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庫存管理概述 庫存管理的目標就是要做到料賬百分之百相符，差一點也不行。有人認為這是不可能的事，能做到90%以上相符就已經(jīng)不錯了。這種想法是錯誤的，只要不是百分之百相符，庫存管理的成績就等于零。 1.管錢和管物 很多人總是認為管錢很重要，要管得一絲不茍、滴水不漏，但是管倉庫只要把數(shù)量點清楚、把門看好就行了。所以很多企業(yè)對管錢很重視，認為管倉庫是比較低檔的。那么，到底是管錢重要，還是管物重要呢？ 從管錢和管倉庫所涉及的企業(yè)資產(chǎn)來看，一般都是管倉庫所管的資產(chǎn)大。所以，管物的重要性要高于管錢。那么為什么在企業(yè)里管錢那么受重視呢？究其原因，在于管錢管錯了是要賠償?shù)模芪锕苠e了一般是不要賠償?shù)?。所以，在大家的眼里，管錢比管物更重要。 為了改正企業(yè)一貫的錯誤看法，可以讓管物也實行管錢一樣的賠償辦法，管錯了就要賠償。這樣，管物的重要性才會慢慢被大家意識到。 2.高墻重鎖和分散開架 以前人們認為，倉庫一定是要高墻重鎖，實際上這是沒有必要的。完全可以采取分散開架式的管理。因為隨著改革開放以后經(jīng)濟的日益發(fā)展，人們的素質(zhì)在不斷地提高，好的習慣也開始養(yǎng)成，大家杜絕了過去那些順手牽羊甚至偷盜的惡習。所以，現(xiàn)在的倉庫管理可以實行分散開架管理的方式。 3.安全庫存和周轉(zhuǎn)庫存 在企業(yè)里，為了保險起見，一定要保持一個安全庫存。實際上，這種做法是不必要的。安全庫存的存在一般有以下幾個原因：供應(yīng)沒有保障、材料質(zhì)量不好、倉庫管理有問題。而現(xiàn)在，隨著物流和技術(shù)的發(fā)展，供應(yīng)和質(zhì)量問題已不再存在，如果再能將庫存管理做好，那就完全沒有必要保持安全庫存了。 企業(yè)應(yīng)該取消安全庫存的概念，改成周轉(zhuǎn)庫存。所謂周轉(zhuǎn)庫存，就是接到訂單以后，購買材料要按需購買，也可少量地為下次訂單購買一些。等這個訂單做完以后，消耗了多少再補回來多少，而不是大量購買材料，造成積壓。這就叫周轉(zhuǎn)庫存，而不再是安全庫存。用周轉(zhuǎn)庫存取代安全庫存，第一可以避免擠壓，第二可以督促企業(yè)管理水平的提升。 4.前置時間 前置時間是指企業(yè)接到訂單以后到出貨期間的準備時間，包括買東西的時間、生產(chǎn)的時間、改善的時間、談生意的時間等等。在以前，企業(yè)往往留出很長的前置時間，甚至達幾個月之久。而現(xiàn)在，經(jīng)濟發(fā)展快，交貨的期限也大大縮短，從下訂單到交貨可能只有幾天甚至幾個小時的時間，這是來不及現(xiàn)做準備的。這就要求企業(yè)各部門緊密配合，事先做好一切準備，逐漸減少直至取消前置時間，這樣才能在市場競爭中脫穎而出。 可見庫存管理也將扮演一個決勝的角色，如果一個企業(yè)還要很多的前置時間，那么它的庫存管理就顯得落伍了，甚至要被淘汰了。那么，要如何消除前置時間呢？這當然需要做好供應(yīng)鏈的每一個環(huán)節(jié)的管理。 【案例】 庫管的意義 某國營化工廠從事日用化妝品的生產(chǎn)和銷售。但在十幾年的經(jīng)營過程中，由于庫存經(jīng)常性短缺，工廠一直處于虧損狀態(tài)，在即將由國營改制為股份制的時候，工廠的廠長參加了一堂有關(guān)庫管的課程，回去后，實施了“流水編號”，把與資產(chǎn)有關(guān)的東西都增加了流水編號，并規(guī)定不能漏號、錯號，歸檔的時候要嚴格按序號歸檔，實施一段時間后，公司各項管理都井然有序走上了正軌，再沒出現(xiàn)過產(chǎn)品短少的事件，自然廠子的效益也越來越好。 