北京宏健仁和律師事務(wù)所

全程合同管理體系建設(shè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

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范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了北京宏健仁和律師事務(wù)所提供的全程合同管理體系建設(shè)服務(wù)產(chǎn)品的術(shù)語和定義、服務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)、流程、服務(wù)內(nèi)容與方法以及檢查、報(bào)告與記錄等要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于宏健仁和律師事務(wù)所對(duì)企業(yè)提供全程合同管理體系服務(wù)活動(dòng)的管理。 

2

規(guī)范性引用文件 

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

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 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1合同

本標(biāo)準(zhǔn)所稱合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。勞動(dòng)合同管理不適用本標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 合同管理

本標(biāo)準(zhǔn)所稱合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為一方當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

3.3 企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)

本標(biāo)準(zhǔn)所稱企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，亦可稱為法律性風(fēng)險(xiǎn)，是指企業(yè)預(yù)期與未來實(shí)際結(jié)果發(fā)生差異而導(dǎo)致企業(yè)必須承擔(dān)法律責(zé)任，并因此給企業(yè)造成損失的可能性。

3.4 法律風(fēng)險(xiǎn)防范

本標(biāo)準(zhǔn)所稱法律風(fēng)險(xiǎn)防范，指通過一定的機(jī)制、手段來發(fā)現(xiàn)、預(yù)防因不了解或違反法律規(guī)范而產(chǎn)生的不利結(jié)果。

3.5 合同管理責(zé)任

本標(biāo)準(zhǔn)所稱合同管理責(zé)任是指合同承辦人員、管理人員、審查人員、審批人員及其他相關(guān)人員在合同起草、談判、審查、簽約、履行及合同的變更與解除、糾紛的處理過程中，由于其故意或過失給公司造成損失所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。

3.6合同檔案

本標(biāo)準(zhǔn)所稱合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是企業(yè)為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對(duì)合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

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服務(wù)目標(biāo)

4.1協(xié)助企業(yè)梳理合同管理流程，企業(yè)營運(yùn)系統(tǒng)的合同控制，建立符合企業(yè)需求合同控制管理體系。

4.1.1完成一套標(biāo)準(zhǔn)的合同流程梳理，內(nèi)容涵蓋企業(yè)及其子企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍；

4.1.2審閱合同管理制度和流程文件，提出審核意見；

4.1.3梳理和測(cè)試企業(yè)現(xiàn)有合同管理體系的缺陷，編制《合同管理體系測(cè)評(píng)報(bào)告》，并推動(dòng)整改；

4.1.4修訂企業(yè)相關(guān)崗位的合同管理職責(zé)和授權(quán)審批體系；

4.1.5根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，編制《全程合同管理控制手冊(cè)》和《合同管理制度評(píng)價(jià)手冊(cè)》；

4.1.6根據(jù)協(xié)議完成全程合同管理體系建設(shè)和運(yùn)用的宣貫培訓(xùn)。

5

服務(wù)執(zhí)行

5.1本服務(wù)由律師所統(tǒng)一受理，按照任務(wù)內(nèi)容指定具有執(zhí)業(yè)能力的律師執(zhí)行。

5.2本項(xiàng)服務(wù)由法律調(diào)查中心、法律設(shè)計(jì)中心、行政事務(wù)中心具體組織執(zhí)行。

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實(shí)施步驟

6.1通過洽談，與企業(yè)簽訂法律服務(wù)合同。

6.2根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)類型及合同管理情況，按以下步驟實(shí)施全程合同管理項(xiàng)目：

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工作內(nèi)容

7.1通過獲取資料、管理層溝通等方式了解企業(yè)的總體架構(gòu)、授權(quán)體系、主要管理流程、業(yè)務(wù)流程、合同審批流程與財(cái)務(wù)流程的銜接等方面的實(shí)際情況；

7.2與主要業(yè)務(wù)人員訪談，熟悉企業(yè)總部、子公司的主要管理流程，并判斷各個(gè)合同管理流程的重要控制點(diǎn)；

7.3執(zhí)行穿行性測(cè)試和控制測(cè)試，掌握對(duì)各流程文件及管理制度的實(shí)際執(zhí)行情況，分析具體的合同管理執(zhí)行狀況；

