《高效時間管理模型》第四部分《時間管理的支柱》之《巧用工具》第1篇文章，敬請持續(xù)關(guān)注，謝謝！

一 使用工具的歷史和必要性

人類文明的進化史，多以工具命名，石器時代、青銅時代、工業(yè)時代、信息時代，為什么？

古人類歷史有200多萬年，而現(xiàn)代人類智人約15萬年前，在地球非洲大陸上出現(xiàn)。幾萬年的時間里，智人遷移的足跡遍布全球。據(jù)考古歷史學家考證，當時古人類有十幾個人種，各族種為了生存，不僅與自然斗爭，更與其他人種斗爭。

智人與其他人種最大的區(qū)別，就是對工具的使用，戰(zhàn)斗武器、生活工具的使用領(lǐng)先其他人種，對抗其他只知道徒手和扔石頭的人種，智人所到之處，其他人種因爭奪資源能力差，逐一遭到滅絕，最后智人遍布全地球，人類文明開始發(fā)展。

6000到5000年前，古人類持續(xù)了200萬年的石器時代結(jié)束，進入青銅時代，兩三千年后進入鐵器時代，直到19世紀我們進入工業(yè)時代。這次是自從人類學會使用工具以來，最大幅度的一次變革。

中華文明也正是在這次工具變革中，因閉關(guān)鎖國沒有跟上世界的腳步，遭到八國聯(lián)軍和日本侵華的一次次的屈辱。北京城外，大清鐵騎、步兵和義和團，25萬軍隊，被2萬八國聯(lián)軍輕松摧毀，侵入帝都，鐵騎在槍炮面前無力回天，帝都的六朝繁華在輪番劫掠中，終成廢墟。

再之后兩百年里，人類文明以爆炸式的速度前進，正因為工業(yè)時代帶來的工具改革，生產(chǎn)力得到爆炸性提高，短短200年跨過了電氣時代，一躍進入信息時代，人類一下子能夠上天入地，似乎無所不能。

我們現(xiàn)在的人，身體上和兩三千年前的老子、孔子時代的人相比，基本沒變化，我們不見得就比古人聰明，而改變的就是我們使用的工具。

現(xiàn)在和古代的生活，可以說是天翻地覆的變化?？鬃又苡瘟袊瑒虞m就是幾年，現(xiàn)在飛機、高鐵，十幾分鐘就能走古代幾個月的路程；每人的手機，都能儲存古代整個國家的藏書總量。

是什么帶來這樣的差距？就是工具！這就是人類文明階段為什么要以工具來命名的原因。

每一次工具的變革，都伴隨著人類思維的飛躍，生活品質(zhì)的提高?，F(xiàn)在是信息時代，信息的傳播和知識的迭代異常地迅速，為了更好地適應這個時代，選擇精良的工具，是至關(guān)重要的。

無論在什么樣的工作環(huán)境中，高效率是所有人都在追求的職業(yè)目標。好的工具，可以讓你的工作效率成倍提高，同時也可以讓自己在工作學習與生活休閑中保持相對的平衡。

孔子曰：“工欲善其事，必先利其器?！惫芾頃r間，我們也要運用相應的工具，有了趁手的工具才能讓我們做起事來事半功倍，工具其實在重新定義時間和成本。

一代人超越上一代人，永遠都不是年齡，而是對工具的掌握。

二 時間管理工具的分類

1 從載體上分

A 紙類

包括：

筆記本（用作日記、清單管理等）

文件夾（用于清單管理、資料管理等）

臺歷、掛歷（用于日程管理、清單管理等）

便簽（用于提醒清單管理等）

……

B 手機和電腦

自帶的：日歷（日程管理和清單管理等），備忘錄（清單管理、資料管理等）

下載的：各類APP或軟件（滿足各種各樣的功能）

2 按功能劃分

A 日程管理（記錄有確定開始或截止時間的事件，如系統(tǒng)自帶的、365日歷、朝夕日歷、奇妙日歷等）

B 清單管理（記錄沒有明確時間安排但越快完成越好的清單類工具，如奇妙清單、滴答清單、Omnifocus等）

C 記錄管理（用于記錄時間消耗情況，如時間塊、愛今天、ihour、moment等）

D 專注管理（用于跟蹤專注情況，如Forest、番茄土豆、潮汐等）

E 習慣管理（用于幫助習慣養(yǎng)成，如微習慣、種子習慣、布谷布谷等）

F 精力管理（用于身體管理，如KEEP、SEVEN、喝水時間、蝸牛睡眠等）

E 資料管理（用于筆記資料的收集管理，如印象筆記、有道云筆記、備忘錄、百度云盤等）

……

三 使用時間管理工具的誤區(qū)

