這是我每天一篇文章的第1年54天

我想學(xué)習(xí)過(guò)時(shí)間管理的人，都知道時(shí)間管理矩陣?yán)碚?，也就是時(shí)間管理四象限法則，美國(guó)管理學(xué)家史蒂芬.柯維在他的《要事第一》這本書(shū)中提出了這個(gè)法則，因?yàn)槠鋵?shí)用而受到了人們的歡迎。

如下圖所示，將事情按照重要性和緊急性分為4類(lèi)：重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急。

第一象限：重要且緊急

第一象限里面的是重要且緊急的事情。就比如緊急的會(huì)議、今天必須完成的工作、臨時(shí)出現(xiàn)的危機(jī)。

面對(duì)第一象限里面的事情，我們應(yīng)該立即去做，因?yàn)槿绻获R上把它們處理好，就可能會(huì)造成嚴(yán)重的后果。比如我每天晚上12點(diǎn)以前必須完成一篇文章，我就要優(yōu)先去完成它。

第二象限：重要且不緊急

第二象限里面的是重要且不緊急的事情。就比如自我能力的提升、發(fā)掘新的機(jī)會(huì)、人際關(guān)系的建立、運(yùn)動(dòng)等等。

面對(duì)第二象限里面的事情，我們應(yīng)該有計(jì)劃地去做。雖然這個(gè)現(xiàn)象里面的事情不緊急，但是會(huì)對(duì)我們的生活和工作產(chǎn)生重大的影響。需要只需要將目標(biāo)分解以后，每天做一點(diǎn)點(diǎn)。比如我們每天運(yùn)動(dòng)10分鐘，讓我們一直保持活力和健康。

這里需要說(shuō)明一下的是，我們之所以每天有很多重要且緊急的事情要做，就是因?yàn)槲覀兤綍r(shí)沒(méi)有有計(jì)劃地去做重要且不緊急的事情，結(jié)果就導(dǎo)致這些事情變得很緊急。就比如你平時(shí)不運(yùn)動(dòng)，突然有一天就大病一場(chǎng)，變成了緊急事件。

第三象限：不重要且緊急

第三限里面的是不重要且緊急的事情。就比如頻繁地回復(fù)消息、做無(wú)關(guān)緊要的事。

面對(duì)第三象限里面的事情，我們應(yīng)該盡量讓別人去做。就比如一些瑣碎的工作，就可以讓自己的下屬或者助理去做。就比如你的同事讓你去幫一個(gè)忙，對(duì)他來(lái)說(shuō)，這是可能是一件重要且緊急的事情，而對(duì)你老說(shuō)，可能就是不重要且緊急的事情，那你你就可以拒絕他，讓他自己去做。

在這里需要注意的是，我們要明確自己的責(zé)任范圍。如果你同事讓你做的事情，屬于你的責(zé)任范圍，那么就是重要的事，你就有責(zé)任去完成。

如果這件事不屬于你的責(zé)任范圍，就比如他讓你幫忙做一份文件，本來(lái)是他的事情，這時(shí)候你就必須選擇做還是不做，而且你得為你的選擇和后果復(fù)雜。

如果你幫他做了，也許你們關(guān)系變好了，但是自己的工作卻沒(méi)有完成；如果你不幫他，自己的工作是完成了，但是關(guān)系可能變得差一些，這需要你自己去權(quán)衡和選擇。

如果這件不重要且緊急的事情只能自己做，怎么辦呢？這時(shí)候我們就可以利用我們的碎片時(shí)間、低效時(shí)間去完成它，而將效率高的時(shí)間用于完成重要的工作。

第四象限：不重要且不緊急

第四象限里面的是不重要且緊急的事情。就比如刷劇、聊八卦、沉迷游戲、亂上網(wǎng)。

面對(duì)第四象限里面的事情，我們應(yīng)該盡量不做。這里要補(bǔ)充一下，有些不重要不緊急的事情，比如刷劇和玩游戲，我們可以適當(dāng)?shù)刈鲆蛔觥?/p>

一是因?yàn)橛械呐笥芽赡軣o(wú)法完全一下子不去做這些事情，二是因?yàn)槲覀兊拇_也可以通過(guò)這樣一些方式來(lái)讓自己放松，那我們就可以用碎片和低效時(shí)間去做這些事情。

總的來(lái)說(shuō)，我們首先應(yīng)該處理好重要緊急的事情，然后有計(jì)劃的去做重要不緊急的事情，把不重要緊急的事情交給別人去做，并且盡力不做不重要不緊急的事情。

其實(shí)，這里也存在一個(gè)問(wèn)題，很多剛開(kāi)始學(xué)習(xí)這個(gè)法則的朋友，不知道如何將自己要做的事情進(jìn)行分類(lèi)。更具體地來(lái)說(shuō)，他們可能知道什么事情是緊急的，但不知道什么事情是重要的。

其實(shí)，重要的事情，就是那些可以幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事情，就比如我每天寫(xiě)一篇文章，就可以幫助我實(shí)現(xiàn)寫(xiě)書(shū)這個(gè)目標(biāo)，這就是我每天應(yīng)該做的重要的事情。

好了，剛剛我們介紹了史蒂芬.柯維提出的時(shí)間管理矩陣?yán)碚?，下面我就要介紹我提出的新時(shí)間管理矩陣?yán)碚?，也就是新的時(shí)間管理四象限法則。

如下圖所示，將時(shí)間管理水平按照目標(biāo)多少和效率高低分為4類(lèi)：目標(biāo)少效率高、目標(biāo)少效率低、目標(biāo)多效率高、目標(biāo)多效率低。

