簡單實用的2招，搞定工作表格模板的美化

竹葉18 2018-09-18

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設(shè)置表格的單元格格式設(shè)置表格標(biāo)題的格式

表格的標(biāo)題一定要非常醒目、簡潔及一目了然，我們可以按照如下步驟對表格的標(biāo)題進行快速美化。

1）字體及字號

不管是Excel還是其他軟件，只要是打印出來的文件，中文我們推薦使用微軟雅黑或者微軟雅黑（Light）字體，因為推薦使用Arial字體，因此這2種字體無論是打印出來還是在線觀看，顯示都比較清晰，效果很好。

字號推薦使用20號字體，不宜使用太小的字體，顯得不夠醒目，也影響表格的美觀。

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2）行高

表格標(biāo)題行的行高一般設(shè)置為40。設(shè)置行號的方法為：右鍵單擊標(biāo)題行的行號，在彈出的右鍵菜單中選擇行高，輸入行高值，單擊確定即可。

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3）對齊方式

選中表格標(biāo)題-按下Ctrl+1打開設(shè)置單元格格式-單擊對齊選項卡-水平對齊中選擇“跨列居中”-單擊確定。

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4）空白行與合并單元格

職場上很多朋友愛把表格標(biāo)題放第一行，并合并單元格，這種非常不方便我們后期的數(shù)據(jù)處理和分析。如果想要這樣的顯示效果。我們可以在第一行表格標(biāo)題與數(shù)據(jù)字段名稱行之間隔開一個空行，并且設(shè)置行高為2，大標(biāo)題行高與表頭字段行高保持一致40。這樣既方便了后期的數(shù)據(jù)分析而且也讓表格美觀了不少。

方法：

Step1:選中字段名稱行，按Ctrl+Shift+=插入空白行;

Step2:右鍵單擊空白行，選擇行高；

Step3：行高值填寫為2，單擊確定。

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5）填充色

標(biāo)題的填充色一般要與字段名稱行的填充色一般要保持一致。標(biāo)題與字段名稱行推薦使用以下顏色：

表頭藍(lán)色 RGB：25，173，201

表頭紅色 RGB：193，29，46

表頭綠色 RGB：97，186，142

方法：

Step1:按Ctrl鍵同時選中標(biāo)題及字段名稱,

Step2:點擊開始選項卡-填充-其他顏色-自定義；

Step3:在紅色、綠色、藍(lán)色右側(cè)的框中依次輸入每一種配色對應(yīng)的RGB值，單擊確定；

Step4:設(shè)置字體顏色為白色。

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設(shè)置表格字段名稱行的格式

在表格標(biāo)題的設(shè)置過程中，我們提到了關(guān)于字段名稱行的字體應(yīng)設(shè)置為微軟雅黑或者微軟雅黑（Light），填充色應(yīng)與表格標(biāo)題的填充保持一致，除此之外，還需要注意以下事項。

1）字號

推薦字號為14磅，但在加粗情況下，也可以與記錄行的字號保持一致。

2）對齊方式

非數(shù)值型字段（包括主要由英文字母、漢字等組成的列）列一律左對齊，數(shù)字型字段列一律右對齊。居中對齊較為少用。

3）白色豎線分隔

選中字段名稱行-Ctrl+1打開“設(shè)置單元格格式”-“邊框”-顏色選擇白色-邊框中從左到右單擊三下，得到三條豎線-單擊確定。

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4）斜線表頭

當(dāng)我們遇到二維表格時，我們通常會在字段名稱行的首個單元格使用斜線表頭。那么斜線表頭該怎么制作呢？

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最終的效果圖如下圖：

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設(shè)置表格記錄行的格式

1）處理零值或者錯誤值

在表格中有部分的錯誤值經(jīng)常出現(xiàn)，如#N/A，#Div/0等等，出現(xiàn)這兩種錯誤值，并非我們公式寫錯了，而是因為查不到相應(yīng)的值產(chǎn)生的（前者），后者是被零除產(chǎn)生（后者）。表格中出現(xiàn)了這樣的錯誤符號很影響表格美觀，我們通常可以利用IFNA、Iferror等函數(shù)直接規(guī)避掉。

