教你如何做人力資源儀表盤

溫柔的TIGER 2017-09-11

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曾經(jīng)寫過兩篇人力資源儀表盤的文章，但對有的人來說還是一個模糊的印象，今天根據(jù)案例，將人力資源儀表盤的內(nèi)容做一個全面講解，涉及的內(nèi)容可能有點(diǎn)多，大家根據(jù)需要選擇性的來看。

　　本文共分為五個部分：

　　1、什么是人力資源儀表盤

　　2、人力資源儀表盤的作用

　　3、人力資源儀表盤的分類

　　4、如何做人力資源儀表盤

　　5、人力資源儀表盤的注意事項(xiàng)

　　一、什么是人力資源儀表盤

　　儀表盤，翻譯為dashboard，百度百科中解釋如下：

　　dashboard是商業(yè)智能儀表盤（business intelligence dashboard，BI dashboard）的簡稱，它是一般商業(yè)智能都擁有的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化的模塊，是向企業(yè)展示度量信息和關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)（KPI）現(xiàn)狀的數(shù)據(jù)虛擬化工具。

　　dashboard在一個簡單屏幕上聯(lián)合并整理數(shù)字、公制和績效記分卡。它們調(diào)整適應(yīng)特定角色并展示為單一視角或部門指定的度量。

　　dashboard關(guān)鍵的特征是從多種數(shù)據(jù)源獲取實(shí)時數(shù)據(jù)，并且是定制化的交互式界面。

　　dashboard以豐富的，可交互的可視化界面為數(shù)據(jù)提供更好的使用體驗(yàn)。

　　乍一看是不是還是很迷茫，不知道dashboard到底是什么？我們結(jié)合汽車儀表盤來看一下。

　　汽車儀表盤展示的信息特別多，如車門、駐車、燃油、清洗液、各種燈、運(yùn)行、胎壓等情況，主要用途：一是顯示實(shí)時情況，如車速、燃油等數(shù)據(jù)會實(shí)時顯示，讓駕駛員了解車輛的實(shí)時信息；二是預(yù)警信息，如燃油過低、安全帶報警、胎壓報警等，用來向駕駛員預(yù)警車輛的狀態(tài)；三是展示歷史數(shù)據(jù)，如行駛公里數(shù)等，另外結(jié)合歷史數(shù)據(jù)還會計算平均車速、平均油耗等。

　　人力資源儀表盤與汽車儀表盤的道理是一樣的，實(shí)時展示、預(yù)警、歷史對比等，不同的職位層級對它的功能需求是不一樣的。它是用來展示公司部門、員工狀態(tài)信息，人資某崗位或整個部門工作成效，整個公司、部門或全員的績效情況、關(guān)鍵信息等。

　　人力資源儀表盤一般通過圖、表來展示，如下圖是以往文章中用Excel做的一個簡單儀表盤：

　　二、人力資源儀表盤的作用

　　知道了什么是人力資源儀表盤，下面我們來看一下它的具體作用。

　　在此筆者將它分為七個方面的作用來講解：

　　第一，數(shù)據(jù)實(shí)時展示，及時展示公司、部門、員工情況。前面我們講到了人力資源儀表盤如汽車儀表盤一樣可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時展示，如員工人數(shù)、入職人數(shù)、離職人數(shù)、面試人數(shù)、培訓(xùn)班次、培訓(xùn)人數(shù)、各種人工費(fèi)等。實(shí)時更新的數(shù)據(jù)我們都可以通過儀表盤的形式展示出來，在一些公司，生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)會每天更新在看板上，這些都是同樣的道理。

　　第二，快速識別數(shù)據(jù)異常。人力資源儀表盤是多種數(shù)據(jù)的集中展示，這比分別去匯總分析數(shù)據(jù)有一個顯著的優(yōu)勢，可以快速識別出數(shù)據(jù)異常，如下面兩個圖表，前圖為生產(chǎn)工人前6個月加班曲線，后圖為前6個月車間產(chǎn)值，我們會發(fā)現(xiàn)3月份生產(chǎn)工人加班多，但產(chǎn)值卻很低，這種異常情況就需要引起我們的警覺。