由此可見，庫管的意義是不可估量的。 庫存的涵義 1.一切有價值的資產(chǎn)都是庫存 狹義的庫存，是指原材料、半成品、成品的庫存。 廣義的庫存，是指一切有價值的資產(chǎn)，包括原物料、半成品、成品、土地、廠房、機器、人力、時間、商譽等。 很多企業(yè)在庫存管理上，還局限在狹義的庫存管理范圍內(nèi)，沒有管理到這些有價值的資產(chǎn)，或者沒有管好，從而造成很大的損失。 【案例】 機票降價策略 在平時買飛機票都很便宜，打三折甚至更低；但在一些重要的節(jié)假日期間，機票的價格就相對較貴，只打九折，甚至全價。 可見，飛機票的價格策略，基本就是針對機位的庫存采取的一種促銷策略。平時顧客較少，座位空著也是空著，還不如低價售票，還能多賺一些利潤。 2.庫存的目的：安全、平價、便利 *安全 出于安全考慮，增加庫存。企業(yè)擔心訂單來了，沒有材料可以生產(chǎn)，所以為了保證訂單能夠順利生產(chǎn)，就產(chǎn)生了庫存。不管是周轉(zhuǎn)庫存還是安全庫存，都有這個目的。 *平價 有些產(chǎn)品如果是計劃采購，它的售價要較低；如果是現(xiàn)貨采購，它的售價就會較高。所以為了降低成本，企業(yè)就會準備一些庫存，做一些計劃性采購。 *便利 有些產(chǎn)品是季節(jié)性的生產(chǎn)和銷售，為了能夠在材料供應(yīng)斷檔的時間內(nèi)保持繼續(xù)生產(chǎn)，企業(yè)就必須有庫存。 做到庫存管理百分百，就是要做到料賬百分之百相符。但料賬百分之百相符，在很多企業(yè)里都做不到，原因在于管理不夠嚴厲，懲處力度不足，如果庫存主管做不到料賬百分之百相符，就讓他“提頭來見”。這樣的話，庫存主管肯定會全力以赴，料賬就能夠做到百分之百相符。 企業(yè)必須解決歷史遺留的料賬不相符問題，具體做法如下： 1.ABC分類與叫貨月結(jié)法 由倉庫管理人員做清倉盤點，然后根據(jù)特點把倉庫所有的物品按照ABC分類，并對不同的類別進行不同的管理方式。 A類物品只占5%的品相，但是金額占到70%，這類物品是很貴重的，要執(zhí)行嚴格的管制；B類物品占20%的品相，金額占20%，這類物品價格一般，不高不低，則需采用一般的管制；C類物品，品相占70%，但是金額只占10%，這類物品價格很低，實行簡單的管制即可。由于C類物品很多，如果方法得當，可以節(jié)省很多人力，推薦使用“叫貨月結(jié)法”。 *叫貨月結(jié)法的要點 ?、?C類物品直接交使用單位管理，以簡化管理； ?、凇蛡}管理法：讓使用單位設(shè)置兩個相同的倉格存放物品； ?、?一個倉格的物品用完后，使用單位直接向供貨商叫貨，供貨商按預(yù)定價格和數(shù)量供貨，使用單位只需簽單收貨； ④ 廠商次月初根據(jù)上月簽單憑證，同使用單位結(jié)單； ⑤ 使用單位請購、訂購、入庫、領(lǐng)用、付款等手續(xù)月結(jié)一次。 *叫貨月結(jié)法的意義 ?、佟}庫人員的管理負荷減輕。 ② 采購人員負荷減輕。 ③ 生產(chǎn)單位填利用單的負荷減輕。 ?、?財務(wù)人員結(jié)賬的負荷減輕。 2.清倉盤點實盤切賬 按照實際盤點的數(shù)字切賬，不要讓倉庫管理人員承擔以往錯賬的責任。 3.確實執(zhí)行進、銷、存 在盤點、切賬以后，嚴格執(zhí)行進、銷、存。凡是所有的進庫都要憑單入賬，所有的出庫都要憑單銷賬，每日做結(jié)存，發(fā)現(xiàn)異常及時更正，這就叫進、銷、存。 