采購(gòu)工作太繁雜，每天要面對(duì)無(wú)數(shù)的內(nèi)部客戶和職能部門(mén)，組織協(xié)調(diào)數(shù)不清的會(huì)議，解決眾多的供應(yīng)商問(wèn)題，還要做各種采購(gòu)項(xiàng)目，工作中累積了太多的待辦事項(xiàng)，腦海中被各種緊急而漫無(wú)頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊(duì)員，整個(gè)人都仿佛變得異常沉重，甚至連生活氣氛都被影響的非常緊張，該如何突破呢？
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采購(gòu)工作太繁雜，每天要面對(duì)無(wú)數(shù)的內(nèi)部客戶和職能部門(mén)，組織協(xié)調(diào)數(shù)不清的會(huì)議，解決眾多的供應(yīng)商問(wèn)題，還要做各種采購(gòu)項(xiàng)目，工作中累積了太多的待辦事項(xiàng)，腦海中被各種緊急而漫無(wú)頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊(duì)員，整個(gè)人都仿佛變得異常沉重，甚至連生活氣氛都被影響的非常緊張，該如何突破呢？ 作者：Foy Song 經(jīng)歷過(guò)國(guó)企、民企及外企各種體制的資深采購(gòu)人，曾負(fù)責(zé)諾基亞、微軟亞太區(qū)市場(chǎng)營(yíng)銷服務(wù)采購(gòu)，現(xiàn)任英國(guó)培生集團(tuán)大中華區(qū)采購(gòu)總監(jiān)，主管全品類間接采購(gòu)。 作為一名個(gè)人貢獻(xiàn)者（individual contributor），采購(gòu)經(jīng)理總是非常忙，時(shí)間仿佛永遠(yuǎn)都不夠用：每天要面對(duì)無(wú)數(shù)的內(nèi)部客戶和職能部門(mén)，組織協(xié)調(diào)數(shù)不清的會(huì)議，解決眾多的供應(yīng)商問(wèn)題，還要做各種采購(gòu)項(xiàng)目，更別提那些花在數(shù)據(jù)分析、流程控制、采購(gòu)戰(zhàn)略、采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)報(bào)表，尋找采購(gòu)機(jī)會(huì)以及自我學(xué)習(xí)等等方面的時(shí)間了。 作為采購(gòu)的你有沒(méi)有這樣的經(jīng)驗(yàn)：工作中累積了太多的待辦事項(xiàng)，腦海中被各種緊急而漫無(wú)頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊(duì)員，整個(gè)人都仿佛變得異常沉重，連生活氣氛都被影響的非常緊張。而另一方面，你是否也曾有過(guò)這樣的體會(huì)：當(dāng)你出色地做完一個(gè)重要的項(xiàng)目，那種長(zhǎng)舒一口氣，無(wú)事一身輕的輕松體驗(yàn)，連走路都是心懷喜悅呢。 實(shí)踐證明，作為一名職場(chǎng)人士，你的幸福感很大程度來(lái)源于你工作的成就感。高效地完成工作，是獲得成就感的重要因素。今天我們就從實(shí)踐的角度，談?wù)劜少?gòu)經(jīng)理如何提高工作效率，讓自己每天都生活在幸福感中。 工作中可以使用的方法
1. 經(jīng)常使用待辦列表（To-do List），把待辦的事項(xiàng)按照緊急和重要性分四個(gè)象限列明，并給每個(gè)待辦事項(xiàng)設(shè)定完成截止日。Windows自帶的附件程序中有個(gè)叫做Sticky Notes的工具，用來(lái)記錄待辦事項(xiàng)非常好用。它可以固定在電腦桌面，這樣每天上班一開(kāi)機(jī)你就可以對(duì)你要做的工作一目了然。你還可以多添加幾個(gè)Sticky Notes在桌面上，比如定期把已經(jīng)完成的項(xiàng)目移入完成列表，這樣看著已完成項(xiàng)目不斷在增加，也能增加你的成就感哦。 2. 要事為先和以終為始，這是《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》所提出的兩個(gè)首要原則。