第五章 出納工作其他技能

第一節(jié) 出納工作中常見的差錯(cuò)及防范

一、出納工作中常見的差錯(cuò)

(一)現(xiàn)金收款中造成差錯(cuò)的原因

1.一筆款未收完，又接著收第二筆，搞亂繳款者的款項(xiàng)。

2.收款清點(diǎn)完畢，對(duì)券別加總數(shù)時(shí)不認(rèn)真復(fù)核，發(fā)生加錯(cuò)金額、看錯(cuò)券別看錯(cuò)大數(shù)、點(diǎn)錯(cuò)尾數(shù)等差錯(cuò)。

3.把自己的款與他人的款混淆在一起，誤作長(zhǎng)款退給了他人。

4.初點(diǎn)不符，復(fù)點(diǎn)相符，不再進(jìn)行第三次核實(shí)，實(shí)際有誤，就作無誤收下。

5.繳款者交來的現(xiàn)金零亂，只憑出納人員初次清查計(jì)算的數(shù)目為準(zhǔn)。

6.忘記將應(yīng)找補(bǔ)的現(xiàn)金還給繳款者。

7.清點(diǎn)10張或20張的折疊鈔票時(shí)，只點(diǎn)平版的9張或19張，忽視了折起來的那張。

8.手工清點(diǎn)現(xiàn)金時(shí)貪快，有夾雜其中的不同面額的票幣未能發(fā)現(xiàn)。

9.用機(jī)器點(diǎn)完一把鈔票，拿起來捆扎時(shí)，沒有看清接鈔臺(tái)上是否仍留有人民幣，或人民幣被卷入輸送帶未發(fā)現(xiàn)，以致產(chǎn)生一把多、一把少的現(xiàn)象。

(二)現(xiàn)金付款中造成差錯(cuò)的原因

1.備用金的放置不定位，配款時(shí)取錯(cuò)券別，既不細(xì)看，又不復(fù)核，隨手付出，或者憑證連同款項(xiàng)一起交給收款人。

2.小沓折疊鈔票，每沓不固定，有時(shí)10張一沓，有時(shí)20張一沓，付出時(shí)不復(fù)點(diǎn)。

3.未看清憑證上所列的付款金額數(shù)，粗心大意，隨手付出。

4.貪圖方便，付款時(shí)不用算盤加計(jì)券別，單靠心算，以致出錯(cuò)。

(三)出納工作中常見的記賬錯(cuò)誤

出納工作中，經(jīng)常遇到的差錯(cuò)種類很多，其主要表現(xiàn)在:記賬憑證匯總表不平;總分類賬不平;各明細(xì)分類賬的余額之和不等于總分類賬有關(guān)賬戶的余額;銀行存款賬戶調(diào)整后的余額與銀行對(duì)賬單不符等。在實(shí)際工作中，常見的記錄錯(cuò)誤主要有以下三種:

1.會(huì)計(jì)原理、原則運(yùn)用錯(cuò)誤

這種錯(cuò)誤的出現(xiàn)是指在會(huì)計(jì)憑證的填制、會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、會(huì)計(jì)核算形式的選用、會(huì)計(jì)處理程序的設(shè)計(jì)等會(huì)計(jì)核算的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不符合會(huì)計(jì)原理、原則、準(zhǔn)則規(guī)定的錯(cuò)誤。例如，對(duì)規(guī)定的會(huì)計(jì)科目不設(shè)置，對(duì)不應(yīng)設(shè)置的卻亂設(shè)置，導(dǎo)致資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益不真實(shí);對(duì)現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定的開支范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)等。

2.記賬錯(cuò)誤

主要表現(xiàn)為漏記、重記、錯(cuò)記三種。錯(cuò)記又表現(xiàn)為錯(cuò)記了會(huì)計(jì)科目、錯(cuò)記了記賬方向、錯(cuò)用了記賬墨水(藍(lán)黑墨水誤用紅墨水，或紅墨水誤用藍(lán)黑墨水)、錯(cuò)記了金額等。

