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作者：邢軍 Julie Xing，香港科技大學(xué)生物學(xué)博士；現(xiàn)居美國并任世界五百強(qiáng)企業(yè)高管；粉絲眾多的高產(chǎn)文字工作者，現(xiàn)為奴隸社會每周二「職場邢動力」特邀專欄作者。本文為專欄第五篇。

上個星期，我在美國西海岸開行業(yè)會議。自己主持也參與了大小會議無數(shù)。會議的效率和質(zhì)量參差不齊，高下立見。于是決定在這一期中講講職場人都會面臨的組織和參與會議。

許多人可能沒有意識到，會議室里雖然沒有真金白銀，開會卻是實(shí)實(shí)在在地在花公司的錢，很多錢。因?yàn)殚_會的過程，是n個人拿出等量的時間來商量事情，推動結(jié)論的過程。一個會議如果持續(xù)一小時，十人參會的話，那么這個會議所消耗的公司時間成本就是十小時。無論作為組織者還是參與者，如果沒有在會議中積極地貢獻(xiàn)才智，推動項(xiàng)目進(jìn)展的話，既是對公司資源的浪費(fèi)，也是對自己時間和同事時間的不尊重。

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以下幾條供大家參考：

第一，明確知道自己想通過此會來達(dá)到什么目的。

開會的目的通常有三個：一是集體通知，二是推動集體做決定，三是針對重要決定集體請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

如果是集體通知，則應(yīng)該慎重考慮是否非得用開會這種形式，可否用電子郵件替代？當(dāng)然，有時需要通知的是敏感信息，也有時是前幾次開會有些分歧意見，經(jīng)過會后的進(jìn)一步工作和跟進(jìn)后，做了一個決定，開個會集體通知大家為什么最終做了這個決定也是有的。

推動集體做決定往往牽涉到跨部門，要就某一件事某一方案達(dá)成共識。這需要組織者有周密的思考和細(xì)致的準(zhǔn)備。本文后半部分會講具體的操作。

針對重要決定請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)則往往是行動小組之前已經(jīng)初步達(dá)成了共識。通過開會，請所有人在場，以便領(lǐng)導(dǎo)做決定的時候如果有問題，相關(guān)部門可以即時回答。

第二，精準(zhǔn)邀請參會人員。

只邀請相關(guān)人員參會是對所有人時間的尊重?！熬珳?zhǔn)”的衡量標(biāo)準(zhǔn)是有貢獻(xiàn)，這個人對此會要推動的事情有貢獻(xiàn)。這個貢獻(xiàn)可以是出主意，可以是提示風(fēng)險，可以是具體干活。我們不需要打醬油者。通常你會發(fā)現(xiàn)，精準(zhǔn)邀請與會者的小型會議，因?yàn)槁氊?zé)分工清楚，每個人都無法逃遁，無論是執(zhí)行力度還是后續(xù)跟進(jìn)，都會相對好一些。

第三，細(xì)致的會前準(zhǔn)備。

在明確了目的，挑選好參會人員之后，請準(zhǔn)備好會議日程并至少在二十四小時之前發(fā)出去，發(fā)日程的這個郵件正好也是個對會議的小提醒。如果是討論比較復(fù)雜的問題而你需要大家?guī)е伎紒韰脑挘€可以準(zhǔn)備一點(diǎn)預(yù)讀文件作為背景資料。預(yù)讀文件不宜太長，三頁紙以內(nèi)為佳。我不建議把會議要講的全部內(nèi)容作為預(yù)讀發(fā)出去，那樣的話會鼓勵大家參會時以讀過預(yù)讀件為借口而精力不集中或者完全不參會。如果某一個人對此會要做的的決定至關(guān)重要，請?zhí)崆昂藢?shí)TA的出席，保證你開會達(dá)到要達(dá)到的目的。

第四，全面的會中掌控。

這個會議是你主持的，會議當(dāng)中你的表現(xiàn)是你個人靠譜系數(shù)的直接體現(xiàn)。可以從以下五點(diǎn)下功夫：

一是掌握好時間。即使為了某某領(lǐng)導(dǎo)而不得不推遲幾分鐘開始開會，也要想辦法砍掉一點(diǎn)次要內(nèi)容而使會議按時結(jié)束。否則，后面有別的會議的同事到點(diǎn)要離開，而你還沒講到最后的結(jié)論，大家步調(diào)就不一致了。

二是緊貼議題。議題是你定的，討論過程當(dāng)中有時會跑題，或出現(xiàn)題目延伸。如果你看到時間被這些延伸內(nèi)容消耗，就應(yīng)該立即打住，收回到主題。但有時這些延伸內(nèi)容是與主議題緊密相關(guān)的，但你在立題時沒想到，這時應(yīng)該果斷把延伸內(nèi)容放到待議事宜，會后立即跟進(jìn)，而不要在會議當(dāng)中讓這個延伸內(nèi)容扯走你的主線。

三是多問大家意見。會議中，總有人相對活躍，有人相對沉默。少言的人或是性格使然，或因表達(dá)問題，但這并不代表他們沒有好的想法以及強(qiáng)的執(zhí)行力。所以作為主持會議者，主動在會上問這些人的意見，鼓勵他們發(fā)言，使所有人的聲音都被聽到，同時，現(xiàn)在越來越多的會議是電話打入的，經(jīng)常問問電話上的同事的意見也是很有必要的。這樣做讓所有人都有參與感，也避免了參會人員會后說你沒給他們發(fā)言機(jī)會的微詞。