采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)該經(jīng)常回顧自己的代辦列表和完成列表，定期分析自己工作的時(shí)間占比，追蹤時(shí)間是否放在那些真正有價(jià)值的地方，看看時(shí)間浪費(fèi)在哪里。經(jīng)常這樣反思和優(yōu)化，你就能養(yǎng)成結(jié)果導(dǎo)向的工作習(xí)慣，大大提高工作效率。建議大家每周給自己安排固定兩小時(shí)的“發(fā)展和創(chuàng)新時(shí)間”，讓自己從瑣事中安靜下來(lái)，考慮自己在哪些方面做的還有欠缺，哪些方面還可以做得更好，持之以恒，這將大大提高你未來(lái)的做事效率。 3. 在工作日歷中Book自己的時(shí)間，給自己一個(gè)承諾，要求自己在這個(gè)時(shí)間段完成某項(xiàng)工作。這樣做的好處是，一旦給自己設(shè)定了在那個(gè)時(shí)間段去做某件事，其他時(shí)間你就不用憂慮這件事了。這樣做的另一個(gè)好處就是，在這個(gè)時(shí)間段，你可以保證自己不被其他事情打斷，專心地完成這一任務(wù)。往往因?yàn)槟承┰?，我們沒(méi)有按照預(yù)設(shè)時(shí)間完成某項(xiàng)工作，那可以把這個(gè)事項(xiàng)的日程推到下一個(gè)合理時(shí)間。一般來(lái)講，請(qǐng)盡量不要把單一事件推遲三次以上，以防自己不自覺(jué)地養(yǎng)成拖延的習(xí)慣。 4. 為每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目制定嚴(yán)格和清晰的項(xiàng)目時(shí)間表。作為采購(gòu)，一般都會(huì)使用項(xiàng)目時(shí)間表這個(gè)方法，以在項(xiàng)目初期確定什么時(shí)候完成SOW定義，什么時(shí)候RFP發(fā)出，什么時(shí)候截標(biāo)，什么時(shí)候招標(biāo)會(huì)，什么時(shí)候選定供應(yīng)商，什么時(shí)候合同簽訂，統(tǒng)一在一個(gè)表格中畫(huà)出來(lái)，這樣不僅時(shí)間點(diǎn)清晰有致，而且責(zé)任分明，方便項(xiàng)目的跟蹤和管理。 5. 把你的項(xiàng)目時(shí)間表和相關(guān)部門(mén)商討和確定。一般來(lái)講，自己頭腦中想要做的事，經(jīng)常會(huì)因?yàn)殡y度和時(shí)間問(wèn)題不斷推后和擱淺，比如我們?cè)谀瓿醵紩?huì)對(duì)自己許下幾個(gè)新年愿望，比如減肥、運(yùn)動(dòng)、讀書(shū)，但是經(jīng)常會(huì)隨著時(shí)間推移而堅(jiān)持不下去。但是當(dāng)你把想做的事情說(shuō)給另一個(gè)人，就變成對(duì)別人的一項(xiàng)承諾，這在某種意義上來(lái)說(shuō)，相當(dāng)于給自己一些壓力，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)別人的承諾，從而更容易督促自己按計(jì)劃完成項(xiàng)目。 6. 增加溝通效率。采購(gòu)的工作要與很多內(nèi)外部的部門(mén)打交道，涉及很多協(xié)調(diào)和溝通的工作，溝通的效率往往會(huì)嚴(yán)重影響你的工作效率。很多人因?yàn)闇贤ǖ哪芰?wèn)題，把非常簡(jiǎn)單的問(wèn)題搞得很復(fù)雜，甚至需要領(lǐng)導(dǎo)出來(lái)協(xié)調(diào)解決，這無(wú)疑大大降低了很多人的工作效率。另外，溝通能力往往取決于你影響別人的能力和個(gè)人氣場(chǎng)，努力學(xué)習(xí)一些領(lǐng)導(dǎo)力的課程，把它們運(yùn)用于溝通中，往往可以實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。 7. 學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用辦公工具，這包括但不限于電腦打字及運(yùn)用各種Office和各種系統(tǒng)工具的能力。