文/無(wú)訟學(xué)院 田臻奕

大家好，我是小田。

上周關(guān)于Excel數(shù)據(jù)透視表的文章發(fā)布后，有很多律師朋友們和我的同事們，都詢問(wèn)了我一些關(guān)于Excel使用上的問(wèn)題。我發(fā)現(xiàn)，大家在使用Excel的過(guò)程中，有很多需要的功能，并不是像數(shù)據(jù)透視表或是制作圖表這樣非常重要的模塊功能，而是一些隱藏的小功能，一般的教程里也不會(huì)寫(xiě)到，但是需要使用的時(shí)候卻總是讓人困擾。今天，我就給大家介紹幾個(gè)Excel中常用的隱藏小功能，希望大家再遇到類似的操作的時(shí)候，能夠節(jié)約時(shí)間，迅速解決問(wèn)題。

一、設(shè)置『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』

在使用Excel統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，我們經(jīng)常遇到這樣的問(wèn)題：同一個(gè)表格，交給多個(gè)人分別填寫(xiě)，但他們?cè)谔顚?xiě)相同字段時(shí)，所用的表述方法不同，為后期進(jìn)一步的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)帶來(lái)了困難。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在上一次講解數(shù)據(jù)透視表時(shí)，我們用到了這樣一張表格：

這是一個(gè)律所用于進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的表格，其中『審級(jí)』一欄，所填寫(xiě)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)為基層法院、中院、高院、最高院幾項(xiàng)，但如果只將表頭發(fā)個(gè)各個(gè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)請(qǐng)其填寫(xiě)，那么交上來(lái)的數(shù)據(jù)很有可能是這樣：

大家依照自己的理解填寫(xiě)表格，后期既無(wú)法篩選，也無(wú)法用透視表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。因此在進(jìn)行特定的需要標(biāo)準(zhǔn)化的字段的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』，即常見(jiàn)的下拉列表，以優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量。同樣以這個(gè)表格為例，我們先選中審級(jí)所在的列，在上方工具欄中，選擇『數(shù)據(jù)』菜單下的『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』選項(xiàng)。

在彈出的菜單中『驗(yàn)證條件』一欄，選擇列表（部分版本表述為序列）：

再在『源』一欄，輸入需要用于選擇的字段，以英文逗號(hào)隔開(kāi)。

點(diǎn)擊確定，『審級(jí)』一欄下方的單元格中，即可出現(xiàn)已經(jīng)設(shè)置好的下拉列表。

如果填表人不選擇下拉列表中已有的選項(xiàng)，Excel會(huì)自動(dòng)彈出提示框，提醒其錄入數(shù)據(jù)非法，需要修改。

除了下拉文本框的驗(yàn)證方式之外，數(shù)據(jù)驗(yàn)證還可以設(shè)置日期、時(shí)間、文本長(zhǎng)度等驗(yàn)證方式。例如我們可以將『電話號(hào)碼』一欄設(shè)置文本長(zhǎng)度驗(yàn)證，規(guī)定必須輸入11位字符，確保填表人填入完整的手機(jī)號(hào)碼，沒(méi)有漏輸。

在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中，保證源數(shù)據(jù)的質(zhì)量是正確統(tǒng)計(jì)的前提。設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證可以有效地提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，另外需要注意的是，統(tǒng)計(jì)是一個(gè)日積月累的過(guò)程，無(wú)論使用Excel，還是其他錄入工具或錄入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入人都必須保持良好的錄入習(xí)慣，在每一次錄入中都保證該條數(shù)據(jù)質(zhì)量，才能保證最終統(tǒng)計(jì)結(jié)果無(wú)誤。我曾經(jīng)在一個(gè)軟件公司實(shí)習(xí)，該公司使用非常高級(jí)的系統(tǒng)做客戶管理，但由于客戶量巨大，銷售人員填寫(xiě)銷售信息時(shí)，總是不認(rèn)真填寫(xiě)客戶的地域，造成系統(tǒng)中『安徽』客戶占總量的一半以上，因?yàn)檫@是下拉列表的第一個(gè)選項(xiàng)。盡管有高級(jí)系統(tǒng)支持，仍然花費(fèi)了兩個(gè)實(shí)習(xí)生近半個(gè)月的時(shí)間，才把三萬(wàn)余條數(shù)據(jù)手工改好。在統(tǒng)計(jì)時(shí)再對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體復(fù)查和修改，會(huì)造成大量時(shí)間成本和人力成本的浪費(fèi)。

二、快速去重

去除重復(fù)項(xiàng)，是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中非常重要的一個(gè)操作。此前也有很多朋友詢問(wèn)我應(yīng)該如何實(shí)現(xiàn)，其實(shí)去重在Excel中非常好操作，只需兩步：

