1、前言—GTD的目的和意義

#寫這篇GTD總結的初衷-分享是更好的學習

接觸GTD有一年多的時間，看了一些時間管理方面的書、用過一些GTD軟件，然后通過研究一些GTD牛人的文章和分享，開始嘗試通過日常的任務和時間管理，逐步平衡自己工作和生活的狀態(tài)，去更好的專注和執(zhí)行。經歷過那些彷徨的日子，撥開一層層的迷霧才慢慢找到自己，我有很多大大小小的夢想，我想在GTD的幫助下，去實踐并完成它們。

你覺得這個世界上不可能的事情，是因為你沒有試著去做。

這篇總結，一是想把自己一年多的GTD實踐經歷梳理一下，二是因為分享是最好的學習，通過分享促進自己更加深入的思考。如果這篇總結里面有內容能給看的人帶來一點幫助，就最好不過了。

#以前的狀態(tài)

剛畢業(yè)工作那會，壓力很大。

一是工作上的事情壓得自己喘不過氣，不知道怎么合理的安排自己的時間，同時苦于自己喜歡拖延的工作習慣，經常在強迫性的擔心與焦慮中，浪費掉大量的時間和精力；

二是業(yè)余時間自己制定的個人提升計劃，往往堅持不多久便會擱置，然后陷入重新制定計劃，不久又會擱置的死循環(huán)。

這種狀態(tài)差不多持續(xù)了1年的時間

#選擇GTD進行高效工作和生活的意義

Asian Efficiency的Thanh文章中有句話：

From my studies of the brain, I know that I want to free up as many resources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking, focus and decision making.

簡單來說，就是想把大腦盡可能的從過多的信息中脫離出來，做事靠系統(tǒng)，有更多精力專注在執(zhí)行和思考上。也是《小強升職記》里面“心如止水”狀態(tài)的第一步。

最開始了解GTD是在13年的時候，當時一度很迷戀這個概念，甚至超出GTD對自己當時的工作狀況可能帶來的幫助。因為本身我自己是一個特別怕麻煩的人，尤其是當某段時間工作和生活亂成一團糟的時候，戰(zhàn)戰(zhàn)兢抓住GTD的稻草，希望能成為高效去生活和工作的人。

看過《小強升職記》和褪墨上一些文章之后，開始進行工具的選擇。當時用的是Android手機，著實費了好大的精力（→_→Android重度選擇困難癥患者），不是選擇太多，而是因為當時自以為比較渣的體驗，沒有一款讓自己覺得最牛逼的App。試用過Any Do、Doit.im、Google日歷、Wunderlist等眾多軟件，結果最后陷入不停更換軟件的怪異節(jié)奏?，F(xiàn)在看來，其實有些軟件都不錯，比如國內比較火的Doit.im，還有平臺兼容性很好的Wunderlist，不過因為我自己在使用的時候精力很難集中，一直不習慣使用。

后來換了IOS平臺很快選擇了Omnifocus直到現(xiàn)在。我始終認為，一款好的App是能讓你在使用時感受不到它的存在，而又能切實的給你便利。

2、GTD流程的一些理解

#收集

作為GTD流程的第一步，我對收集的理解是：把每一個新的工作任務、想法以及資料收集到個人的Inbox里面，而不是像以前那樣選擇存到腦子里或者不利于整理的紙質筆記本上。

目前常用的的收集箱有幾個：

1） Iphone上Omnifocus的Inbox。

參照毒龍的程序人生，對我的Homescreen做了優(yōu)化，把Omnifocus和效率的文件夾放到Dock欄。這樣很方便利用Omnifocus的Inbox進行任務收集，也是我現(xiàn)在主要的任務收集Inbox。每天晚間儀式的時候按時清空所有的任務。

2）     便簽。

主要用于日常工作執(zhí)行中的任務收集，便簽在手邊，可以隨時拿來記錄任務，然后下班前，從PC端手動輸入或者發(fā)送郵件到Omnifocus的Inbox。

3）     電腦的Inbox文件夾。

電腦的Inbox主要是用于存放日常工作和學習電子資料，以及一些暫時性的文件。這個文件夾在金山快盤里面實時和服務器進行網絡同步，方便個人PC+工作PC和手機資料文件的協(xié)作管理。周回顧的時候按時清空。

4）     Evernote的Inbox。

用于存放平時的一些突然冒出來的和寫作或總結有關的想法，因為不是可執(zhí)行的任務，所以也放到里面，周回顧的時候清空。

#組織/處理

組織/處理的主要內容是，根據自己的價值判斷和目標，給每一個任務分配對應的項目、上下文以及開始和截止時間。這樣給自己做出承諾，可以確保自己不會有遺漏或拖延的借口。另一方面，我自己對待每一個行動的態(tài)度，也從開始的債主催債般被動，逐漸開始主動的去執(zhí)行跟進。