4.每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點 執(zhí)行每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點，保持料賬百分之百相符。以前一般是每個月盤點一次，發(fā)現(xiàn)有盤差再去追查，證據(jù)已經(jīng)湮滅，所以最好是每天盤點。但是如果按照傳統(tǒng)的方法每天盤點，工作量太大而且沒有意義，因此，就要用每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點法進行每日的盤點。這種盤點方法的操作如下： *只盤A類、B類物品。 *每日盤點時間耗費10-15分鐘。 *有生產(chǎn)領(lǐng)用才抽盤，賬上為零或低于設(shè)定數(shù)量才抽盤，A類物品抽盤頻率至少2次/月、B類1次/月。 *未逢零、逢低者每月列賬檢討。如果某種物品一個月都沒有出現(xiàn)逢零、逢低的情況，那么說明這種物品的庫存水位過高，需要管理人員檢討改正。 *取代其他盤點。采用每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點，可以不再進行其他方式的盤點。 采用每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點法，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，避免月底盤點的滯后性。倉庫出錯源于問題的積累，積累到最后就沒辦法查。所以，倉庫一定要嚴格進行進、銷、存管理，再加上每日逢零逢低動態(tài)循環(huán)盤點，保證料賬百分之百相符。 料賬百分之百相符并不是分毫不差，可以為每類物品定一個差異，叫做容差。例如，A類物品一個都不能錯，錯了就一定要追究責任；B類物品給它5％～3％容差，在容差以內(nèi)，可以視為相符；C類物品給它容差和損耗，即在容差以外給它一定的損耗比例，損耗是指一定會有的損失，在容差和損耗比例以內(nèi)的減少，可以不追究責任。 【案例】 料賬百分之百相符 一家樂器行在盤點的時候發(fā)現(xiàn)少了6臺價值1萬多元的電子琴，主管命令庫管在一周之內(nèi)把物品找回，出乎意料的是，3天后庫管不但找到了那少了的6臺，還多找回3臺。庫管認為多出的部分可以由他來處置，說明他沒有明白盤點的真正意義，不論少還是多，只要和原數(shù)對不上，就說明一定是在賬面上出現(xiàn)了問題。 盤點是為了及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，最終保證料賬百分之百相符。 零庫存（JIT）的全盤規(guī)劃 做到零庫存是庫存管理的最終目標之一。很多人認為零庫存是不可能做到的，例如庫存管理做得很好的豐田公司也沒有辦法做到零庫存，最低的時候，豐田公司的庫存水位還可以維持七天的生產(chǎn)需要，后來它發(fā)現(xiàn)維持七天庫存量所花費的代價太高，后來就維持在十一、十二天的庫存量?？梢姡瑤齑孢€是應(yīng)該有的，那么，零庫存是什么定義呢？ 1.把不必要的庫存降到零 零庫存的第一個定義是把一切不必要的庫存降到零，包括安全庫存、錯誤庫存、尾數(shù)庫存、呆滯庫存。因 為，之所以會有這些庫存，都是管理有問題。必須要改善管理，將一切不必要的庫存降到零。 當然要做到這一點，首先要把一切產(chǎn)銷的異常從根本上解決完畢。如果存在很多的異常，就必須有很多的 安全庫存；如果有很多的差單、改單的問題，就沒有辦法將庫存降到很低。