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在檔案館中，收納著海量文件， 如果不好好編號 那么在找起來的時(shí)候 一定會手忙腳亂， 所以編號就很重要了。 這一次， 讓我們來聊聊文件是怎么編號的吧。     begin:  編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號，它包括兩項(xiàng)工作： 1 是編制檔號； 2 是在歸檔文件上加蓋和填寫歸檔章。 檔號編制應(yīng)當(dāng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡單性原則。 唯一性，即一個(gè)檔號只能對應(yīng)一件歸檔文件； 合理性，即檔號結(jié)構(gòu)須適應(yīng)整體分類體系，代碼完整； 穩(wěn)定性，即檔號一經(jīng)確定，一般不隨意修改； 擴(kuò)充性，即檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量； 簡單性，即檔號應(yīng)簡短明了。 檔號結(jié)構(gòu)一般為“全宗號—年度—保管期限—件號”。在紙質(zhì)文件歸檔整理時(shí)，歸檔章需要逐件標(biāo)識在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章應(yīng)在首頁空白處加蓋，并填寫相關(guān)內(nèi)容。一般來說，歸檔章應(yīng)蓋在文件上端靠右的位置，橫式文件應(yīng)先將表頭朝左側(cè)放置，再于上端靠右處加蓋。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置時(shí)，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，以上端為宜，切記歸檔章不應(yīng)疊壓頁面圖文。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁，也可在材料內(nèi)第一頁上端靠右的空白位置加蓋歸檔章。 歸檔章一般采用黑色油墨蓋制，不宜使用印臺油。填寫歸檔章項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆、打號機(jī)等，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。 歸檔章項(xiàng)目為全宗號、年度、件號、保管期限、頁數(shù)。全宗號是同級檔案館給進(jìn)館立檔單位編制的代碼，一般以數(shù)字或者字母與數(shù)字結(jié)合標(biāo)識。年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2018年”。保管期限分別以永久、30年、10年標(biāo)識。件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，每一類目從“1”起編，不同類目間一般不連續(xù)編號。各項(xiàng)目填寫內(nèi)容應(yīng)與歸檔文件檔號所對應(yīng)的內(nèi)容保持一致。歸檔章尺寸樣式、填寫項(xiàng)目和項(xiàng)目位置不可擅自更改。 供稿：芮云 轉(zhuǎn)載來源：嘉定檔案志鑒 |
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