7.4鑒別現(xiàn)有合同管理體系（包括IT系統(tǒng)）的缺陷，并提出改善意見；

7.5協(xié)助企業(yè)明確各合同管理流程中涉及的各部門的職責(zé)和分工，明確各流程中關(guān)鍵崗位的職責(zé)和分工；

7.6對(duì)實(shí)現(xiàn)合同管理流程目標(biāo)所需要的授權(quán)體系給出框架性建議；

7.7提出合同管理體系修改完善意見；

7.8補(bǔ)充和修訂各項(xiàng)流程文件（含控制矩陣和流程圖）和操作表單（包括IT信息系統(tǒng)）；

7.9集結(jié)成冊(cè)，編制管理總部的《全程合同管理手冊(cè)》及《全程合同管理體系評(píng)價(jià)手冊(cè)》，作為指導(dǎo)企業(yè)總部開展合同管理工作的綱領(lǐng)性文件。

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項(xiàng)目輸出

8.1進(jìn)行項(xiàng)目前期規(guī)劃，識(shí)別企業(yè)固有風(fēng)險(xiǎn)、理解各種報(bào)表要素、業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)等，形成資料清單、調(diào)查問卷、工作計(jì)劃等成果；

8.2對(duì)企業(yè)進(jìn)行合同管理測(cè)試，識(shí)別現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)的不足和缺陷，并提出改善建議，提交《合同管理測(cè)評(píng)報(bào)告》；

8.3交付的成果主要是企業(yè)的《全程合同管理手冊(cè)》，其格式和內(nèi)容，將根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)情況，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，由企業(yè)和律師共同確定；同時(shí)，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的合同管理制度體系，提出審閱意見；

8.4交付企業(yè)的《全程合同管理體系評(píng)價(jià)手冊(cè)》，作為各企業(yè)檢查評(píng)價(jià)各項(xiàng)合同管理措施實(shí)際執(zhí)行情況的依據(jù)。

9

項(xiàng)目驗(yàn)收

9.1由企業(yè)在項(xiàng)目后期組織對(duì)律師上述交付的工作成果進(jìn)行審核、驗(yàn)收。

9.2審核交付的工作成果是否符合財(cái)政部等五部委聯(lián)合下發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》、上海證券交易所的《上市企業(yè)內(nèi)部控制指引》或深圳證券交易所的《上市企業(yè)內(nèi)部控制指引》的要求。屬于上市公司，還應(yīng)符合上海證券交易所的《上市企業(yè)內(nèi)部控制指引》或深圳證券交易所的《上市企業(yè)內(nèi)部控制指引》。

9.3主要參考的標(biāo)準(zhǔn)：

9.3.1《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》相關(guān)的控制目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)因素、控制措施等是否得到體現(xiàn)；

9.3.2《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》相關(guān)的評(píng)價(jià)目標(biāo)、評(píng)價(jià)原則、評(píng)價(jià)要求、評(píng)價(jià)結(jié)果及工作底稿等，是否得到體現(xiàn)；

9.3.3是否符合企業(yè)現(xiàn)行的管理制度和生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況。

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項(xiàng)目培訓(xùn)和知識(shí)轉(zhuǎn)移

10.1通過項(xiàng)目培訓(xùn)和知識(shí)轉(zhuǎn)移，提升企業(yè)及職工對(duì)全程合同管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和操作水平。

10.2在項(xiàng)目執(zhí)行過程中與企業(yè)內(nèi)控團(tuán)隊(duì)協(xié)同作業(yè)，為企業(yè)培養(yǎng)一支可獨(dú)立運(yùn)作的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，使全程合同管理工作具有可延續(xù)性。

10.3在測(cè)評(píng)階段、設(shè)計(jì)階段和項(xiàng)目結(jié)束等時(shí)點(diǎn)，分別組織專題培訓(xùn)：

10.3.1 第一階段的培訓(xùn)內(nèi)容——基本概念和一般實(shí)務(wù)

《全程合同管理構(gòu)架與實(shí)務(wù)》

10.3.2 第二階段的培訓(xùn)內(nèi)容 ——合同管理文檔的設(shè)計(jì)、執(zhí)行和評(píng)價(jià)

《合同管理制度的編寫和流程圖的繪制》

《企業(yè)合同管理自我評(píng)價(jià)程序和方法》

11

標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布

11.1本標(biāo)準(zhǔn)由律師事務(wù)所標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)發(fā)布。

11.2本標(biāo)準(zhǔn)由標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)修訂。

11.3本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日?qǐng)?zhí)行。

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