望結(jié)果) R1是指讀者需要設(shè)法解決或有可能面臨的問題,或者是有可能抓住的機(jī)會(huì)。通常是由于困擾/困惑引起的(有外部原因、內(nèi)部原因以及最近才被認(rèn)識(shí)到的其他原因)。在咨詢業(yè),非期望結(jié)果是客戶前來咨詢的主要?jiǎng)右?,雖然在某些情況下,客戶可能并不清楚導(dǎo)致R1的真正原因。 困擾/困惑也許會(huì)帶來目前尚未發(fā)現(xiàn)或出現(xiàn)的機(jī)會(huì),但它更有可能:
困擾帶來的非期望結(jié)果(R1)可能不止一個(gè),可以在示意圖里用盡可能簡(jiǎn)短的文字加以說明,比如該公司無法向市場(chǎng)提供服務(wù),或市場(chǎng)份額正在降低;有可能導(dǎo)致銷量下降,利潤減少或財(cái)務(wù)狀況惡化;預(yù)計(jì)無法抓住市場(chǎng)機(jī)會(huì),等等。 R2(目標(biāo),期望結(jié)果) 讀者希望其現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)或流程產(chǎn)生期望結(jié)果(R2),而不是非期望結(jié)果。(如果R1是機(jī)會(huì),則希望利用它。)只有對(duì)R2進(jìn)行盡可能具體和定量的描述,才能判別你取得的結(jié)果是否是期望結(jié)果。如果沒有對(duì)期望結(jié)果的全面準(zhǔn)確的描述,你就很難在思考過程中選擇各種解決方案。 對(duì)R2準(zhǔn)確到位的描述,可以用具體的數(shù)字,也可以用具體的最終結(jié)果,比如:
有時(shí)你可能無法具體描述R2的最終結(jié)果,或者根本不能描述,這種情況下,只需在R2部分寫下,如果問題得到解決,你希望達(dá)到的狀態(tài)。接下來,解決問題的第一步就是確定具體的R2。 展開問題的各個(gè)部分,目的是搭建一個(gè)粗略但清晰的框架,以幫助找出你在理解問題上的差距,并圍繞這些差距寫序言。 看第9章你會(huì)發(fā)現(xiàn),對(duì)序言、困擾/困惑、R1和R2的界定,可能會(huì)在解決問題的過程中發(fā)生變化。比如當(dāng)你開始收集資料的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)自己對(duì)外部變化有更明確的認(rèn)識(shí),因此需要對(duì)R1和R2的本質(zhì)進(jìn)行重新提煉和重新描述。但是,不管框架各部分如何變化,各要素之間的相互關(guān)系始終是占主導(dǎo)地位的。 發(fā)掘讀者的疑問展開問題的基本內(nèi)容后,下一步就是尋找讀者的疑問。讀者在你闡述問題的不同階段會(huì)有不同的疑問。他只是想知道如何從現(xiàn)狀(R1)到目標(biāo)(R2),還是已經(jīng)決定了怎么做?情況不一樣,疑問也不一樣。 一些作者犯的嚴(yán)重錯(cuò)誤,就是在寫文章時(shí),不能確定讀者是否已經(jīng)采取了措施。其實(shí),如果知道讀者采取措施的時(shí)間,以及該措施是如何影響文章要回答的疑問的,將大大簡(jiǎn)化序言的寫作以及以后的推理過程。 以界定問題的框架為準(zhǔn)繩,根據(jù)尋找解決方案的初衷不同,讀者通常會(huì)希望解決下列7種問題之一,而這7種問題的構(gòu)成要素如何轉(zhuǎn)換成序言,如圖 8-10所示: 圖8-10 確定讀者究竟想找到哪些問題的解決方案 最常見的問題 1.不知道如何從R1(現(xiàn)狀)到R2(目標(biāo))。 2.知道如何從R1到R2,但不敢肯定是否正確。 3.知道從R1到R2的正確方案,但不知道如何實(shí)施。 最常見問題的變形 4.知道從R1到R2的解決方案,并且已經(jīng)實(shí)施,但由于某種原因行不通。 5.確定了好幾個(gè)解決方案,但不知道選哪一個(gè)。 可能但不常見的情形 6.知道R1,但不能具體描述R2,所以無法找到解決方案。 7.知道R2,但不清楚自己是否處在R1(這是典型的標(biāo)桿比對(duì))。 開始寫序言界定問題框架按照邏輯順序介紹了絕大部分問題的構(gòu)成要素,因此很容易把這些要素用于序言中。只要遵循從左到右、再往下的原則,讀者最后看到的通常是沖突部分。 下面舉例說明在如圖8-10所示的7種情況下,應(yīng)該如何寫序言和構(gòu)建“金字塔”,如圖8 -11到8 -17所示。為了突出結(jié)構(gòu)的脈絡(luò),所舉的例子比較抽象,不過你可以在附錄2“序言結(jié)構(gòu)范例” 中,讀到每種序言的全文。 我們應(yīng)該做什么(1) 圖8-11 應(yīng)該做什么 這種結(jié)構(gòu)是所有分析和寫作的最簡(jiǎn)單的一種。背景描述的是正在發(fā)生的事情,沖突是指讀者處在R1,希望到達(dá)R2。這種結(jié)構(gòu)也可以用來講述如何調(diào)整和升級(jí)正在使用的系統(tǒng)。在這種情況下:
上例中的關(guān)鍵詞是“變革”。它與你準(zhǔn)備告訴某人如何做某事的結(jié)構(gòu)稍有不同,那種情況下的關(guān)鍵詞是“步驟”:
我們是否應(yīng)該做我們想做的事(2) 圖8-12 應(yīng)該做想做的事 這種結(jié)構(gòu)還有幾種有意思的變形:
