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如何用Word迅速做出比Excel還牛逼的表格?

 新華書店好書榜 2017-08-03

作者:麗詩(shī) 


做表格是工作中最平常不過(guò)的事情了。

 

當(dāng)老板說(shuō)“把這個(gè)做成一份表格”的時(shí)候,可能大部分人都覺(jué)得用Excel做表格比較順手。


其實(shí),很多情況下Word制表會(huì)比Excel更加方便,那是因?yàn)槟銢](méi)有掌握以下這些制表技巧。


【1】用word做表有哪些實(shí)用小技巧?


1、快速制表


當(dāng)你從別處復(fù)制了一些文字信息,要把它變成表格,難道只能一個(gè)個(gè)復(fù)制粘貼到表格中了么?


別怕,Word對(duì)文字處理的活兒實(shí)在太好了。Word中有一個(gè)功能能幫我們快速制表,文字轉(zhuǎn)表格。



2、快速美化


很多同學(xué)做表格就是默認(rèn)的黑色邊框,看起來(lái)非常簡(jiǎn)陋,根本不是一份專業(yè)報(bào)告應(yīng)有的樣子。


這里教大家一招,使用Word自帶的表格樣式對(duì)Word表格快速美化。



藍(lán)色系和灰色系是比較適合商務(wù)用途的顏色,不知道選哪個(gè)的時(shí)候,選它們準(zhǔn)沒(méi)錯(cuò)。


3、Word也能做運(yùn)算


不是只有Excel才能做運(yùn)算,Word里也有基礎(chǔ)運(yùn)算功能。



光標(biāo)放在需要放置運(yùn)算結(jié)果的單元格,【布局】-【fx公式】


請(qǐng)記住以下這幾個(gè)明星函數(shù)


Sum求和 / Average求平均 / Count計(jì)數(shù)


當(dāng)數(shù)據(jù)被修改后,可以右鍵更新域,公式結(jié)果會(huì)自動(dòng)重新計(jì)算。



另外,重啟文檔后,公式結(jié)果也會(huì)自動(dòng)更新。


4、Excel制表粘貼至Word中


如果你已經(jīng)在Excel里做好了表格,調(diào)好了格式,不想在Word中重新調(diào)整,按是否需要修改可以粘貼為圖片或粘貼保留源格式。



另外,如果源數(shù)據(jù)是在Excel中需要分析運(yùn)算,且經(jīng)常要編輯修改,我們可以復(fù)制粘貼-鏈接與保留源格式。




這樣當(dāng)我們修改了Excel表格,Word文檔中的數(shù)據(jù)也會(huì)隨之更新,不必再次修改數(shù)據(jù)非常方便。


【2】異類表格如何制作?


Word中的異類表格實(shí)在是太多了,常見的比如簡(jiǎn)歷、請(qǐng)假單、審批表格等等。


它們不同于傳統(tǒng)類型的表格,不是為了羅列數(shù)據(jù),使用表格這個(gè)形式,更多時(shí)候只是為了方便排版,使頁(yè)面顯得有條理和整潔。


1、單元格調(diào)整


異類表格常常包含大量的單元格合并,但合并拆分是一個(gè)平均分隔空間的結(jié)果。


如果想要手動(dòng)調(diào)整單元格寬度,以下兩個(gè)方法能幫你更直觀的完成。


①直接拖動(dòng)豎線


選中相鄰單元格,鼠標(biāo)放在豎線處(這時(shí)鼠標(biāo)形狀會(huì)變?yōu)殡p箭頭),直接左右拖動(dòng)就可以了。



②繪制/擦除表格框線


當(dāng)你的表格結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜,比如斜線表頭,可以使用這個(gè)功能。



光標(biāo)放在表格區(qū)域,在【表格工具】-【布局】中,有繪制表格及橡皮擦兩個(gè)工具。就像在用紙筆繪制表格那樣使用就行。


2、加減號(hào)生成表格


除了規(guī)規(guī)矩矩的插入表格,Word還可以通過(guò)加減號(hào)生成自定義長(zhǎng)度的表格。



+加號(hào)代表分隔的區(qū)域,-減號(hào)的多少相當(dāng)于單元格寬度,最后回車確認(rèn),就產(chǎn)生了一個(gè)表格。


3、聯(lián)機(jī)模板


其實(shí),很多異類表格不必非要自己從零制作,網(wǎng)絡(luò)上的前輩們給我們留下了巨大的財(cái)富——模板。



我們直接聯(lián)網(wǎng)搜索相應(yīng)的表格模板修改即可。


推薦Office自帶的聯(lián)機(jī)模板以及Officeplus微軟官方模板網(wǎng)站的模板,質(zhì)量都非常高。


http://office./Template/Home.shtml


【3】做表格,你用Word還是Excel?


Word和Excel雖然都能制表,但很多時(shí)候,它們有比較固定的使用場(chǎng)景。


回想一下,我們使用Word一般是這樣的場(chǎng)景:報(bào)告、論文、圖文排版及印刷等等。


Word憑著書面紙張的頁(yè)面樣式,生來(lái)就適于比較正式的、需要印刷或展示的使用場(chǎng)景。所以,Word表格更多時(shí)候成為一種輔助排版的工具。


Excel的表格則是另一種邏輯。Excel里以單元格呈現(xiàn),每個(gè)數(shù)據(jù)有它應(yīng)在的位置。往單元格里規(guī)規(guī)矩矩錄入數(shù)據(jù)信息很方便,但如果用Excel碼字,或者圖文圖表混排,那個(gè)體驗(yàn)我相信你會(huì)很難忘。




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