1.使用“文檔”。 由于許多原因，利用“文檔”功能（在 Windows 7 和 Windows Vista 中稱為“文檔”，在 Windows XP 中稱為“我的文檔”）將非常靈活。要在 Windows 7 和 Vista 中打開“文檔”，單擊開始，然后單擊文檔以找到一種供您存儲個人文檔的簡單方法。
在 Windows 7 中，“文檔”功能實(shí)際上是一個虛擬庫。默認(rèn)情況下，“文檔”庫包括“我的文檔”或“文檔”文件夾或“公用文檔”文件夾。在 Windows 7 中，除了默認(rèn)包含的音樂庫、圖片庫以及視頻庫外，您還可以自定義“文檔”庫，將計算機(jī)上任何位置的文件和文件夾進(jìn)行分組，而不實(shí)際移動它們。您也可以構(gòu)建自己的庫以便輕松地組織文件。了解有關(guān)使用庫的更多信息。
庫是 Windows 7 中用于組織文件的一種靈活方式，使用這種方式不必將文件移動到一處。
通過使用 Windows 7 中的“庫”、Windows Vista 中的“文檔”和 Windows XP 中的“我的文檔”，您可以更加輕松地：
查找文件。Windows 為用戶訪問“文檔”文件夾（及其子文件夾）提供了許多便捷方式，包括開始菜單、Windows 資源管理器中的任務(wù)窗格以及常用的文件打開和保存文件對話框等。請閱讀 Windows 7 中的搜索功能或閱讀以下關(guān)于在 Windows Vista 和 Windows XP 中查找文件的技巧。
備份文件。您應(yīng)該定期備份文件。文檔和庫有助于使備份操作易如反掌。
保持文件與程序分開。通過將文檔文件和程序文件分開，可以降低安裝或升級程序時意外刪除文檔的風(fēng)險。要將文件或文件夾從一個位置移動到另一個位置，請右鍵單擊現(xiàn)有位置的文件或文件夾名稱，然后單擊剪切。導(dǎo)航到新位置，然后單擊粘貼。您還可以從一個位置將文件或文件夾拖動到另一個位置。要在 Windows 7 中同時顯示兩個文件夾窗口，請?jiān)趩螕舸蜷_第二個窗口時按住 Shift 鍵。
采用一致的文件和文件夾命名方法。 了解了如何管理文件和文件夾后，必須為您最經(jīng)常創(chuàng)建的文件類型制定一種命名方案，并一貫地堅(jiān)持這個方案。要更改現(xiàn)有文件或文件夾名稱，請?jiān)谖募A結(jié)構(gòu)中右鍵單擊該名稱。單擊 重命名，然后鍵入新名稱。
保持使用簡短的名稱。即使可以在 Windows 中使用長文件名，也不一定必須使用。長文件名讀起來會更難。
可以借助文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行命名。例如，可以創(chuàng)建類似下面的結(jié)構(gòu)，而不創(chuàng)建名為 Great American Novel Chapter One First Effort 的文件：
文件夾結(jié)構(gòu)可以幫助您避免使用過長的文件名。
將正在進(jìn)行的工作和已完成的工作分開。為了避免“文檔”文件夾使用不便，請僅對正在處理的文件使用該文件夾。這樣可以減少需要搜索的文件數(shù)量和需要備份的數(shù)據(jù)量。個把月左右，將不再使用的文件移動到其他文件夾或位置（例如桌面上的文件夾、特定存檔文件夾、閃存驅(qū)動器、外部硬盤驅(qū)動器甚至 CD）。
將同類文件存儲在一起。每個文件夾限制存儲單一類型的文檔（或主要一種類型），這樣更便于查找文件。例如，如果您的所有圖形都在單一的文件夾中（或在 Windows 7 中的單一庫中），則使用 Windows 資源管理器中的幻燈片功能可以很容易找到適合在您的新聞稿中使用的正確圖片。您還可以使用 Windows 7 中的庫將文件分組在一起以便于搜索，而無需將它們移動到同一個位置，也可以使用排列方式命令按條件（例如作者、修改日期和類型）對文件排序。這些條件可以根據(jù)文件類型（例如，文檔的排列方式條件與照片不同）而變化。
避免大的文件夾結(jié)構(gòu)。如果需要放在一個文件夾中的子文件夾太多而無法一眼全部看到，請考慮創(chuàng)建字母菜單。
按字母順序排列的文件夾可幫助您組織文件。
如果您想從多個位置使用同一個文件，請不要創(chuàng)建該文件的副本，而應(yīng) If you need to get to the same file from multiple locations, don't create copies of the file. 創(chuàng)建該文件的快捷方式。快捷方式是指向文件或程序的鏈接，用左下角帶箭頭的圖標(biāo)表示。要創(chuàng)建快捷方式，請右鍵單擊文件，然后單擊創(chuàng)建快捷方式。您可以將快捷方式拖動到其他位置。Microsoft Office 2010 新增的 Backstage 視圖中包含一些內(nèi)置的快捷方式。要查看 Backstage 視圖，請打開 Office 文件，然后單擊文件選項(xiàng)卡。在 Backstage 視圖中，單擊最近選項(xiàng)卡以查看指向最近使用文檔的鏈接列表。最近選項(xiàng)卡甚至包括恢復(fù)未保存的文檔選項(xiàng)。在 Backstage 視圖中，您可以創(chuàng)建、保存和發(fā)送文檔；檢查文檔中是否有隱藏的元數(shù)據(jù)或個人信息；設(shè)置選項(xiàng)等。
快速轉(zhuǎn)到每天使用的項(xiàng)目。Windows 7 中提供的跳轉(zhuǎn)列表是一個有趣的新功能，它是包含最近打開的項(xiàng)目（例如文件、文件夾或網(wǎng)站，由用于打開各項(xiàng)目的程序進(jìn)行組織）的列表。您可以使用跳轉(zhuǎn)列表打開項(xiàng)目，甚至可以將收藏夾鎖定到跳轉(zhuǎn)列表。要查看特定程序的跳轉(zhuǎn)列表，只需右鍵單擊任務(wù)欄上的程序按鈕。
考慮在線存儲文檔。您還可以將文檔保存在公司的Microsoft SharePoint 2010)網(wǎng)站或Windows Live SkyDrive上，這樣您可以使用在辦公室以外的其他地方輕松地訪問、共享和在線編輯這些文檔。
