文/Kenny Lee

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企業(yè)合同的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理一直是實(shí)務(wù)中的常見(jiàn)疑難點(diǎn)，這是因?yàn)樵谠O(shè)計(jì)合同審批和審查過(guò)程中，如果強(qiáng)調(diào)控制風(fēng)險(xiǎn)的價(jià)值主張，合同風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的成本就會(huì)上升，效率必然會(huì)有所降低；如果強(qiáng)調(diào)審批效率、促進(jìn)業(yè)務(wù)，風(fēng)險(xiǎn)也必然會(huì)有所提高。在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的需求，如何尋找效率和風(fēng)險(xiǎn)的最佳邊際是企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的關(guān)鍵所在。

在企業(yè)合同的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的過(guò)程中，常見(jiàn)的做法是結(jié)合合同的分類方法，根據(jù)合同的簽訂過(guò)程分為合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理、合同簽訂時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理以及流程中的其他措施。

一、合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理

（一）簽約主體調(diào)查

簽約主體調(diào)查主要是考慮到了有效合同和效力瑕疵合同所帶來(lái)的不同法律效力以及合同當(dāng)事人的實(shí)際履約能力，從實(shí)際上降低合同的違約可能性。

（1）資格調(diào)查制度：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（三證合一）調(diào)查，主體名稱核對(duì)、有效期限核對(duì)，經(jīng)營(yíng)范圍核對(duì)。經(jīng)營(yíng)范圍核對(duì)包括但不限于有限制經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)、法律、行政法規(guī)對(duì)經(jīng)營(yíng)的禁止性規(guī)定、從業(yè)資格的限制性規(guī)定或禁止性規(guī)定范圍上的核對(duì)。

（2）資信調(diào)查制度，主要是商業(yè)信譽(yù)、履約能力，主要包括財(cái)產(chǎn)狀況、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)能力。

（二）合同內(nèi)容審查

合同內(nèi)容審查遵循全面審查原則，以防范處于隱形狀態(tài)的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同內(nèi)容審查也是考慮到了格式合同與非格式合同、有名合同和無(wú)名合同的不同法律效力。一般而言，企業(yè)會(huì)建立標(biāo)準(zhǔn)合同文本庫(kù)用以規(guī)范業(yè)務(wù)部門的合同使用的規(guī)范性，控制合同法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于日常業(yè)務(wù)的紛繁復(fù)雜，業(yè)務(wù)部門也會(huì)產(chǎn)生一定量的非標(biāo)準(zhǔn)合同。此時(shí)就需要對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)合同進(jìn)行全面、重點(diǎn)審查，包括對(duì)合同重要的價(jià)格條款、附條件條款、附期限條款、權(quán)利義務(wù)條款、違約責(zé)任條款、爭(zhēng)議管轄條款等進(jìn)行全面、重點(diǎn)、專業(yè)的審查。

簡(jiǎn)而言之，實(shí)務(wù)中合同內(nèi)容審查分兩種情形：

（1）常用合同模版建立后的審查：模式化審查；

（2）非合同模版審查：全面、重點(diǎn)、專業(yè)審查，主要審查價(jià)格條款、附條件條款、附期限條款、權(quán)利義務(wù)條款、違約責(zé)任條款、爭(zhēng)議管轄條款等。

二、合同簽訂時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理

（一）授權(quán)代理制度

授權(quán)代理制度是企業(yè)為了解決業(yè)務(wù)部門、企業(yè)員工在行使職務(wù)行為過(guò)程中的權(quán)限問(wèn)題而設(shè)置的權(quán)限范圍、權(quán)限審批制度，制度內(nèi)容通常包括了授權(quán)事項(xiàng)、授權(quán)期限、授權(quán)審批流程等具備企業(yè)特色的具體規(guī)定。

（二）企業(yè)印章管理制度

企業(yè)印章管理制度是企業(yè)為了提高工作效率、規(guī)范業(yè)務(wù)部門和企業(yè)員工使用印章的行為而設(shè)置的制度。企業(yè)印章通常包含企業(yè)的公章、法人代表簽字章、印鑒、方章、財(cái)務(wù)專用章、人事專用章等各類印章，按照不同印章在司法實(shí)踐和商業(yè)慣例中的效力設(shè)置相對(duì)應(yīng)的使用流程。