一般表現(xiàn)為：一定要找個完美的方法或工具才可以開始，用太多的時間去維護時間管理的系統(tǒng)。

時間管理初學者的最大問題就是一開始就想做得非常完美，不斷嘗試各種工具和軟件，往往會陷入“工具的誤區(qū)”。他們了解大量工具，樣樣都想嘗試，做“工具的試驗品”，但最后總會覺得自己總是被工具“牽著鼻子走”，在這上面花費了大量的時間，總覺得這個工具不適合，那個方法有問題，仿佛工具和方法有缺陷就不能用似的。直到耗盡自己的意志力，只能被迫放棄。

很多人一開始就照搬別人的方法，不管用就懷疑方法有問題，或者自己有問題。事實上是雖然我們可以通過書本課程學到很多時間管理的工具或方法，但并不存在一種可以放之四海而皆準的工具或方法。

高效時間管理模型

四 究竟如何選用時間管理的工具

工具的本質(zhì)是用“系統(tǒng)”解放“認知”。人腦和電腦一樣，在同一時間能夠處理的信息是有限的。而工具做的就是提前幫我們規(guī)劃好，當事情大面積來襲時，我們可以更加從容的處理。所以，工具往往越簡單越好用，因為只有簡單，才能幫我們節(jié)省寶貴的認知資源。

如果問你：“什么是最好的工具？”你可能的回答是：“適合自己的，就是最好的”

但什么才叫做“適合”？什么才叫做“不適合”？什么時候應該選擇或者放棄它呢？

“時間管理”涵蓋的方法太多了，每個方法只能針對性的解決某一個問題，每個方法也有不同的搭配工具。

而且什么才是“適合”？所以我們首先要問自己的問題是：“我想用這個工具解決什么問題？”我從問題出發(fā)，而不是從泛泛的領(lǐng)域出發(fā)，也不追求一開始就完全適合我。

但用一段時間，如果出現(xiàn)以下三種情況，可能就是在提醒我們想考慮這個工具是不是不適合我了？

1 工具系統(tǒng)太繁雜，維護成本大：每天都要花很多時間去錄入、修改、更新，或者是要頻繁的把一個工具里的信息傳到另一個工具，或者檢視的頻率太高。

2 產(chǎn)生了不信任感：感覺有工具和沒有工具沒有什么區(qū)別，想起來了就用用，想不起來就不用。

3 不能滿足某個重要需求（而不是“不能滿足所有需求”）

評判一款時間管理App是否好用，主要要考慮以下幾點：

1 操作是否足夠簡單。用時間管理工具是為了節(jié)省時間，操作太復雜反倒浪費時間，那是最諷刺的。

2 是否支持云存儲和多端同步。單機版的APP已經(jīng)是上個時代的產(chǎn)品了，一旦換手機，什么都沒了，很不方便。支持移動端和PC端也是很有必要的，不同場景需求不一樣。

3 如果與團隊相關(guān)，是否支持多人同步。開會、約見、面試……生活中很多日程是多人的，你守時人家不守時，浪費的是你的時間。如果不能打通人和人，日程管理的效果要大打折扣。

我給大家選擇工具的建議：

1 新手不要改變習慣，當工作環(huán)境變化時一定要升級工具

剛剛開始實踐時間管理的時候，選工具的時候建議不要改變你原來的習慣，比如說你習慣用筆紙，那么你就還用筆紙；如果你習慣手機，那就還用手機。不要眼紅別人的工具。因為同時養(yǎng)成兩個習慣，會增加實踐時間管理的難度，比如同時養(yǎng)成列清單的習慣和使用新工具的習慣。

但是，當你的工作環(huán)境發(fā)生變化的時候，就要升級工具，其實連思維模式都要一起升級，比如你原來是一個執(zhí)行者，然后升職了，變成一個管理者，那么原來只用筆紙的方法可能就無法適應，這時候你列清單的習慣已經(jīng)養(yǎng)成，只是升級工具，也不那么困難。

2 可隨身攜帶，隨時進入錄入狀態(tài)

待辦事項可能是隨時產(chǎn)生的，比如在地鐵上、睡覺前、散步時、等車時，所以你的工具需要能隨身攜帶，并且隨時就進入錄入狀態(tài)，否則，一個不能隨時收集想法和待辦事項的工具是靠不住的。

3 單一功能的工具就選一種

以上關(guān)于時間管理的功能分類提供了很多不同的APP，都是為了解決我們某一方面的功能需要的，先試用，盡快確定其中一種能滿足現(xiàn)時需要的就可以了，多于兩種工具維護成本就會增大很多，所以，請盡量斷舍離自己對工具的占有欲。

4 不斷迭代適合自己的方法，而不是工具

我見過一些人會把工具換來換去，更新迭代很快，其實應該迭代的是使用工具的方法（也就是腦袋），最好的工具永遠是我們的大腦、我們的思維。

后面將用約十篇文章詳細介紹各種功能的時間管理工具的具體應用，歡迎大家持續(xù)關(guān)注！