所以要從根本上將異常問題解 決，才能將一切不必要的庫存降到零。 例如，尾數(shù)庫存的存在是由于很多企業(yè)擔心生產(chǎn)出不良產(chǎn)品，所以在每一批材料里面多加3％～10％的尾 數(shù)。即便是這樣，也仍然存在不良率過高，材料不夠用的情況，或者出現(xiàn)材料多余積壓。所以，正確的做 法是訂單訂了多少，就安排多少，如果出現(xiàn)不良產(chǎn)品，就開單子補料，用周轉(zhuǎn)庫存代替尾數(shù)庫存。這樣， 工人就會很慎重地去生產(chǎn)，降低不良率。 2.化整為零 零庫存的第二個定義是化整為零，就是說把以前都放在倉庫的庫存，移到生產(chǎn)車間直接讓生產(chǎn)單位管理， 這樣的管理也是一種零庫存概念。把整個倉庫的庫存化整為零分到各車間去用，有助于庫存的管理。因為 放在車間里，生產(chǎn)單位用了多少，還剩下多少一目了然。 呆滯廢料的改善及管理 1.呆滯廢料的處理 *呆滯廢料定義 庫存管理上存在一個令人頭疼的問題，就是呆滯廢料。物品進到倉庫里超過預(yù)定的一段時間沒有使用，就可以稱之為呆料。這個預(yù)定的時間要根據(jù)不同的行業(yè)、不同的企業(yè)、不同的時期來確定。同樣，如果物品入庫超過更長的一段時間沒有使用，或者沒有使用價值的時候，就可以稱之為廢料。 造成呆滯廢料的原因很多，包括：尾數(shù)庫存、亂改規(guī)格、客戶訂單取消、庫存管理不善等等。 *定期出報表 要做好呆滯廢料的管理，第一步就是定期出報表。如果呆/廢料期為一個月，那么每個月出呆/廢料報告；如果呆/廢料期為一個星期，那么每個星期出呆/廢料報告。呆／廢料報表一出，就表示這些東西已成為呆 /廢料。 *依序送權(quán)責單位限期處理 在確定哪些物品是呆/廢料以后，要依序送權(quán)責單位限期處理。 ① 開發(fā)單位 最先交給開發(fā)單位，看能不能在日后的訂單中把這些呆/廢料用掉，或者在以后的新產(chǎn)品中，能不能把它用掉。如果開發(fā)單位能用，那么就定下期限加以管制，在期限內(nèi)必須用掉。 ② 交給采購 如果開發(fā)單位不能用，就交給采購單位，看能不能交換成其他自己有用的物品。 ?、?總務(wù)部門 如果采購單位也不能處理，就交給總務(wù)部門，看能不能趁呆料還有部分價值的時候，趕快賣掉。呆料越早處理價值就越高一些，處理晚了就可能變成廢料，一旦變成廢料，就沒有價值了，甚至還要花錢才能處理。 *反饋至源頭要求改善 在處理完上述的步驟之后，還要從呆/廢料產(chǎn)生的源頭上進行管理。首先要找出這個源頭，看是開發(fā)單位、還是倉庫單位，還是其他的什么單位造成的這些呆/廢料。如果這種呆/廢料的產(chǎn)生是第一次發(fā)生，可以認為是疏失；第二次發(fā)生，可以認為是過失；但第三次發(fā)生，就是罪過了，要對相關(guān)單位進行處分。 2.呆滯廢貨的處理 呆滯廢貨的形成可能是由于沒有出貨或者退貨形成的，要做好這部分的庫存管理，就必須要做到： *查明形成原因 首先要查明這些呆貨為什么會形成。如果是沒出貨造成的，那為什么營銷單位在訂貨以后沒有出貨；如果是客戶取消了訂單，為什么沒有去賣給別人。可能出現(xiàn)的原因很多，要一一查明。 *建立績效考核制度 企業(yè)要建立正確的績效考核制度，不但要考察營銷單位的銷售情況，還要考察它的退貨情況。將能不能正 常出貨和退貨與銷售人員的收入掛鉤，這樣他們就會很謹慎，企業(yè)就會少受損失。 化被動為主動的庫存管理 1.領(lǐng)料改配料，訂貨改配貨 *領(lǐng)料制變成配料制 庫存管理上的新做法，就是化被動為主動。