3.計(jì)算錯(cuò)誤

主要表現(xiàn)為運(yùn)用計(jì)算公式錯(cuò)誤、選擇計(jì)算方法錯(cuò)誤、選定計(jì)量單位錯(cuò)誤等等。

【例題?多選題】

出納工作中常見的記賬錯(cuò)誤( )。

A.會(huì)計(jì)原理運(yùn)用錯(cuò)誤

B.會(huì)計(jì)原則運(yùn)用錯(cuò)誤

1

C.計(jì)算錯(cuò)誤

D.記賬錯(cuò)誤

【答案】ABCD

【例題?單選題】

出納員在登記現(xiàn)金日記賬賬時(shí)，有一筆業(yè)務(wù)記賬憑證上現(xiàn)金借方金額是3000元，但反映在賬本上是8000元，這是屬于( )錯(cuò)誤。

A.會(huì)計(jì)原理運(yùn)用錯(cuò)誤

B.會(huì)計(jì)原則運(yùn)用錯(cuò)誤

C.計(jì)算錯(cuò)誤

D.記賬錯(cuò)誤

【答案】D

二、出納工作中差錯(cuò)的防范措施

為了避免出納員在工作中出現(xiàn)差錯(cuò)，可采取以下幾種防范措施:

第一，嚴(yán)格執(zhí)行錢賬分管制度，出納人員不得進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄，非現(xiàn)金出納人員一律不得經(jīng)手現(xiàn)金。建立健全現(xiàn)金收支和票證管理制度，現(xiàn)金收取使用統(tǒng)一規(guī)定的收款憑證，并及時(shí)全額入賬，嚴(yán)禁收入不入賬或截留收入，私設(shè)“小金庫”;現(xiàn)金開支要由分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)禁坐支、挪用、公款私存;庫存現(xiàn)金不得超過規(guī)定限額;加強(qiáng)票證管理，嚴(yán)禁出賣賬戶、出借支票和擅自簽發(fā)空白轉(zhuǎn)賬支票。

第二，出納人員填寫支票要認(rèn)真，做到字跡清晰，書寫規(guī)范，大寫前不留空，小寫前注明人民幣符號(hào)“?”，避免給壞人以可乘之機(jī);編制記賬憑證，要按原始單據(jù)的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)，并用膠水粘牢，以防脫落和避免原始單據(jù)被別有用心的人抽掉銷毀、嫁禍于人;領(lǐng)款、借款要嚴(yán)格履行手續(xù)，領(lǐng)款必須有領(lǐng)款人簽字蓋章，借款必須由借款人立據(jù)、簽字蓋章并經(jīng)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。

第三，由于出納工作是一項(xiàng)繁忙而又細(xì)致的工作，出納人員要真正做好這一工作，必須做到“三勤、三心”。“三勤”就是:業(yè)務(wù)生疏要勤問，重要業(yè)務(wù)工作勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);經(jīng)辦業(yè)務(wù)要手勤，做到填單認(rèn)真、點(diǎn)鈔準(zhǔn)確、記賬及時(shí)、手續(xù)清楚，尤其對(duì)每一筆收付業(yè)務(wù)，要按照時(shí)間先后逐筆記好現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并及時(shí)盤點(diǎn)現(xiàn)金，做到日清月結(jié)，賬款相符;聯(lián)系銀行要腿勤，每天超過規(guī)定限額的結(jié)存現(xiàn)金要及時(shí)送存銀行，經(jīng)常與銀行核對(duì)存款賬目，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬，應(yīng)及時(shí)弄清情況，迅速更正?！叭摹本褪?學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)要虛心，不懂的問題要虛心請(qǐng)教，不要不懂裝懂;辦理業(yè)務(wù)要細(xì)心，每一筆收付業(yè)務(wù)都要親自過手、過目，辨別真?zhèn)危瑖?yán)格把關(guān)，避免粗心大意造成差錯(cuò);日常工作要有責(zé)任心，任何時(shí)候都要保持高度警惕，謹(jǐn)慎從事，尤其對(duì)現(xiàn)金、憑證、支票、存折、印鑒等要妥善保管，防止遺失、被盜、被騙而釀成大禍。