零值在表格中出現(xiàn)也是極為正常的，但對于某些客戶而言，希望零值不顯示。我們可以通過Excel選項設(shè)置一下就可以隱藏掉了。

方法：Alt+F+T打開Excel選項-高級-滾動右側(cè)滾動條-去掉“在具有零值的單元格中顯示零值”前面的√。

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2）網(wǎng)格線與“視覺引導(dǎo)線”

如果我們將Excel中文件打印出來，網(wǎng)格線是不會被打印的。我們可以將Excel中的網(wǎng)格線取消掉，然后添加橫向或者縱向的“視覺引導(dǎo)線”，不僅表格會顯得“高大上”，而且也能輕松打印出來，展示給客戶或者同事。

方法：

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Step1:單擊視圖-去掉“網(wǎng)格線”前面的√；

Step2:選中A4單元格按Ctrl+Shift+→，不松手再按↓，選中所有的記錄；按Ctrl+1打開“設(shè)置單元格格式”；

Step3:單擊邊框-設(shè)置顏色-單擊左側(cè)邊框線-單擊確定即可。

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3）間隔行填充顏色（格式刷）

密密麻麻的數(shù)字容易讓人看暈，如果不假思索就將這樣的表格發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，很有可能會被批得狗血淋頭。其實，表還是那個表，我們只要稍微美化一下，效果就大不一樣了。間隔行填充顏色就是一種有效美化表格的方式。

方法：

Step1:選中A5:H5,單擊開始-顏料桶右側(cè)三角符號-選擇淺灰色，將填充色填充為淺灰色；

Step2:選中A5:H6，單擊開始-格式刷；

Step3:拖拽鼠標(biāo)至A7:H67區(qū)域即可。

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4）字體字號及對齊方式

如前面提到，字體推薦使用微軟雅黑或者微軟雅黑（Light）；字號為10.5磅，對齊方式與字段名稱行完全一致，原則即是：非數(shù)值型字段左對齊；數(shù)值型字段右對齊，一般不推薦居中對齊。

5）“合并單元格”格式

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如圖所示，A列使用合并單元格，我們在處理和分析數(shù)據(jù)時往往會遇到非常多的麻煩，無論是透視表還是函數(shù)，亦或是篩選、排序，恐怕都很難實現(xiàn)。如果一定要保留合并單元格而又能使用這些數(shù)據(jù)分析功能，可以按照下面的方法來實現(xiàn)。

技巧：

Step1:選中所有合并單元格，按Ctrl+C進行復(fù)制，然后按Ctrl+V粘貼到K2單元格；

Step2：選中A列的合并單元格，單擊開始-合并單元格右側(cè)三角形-取消合并單元格；

Step3:按Ctrl+G打開“定位”對話框-定位條件-空值-確定；

Step4:編輯欄輸入公式：=A2，按Ctrl+Enter快捷鍵結(jié)束；

Step5:選中K2:K65-單擊格式刷-單擊A2單元格，然后刪除K列即可。

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設(shè)置表格模板為智能表格什么是智能表格？

從Excel2007開始，Excel新增了一個新的功能：表格（Table）。初看這個名字，覺得有點莫名其妙：我們平時做的各種數(shù)據(jù)表格難道都不是表格？這個表格和我們平時所接觸到的表格都有啥區(qū)別呢？實際上，在Excel中，我們看到的各種表格，其實都叫數(shù)據(jù)區(qū)域。表格指的是一種有擴展性的、結(jié)構(gòu)化的、美化了的數(shù)據(jù)區(qū)域，我們可以稱之為“智能表格”。

選中數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格，單擊插入-表格（快捷鍵：Ctrl+T），即可將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)化為智能表格。

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我們還可以通過套用表格樣式的方法直接將數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)化為“智能表格”。

方法：

Step1:選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，比如A2；

Step2:單擊開始-套用表格樣式-單擊你喜歡的表格樣式-勾選包含標(biāo)題-確定，搞定。

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智能表格都有什么作用？

智能表格與一般區(qū)域有著本質(zhì)的不同。使用好智能表格，可以讓我們操作表格效率的事半功倍。

1）1s完成數(shù)據(jù)區(qū)域的美化

如下圖所示，這樣的表通常是從系統(tǒng)中或者數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出來的，很樸素，完全無美化。我們可以利用智能表格功能快速對其進行美化。

方法：