一般的情況下，別人來領(lǐng)料，庫管就給他備料，庫管處于一個 被動的地位。新的做法是把領(lǐng)料制變成配料制，倉庫根據(jù)生產(chǎn)計劃直接配料到使用單位，而不是等它來領(lǐng) 料，這樣庫管可以充分調(diào)度時間，做最有效地運用，化被動為主動。 *訂貨制變成配貨制 同樣，把訂貨制改成配貨制。以前企業(yè)要接受經(jīng)銷商的訂貨，然后才安排生產(chǎn)。現(xiàn)在，經(jīng)銷商可以不必訂 貨了，由企業(yè)根據(jù)經(jīng)銷商的銷售記錄和市場預(yù)測，每個月直接將貨補給經(jīng)銷商。這樣在企業(yè)與經(jīng)銷商之間 ，經(jīng)銷商與顧客之間就節(jié)省了很多手續(xù)，效率就會顯著提高。 2.自來水倉 自來水倉是指企業(yè)將倉庫提供給供貨商使用，企業(yè)需要材料的時候，就到倉庫去取，然后，每個月與供貨 商結(jié)賬。這樣管理的意義在于： *減少下訂單、運貨的時間 以前，企業(yè)在接到客戶訂單以后才去采購原材料，給供應(yīng)商下單，再將貨物運回，中間所需的時間太長。 采用這種管理方法，可以有效減少時間。 *簡化企業(yè)和供應(yīng)商的管理 對于企業(yè)而言，將自己的倉庫交給供貨商管理，減輕了自己的管理壓力；而對于供貨商來說，在接手了企 業(yè)的倉庫以后，就不必每次送貨到企業(yè)，發(fā)現(xiàn)倉庫的貨少了以后，直接將貨補齊即可，管理也得到了簡化 。 同時，雙方每個月才結(jié)一次賬，比以前每次購銷都要結(jié)賬的效率會高得多。 3.企業(yè)資源規(guī)劃(ERP) 現(xiàn)在的企業(yè)中，企業(yè)資源規(guī)劃ERP軟件應(yīng)用很廣泛，它可以幫助企業(yè)做好從接單到供貨等一系列流程。但是，從應(yīng)用的效果來看，成功率比較低，原因不是軟件硬件的問題，而是企業(yè)本身的流程還沒有改善徹底 ，還不太適合這個軟件。要做成功需要一個過程，并不是花錢買了系統(tǒng)就可以成功。 庫存的層級簡化及有效管理 1.品項大幅減少 很多企業(yè)庫存的物品太多，有幾百種、幾千種甚至幾萬種品項，給管理造成了很大的不便。其實根本沒有必要設(shè)立那么多品項，所以必須加以管制。 *開發(fā)采用標準設(shè)計，品項就會減少很多； *可以用ABC分類來簡化管理； *盡量避免增加新的品項。已經(jīng)有的品項，尤其是那些呆滯的品項，應(yīng)先盡量從賬上把它銷掉。 【案例】 小帖子管理 某公司有小帖子大概十幾萬種，財務(wù)做起賬來非常困難。其實每個帖子都不會超過3分錢，在得到專家的 建議后，財務(wù)只按價錢來做賬，總共分大中小，1分錢、2分錢、3分錢，財務(wù)只管這三項下面有多少數(shù)量 就可以了。 庫存管理過程中，應(yīng)盡量減少品項以簡化管理。 2.品名力求統(tǒng)一 同類材料的品名要力求統(tǒng)一，這樣可以避免錯賬。 【自檢】 請您閱讀下面的材料并回答問題： 某企業(yè)對某個材料的叫法很亂，生產(chǎn)單位寫的報告上叫做“點片”，采購單位寫的訂單上叫做“華絲”，最后訂貨單上寫的是“原鐵片”，搞得財務(wù)無法記賬。 請問這種現(xiàn)象的出現(xiàn)是由于庫存管理的哪個方面出現(xiàn)了問題？ ___________________________________ 參考答案附后 3.手續(xù)大幅減少 有些企業(yè)倉庫管理的手續(xù)太多、單據(jù)太多、記賬太多，容易發(fā)生錯誤，造成手續(xù)上的延誤。應(yīng)該盡量減少人工輸入，盡量用電腦過賬。 