資金安全是財務(wù)管理的重中之重，也是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。票據(jù)作為資金收取、收入核算的重要入口和依據(jù)，加強票據(jù)管理，實施全流程信息化管控，讓票據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)融入大財務(wù)流程是堵塞漏洞、提高效率的有效措施。

票據(jù)管理信息化要解決的問題

作為內(nèi)部控制的一項舉措，票據(jù)管理信息化的目的是為了避免資金運行中可能出現(xiàn)的錯誤和舞弊，提高資金核算和管理的效率。我院住院收費票據(jù)和門診收費票據(jù)隨著多年前HIS的實施，已經(jīng)實現(xiàn)了收費業(yè)務(wù)、票據(jù)使用全程信息化，因而本文討論的票據(jù)指的是財政部門統(tǒng)一印發(fā)的《河南省行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)》、《河南省醫(yī)療門診收費票據(jù)》的和用于內(nèi)部往來的《河南省腫瘤醫(yī)院收據(jù)》。

實施的過程

票據(jù)管理信息化實施過程中，有幾個方面需要注意。

繪制流程圖。這是最重要的一步，也是工作開始的起點。

流程圖的繪制要明確幾點：流程構(gòu)成的每個環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)的順序，每個環(huán)節(jié)的工作依據(jù)、工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、注意事項。通過流程圖明確辦事的步驟和順序，明確每個崗位的職責(zé)、職權(quán)。

票據(jù)運行主要涉及四個崗位：票據(jù)管理崗位、出納、制單、應(yīng)收賬項管理崗位，包括票據(jù)登記、票據(jù)領(lǐng)用、使用打印、財務(wù)入賬、制單稽核、票據(jù)核銷6個環(huán)節(jié)：

信息化是根據(jù)票據(jù)業(yè)務(wù)流程圖來實施的，在實施過程中要遵循自動化、內(nèi)控化、共享化的原理。
（1）權(quán)限設(shè)置要合理，體現(xiàn)“不相容職務(wù)”原則。票據(jù)管理崗位、票據(jù)使用崗位不相容，出納、制單不相容，應(yīng)收管理崗位、制單不相容等等。需要說明的是，并不是出納不能制單，而是出納不能對自己開取票據(jù)的業(yè)務(wù)制單，在信息系統(tǒng)中要做出強制隔離。
（2）票據(jù)模塊要和會計核算模塊實時共享，提高核算效率。
（3）對于票據(jù)模板、記錄摘要、會計核算科目設(shè)置等內(nèi)容盡量結(jié)構(gòu)化，用選項代替文字錄入，提高效率。
（4）過程可視化。通過信息共享，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動一發(fā)生，相關(guān)崗位就可以同步看到。

主要是兩個要點：
一是票據(jù)使用崗位要配置打印機。
二是為了方便打印，從領(lǐng)用開始，財政票據(jù)就需要按號拆散，一本使用完畢再統(tǒng)一裝訂保管，內(nèi)部收據(jù)則可以采用活頁型。

一線相關(guān)崗位要深度參與流程設(shè)計和信息化實施過程中，包括事前規(guī)劃、實施前培訓(xùn)、實施后追蹤三個環(huán)節(jié)。在系統(tǒng)研發(fā)之前，要組織相關(guān)人員深入討論、開展頭腦風(fēng)暴，發(fā)揮一線人員的作用，使流程、職責(zé)等細(xì)節(jié)貼合實際。系統(tǒng)上線之前，要將票據(jù)管理的目標(biāo)、原理、流程、職責(zé)劃分、操作注意事項等知識對相關(guān)崗位進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，讓每個崗位了解自己的職責(zé)和任務(wù)，熟悉整個流程，做好本崗工作的同時也知曉如何配合其他崗位工作。系統(tǒng)上線一段時間之后，還要召集相關(guān)崗位組織討論，看業(yè)務(wù)覆蓋是否全面，流程設(shè)計是否科學(xué)適用，崗位協(xié)同是否便利，環(huán)節(jié)上是否還有進(jìn)一步精細(xì)的空間。

文| 韓斌斌  輯| 張靚瑤  圖| 范  嶸