　　第三，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)及工作的關(guān)聯(lián)性。數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性意味著工作很大程度上會有關(guān)聯(lián)性，將有關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)放在儀表盤中視覺呈現(xiàn)，對工作進(jìn)行深層次挖掘，有效防止工作浮于表面。如2季度工程安裝完成率較低，通過對儀表盤中關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)指標(biāo)對比，我們發(fā)現(xiàn)物流的發(fā)貨及時率較低，倉儲的出庫時間較以往時間長。結(jié)合關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)來指導(dǎo)我們?nèi)シ治鲞@兩方面的深層次原因。

　　第四，將重復(fù)的工作簡單化。HR每年會有好多報表，日報、周報、月報、季報、年報等，而人力資源儀表盤生成的過程，也是報表數(shù)據(jù)完成的過程，儀表盤一般是長期使用的，這樣將我們的各種報表重復(fù)統(tǒng)計的工作統(tǒng)一化，需要任何數(shù)據(jù)可以在儀表盤或者過渡表中提取，提高HR工作效率。

　　第五，展示組織及個人工作成效。招聘完成率、培訓(xùn)完成率、人工費(fèi)預(yù)算完成情況等，工作完成情況如何，組織和個人是需要實(shí)時跟進(jìn)的，以便在后面的時間及時調(diào)整工作計劃和重心，不能到績效評價的時候才去統(tǒng)計數(shù)據(jù)，與其事后后悔不如事中跟進(jìn)。這一項(xiàng)功能是人力資源儀表盤的一個重要功能。

　　第六，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。組織和個人績效目標(biāo)值與完成值的對比、人均產(chǎn)值趨勢、人事費(fèi)用率趨勢等指標(biāo)，以及全面數(shù)據(jù)中體現(xiàn)的規(guī)律性和趨勢性的內(nèi)容，可以供領(lǐng)導(dǎo)快速分析和作用決策，為決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。這是人力資源儀表盤最重要的功能，也是本案例中人力資源儀表盤要著重展示的內(nèi)容。

　　第七，培養(yǎng)對關(guān)鍵工作和數(shù)據(jù)的把握程度。人力資源儀表盤不可能面面俱到，不同層次的人員看到的儀表盤內(nèi)容是不同的，作為HRM來說，提供給領(lǐng)導(dǎo)的儀表盤內(nèi)容是需要對關(guān)鍵性的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行提取展示的，而不是所有數(shù)據(jù)的羅列。需要什么樣的關(guān)鍵信息、如何展示是做好一個人力資源儀表盤的關(guān)鍵，這項(xiàng)能力的鍛煉，是需要對部門工作、公司業(yè)務(wù)、公司戰(zhàn)略的詳細(xì)了解，能準(zhǔn)確的抓取關(guān)鍵信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況對儀表盤進(jìn)行調(diào)整。

　　三、人力資源儀表盤的分類

　　人力資源儀表盤從功能上來區(qū)分，大致可以分為三類：信息展示類、分析類和戰(zhàn)略計劃類，這和前一部分中的部分內(nèi)容可以對應(yīng)起來。

　　信息展示類儀表盤，主要是來展示數(shù)據(jù)信息，包括實(shí)時數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)等，如下圖是信息展示類的數(shù)據(jù)，通過儀表盤來展示性別分布、薪資分布、工齡分布等情況。有的公司會以電子看板或者白板的形式來展示，和儀表盤的功能大同小異。

　　分析類儀表盤是通過對時間維度(周、月、季度、年，同比、環(huán)比分析等)、組織維度(公司、部門、職級、崗位等)，再結(jié)合數(shù)據(jù)計算(求和、平均值、最大值、最小值等)進(jìn)行對比分析，為組織和個人績效提升、管理效能提升、工作決策提供依據(jù)。如下圖，對均值、最大值、最小值、總額進(jìn)行對比分析。

　　戰(zhàn)略計劃類儀表盤主要是針對公司戰(zhàn)略性、經(jīng)營性數(shù)據(jù)進(jìn)行對比展示，給領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，一般來說人力資源儀表盤和財務(wù)三表(資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量)結(jié)合才能完成此類儀表盤。前面已舉例，如組織和個人績效目標(biāo)值與完成值的對比、人均產(chǎn)值趨勢、人事費(fèi)用率趨勢、員工生產(chǎn)(銷售)完成指標(biāo)等。