要知道，這些雖然只是工具，但是對(duì)于采購(gòu)的工作效率也有不小的影響，因?yàn)椴少?gòu)工作有很大一部分都是案頭工作。很多采購(gòu)的效率提高不上來(lái)，就是因?yàn)榘汛蟛糠謺r(shí)間花在了打字和調(diào)整格式上。我們要大幅提高工作效率，必須要達(dá)到從熟練運(yùn)用到專家級(jí)運(yùn)用的轉(zhuǎn)變。 8. 學(xué)會(huì)收集和處理大量的信息，并從中找出規(guī)律和處理方法，這是提高工作效率的最好訓(xùn)練方法。采購(gòu)工作注重?cái)?shù)據(jù)，而在信息不完整和不清晰的情況下做決定往往又是采購(gòu)必備的能力。經(jīng)常有意識(shí)地訓(xùn)練自己在短時(shí)間內(nèi)收集大量信息，并對(duì)其進(jìn)行整理、分析，然后做出判斷，長(zhǎng)此以往，我們處理信息和問(wèn)題的速度將成幾何級(jí)別的增長(zhǎng)。 另外，通過(guò)習(xí)慣和素質(zhì)的培養(yǎng)， 也可以提升你的工作效率
1. 嘗試通過(guò)養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，在固定的時(shí)間做固定的事情，來(lái)培養(yǎng)自己的自律能力。自律就是在這個(gè)時(shí)間段，該做什么就去做什么。比如每天早晨跑步3公里，或者每周參加三次瑜伽課，或者每月讀完一本書(shū)。想想健身房中那些經(jīng)常鍛煉的身影，大多數(shù)都是工作非常忙的企業(yè)管理者，就知道，我們不是沒(méi)有時(shí)間，我們只是沒(méi)有形成自律，把時(shí)間在不經(jīng)意間浪費(fèi)了。通過(guò)培養(yǎng)自律，你會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間雖然寶貴難得，但是你能有機(jī)地把時(shí)間劃分成不同的區(qū)塊，并把它們用在刀刃上。 2. 找一項(xiàng)你感興趣的運(yùn)動(dòng)，無(wú)論是跑步，還是打球，長(zhǎng)期堅(jiān)持，養(yǎng)成習(xí)慣。一般來(lái)講，運(yùn)動(dòng)的時(shí)間，我們的腦力處在修整狀態(tài)。有機(jī)地平衡腦力和體力活動(dòng)，能讓自己的頭腦更適于工作，從而在再次投入工作中變得更加高效。 3. 學(xué)會(huì)用積極的心態(tài)去面對(duì)所有事情。工作中少不了挑戰(zhàn)，當(dāng)我們以消極的心態(tài)面對(duì)挑戰(zhàn)時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)困難重重，甚至?xí)杏X(jué)這是無(wú)法完成的任務(wù)。而當(dāng)我們以積極的心態(tài)去正面接觸和面對(duì)它時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一切都是紙老虎，在你強(qiáng)大的意志面前，一切都是可以攻破的。 4. 了解一些禪修的方法，訓(xùn)練專注。觀察呼吸是最普遍的方式，你可以在坐著或站立時(shí)，甚至是在床上躺著休息時(shí)，嘗試把你的注意力關(guān)注在呼吸上，看看能否堅(jiān)持一分鐘，而不被其他的思緒引開(kāi)。讓心慢下來(lái)、平靜下來(lái)，會(huì)培育出清澈和敏銳的心，潛移默化地提高你的做事效率。 5. 擴(kuò)大心量，你就能做更多的事情，而且做得更快更好。有句話說(shuō)，你的心有多大，你的路就有多寬。是的，當(dāng)你真正從小我的意識(shí)推廣到別人時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你一個(gè)人可以做多個(gè)人的事情，但并不感覺(jué)勞累。 你有什么提高工作效率的方法， 歡迎分享出來(lái)供大家參考。 |
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來(lái)自： 李玉民_圖書(shū)館 > 《企業(yè)管理》