三、合同風(fēng)險(xiǎn)控制流程中的其他措施

合同風(fēng)險(xiǎn)控制與管理流程中的其他措施是前述兩種風(fēng)險(xiǎn)控制與管理措施的有效補(bǔ)充。根據(jù)企業(yè)自身的情況，合理選擇使用下面五種不同其一或多種方法有利于探尋風(fēng)險(xiǎn)和效率的最佳邊際。

（一）發(fā)起部門責(zé)任制原則

按照“誰(shuí)主辦、誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的審查和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別進(jìn)行初審。在法務(wù)職能部門的培訓(xùn)和指引下，由業(yè)務(wù)部門對(duì)具體日常業(yè)務(wù)中的合同按照風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源劃分為外部法律風(fēng)險(xiǎn)合同和內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)合同，設(shè)置有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

（二）專業(yè)化原則

專業(yè)化原則就是指合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別需要由專業(yè)人士承擔(dān)具體的審查工作（專業(yè)化審查關(guān)卡），常見(jiàn)為法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、業(yè)務(wù)專員。

在合同審批的過(guò)程中，無(wú)論合同金額大小、業(yè)務(wù)類型何如，均需在審批過(guò)程中設(shè)置一定的專業(yè)化審查關(guān)卡以識(shí)別合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)。依照一定的目標(biāo)和價(jià)值指引，可以適當(dāng)?shù)販p少或便利地設(shè)置專業(yè)化審查關(guān)卡。

關(guān)卡的設(shè)置考慮業(yè)務(wù)量的大小、是否采用格式合同；標(biāo)準(zhǔn)文本的放寬審核、其他合同需要經(jīng)過(guò)法務(wù)\風(fēng)控和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)審核。

專業(yè)化原則的深層含義是誰(shuí)的專業(yè)領(lǐng)域，誰(shuí)負(fù)責(zé)該領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

（三）重要合同多級(jí)審批

企業(yè)內(nèi)部的重要合同應(yīng)當(dāng)要比一般的合同的審批層級(jí)更多，合同的重要性要與審批層級(jí)相匹配，才是審批效率和風(fēng)險(xiǎn)可控、合同信息對(duì)稱的體現(xiàn)。

重要合同的劃分標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于：合同的金額（一定的金額）、合同的期限（長(zhǎng)期）、與經(jīng)營(yíng)相關(guān)的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略計(jì)劃、與重要伙伴的合作框架、可能引起社會(huì)重大反響的合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、內(nèi)容的合同、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)較多的指定業(yè)務(wù)類型合同、新類型的業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)頻率較高的類型合同、權(quán)限性合同、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的頻率、風(fēng)險(xiǎn)的大小等。

重點(diǎn)合同的劃分和定義、重新定義工作應(yīng)由法務(wù)職能部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)任定期召開(kāi)。劃分和定義、重新定義應(yīng)結(jié)合企業(yè)的具體情況適時(shí)制宜（重大事項(xiàng)、戰(zhàn)略工作、階段性規(guī)劃、業(yè)務(wù)特征以及權(quán)限事項(xiàng)等）。

（四）建立定期反饋、暢通合同信息渠道

建立以下一種或多種信息暢通渠道，可以有效解決合同信息不對(duì)稱的問(wèn)題。

（1）企業(yè)在合同審批過(guò)程中根據(jù)不同的審批層級(jí)，直接指定一定層級(jí)范圍的合同信息逐級(jí)匯報(bào)的制度，由上一審批層級(jí)決定是否將合同信息流入下一層級(jí)的合同信息渠道，并由下一審批層級(jí)決定合同信息是否繼續(xù)流轉(zhuǎn)。

（2）結(jié)合發(fā)起部門責(zé)任制原則，業(yè)務(wù)發(fā)起部門的領(lǐng)導(dǎo)可以決定合同信息是否需要反饋到業(yè)務(wù)部門的直接上級(jí)及法務(wù)職能部門的負(fù)責(zé)人。

（3）風(fēng)險(xiǎn)邊界識(shí)別：法務(wù)職能部門負(fù)責(zé)定期或不定期對(duì)不同類別的合同信息進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和合同信息匯報(bào)，定期或不定期反饋重要合同信息到任一審批層級(jí)。

（4）業(yè)務(wù)發(fā)起部門或法務(wù)職能部門定期或不定期按照一定的披露方法在企業(yè)內(nèi)部的一定范圍通告當(dāng)前階段的合同管理及合同信息概況。

