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作者：官衍文 知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)營(yíng)事業(yè)部 企業(yè)貫徹知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系，必然離不開編寫體系文件的過程，那究竟體系文件是哪些呢？編寫體系文件要注意什么呢？ 今天我們來聊一聊GB/T 29490-2013《企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“標(biāo)準(zhǔn)”）關(guān)于體系文件的要求。 首先我們看看標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.1文件要求總則： “知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件應(yīng)包括：a）知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針和目標(biāo)；b）知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)；c）本標(biāo)準(zhǔn)要求形成文件的程序和記錄?！?/p> 總則里寫了，體系文件包括①方針、②目標(biāo)、③手冊(cè)、④程序、⑤記錄。 下面我們一一展開。 1 方 針 標(biāo)準(zhǔn)條款5.2即對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針的要求： “最高管理者應(yīng)批準(zhǔn)、發(fā)布企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針，并確保方針：a）符合相關(guān)法律和政策的要求；b）與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展相適應(yīng)；c）在企業(yè)內(nèi)部得到有效運(yùn)行；d）在持續(xù)適宜性方面得到評(píng)審；e）形成文件，付諸實(shí)施，并予以保持；f）得到全體員工的理解?！?/p> 解 讀 意思是，方針要以文件形式發(fā)布，要有最高管理者的批準(zhǔn)記錄，要在企業(yè)范圍內(nèi)全員普及，還要在管理評(píng)審活動(dòng)中進(jìn)行適宜性評(píng)審。一般來說，方針可以寫入手冊(cè)發(fā)布，也可以單獨(dú)以企業(yè)最高層決策文件的形式發(fā)布。而最高管理者的批準(zhǔn)記錄，則可以是方針文件下款處的最高管理者簽字，也可以在方針文件中直接出現(xiàn)“經(jīng)總經(jīng)理某某某（要寫出最高管理者的實(shí)際職位、姓名）批準(zhǔn)”的字眼。 2 目 標(biāo) 標(biāo)準(zhǔn)條款5.3.2即對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)目標(biāo)的要求： “最高管理者應(yīng)針對(duì)企業(yè)內(nèi)部有關(guān)職能和層次，建立并保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)目標(biāo)，并確保：a）形成文件并且可考核；b）與知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針保持一致，內(nèi)容包括對(duì)持續(xù)改進(jìn)的承諾?！?/p> 解 讀 意思是，目標(biāo)也要以文件形式發(fā)布，要有最高管理者的批準(zhǔn)記錄，要具有層次且不能偏離方針要求，要與企業(yè)內(nèi)部職能或部門相對(duì)應(yīng)，還要進(jìn)行考核。一般來說，可制定長(zhǎng)期、中期、短期目標(biāo)，并在期限結(jié)束前完成考核。 3 手 冊(cè) 標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.3即對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)的要求： “編制知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)并保持其有效性，具體內(nèi)容包括：a）知識(shí)產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)和權(quán)限的相關(guān)文件；b）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系的程序文件或?qū)Τ绦蛭募囊?；c）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系過程之間相互關(guān)系的表述?！?/p> 解 讀 意思是，知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)要包含企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系組織架構(gòu)，以及架構(gòu)內(nèi)各職能部門的分工、職責(zé)，要理順各管理過程的相互關(guān)系，還要引出體系相關(guān)的程序文件。值得注意的是，知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)是企業(yè)內(nèi)部知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)應(yīng)長(zhǎng)期遵循的綱領(lǐng)性文件，也會(huì)作為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系評(píng)價(jià)和審核的依據(jù)，因此，知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)的內(nèi)容必須對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求進(jìn)行策劃，應(yīng)覆蓋企業(yè)內(nèi)部全部知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)，如有刪減條款，必須在手冊(cè)范圍或應(yīng)用部分予以說明。 4 程 序 標(biāo)準(zhǔn)中有10個(gè)條款出現(xiàn)了這樣的表述——“應(yīng)編制形成文件的程序”，分別是：4.2.4 外來文件和記錄文件、5.3.3 法律和其他要求、 6.4 信息資源、7.1 獲取、7.2 維護(hù)、7.3.1 實(shí)施、許可和轉(zhuǎn)讓、7.4.1 風(fēng)險(xiǎn)管理、7.4.2 爭(zhēng)議處理、7.6 保密、9.2 內(nèi)部審核。 解 讀 這樣意味著上述10個(gè)管理過程需要建立程序文件，但要注意并不是一定要形成10個(gè)程序文件。我們?cè)跇?gòu)建程序文件的時(shí)候，往往會(huì)考慮把責(zé)任部門一致、關(guān)聯(lián)性高的管理過程要求編入同一個(gè)程序文件。舉個(gè)例子，某企業(yè)對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)7.1-7.4條款的知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取、維護(hù)、運(yùn)用、保護(hù)這4個(gè)基礎(chǔ)管理過程的職責(zé)都由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部承擔(dān)，則可以形成《知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理程序》，以體現(xiàn)該企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的統(tǒng)一性。此外，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)沒有明確要求建立程序，但企業(yè)內(nèi)部有明顯的規(guī)范流程要求的管理過程，比如管理評(píng)審、合同評(píng)審等等，也可以建立程序予以規(guī)范。 5 記 錄 標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4 b）是這樣描述的：“建立、保持和維護(hù)記錄文件，以證實(shí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)要求，并有效運(yùn)行?！?nbsp; 由此可見，記錄文件的作用在于作為體系運(yùn)行的證據(jù)，以便檢驗(yàn)體系的符合性與有效性。 解 讀 標(biāo)準(zhǔn)中明確要求形成記錄的條款包括：6.1.2 教育與培訓(xùn)、7.1 獲取、7.2 維護(hù)、7.5 合同管理、8.2 研究開發(fā)、8.4 生產(chǎn)、8.5 銷售與售后，共7個(gè)條款。那是否就只是這7個(gè)管理過程需要設(shè)計(jì)記錄文件呢？并不?；诤圹E管理、保留證據(jù)考慮，一般我們會(huì)盡量在每個(gè)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的過程都建立記錄文件或保留可以充當(dāng)記錄文件的相關(guān)證據(jù)文件，否則，體系的符合性與有效性將難以驗(yàn)證。 6 總 結(jié) 以上就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系的文件要求。溫馨提示，知識(shí)產(chǎn)權(quán)外來文件（包括行政決定、司法判決、律師函件，標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4a）也是另外一種形式的體系文件哦。 End 作者/官衍文 |
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