　　就實(shí)踐來說，三類儀表盤不會有很明確的區(qū)分，很多情況下一個儀表盤會包含兩類或三類儀表盤數(shù)據(jù)，如下圖的儀表盤。對儀表盤的分類我們了解即可，沒必要在應(yīng)用中去詳細(xì)區(qū)分。

　　四、如何做人力資源儀表盤

　　前三部分的講解是為了讓大家對人力資源儀表盤進(jìn)行了解，最終落腳點(diǎn)還是如何去做人力資源儀表盤。有的E-HR軟件也會提供儀表盤類的圖表展示，也會專門的軟件來做儀表盤，我想在工作中應(yīng)用最多的還是用EXCEL來做儀表盤，EXCEL組件中的POWER VIEW和POWER BI可以快速生成一些儀表盤，但對于人力資源各個模塊數(shù)據(jù)交互呈現(xiàn)，筆者還是喜歡用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表和圖表等來做人力資源儀表盤，畢竟將各個模塊數(shù)據(jù)統(tǒng)計和匯總是一個很大的工作量。

　　在學(xué)習(xí)如何做人力資源儀表盤時，我們需要掌握人力資源儀表盤的一些特點(diǎn)，這里筆者用8個詞來歸納它的特點(diǎn)：全面、突出、明確、合理、易讀、關(guān)聯(lián)、實(shí)用、美觀。

　　全面：儀表盤能全面展示所需要的信息。

　　突出：儀表盤能將異常數(shù)據(jù)、極值數(shù)據(jù)(最大值、最小值)、重要數(shù)據(jù)展示出來。

　　明確：儀表盤要明確所要展示的關(guān)鍵信息，不能是數(shù)據(jù)的羅列讓人摸不清頭腦。

　　合理：儀表盤要使用合理的圖形圖表、合理的結(jié)構(gòu)布局來展示數(shù)據(jù)信息。

　　易讀：儀表盤要讓具有易讀性，不能讓人猜測或者再去尋求儀表盤數(shù)據(jù)意義。

　　關(guān)聯(lián)：儀表盤的數(shù)據(jù)要緊緊圍繞展示的主要信息，數(shù)據(jù)間有關(guān)聯(lián)或者和關(guān)鍵數(shù)據(jù)有關(guān)聯(lián)。

　　實(shí)用：儀表盤要結(jié)合管理環(huán)境，即能展示有用的信息，又能對管理者決策提供依據(jù)，只為完成儀表盤而做儀表盤沒有絲毫的意義。

　　美觀：儀表盤是多種數(shù)據(jù)的視頻展示，不考慮美觀設(shè)計會讓人眼花繚亂，甚至?xí)屓藢x表盤沒有讀下去的興趣，漂亮的儀表盤是吸引人的第一步，但我們也不能為了光注重儀表盤的美觀而忽略其它方面。

　　掌握了儀表盤的特點(diǎn)，我想大家對怎樣做儀表盤有了初步的認(rèn)識，筆者不可能一步一步的教大家如何去做儀表盤，尤其是用我擅長的EXCEL方面來教大家，這個估計能寫連載了，涉及太多的知識了，在這里僅教大家做儀表盤的步驟，而不是詳細(xì)知識。

　　第一步，要了解公司、部門、本崗位的數(shù)據(jù)及指標(biāo)

　　這需要對公司業(yè)務(wù)、部門業(yè)務(wù)或本崗位業(yè)務(wù)進(jìn)行深入的了解和詳細(xì)的分析，清晰的了解工作中所有的數(shù)據(jù)、指標(biāo)，結(jié)合工作環(huán)境能將數(shù)據(jù)和指標(biāo)應(yīng)用在數(shù)據(jù)儀表盤中。這里為什么要提工作環(huán)境？數(shù)據(jù)和指標(biāo)就像一個通用的庫，這個庫對所有HR都是適用的，每個人需要的數(shù)據(jù)和指標(biāo)都包含在里面。那如何選取自己需要的數(shù)據(jù)和指標(biāo)呢？這就是根據(jù)工作環(huán)境來確定，舉個栗子，筆者曾看到一些公司會對員工戶籍分布分析，但實(shí)際上這些公司幾乎都不需要分析，需要這一項(xiàng)數(shù)據(jù)分析的公司比例很小。又如招聘完成率，招聘任務(wù)很少的公司，沒必要月度來分析招聘完成率了。