第四，出納人員要主動(dòng)接受會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督，主動(dòng)為現(xiàn)金盤存提供條件，對(duì)賬時(shí)主動(dòng)為會(huì)計(jì)人員報(bào)出現(xiàn)金庫存數(shù)，只有這樣，才能檢查出賬款是否真正相符以及避免不必要的失誤。另外，各單位要加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，平時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)收支要進(jìn)行定期或不定期的檢查、審計(jì)，年終進(jìn)行全面清理審計(jì)，對(duì)檢查、審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，要區(qū)別情況，及時(shí)處理。

第五，由于出納人員經(jīng)常與金錢打交道，因此，出納人員一定要做到廉潔正直，手腳干凈，一塵不染，絕不能心存一絲一毫的僥幸心理，絕不能動(dòng)用和侵占單位的一分一厘，否則，一失足成千古恨，錢迷心竅只會(huì)自毀人生!

【例題?多選題】

出納工作包括( )。

A.現(xiàn)金的收付及保管

B.銀行存款的收付及管理

2

C.財(cái)務(wù)印章的保管

D.有關(guān)單據(jù)的整理和保管

E.有價(jià)證券的整理和保管

【答案】ABCDE

第二節(jié) 出納其他工作

引 言

我們已經(jīng)清楚現(xiàn)金及銀行存款的收付業(yè)務(wù)處理程序和清查、管理。那么什么是有價(jià)證券呢,我們出納

員所負(fù)責(zé)整理和保管的票據(jù)又有哪些,應(yīng)如何去進(jìn)行管理,我們一齊來通過學(xué)習(xí)尋找我們的答案吧。

一、票據(jù)的管理

(一)銀行票據(jù)

票據(jù)是由出票人簽發(fā)的、約定自己或者委托付款人在見票時(shí)或指定的日期向收款人或持票人無條件支付一定金額的有價(jià)證券。有價(jià)證券就是指設(shè)定并證明持券人有權(quán)取得一定財(cái)產(chǎn)權(quán)的書面憑證。在我國(guó)，票據(jù)包括匯票、本票和支票，其中匯票又包括銀行匯票和商業(yè)匯票，商業(yè)匯票根據(jù)承兌人的不同，又可分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。從總體上講，票據(jù)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用是代替貨幣進(jìn)行結(jié)算和融通資金，方便貿(mào)易，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。具體來講，票據(jù)具有以下功能:支付功能、匯兌功能、信用功能、債務(wù)抵消功能和融資功能。所以對(duì)票據(jù)的管理與保管，是出納員的一項(xiàng)重要工作。具體來說，我們應(yīng)該對(duì)空白支票、收到的支票、轉(zhuǎn)讓的支票、報(bào)廢的支票、商業(yè)匯票進(jìn)行管理。當(dāng)然在這個(gè)管理的過程中，也少不了對(duì)單位印鑒的管理。

1、空白支票的保管(簽發(fā)空白支票是指蓋好印章的支票)

在銀行存款的額度內(nèi)，開戶單位均可向開戶銀行領(lǐng)購(gòu)支票，企業(yè)一般都保留一定數(shù)量的空白支票以備使用。支票是一種支付憑證，一旦填寫了有關(guān)內(nèi)容，并加蓋在銀行留有印樣的圖章后，即可成為直接從銀行提取現(xiàn)金或其他單位進(jìn)行結(jié)算的憑證。所以，在空頭支票使用上必須加強(qiáng)管理，同時(shí)要采取必要措施，妥善保管，以免發(fā)生非法使用和盜用、遺失等情況，給國(guó)家和單位造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

存有空白支票的企業(yè)，必須明確指定專人妥善保管。要貫徹票、印分管的原則，空白支票和印章不得由一人負(fù)責(zé)保管。這樣，可以明確責(zé)任，形成制約機(jī)制，防止舞弊行為。

有關(guān)部門和人員領(lǐng)用支票一般必須填制專門的“支票領(lǐng)用單”，說明領(lǐng)用支票的用途、日期、金額，由經(jīng)辦人員簽章，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

支票由指定的出納員專人簽發(fā)。出納員根據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“支票領(lǐng)用單”按照規(guī)定要求簽發(fā)支票，并在支票簽發(fā)登記簿上加以登記。