4.就源輸入及主管稽核 庫存管理的簡化其中一項就是就源輸入，就源輸入是說誰發(fā)生的業(yè)務(wù)，誰來負責電腦輸入。有些企業(yè)認為電腦是很昂貴的東西，一直不讓第一線的人員去碰，第一線人員必須填一個單，再交給負責輸入的人去輸入，這是一個嚴重的錯誤。電腦現(xiàn)在已經(jīng)很廉價，而且容易操作，可以在倉庫里放一臺電腦，由發(fā)生資料人自己在電腦上輸入。這樣，一方面節(jié)省了步驟和時間，另一方面也降低了錯誤出現(xiàn)的機會。 企業(yè)認為庫存很容易營私舞弊，所以就專設(shè)一個稽核單位，經(jīng)常去倉庫稽核，看有沒有做假賬。實際上，最好的稽核是賬務(wù)本身，在電腦里就可以做交叉稽核，通過管理物品的一進一出就可以達到稽核的目的。 這樣的稽核效果比稽核單位做的要好，因為稽核單位一般都是外行。所以，稽核單位沒有必要設(shè)立。 5.掌握好管理的尺寸 雖然庫存管理一般都是見單發(fā)貨，但也應(yīng)該靈活掌握。例如，生產(chǎn)單位急需材料，來不及寫領(lǐng)料單，作為庫管，應(yīng)該讓它們先將料領(lǐng)走，并規(guī)定在一定時間內(nèi)將單子補齊。所以，庫存管理應(yīng)該在不影響生產(chǎn)的前提下，合理掌握尺寸。 庫存管理的經(jīng)驗與結(jié)論 1.到岸不需船 隨著技術(shù)的進步和信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的來臨，很多早期的庫存管理方法，現(xiàn)在已經(jīng)改變，不需要再固守那一套舊的方法。現(xiàn)在已有新的科技、新的方法運用于庫存管理了。 【案例】 煎魚剁頭剁尾 一對新婚小夫妻和父母住在一起，媳婦為了能與婆婆融洽相處，主動包攬廚房的事情。但是讓婆婆郁悶的是，她每次煎魚前一定會把魚頭魚尾剁掉，偏偏婆婆最喜歡吃的就是魚頭，于是她不滿意地問媳婦為什么這樣做，媳婦的回答是她從小看自己的媽媽就是這樣做的，婆婆讓媳婦去問清楚這其中的原因。媳婦帶回來的答案是早先家中沒有可以盛得下整條魚的鍋不得已而為之，現(xiàn)在繼續(xù)這樣做是因為長時間養(yǎng)成了習慣 。 由這個小故事可以聯(lián)想到現(xiàn)在的庫存管理，不能總沿用已成習慣的老方法，應(yīng)該嘗試用最新的科技和最新 的方法去管理，也許你所用的老方法也是在不得已而為之的情況下產(chǎn)生的。 2.貨暢其流 地盡其力，人盡其才，貨暢其流。庫存管理中，要強調(diào)貨暢其流的意識，要在工作中尋求有效的管理方法。 例如，很多新購入的原材料不一定要進倉庫，可以直接進車間，減少中間環(huán)節(jié)，提高效率；如果供貨商的信譽很好，雙方合作愉快，可以對他的進貨免檢，而對信譽不太好的企業(yè)的進貨加強抽檢，這樣也可以提高效率。 3.信任與事后異常查核 以前總是抱著消極防弊的眼光對待庫存管理，首先認為它可能會舞弊，然后想方設(shè)法對其進行監(jiān)控，這是事前查核。 這種事前查核是會影響作業(yè)的，因此可以改為事后查核，即先相信它，但是在事后再看它有沒有異常出現(xiàn)。采用事后查核，站在積極信任的立場進行監(jiān)督，對庫存管理會產(chǎn)生一個很大的激化作用。 參考答案 從庫存管理的角度來看，這種現(xiàn)象是品名不統(tǒng)一的表現(xiàn)。這種品名不統(tǒng)一容易引起記賬不統(tǒng)一，導致錯賬，最終造成料賬不符。 |
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