　　第二步，數(shù)據(jù)、指標(biāo)是由多到少的過程，而不是設(shè)限來統(tǒng)計

　　一些HR在統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)的時候，會先設(shè)限我要統(tǒng)計分析哪些數(shù)據(jù)指標(biāo)，然后再針對性的去統(tǒng)計數(shù)據(jù)。而儀表盤從無到有的過程，是從大量數(shù)據(jù)、指標(biāo)中找出關(guān)鍵性的信息、關(guān)聯(lián)性的信息，然后再放到儀表盤中展示，而不是設(shè)定好要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)指標(biāo)后直接放到儀表盤中。當(dāng)然還有例外，當(dāng)數(shù)據(jù)、指標(biāo)不多時，領(lǐng)導(dǎo)要求時等情況，我們只能根據(jù)要求或者全部進(jìn)行展示。

　　后面的步驟不再講解，因?yàn)樵?jīng)寫過一篇文章具體介紹完成人力資源儀表盤的步驟，具體可以看這里《人力資源儀表盤心得及設(shè)計思路》。

　　五、人力資源儀表盤的注意事項(xiàng)

　　在生成和完善人力資源儀表盤的過程中，我們要注意以下的事項(xiàng)：

　　1、儀表盤并不是一成不變的。我們需要對儀表盤不定期的更新，這個更新包括布局的調(diào)整，數(shù)據(jù)、指標(biāo)的調(diào)整等，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合適的數(shù)據(jù)、指標(biāo)時，我們及時將它們剔除，有需要增加的指標(biāo)，及時增加上。數(shù)據(jù)、指標(biāo)的增減和調(diào)整意味著儀表盤布局的調(diào)整，所以合理的結(jié)構(gòu)布局是完全有必要的。

　　2、少用環(huán)形圖和餅圖。在實(shí)操中，不少人習(xí)慣用環(huán)形圖或餅圖，在這里筆者建議少用或者不用，原因不再詳細(xì)解釋，主要是這兩種圖有硬傷。

　　3、儀表盤最好做成模板性的。儀表盤完成后是長期使用的，所以完全有必要將其做成模板性的，可以關(guān)聯(lián)源數(shù)據(jù)隨時更新。

　　4、儀表盤以簡潔實(shí)用為主。實(shí)踐中有的人喜歡會很花哨的圖表或者功能，或者是注意美觀而不注重內(nèi)容，或者提供很多按鈕、篩選框、下拉列表讓選擇。在實(shí)踐中，我們一定要追求簡潔實(shí)用，將關(guān)鍵信息能展示即可。

　　5、用EXCEL做儀表盤需要有牢固的EXCEL知識。包括：函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表、圖表、條件格式、迷你圖，甚至是VBA、POWER VIEW、POWER BI等，EXCEL知識掌握不好的人員，做一個儀表盤是比較困難的。

　　6、儀表盤的展示數(shù)據(jù)一般是先總后分，先主后次。即先將總計的數(shù)據(jù)展示，再分維度展示；先將主要的數(shù)據(jù)、指標(biāo)展示在前面，后面是用來展示細(xì)分?jǐn)?shù)據(jù)、指標(biāo)或者次要數(shù)據(jù)、指標(biāo)。

　　針對案例的指標(biāo)選擇問題，有以下建立可以選擇：如人事費(fèi)用率、人均產(chǎn)值、組織和個人績效目標(biāo)與實(shí)際對比、費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際對比、總數(shù)(員工信息、人工費(fèi)、招聘量、培訓(xùn)工作)、員工流動情況等，結(jié)合均值、極值、環(huán)比、同比，向領(lǐng)導(dǎo)展示公司人力資源管理狀況，當(dāng)然具體再選擇哪些，需要結(jié)合公司環(huán)境來確定。

　　另外，2號人事部即將推出人力資源儀表盤功能，可以省去大家研究工具的時間，具體請大家關(guān)注2號人事部哦。

　　高級人力資源管理師。人力資源、EXCEL實(shí)戰(zhàn)講師。暢銷書《Excel人力資源管理實(shí)操從入門到精通》作者。對人力資源管理、Excel均有深入研究，擅長系統(tǒng)性人力資源系統(tǒng)搭建，善于人力資源數(shù)據(jù)化管理。

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