這一步是每天晚間儀式的時候，在Mac虛擬機上的Omnifocus中進行，對第二天的Todo List做旗標標記。

關于項目（Project）和上下文（Context）的設置，當時主要參照Oceangirl的文章。在后面的自我管理系統(tǒng)部分會介紹一下。

#檢視/回顧

檢視和回顧，是保證整個GTD流程順利運轉最核心的步驟。

檢視是保證Omnifocus里面的項目和上下文，以及任務設置都更加有效。就像有些人喜歡定期對房間進行斷舍離一樣，我也會在周回顧的時候，檢視項目所有的內容，結合年度和每月的計劃，根據目前的目標與職責范圍，與自己溝通，對GTD系統(tǒng)進行斷舍離，希望能通過一步步的優(yōu)化，保證整個系統(tǒng)更加清晰合理。

回顧因為月度和季度回顧一直不太明白該如何進行，目前的主力軍是周回顧。

最初的時候因為懶，所以想延長回顧的周期，經過一段時間的嘗試，發(fā)現(xiàn)如果兩周進行一次回顧，我也會容易遺漏掉一些重要的工作。另外最開始回顧的時間在4-5個小時，太過于拖沓，最后優(yōu)化到2-3小時，在周六晚上進行。

周回顧的內容，除去一些執(zhí)行性的任務，主要的總結整理到周回顧Excel表格里面。

#執(zhí)行

執(zhí)行的環(huán)節(jié)，主要考驗的是執(zhí)行力。在執(zhí)行的過程中利用好2minute原則和番茄鐘可以更好的提升效率。

我在做2013年全年計劃的時候，給自己定的主題詞是：執(zhí)行力。因為一直懶癌患者，喜歡拖延，且不自信。所以有針對性的養(yǎng)成了跑步以及晨起的習慣，年底回顧的時候，狀況已經大有改善。

然后當時會對每天的工作，做時間日志。這一方面的回顧一直沒有開始，不過也對自己的精力規(guī)律有了大概的了解，在組織/處理的時候，可以結合使用。

3、以OmniFocus為核心的自我管理系統(tǒng)

#Omnifocus系統(tǒng)設置

我個人的自我管理系統(tǒng)，核心是Omnifocus。關于Omnifocus的設置，對于職場小白和職責范圍不是特別多的人來說，強烈推薦Oceangirl的《工具控的福音》文章系列，介紹詳細而且干貨很多，特別是情境（Context）和透視（Perspective）的設置，有很大的啟發(fā)。就不多說了，有興趣的可以去看一下。

#每日執(zhí)行清單（Flagged任務）

每天的執(zhí)行清單（Todolist），遵循要事優(yōu)先和搞定的原則。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外，主要的任務清單。

每天Evening Ritual的時候，會根據組織/處理階段，分配的項目、上下文以及截止時間，對于一些常規(guī)性的任務比如整理今天市場的銷售數據，以及需要重點跟進的最新的推廣營銷策略等工作，標上旗標。

每天的旗標任務數量在10個左右，最多的時候嘗試過15個，但效率和執(zhí)行完成度都不滿意。這個可以根據每天任務的時間進行具體安排。

而且每個旗標都是一個承諾，一旦標上旗標，就意味著肯定要完成的任務。我最開始的時候沒有理解這一點，一段時間下來，旗標變得形同虛設，短期的影響是任務完不成，長期的影響是自己對待承諾的態(tài)度，后果可想而知。

