周末本想約閨蜜去喝下午茶，不料她說正在加班，而且還是焦頭爛額那種。我問怎么回事，她說：“就是在做季度報表，做了3天。因此目前還搞不定，老板已經(jīng)在催了幾次了。”

原來她不僅要統(tǒng)計(jì)各個加盟店的銷售額，還要計(jì)算各個店的店員每個人的銷售額，用于計(jì)算獎金，但是由于加盟店較多，而且當(dāng)中還時不時出錯，才導(dǎo)致幾天都沒做好。末了，她還問我一個問題：“你說，之前學(xué)的東西都用不上，可是，外面別人贊嘆不已的那些制表高手——表哥表姐，能不能給我來一打啊！”

我也是哭笑不得，我說：“'表哥表姐'不能給你來一打，但是書倒可以給你一本?！庇谑俏揖徒o她推薦了這本《Excel教科書》。

《Excel教科書》這本書是吉田拳所寫，他成立了一家培訓(xùn)Excel相關(guān)知識和技能的公司，目前他本人就是一位Excel研修講師和Excell業(yè)務(wù)改善咨詢師。

《Excel教科書》將帶著我們學(xué)習(xí)如何掌握函數(shù)快速得到結(jié)果，并把函數(shù)的運(yùn)用發(fā)揮到最大，再通過Excel 來分析數(shù)據(jù)，從而提高工作效率。

一、掌握函數(shù)，快速得到答案

作者吉田拳告訴我們，應(yīng)對一般的操作要掌握的函數(shù)有67個，這么多我們記不住而且也沒有必要全都記住，只需要記住常用的6個基礎(chǔ)函數(shù)，我們的工作效率將大大提升。在這里我選出5個常用的。

1.IF函數(shù)

比如說我們想要從一份成績單里面得到是否合格的的情況，那就可以設(shè)置一個判斷條件，如：“分?jǐn)?shù)超過80分是A，低于80分是B?！边@個時候，我們就可以輸入這個公式【=IF(B2>=80,'A','B')】，如下圖中的紅圈部分，輸完后按下'enter'，得出結(jié)果，再按住右下角再往下拉，得出其他行的結(jié)果。

有些朋友可能覺得很簡單，但是還是會有人問，這個公式是什么意思？覺得理解了才有助于記憶。其實(shí)這個公式簡單來說就是一句命令句：“B2的值大于等于80時輸入A，否則輸入B?！?/p>

2.SUM函數(shù)

這個大家應(yīng)該比較熟悉，是一個求和的函數(shù)。除了吉田拳在書上說的這種方法（圖1），現(xiàn)在的Excel版本還有一個更簡便的方法（圖2），大家可以根據(jù)習(xí)慣來操作。

（圖一）

（圖二）

3.SUMIF函數(shù)

比如像我閨蜜要計(jì)算各個店員的銷售額，那就可以運(yùn)用這個函數(shù)。如下圖：

如此一來，就不再需要一個數(shù)字一個數(shù)字去加，只需輸入公式，得出一個數(shù)字后，再從這個數(shù)字往下拉，直接就可以得出其他人的結(jié)果。而且，為了方便向老板報告，還可以把每個負(fù)責(zé)人的銷售占比也計(jì)算出來，同樣的運(yùn)用一個公式就可以實(shí)現(xiàn)，如下圖：

4.COUNTIF函數(shù)

假設(shè)現(xiàn)在公司開會，要計(jì)算參加的到場人員有多少，一個一個來計(jì)算不僅花時間，而且還會出錯。這個時候我們就可以運(yùn)用這個函數(shù)來提高效率，而且，這張表格有任何變更的情況，都會及時自動更新。如下圖：

5.VLOOKUP函數(shù)

這是一個輸入商品的名稱，就自己顯示價格的函數(shù)。比如我們在某一列輸入代碼后，價格那一列就相應(yīng)地顯示出單價。前提就是要把單價表放在同一個Excel表格內(nèi)，作為參考。輸入函數(shù)公式，如下圖：