1.選中需要去重的數(shù)據(jù)

2.在『數(shù)據(jù)』菜單中，選擇『刪除重復(fù)項(xiàng)』選項(xiàng)，點(diǎn)擊確定即可

三、快速切換行和列

進(jìn)行表格制作時(shí)，另一個(gè)非常常見(jiàn)的場(chǎng)景是，我們需要將一個(gè)以列排列的表格，變成以行排列。例如上周講解數(shù)據(jù)透視表時(shí)，我們?cè)褂眠^(guò)一組五個(gè)公司互相交易某種化工品的數(shù)據(jù)，假設(shè)當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)表是這樣排列的：

這張表分六行分別統(tǒng)計(jì)時(shí)間、買賣雙方、產(chǎn)品類型、數(shù)量和金額，現(xiàn)有排列方式的好處是可以分別看清楚每一筆交易在這六個(gè)維度的基本情況，但是這樣排列的表格非常長(zhǎng)，橫向拉動(dòng)不利于整體觀察數(shù)據(jù)的情況，如果能夠快速地將這組數(shù)據(jù)變成按照六列排列，觀察起來(lái)就會(huì)方便得多。同樣地，我們先選中這組數(shù)據(jù)，右單擊，選擇復(fù)制（快捷鍵：Ctrl+C）。再選中一個(gè)空的單元格，右單擊，單擊『選擇性粘貼』。

在彈出的對(duì)話框中，選擇『轉(zhuǎn)置』，點(diǎn)擊確定。

即可將表格變?yōu)榉至信帕小?/p>

四、凍結(jié)窗格

在瀏覽比較長(zhǎng)，橫向維度比較多的數(shù)據(jù)時(shí)，我們經(jīng)常遇到向下拉動(dòng)表格之后，就不記得某一列數(shù)據(jù)代表的含義的情況。仍以剛剛舉例的這組數(shù)據(jù)為例，在向下拉動(dòng)后，第二列到底是賣方還是買方，第五列是數(shù)量還是金額，經(jīng)常需要拉回表頭再做確認(rèn)，這個(gè)時(shí)候，我們只要做一個(gè)小小的操作，就可以避免這樣的情況：選擇『視圖』菜單，單擊『凍結(jié)首行』。

再拉動(dòng)表格時(shí)，表頭就會(huì)一直出現(xiàn)在表格上方，查找數(shù)據(jù)會(huì)方便得多。

五、常用百度

我們?cè)谑褂肊xcel，或是任何其他軟件的過(guò)程中，都會(huì)或多或少地遇到問(wèn)題。當(dāng)我們遇到問(wèn)題的時(shí)候，不要被問(wèn)題嚇到。一方面要相信，任何你遇到的問(wèn)題，肯定會(huì)有別人也遇到過(guò)。另一方面也要相信，像Excel、Word這樣已經(jīng)迭代了至少20年的經(jīng)典產(chǎn)品（我見(jiàn)過(guò)的最早的版本是Office97），幾乎不可能出現(xiàn)我們都會(huì)時(shí)常用到，而它卻實(shí)現(xiàn)不了的功能，只是你不知道怎么實(shí)現(xiàn)而已。那么這個(gè)時(shí)候，與其自己苦思冥想，不如直接去搜索。只要能把你的問(wèn)題描述清楚，百度自然會(huì)告訴你答案。

例如剛剛舉例的『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』，或許你壓根不知道什么叫『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』，但是你就是需要加一個(gè)下拉選項(xiàng)，那么只要把這個(gè)『如何加下拉選項(xiàng)』的問(wèn)題輸入搜索欄，立刻就能自己找到答案。

當(dāng)然在這里我也有一個(gè)小小的建議，就是把手頭常用Excel、Word、PowerPoint等軟件都升級(jí)到比較新的版本?，F(xiàn)在微軟官方商城銷售的最新版本是Office2016，即便是Office2013都已經(jīng)是五年以前的產(chǎn)品了，Office2007已經(jīng)過(guò)去十年了。雖然老版本的基本功能還可以使用，但無(wú)論從產(chǎn)品體驗(yàn)，還是做出的表格、文件的美觀程度上，都是新版本更好。且越新的版本，越不容易遇到文件打不開(kāi)的問(wèn)題，也可以避免因?yàn)槟阍谑褂肙ffice2003，別人發(fā)給你一個(gè)工作表，你卻打不開(kāi)，需要?jiǎng)e人轉(zhuǎn)換格式的尷尬。

好啦，今天的分享就到這里。還是一樣，如果你對(duì)于Excel使用有什么問(wèn)題，或者是日常還有哪些場(chǎng)景需要使用Excel，又或是在使用Word、PPT等其他軟件中遇到的問(wèn)題，都可以與我交流，期待為大家?guī)?lái)更多的幫助。