（5）在重點(diǎn)業(yè)務(wù)合同的多級(jí)審批過(guò)程中，各級(jí)審批意見(jiàn)應(yīng)充分體現(xiàn)在審批書面材料上或?qū)徟到y(tǒng)上，切忌無(wú)信息含量的審批意見(jiàn)。

（五）培訓(xùn)指導(dǎo)

（1）由內(nèi)部法務(wù)職能部門根據(jù)具體情況建立相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，形式包括定期的培訓(xùn)、交流和溝通，不定期的主題活動(dòng)。

（2）培訓(xùn)與內(nèi)部考核、評(píng)價(jià)掛鉤。

（3）鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門分享在公司內(nèi)部開(kāi)展業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)分享，分享會(huì)應(yīng)有法務(wù)職能部門參與。

（4）鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門書面文件咨詢法務(wù)職能部門合同風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)問(wèn)題，并形成咨詢Q&A合集。

（5）加強(qiáng)法務(wù)職能部門與重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門、日常業(yè)務(wù)部門的交流。

小結(jié)

他山之石，可以攻玉。在企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的過(guò)程中，合理設(shè)計(jì)合同的審批流程有利于防范合同風(fēng)險(xiǎn)，常見(jiàn)的制度有合同審批分級(jí)制度和總法律顧問(wèn)制度兩種。

合同審批分級(jí)制度是根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)結(jié)合自身具體情況，設(shè)置不同的審批級(jí)別、程序以保證合同審批的效率和風(fēng)險(xiǎn)控制。當(dāng)前實(shí)務(wù)界常見(jiàn)的審批分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)有合同金額、授權(quán)權(quán)限、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)較多的業(yè)務(wù)重點(diǎn)審核、業(yè)務(wù)預(yù)期利潤(rùn)和損益。這些審批分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)均是結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、管理架構(gòu)和內(nèi)部治理狀況、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)能力等實(shí)際情況加以確立的，具體確立的原因和和標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)區(qū)間的劃分涉及了特定企業(yè)的具體情況，僅具有參考價(jià)值。

除此之外，實(shí)務(wù)中各個(gè)行業(yè)對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)控制與管理往往是由熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)類型、精通法律和業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)的總法律顧問(wèn)進(jìn)行統(tǒng)籌安排的。總法律顧問(wèn)制度一般可理解為三角制度，這三角分別為總法律顧問(wèn)、內(nèi)部法律事務(wù)部門、外部法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。外部法律事務(wù)機(jī)構(gòu)（外部律師事務(wù)所\外部律師\外部咨詢團(tuán)隊(duì)）和內(nèi)部法律事務(wù)部門協(xié)助總法律顧問(wèn)，在總法律顧問(wèn)的統(tǒng)籌安排下有序協(xié)作，充分發(fā)揮不同機(jī)構(gòu)、部門在不同專業(yè)領(lǐng)域的特長(zhǎng)，并設(shè)置一定的目標(biāo)和價(jià)值指引（高效審核、風(fēng)險(xiǎn)可控），使得兩者各司其職，以達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)。對(duì)于企業(yè)的合同審批流程而言，內(nèi)部法律事務(wù)部門是一般和具體業(yè)務(wù)的專業(yè)審核關(guān)卡，外部法律事務(wù)機(jī)構(gòu)是有效的補(bǔ)充。而內(nèi)部法律事務(wù)部門和外部法律事務(wù)機(jī)構(gòu)如何協(xié)作，既是專業(yè)性的問(wèn)題，也是管理性的問(wèn)題，更是行業(yè)性的問(wèn)題，目前實(shí)務(wù)界并無(wú)統(tǒng)一的經(jīng)驗(yàn)。因此，兩者如何協(xié)作以及兩者的界限何在往往是由總法律顧問(wèn)進(jìn)行一定的專業(yè)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別后進(jìn)行統(tǒng)籌安排。這也是大型企業(yè)集團(tuán)設(shè)置總法律顧問(wèn)制度的緣由之一。

平衡合同事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率和風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的關(guān)鍵所在。

參考文獻(xiàn)：

[1]《企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)研究與防范》，弓黨社，中國(guó)航空學(xué)會(huì)管理科學(xué)分會(huì)2015年學(xué)術(shù)會(huì)議論文集

[2]《對(duì)企業(yè)合同審批流程設(shè)計(jì)的思考》，張雅冰，載《現(xiàn)代商業(yè)》2012年10期，作者單位：中國(guó)石油集團(tuán)東方地球物理勘探有限責(zé)任公司

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