在這里要解釋一下這個公式的意義，函數(shù)后面括號里面的4個參數(shù)，每個逗號隔開的為一個參數(shù)，這4個參數(shù)代表的意思分別是：

第一個，A2，這個是檢索值，也就是我們表格中的代碼；

第二個，F(xiàn)列到G列，這是檢索的范圍；

第三個，G列，F(xiàn)到G的范圍從左數(shù)第2列；

第四個，輸入0，這個是精確匹配，大家看到B7出現(xiàn)的“#N/A”，意思是找不到匹配的值，因此只能返回錯誤，就會顯示表格里面的字符。

二、把函數(shù)的運(yùn)用最大化

有了上面幾個函數(shù)作為基礎(chǔ)，應(yīng)對日后的工作報表就可以在這底層的基礎(chǔ)上做出調(diào)整或組合，以實(shí)現(xiàn)Excel的強(qiáng)大功能。

1.刪除重復(fù)的單元格

工作表中如果存在重復(fù)的數(shù)據(jù)，那將導(dǎo)致最終數(shù)據(jù)嚴(yán)重出錯，因此我們在最初檢驗(yàn)階段就應(yīng)該杜絕此類事件。比如，我們可以輸入下面的函數(shù)公式，如下圖，數(shù)字大于1的都是重復(fù)的數(shù)據(jù)，我們知道哪些是重復(fù)的之后，就可以通過篩選來將它們刪掉，以保證最終數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.日期與時間設(shè)置

（1）要輸入當(dāng)天日期的話，可以按住“Ctrl+： ”。

（2）對于經(jīng)常要更新的工作表的日期，就可以輸入“=TODAY（）”。

（3）如果想要查看與客戶的合同到期情況，可以用更新日期減去當(dāng)前日期，如下圖：

3.快速處理文字

（1）在單元格中輸入“星期一”，往下拉的話會自動連續(xù)填充數(shù)據(jù)，一直到星期日。

（2）使用CHAR函數(shù)，連續(xù)輸入26個英文字母。

因?yàn)橛⑽淖帜窤的字符代碼是65，在單元格中輸入“=CHAR（65）”，單元格內(nèi)將顯示A。要輸入26個英文字母的話，只需要輸入這個公式：“=CHAR(ROW()+63)”，將會得到B，往下拉可以得到A-Z的英文字母 。如下圖：

三、通過熟練運(yùn)用Excel這個工具，分析數(shù)據(jù)

吉田拳告訴我們，我們不是為了做表而做表，想要讓制作表格變得有價值，是要從數(shù)據(jù)當(dāng)中分析現(xiàn)狀、設(shè)定目標(biāo)再到制定計(jì)劃，活用這些數(shù)據(jù)，使我們工作更高效。應(yīng)該如何分析呢？作者告訴建議我們可以能過“分類”和“比較”來實(shí)現(xiàn)。

比如說，可以通過“銷售額”這個數(shù)據(jù)，將它劃分為

（1）按年齡層

（2）按地域

（3）按商品

（4）按負(fù)責(zé)人

然后再通過這些分類與相應(yīng)的數(shù)據(jù)做比對，比如說：

按商品類別來看，A產(chǎn)品占全體的80%，主要的銷售額都來自于它。因此可以提其他產(chǎn)品的比例，建立理加穩(wěn)定的利潤結(jié)構(gòu)。

吉田拳這本《Excel教科書》前面用了大幅的篇章在教我們EXCEL這個工具的使用技巧，但事實(shí)上我們的工作不是為了制作表格而做這件事情。我們花大量的時間來制作表格也不只是為了知道一個數(shù)據(jù)，而是希望從中得到有用的信息，進(jìn)而改善工作、提高效益，這才是我們學(xué)習(xí)Exce操作的本質(zhì)。