2、收到支票、轉(zhuǎn)讓支票、報(bào)廢支票的管理

從資金的安全角度出發(fā)，單位對(duì)票據(jù)的管理，不能只重視空白憑證的保管與管理，也應(yīng)重視對(duì)從外單位收受的票據(jù)的管理與保管。建立支票收款登記簿、支票轉(zhuǎn)讓登記簿、支票作廢登記簿。

3、商業(yè)匯票的管理

為加強(qiáng)商業(yè)匯票的管理，對(duì)于使用商業(yè)匯票計(jì)算方式款項(xiàng)業(yè)務(wù)比較多的企業(yè)，應(yīng)建立“應(yīng)付票據(jù)登記簿”和“應(yīng)收票據(jù)登記簿”，以對(duì)每一筆應(yīng)付票據(jù)和應(yīng)收票據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)登記，以便到期及時(shí)結(jié)清貨款和到期及時(shí)收回貨款。

3

4、單位印鑒的保管

支票印鑒章一般應(yīng)由會(huì)計(jì)主管人員或指定專人保管，支票和印鑒必須由兩人分別保管。負(fù)責(zé)保管的人員不得將印章隨意存放或帶出工作單位。各種印章應(yīng)與現(xiàn)金保管相同，不得隨意放入抽屜內(nèi)保管，以免丟失或讓別有用心的人盜用，給國(guó)家、單位、個(gè)人造成經(jīng)濟(jì)損失。

【例題?多選題】

在我國(guó)，銀行票據(jù)包括( )。

A.商業(yè)匯票

B.銀行匯票

C.支票

D.銀行本票

【答案】ABCD

【例題?多選題】

票據(jù)的功能( )。

A.支付功能

B.匯兌功能

C.融資功能

D.債務(wù)抵消功能

【答案】ABCD

【例題?判斷題】

出納員要對(duì)空白的支票要加強(qiáng)管理，對(duì)于作廢的支票可以將其撕掉。( )

【答案】錯(cuò)誤

【解析】也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)作廢的支票進(jìn)行管理，作廢的支票是不可以撕毀的，是必須要在下次購(gòu)票時(shí)將作廢的支票交給開戶行。

(二)發(fā)票的管理

發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供勞務(wù)或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取 的收付款的書面證明，是確定經(jīng)營(yíng)收支行為發(fā)生的法定憑證，是會(huì)計(jì)核算的原始依據(jù)，也是稅務(wù)稽查的重要依據(jù)。它具有真實(shí)性、統(tǒng)一性、時(shí)效性等特征。

1、發(fā)票的保管規(guī)定

開具發(fā)票的單位和個(gè)人要建立發(fā)票的存放和保管制度，設(shè)置發(fā)票登記簿，并定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告發(fā)票使用情況。發(fā)票的存放和保管應(yīng)當(dāng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理，不得擅自丟失和損毀。

如果丟失發(fā)票，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)天書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)。特別要注意，如已經(jīng)開給客戶的發(fā)票，因?qū)Ψ焦ぷ鹘唤映鲥e(cuò)，導(dǎo)致發(fā)票遺失，丟失發(fā)票的情況一律不得重新開票，否則就要重新繳稅，同時(shí)稅務(wù)機(jī)關(guān)可以以“未按規(guī)定開具發(fā)票”方面的相關(guān)規(guī)定，對(duì)企業(yè)處以1萬元以下的稅務(wù)罰款(如果是增值稅專用發(fā)票，處罰更嚴(yán)重)。

已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年，保存期滿報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。禁止任何單位和個(gè)人倒買倒賣發(fā)票、發(fā)票的監(jiān)制章和發(fā)票的防偽專用品;未經(jīng)批準(zhǔn)不得跨規(guī)定使用區(qū)域攜帶、郵寄、運(yùn)輸空白發(fā)票;禁止攜帶、郵寄、運(yùn)輸空白發(fā)票入境。

2、發(fā)票的繳銷

凡有下列情形之一的，應(yīng)及時(shí)繳銷或收繳其發(fā)票:

(1)用票單位或個(gè)人超過規(guī)定的使用期限而未用的發(fā)票。由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》。