四是責(zé)權(quán)利時間落實(shí)到人。對于達(dá)成的共識，要對每一個行動計(jì)劃確定一個負(fù)責(zé)人，并定下完成日期。這樣責(zé)任明晰，便于跟進(jìn)。

五是用明確的思路指導(dǎo)會議的進(jìn)程，比方說在會議開始重申一下會議目的，讓在會海中趕場奔忙的同志把思路轉(zhuǎn)到你的會議中來；在會議結(jié)束時就達(dá)成的共識及跟進(jìn)條款分享，這樣避免會后扯皮，

第五，及時的會后跟進(jìn)。

會后應(yīng)在幾小時內(nèi)發(fā)出不超過一頁紙的會議記錄，并問大家意見，如果沒有異議就意味著大家同意按照共識去執(zhí)行。對到了時間沒有按時交任務(wù)的小伙伴，需要一對一去跟進(jìn)，敦促后續(xù)行動。如果是一個重要里程碑式的項(xiàng)目或者是后續(xù)進(jìn)度完全依賴當(dāng)前進(jìn)展的項(xiàng)目，不要等到最后期限，而要分階段分步驟地去跟進(jìn)，確保不會出現(xiàn)掉鏈子的情況。還有一點(diǎn)很重要就是及時鼓勵。一個項(xiàng)目順利完成后，給參與人員一封表揚(yáng)電郵并抄送他們的領(lǐng)導(dǎo)是重要的會后跟進(jìn)步驟。人都是需要鼓勵的，人家?guī)湍愀闪嘶?，及時給予認(rèn)可和褒獎，會使下次的合作更加愉快。

當(dāng)然，愉快的會議都是相似的，不愉快的會議各有各的苦衷或者沖突。關(guān)于如何處理達(dá)不成共識的情況，會以應(yīng)付職場沖突的話題，單獨(dú)成文，敬請期待。

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再來看看如何使自己變成有貢獻(xiàn)的參會人

首先你要意識到，多數(shù)時候，若你被要求參會，說明組織者認(rèn)為你對此項(xiàng)目有用，說明你有價值，你要做的是把自己的價值最大化。你做的貢獻(xiàn)多了，自然會出彩。你在會中會后的表現(xiàn)，也是積累個人品牌的好機(jī)會。以下是幾個建議：

第一，不打無準(zhǔn)備之戰(zhàn)。

請?zhí)崆翱磿h議題，做點(diǎn)功課，看看自己在此項(xiàng)目的系統(tǒng)工程中起的是什么作用，扮演的是什么角色。如果是個重要項(xiàng)目，可以和組織者提前見面，問問具體需要你做什么，這樣你有備而來，帶著思考進(jìn)入會場，會讓你的發(fā)言更加有份量。

第二，會上積極發(fā)表意見，并拒絕外界干擾。

提前做的功課會讓你在闡述自己觀點(diǎn)時更加有理有據(jù)，在為會議項(xiàng)目做貢獻(xiàn)的同時也贏得了表現(xiàn)自己的機(jī)會。發(fā)表不同意見在開會時是常見的，其核心是對事不對人，同時提意見時確保提的是建設(shè)性的意見。也就是說，你若想槍斃掉別人的建議，麻煩你給另外一個或者幾個建議，只否定別人觀點(diǎn)不貢獻(xiàn)新點(diǎn)子的人是懶漢。

有些時候，我們會看到很惱人的一幕，就是參會人在會議當(dāng)中手機(jī)不放靜音，來了電話就接，或者在不停地看手機(jī)電腦，因?yàn)闆]集中精力參會，也很難有效參與討論或給出好建議。這樣讓組織者很沒面子，讓其他參會同事覺得不被尊重。我們不做這種會議“不良公民”。

第三，會后積極做份內(nèi)之事。

如果你被指定了任務(wù)，就請去履行承諾，保質(zhì)保量按時完成自己的部分。如果你負(fù)責(zé)的部分是承上啟下或與項(xiàng)目其他環(huán)節(jié)緊密相關(guān)的，請?jiān)谫愂逻^半時給個進(jìn)度報(bào)告，項(xiàng)目結(jié)束時給個通報(bào)。這樣，會議組織者會對你感激不盡，因?yàn)槟阋孕袆幼C明，你不僅自己靠譜，同時也無言地幫助敦促負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他環(huán)節(jié)的同事加緊趕進(jìn)度。這種積極主動的態(tài)度和按時交活的表現(xiàn)，從一個側(cè)面反映了你的領(lǐng)導(dǎo)力，下一個機(jī)會沒準(zhǔn)就在拐角處。積累久了，你會成為大家都愿意合作的人。

職場邢動力的上一篇講的是《職場中說“不”的學(xué)問》。其中一條提到保護(hù)自己時間的訣竅之一是對無效會議說不。愿每一位朋友都擅長組織高效會議并以積極參會人的身份幫助提高會議效率，不成為同事說“不”的靶子。你也許發(fā)現(xiàn)，時間久了，組會參會，都會給你的個人品牌添上一筆，品牌好的人組織的會大家都愿意參加，也因?yàn)榫谪暙I(xiàn)而被邀參加重要會議，日復(fù)一日，你的個人影響力也會不同凡響。

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