#Morning Ritual

除了工作和休息日的時間，每天早晨和晚上這兩塊時間，如果利用好了，也是可以利用來進行自我管理的。特別是早上這段最不受打擾的時間，可以更好地與自己相處。

這是我每天的Morning Ritual。通過一些小任務，讓自己清醒，保持健康。其中最核心的部分是“晨間日記”和“自我管理時間”。

自我管理時間：每個人的方式不同，我最主要的是閱讀、聽英文等適合早晨做的事情。哪怕只是聽下音樂，拉伸下身體，也會很有幫助。

晨間日記：是從13年9月開始執(zhí)行的，一年多的時間，每天堅持記錄天氣、心情、一些反思、人際交往和感悟等，也是蠻有意義的。

這是我經過一年多的實踐，每天晨間日記的主要內容框架。有興趣的可以看《晨間日記的奇跡》一書，然后根據自己的情況進行定制。

#Evening Ritual

晚上相比早晨更容易受到打擾。對于上班族，臨時性加班、社交娛樂都會占用大量的時間。同時晚間也是可利用的最大塊的時間。

Evening Ritual主要也是由一些常規(guī)性的內容比如吃飯，洗漱這些，以及自我管理和回顧、計劃組成。

自我管理：和每年每周的計劃對應，在進行周回顧的時候對下周的主要任務進行計劃。

回顧：是對當天的工作時間日志、消費支出、時間記錄和每日清單進行回顧總結，內容整理到Evernote相對應的筆記本。

其中【每日回顧】是參照Jack Dorsey的每日清單，對自己一些生活的準則進行每日強化。

計劃：是在Omnifocus中，對明天的任務根據重要緊急程度和精力情況分配上下文（context），標上旗標，并估計大約完成所需時間。

#Weekly Review

周回顧是維持整個GTD系統(tǒng)順暢最核心的環(huán)節(jié)。最初的內容是參考毒龍的程序人生，在1年多的實踐過程中對內容進行不斷的優(yōu)化，以便更貼近年度的目標。

周回顧的意義在于：讓我能在2-3個小時內，集中精力檢視所有的事情，確認自己把最大的精力放到最重要的事情上，方向沒有錯，執(zhí)行也沒有拖延。最好能把平時的積累形成一股合力，朝著一個明確的目標一步步去實現(xiàn)。

#年度計劃

每年的年底會做第二年的年度計劃。前幾天學習著做了一個圖形化的展示，這樣每周回顧的時候會更加直觀一些。

目前只有1年的計劃，對于2-3年甚至更久的計劃，還沒有太明確的思路。

#其他—Evernote、電腦文件對應的內容規(guī)則

為了讓整個GTD形成更加緊密的一個系統(tǒng)，Evernote的筆記本和個人PC的電腦文件夾設置，都是從職責范圍、自我管理、興趣愛好這些角度出發(fā)，進行統(tǒng)一命名規(guī)則管理的。

4、常用的軟件/App

這些常用的App和軟件，可以提升搞定任務以及完成年度計劃的效率，目前也在嘗試嵌入到整個GTD流程中。

1）     Omnifocus（Iphone和Mac）

主要用于任務和時間管理，是GTD自我管理系統(tǒng)最核心的軟件。

2）     Evernote

用于資料的收集和整理，每日Ritual和周回顧的資料索引庫，相比較單個的數據文件，更加方便統(tǒng)一的整理和管理。

3）     aTimeLogger

記錄每天的時間消耗，每周統(tǒng)一回顧看當周的各種活動時間占比，可以很清楚的看出本周的時間流向。

4）     Workflowy

某些人對于它的筆記本功能評價還不錯，不過我主要用來做文章和思路大綱分解。比如這篇總結，在X-mind頭腦風暴后組織成思維導圖，然后在Workflowy先整理一個大概的綱要。資料可以多平臺同步，方便隨時檢查。

5）     Kindle

Kindle目前是我閱讀最主要的平臺。主要包含了【書籍閱讀】+【網頁離線閱讀】+【RSS定時推送】，相當于把紙質書、Instapaper、RSS訂閱整合到一塊，更方便碎片化的閱讀。每周進行整理回顧，對于已經閱讀完的書籍，會整理讀書筆記并總結。因為去年堅持的閱讀量不多，目前還在逐步實踐和優(yōu)化中。

6）     Wind-up

番茄工具，需要集中精力處理某項工作的時候，會用番茄強迫自己休息。

7）     Momento

以前碎片化記錄心情，可以導出記錄到手機金山快盤。近期沒有堅持使用。App的界面還是很有愛的。

8）     Podcasts

個人覺得是Iphone最實用的App之一，平時地鐵不方便閱讀的時候，可以用來聽一些播客，比單純的聽音樂有意思一些。推薦的有《冬吳相對論》（近期沒更新）《潘吉Jenny告訴你》等。

9）     隨手記

個人理財，日常收支記錄App。作為個人理財最基礎的工具，從13年開始使用，堅持記錄每一筆支出。

10)金山快盤

網盤，和DropBox類似，不過后者近期好像給墻了。從09年開始使用，可以手機、電腦同步，方便資料的保存和協(xié)同作業(yè)。

5、Role Model

這個概念是14年開始注意的，最開始的時候，關注豆瓣或者微博一些欣賞的同齡人或者在某個感興趣的領域出色的年輕人。前幾天看易仁永澄的文章，他也提到Mentor這個概念。然后就利用Workflowy整理了一個清單，目前也嵌入到周回顧里面。

#Role Model-前行的照明者

從一直關注以來的理解，粗暴的分解為評價、一句話和學習照明點三方面。向一些優(yōu)秀的人看齊，學習他們的閃光點，借以觀照自身。也可以讓自己避免在一些無聊的人和事上面浪費功夫。