(2)用票單位或個(gè)人發(fā)生合并、聯(lián)營(yíng)、分設(shè)、遷移、廢業(yè)時(shí)，其已領(lǐng)購(gòu)的未使用的發(fā)票。由用票單位和個(gè)人提出申請(qǐng)，按稅務(wù)登記程序處理后，再由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口

4

作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》，收回《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿》。

(3)用票單位或個(gè)人因某種原因暫時(shí)停業(yè)或歇業(yè)的。按停復(fù)業(yè)登記程序處理。

(4)用票單位或個(gè)人有嚴(yán)重違反稅務(wù)管理和發(fā)票管理行為的。按規(guī)定程序進(jìn)行處理后，將收繳或暫收的發(fā)票交由發(fā)票管理部門進(jìn)行處理，并填寫收繳或暫收繳發(fā)票登記表。

發(fā)票繳銷、收繳應(yīng)履行的程序:

(1)發(fā)生上述第一種情況的，由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》。

(2)發(fā)生上述第二種情況的，由用票單位和個(gè)人提出申請(qǐng)，按稅務(wù)登記程序處理后，再由發(fā)票管理部門將其發(fā)票剪口作廢，并填寫《發(fā)票繳銷登記表》，收回《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿》。

(3)發(fā)生上述第三種情況的，按停復(fù)業(yè)登記程序處理。

(4)發(fā)生上述第四種情況的，按規(guī)定程序進(jìn)行處理后，將收繳或暫收的發(fā)票交由發(fā)票管理部門進(jìn)行處理，并填寫收繳或暫收繳發(fā)票登記表。

凡有下列情形的，應(yīng)及時(shí)銷毀發(fā)票:

(1)用票單位和個(gè)人已使用的保存期滿的發(fā)票存根。

(2)稅務(wù)機(jī)關(guān)在稅務(wù)稽查中發(fā)現(xiàn)的非法印制的發(fā)票和假發(fā)票。

(3)稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部因發(fā)票換版而作廢或其他原因而損壞的發(fā)票。

(三)收據(jù)的保管

空白收據(jù)也就是未填制的收據(jù)?？瞻资論?jù)已經(jīng)填制并蓋章，即可作為辦理結(jié)算的書面依據(jù)。因此，空白收據(jù)的保管如同發(fā)票保管一樣，也是出納保管職責(zé)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，出納員應(yīng)按規(guī)定保管和使用空白收據(jù)。領(lǐng)用空白收據(jù)時(shí)需填寫“空白收據(jù)領(lǐng)用單”，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，會(huì)計(jì)人員根據(jù)經(jīng)簽字的“空白收據(jù)領(lǐng)用單”發(fā)放空白收據(jù)并登記在“空白收據(jù)登記簿”。

出納員在使用收據(jù)時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1)不得將收據(jù)帶出本單位使用。

(2)不得轉(zhuǎn)借、贈(zèng)送和買賣收據(jù)。

(3)不得弄虛作假開具與票面金額不符的收據(jù)。

(4)作廢的收據(jù)應(yīng)一式三聯(lián)加蓋“作廢”專用章后保存，各聯(lián)要連同存根聯(lián)完整無缺，不得撕毀、丟失。

(5)再次領(lǐng)用收據(jù)時(shí)，須將已用完的收據(jù)存根交還保管人員核銷，留待以后備查。

【例題?單選題】

已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存( )年。

A.10

B.20

C.15

D.5

【答案】D

【例題?多選題】

下列發(fā)票需要進(jìn)行繳銷的有( )。

A.用票單位或個(gè)人超過規(guī)定的使用期限而未用的發(fā)票。

B.用票單位或個(gè)人因某種原因暫時(shí)停業(yè)或歇業(yè)的。

C.用票單位或個(gè)人有嚴(yán)重違反稅務(wù)管理和發(fā)票管理行為的。

D.單位里所有未用的支票在每年每年末都應(yīng)進(jìn)行繳銷

【答案】ABC

【例題?判斷題】

因?yàn)槭論?jù)不用到稅局購(gòu)買，所以可以隨便使用，開錯(cuò)了撕毀也是可以的。( )

5