第一象限：目標(biāo)少效率高

我們先來(lái)解釋一下效率高低和目標(biāo)多少分別是什么意思。效率高，就是指在單位時(shí)間內(nèi)能完成更多的事情，效率低則相反。目標(biāo)少，指的事聚焦最重要的一個(gè)目標(biāo)，將大部分時(shí)間、精力和資源投入到一個(gè)目標(biāo)上。目標(biāo)多，指的是有很多想要達(dá)成的目標(biāo)，也就是目標(biāo)不聚焦。

好了，目標(biāo)少效率高的人處在什么樣的水平呢？這個(gè)法則將我們的時(shí)間管理水平分為四類(lèi)，那么它就是排名第一。因?yàn)樗麄冇忻鞔_的最重要的一個(gè)目標(biāo)，講大部分時(shí)間、精力和資源都投入到這件事情上，而且做事的效率很高，自然能夠獲得最大的產(chǎn)出。

需要注意的事，聚焦一個(gè)目標(biāo)，不是說(shuō)不做其他事情，而是優(yōu)先投入時(shí)間去完成這件事。比如，我每天寫(xiě)一篇文章，就是每天優(yōu)先要做的事情，來(lái)實(shí)現(xiàn)出書(shū)這樣一個(gè)目標(biāo)。

至于應(yīng)該聚焦什么樣的目標(biāo)，我們?cè)谀繕?biāo)管理這一章會(huì)講到。

第二象限：目標(biāo)少效率低

目標(biāo)少效率低的人處在什么樣的水平呢？排名第二，因?yàn)樗麄冸m然很聚焦自己的目標(biāo)，但是效率不高，比如一天只能專(zhuān)注工作5個(gè)小時(shí)。

所以，處在這一象限的人最應(yīng)該做的事情，就是提升自己的工作效率，比如使用番茄工作法、斷網(wǎng)工作法等等。

需要注意的是，我們不應(yīng)該一味地提高自己的效率，而是應(yīng)該找到一個(gè)平衡點(diǎn)，讓自己能夠勞逸結(jié)合，因?yàn)槠胶獠拍艹志谩１热缒忝刻旃ぷ?小時(shí)，覺(jué)得剛剛好，那就可以嘗試增加一兩個(gè)小時(shí)，在這個(gè)過(guò)程中不斷地調(diào)整，保持平衡。

第三象限：目標(biāo)多效率高

目標(biāo)多效率高的人處在什么樣的水平呢？排名第三，他們效率的確很高，比如一天能高效工作10個(gè)小時(shí)，但是他們的目標(biāo)太多了，分散了他們的注意力和精力，結(jié)果就可能什么目標(biāo)都達(dá)不成，什么事情都做不好。

我認(rèn)為傳統(tǒng)的時(shí)間管理就容易陷入這個(gè)誤區(qū)，雖然他們用四象限法則、番茄工作法等方法可以提高自己的效率，但是因?yàn)槟繕?biāo)大多，很可能會(huì)讓我們身體透支、失去平衡。

這種情況，應(yīng)該做的就是找到最重要的一個(gè)目標(biāo)，刪除其他不重要的目標(biāo)，或者減少對(duì)其他目標(biāo)的投入，然后聚焦于這個(gè)最重要的目標(biāo)。

第四象限：目標(biāo)多效率低

目標(biāo)多效率低的人處在什么樣的水平呢？毫無(wú)疑問(wèn)，是排名第四的，也就是水平最低的。目標(biāo)多和沒(méi)有目標(biāo)一樣，都會(huì)讓我們遠(yuǎn)離成功，特別是本身的工作效率還非常第的情況下。

這個(gè)時(shí)候，就有兩種處理辦法，一種是聚焦目標(biāo)，一種是提升效率。我認(rèn)為聚焦目標(biāo)，是比較好的方法，因?yàn)橹挥形覀兙劢棺钪匾囊粋€(gè)目標(biāo)了，再來(lái)提升效率才有意義，否則一味提升效率，只會(huì)讓我們失去平衡，特別是目標(biāo)很多的情況下。

好了，我們分享了時(shí)間管理矩陣和新時(shí)間管理矩陣，那么他們有何不同呢？我創(chuàng)造新時(shí)間管理矩陣的意義又在哪里呢？

時(shí)間管理矩陣，將事情分為四類(lèi)，這就是一個(gè)任務(wù)分類(lèi)的方法，類(lèi)似的方法還有很多，比如ABCDE法。這個(gè)矩陣的作用就是通過(guò)任務(wù)分類(lèi)來(lái)提升我們的這個(gè)效率。

如果我們把時(shí)間管理分為目標(biāo)和效率兩個(gè)維度，那么時(shí)間管理矩陣屬于效率這個(gè)維度。

而新時(shí)間管理矩陣則不同，它就是把時(shí)間管理分為目標(biāo)和效率兩個(gè)維度，然后根據(jù)這兩個(gè)維度來(lái)劃分為四個(gè)象限，將我們的時(shí)間管理水平分為四類(lèi)，讓我們認(rèn)清自己目前的狀態(tài)，并給出對(duì)應(yīng)的解決方法。

也就是說(shuō)，兩者的高度是完全不一樣的，前者的作用僅僅是提升效率，而后者從目標(biāo)和效率兩個(gè)維度來(lái)幫助我們進(jìn)行時(shí)間管理。

好了，現(xiàn)在你的時(shí)間管理水平處于哪個(gè)象限呢？又應(yīng)該如何做出調(diào)整呢？歡迎留言交流。

如果你也想?yún)⒓有聲?shū)內(nèi)測(cè)，請(qǐng)點(diǎn)擊《楊浩鳴：為什么你看了那么多書(shū)，卻還是管理不好時(shí)間？》

我是楊浩鳴，專(zhuān)注提升工作效率，每天寫(xiě)一篇文章，幫你提升工作效率。