#給自己帶來的變化

1）     價值觀的指引。

優(yōu)秀的人總會有優(yōu)秀的習慣和價值觀。

2）     情緒和心態(tài)、學會閉嘴。

渴望進步并身體力行的人，是不會在無聊的人身上浪費時間的，也更加不會讓自己無聊。

3）     規(guī)劃和紀律的重要性。

畢業(yè)之后，學習提升的規(guī)劃，和執(zhí)行的紀律性，是能保持持續(xù)進步的原動力和保障。我是一個懶人，更是一個無法忍受平庸的人。

4）     提出問題并積極的思考和反饋。

遇到問題，不再逃避或漠視，提出自己的建議和想法。任何難題都能被解決，或者一鼓作氣把它干翻在地，或者把自己從牛角尖拉出來。

5）     對于同齡人和前輩的學習。

作為一個90后，不驕不躁，與年少的人學習生活態(tài)度，與同齡人學習激情和不服輸的精神，和前輩學習為人處世態(tài)度。這種心態(tài)，有種未老先衰的趕腳orz。

6、習慣的力量

#30Days拍照計劃

這是2014年8月的30Days拍照計劃，每天選一張喜歡的照片，一個月下來拍了很多照片?？此坪唵?，不過需要每天都關注身邊的事情，體驗活在當下的心態(tài)。

#慢跑的魔法

從12年12月27日開始跑步，配合13年【提升執(zhí)行力】的計劃，到2013年5月19日跑到100km。年底時總跑量為530k，和單月跑300k+的大神比算不了什么，但對我來說，已經是很大的突破了。

當時算了一下，加上熱身、力量訓練和病痛恢復，平均到每天的時間，15分鐘左右，差不多刷一下微博的時間。就是這每天平均15分鐘，一年80小時的時間，讓我感受到積累的力量。14年跑量628k，總跑量突破1000k大關。

慢跑，由最開始的興趣到現(xiàn)在的習慣逐漸養(yǎng)成的過程中，收獲了很多。也把跑步加入到自我管理系統(tǒng)里面，每當懶惰懈怠的時候，去遛個幾公里，然后又能活蹦亂跳的去執(zhí)行了。

跑步，讓生活更加規(guī)律；

跑步，讓我學會與自己對話；

跑步，讓我更自由。

#晨間日記—晨起的魅力

堅持寫晨間日記1年多，不過晨起習慣并沒有那么規(guī)律的堅持打卡。

早晨的時間是屬于自己的，最不受打擾的。曾經有一段時間，我喜歡早上一睜開眼，就趕快把夢的內容記錄到Momento里面。

一天之計在于晨，這句老話還是蠻有道理的。

#工作時間日志

因為工作需要寫周報，所以這個習慣更多的是為了應付周報以及每日的工作總結。有些牛人很擅長利用工作時間日志去分析工作的效率和精力區(qū)間，下一步想學習一下。

7、途中放棄掉的習慣

#每天豆瓣發(fā)表日志

以前在杭州實習的時候，就會新建一個某地某年的Word文檔，按照日記的格式，平時有的沒的寫一些亂七八糟的東西。

14年7月份開始，每天在豆瓣上寫幾句文字，堅持到12月份就因為占用時間過多就停止了。深深佩服那些每天堅持寫幾千字，筆耕不息的人。

#BEC考證計劃

14年初的時候，計劃考BEC中級。經過培訓初步的溝通，以及自己14年的工作做了計劃安排。后來也因為精力有限，放棄了。

#每周Momento日記

這個日記的習慣從毒龍的程序人生那里學來的，不過他當時是寫時間日志。后來也是因為懶，不能同時使用那么多的工具，嘗試了一段時間就放棄了。

8、不足之處

#月度回顧和季度回顧的完善

目前周回顧堅持的不錯，不過月度和季度回顧還一直未能開始。主要問題還是月度計劃還不夠明確和詳細，以后要多拿出時間來嘗試月度和季度回顧。

#對6個高度的認識

戴維艾倫的GTD6個高度理論，一直未能很好的理解，前段時間看毒龍的程序人生對6個高度的理解，發(fā)現(xiàn)自己的積累和實踐還不夠，目前主要精力放在職責范圍上面，接下來需要多去思考和實踐。多去和其他GTDer溝通。

#對于長期目標的設定

因為我屬于內向而且不是突擊型的性格，對于長期的目標目前還比較模糊。工作2年多，犯了很多錯誤，走了不少彎路，開始逐漸摸索出和自己契合的道路。長期目標也開始和6個高度有更強的相關關系。

9、資源分享

褪墨：http://www./

小強的時間管理博客：http://www./

Asian Efficiency：http://www./omnifocus/

毒龍的程序人生：http://www.cnblogs.com/speeding/default.html?page=1

Oceangirl的Omnifocus的系列教程：http://www./tags/Omnifocus/