我們應(yīng)該如何做我們想做的事(3) 圖8-13 如何做想做的事 該結(jié)構(gòu)也適用于向某人解釋如何完成某事:
解決方案行不通,我們應(yīng)該做什么(4) 圖8-14 解決方案行不通該怎么辦 該結(jié)構(gòu)是第一種結(jié)構(gòu)的延伸,問題都是我們應(yīng)該做什么。唯一的區(qū)別在于針對(duì)該問題已經(jīng)采取過兩次或三次措施,需要追溯其過去的歷史才能發(fā)現(xiàn)真正的問題。 我們應(yīng)該選擇哪種方案(5) 圖8-15 應(yīng)該選擇哪種方案 備選方案一般歸在沖突項(xiàng)下。不要一一列出所有的備選方案,除非讀者事先已經(jīng)知道,否則讀者會(huì)誤把它們當(dāng)做選擇某種解決方案的原因。尤其要避免把備選方案羅列出來,然后否定。例如,“我們有3種方法可以解決該問題”,關(guān)鍵句要點(diǎn)為:
采用C方法的原因其實(shí)并不是A和B不好,而是C方法行之有效。(附錄2對(duì)備選方案的產(chǎn)生和討論有更詳細(xì)的介紹。) 我們應(yīng)該采用哪些戰(zhàn)略(6) 有時(shí)候,管理咨詢的客戶面臨問題或機(jī)會(huì),覺得應(yīng)該采取行動(dòng),但由于不熟悉情況或者知識(shí)水平有限,不知道應(yīng)該怎么制定明確的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施。例如,客戶可能處在一個(gè)技術(shù)和市場(chǎng)變化很快的行業(yè),客戶認(rèn)為目前多變的局面,正是他從不景氣行業(yè)脫身進(jìn)入成長性行業(yè)的機(jī)會(huì),但他并不知道他進(jìn)入后會(huì)變成什么樣。 在這種情況下,客戶請(qǐng)咨詢顧問對(duì)其所在行業(yè)進(jìn)行分析,確定哪些是成功的關(guān)鍵因素,自己在哪些方面有優(yōu)勢(shì),以及參與競(jìng)爭(zhēng)的成功率和盈利能力,并制定最明智的戰(zhàn)略。 圖8-16 應(yīng)該采用哪些戰(zhàn)略 因此,戰(zhàn)略是文章的主要思想,關(guān)鍵句要點(diǎn)則描述制定戰(zhàn)略的步驟,或者如上圖所示,可以采用歸納法解釋戰(zhàn)略,上面的方框是結(jié)論,下面的3個(gè)方框是步驟。 我們存在問題嗎(7) 圖8-17 是否存在問題 文章關(guān)注的是處于變化中的行業(yè)。使用該結(jié)構(gòu)最典型的情況,是當(dāng)客戶希望瞄準(zhǔn)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,或其他行業(yè)中采取同樣措施的企業(yè)時(shí)。 實(shí)戰(zhàn)案例為了讓你對(duì)界定問題的各構(gòu)成要素是如何轉(zhuǎn)換成序言有一個(gè)感性認(rèn)識(shí),下面舉一個(gè)現(xiàn)實(shí)中家庭用品零售商的例子,從界定問題開始一直到構(gòu)建最后的“金字塔”。構(gòu)成問題的要素如下: 某公司有3個(gè)配送中心,分別位于伍斯特、伊凡斯維爾和拉斯韋加斯,另外還從DMSI公司租場(chǎng)地做配送中心。3個(gè)倉庫的設(shè)計(jì)能力可以供應(yīng)490家商店,但事實(shí)上,4個(gè)中心供應(yīng)現(xiàn)有的438家商店有時(shí)候都很緊張。如果供貨量年增長率為4%~5%,加上到明年年底前計(jì)劃開張的198家新店,預(yù)計(jì)兩年后公司的倉儲(chǔ)能力將不夠用。 公司為提供必要的倉儲(chǔ)能力,確定可采取的解決方案包括:擴(kuò)建現(xiàn)有倉庫;新建一到兩個(gè)倉庫;改進(jìn)商品處理流程;繼續(xù)依賴第三方。不同的方案對(duì)投資回報(bào)率(ROI)的影響不同。公司希望選擇一種戰(zhàn)略,既保證最低的投資和運(yùn)營成本,又不改變現(xiàn)有的處理速度和全品種戰(zhàn)略。問題的展開如圖8-18所示: 圖8-18 結(jié)構(gòu)化分析問題 序言的結(jié)構(gòu)是圖8-10中第五種情形的變型。
序言和金字塔結(jié)構(gòu)如圖8-19所示: 圖8-19 從問題到金字塔 界定問題框架的概念對(duì)初讀者而言,接受和理解起來會(huì)有困難。但無論口頭還是書面解釋問題,它都是特別有用的工具,可以指導(dǎo)你怎樣寫文章的序言和提出解決問題的方案。 當(dāng)然,從界定問題到找到解決方案,還要經(jīng)過對(duì)問題的實(shí)際分析——分析問題產(chǎn)生的原因,并評(píng)估解決問題的各種方案。界定問題框架的價(jià)值,就在于它能指導(dǎo)你在尋找有效解決方案時(shí),提高找到問題原因和進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析的效率。通過學(xué)習(xí)第9章“結(jié)構(gòu)化分析問題”,你會(huì)發(fā)現(xiàn)這一點(diǎn)。 在線閱讀網(wǎng):http://www.yUedu88.com/ |
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