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在一個(gè)時(shí)間和知識(shí)都極度被碎片化的時(shí)代，很多事情已經(jīng)變得不可逆，我們唯一能做的就是提高自己的能力，讓自己更好地駕馭工作、生活、學(xué)習(xí)等眾多方面。這本書(shū)便是幫助你構(gòu)建自己的知識(shí)體系，建立自己個(gè)人管理系統(tǒng)的書(shū)籍。Evernote 在這本書(shū)中充當(dāng)了橋梁，作為一款廣泛流行的筆記軟件，它可以幫助我們更方便快捷地構(gòu)建自己的個(gè)人管理系統(tǒng)。

怎樣利用印象筆記建立常用工作模板之建立標(biāo)準(zhǔn)化流程（SOP）

當(dāng)一項(xiàng)任務(wù)反復(fù)進(jìn)行時(shí)，我們所獲取的經(jīng)驗(yàn)也會(huì)隨之越來(lái)越多。這時(shí)候我們就可以考慮為經(jīng)常進(jìn)行的工作任務(wù)制定標(biāo)準(zhǔn)化工作流程SOP，把行動(dòng)清單固定，即“重復(fù)的事情標(biāo)準(zhǔn)化”。

如果仔細(xì)留意飛機(jī)起飛的流程，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在起飛或降落時(shí)都有固定的程序，空乘會(huì)要求乘客做關(guān)閉電子設(shè)備、調(diào)直座椅靠背、收起小桌板、打開(kāi)遮陽(yáng)板等標(biāo)準(zhǔn)化的動(dòng)作，如果哪一項(xiàng)沒(méi)有做到，空乘都會(huì)提醒你按照要求完成。同時(shí)，在飛機(jī)的駕駛艙，機(jī)長(zhǎng)和副駕駛會(huì)嚴(yán)格按照起飛或降落清單進(jìn)行操作，每一項(xiàng)操作都會(huì)進(jìn)行檢查核對(duì)。飛機(jī)是大型的飛行器，執(zhí)行一次飛行任務(wù)需要很多的操作過(guò)程，這個(gè)環(huán)節(jié)中哪怕忽略一個(gè)細(xì)節(jié)，都可能會(huì)造成危險(xiǎn)，人都有可能會(huì)犯錯(cuò)誤，為了避免這個(gè)問(wèn)題，在航空業(yè)會(huì)大量使用清單。標(biāo)準(zhǔn)化的清單規(guī)避操作性錯(cuò)誤的同時(shí)，也為飛機(jī)駕駛員節(jié)約了腦力，這些清單讓飛行員操作飛機(jī)更安全，一旦出現(xiàn)緊急情況，也可以有更多的精力應(yīng)對(duì)。

有人會(huì)覺(jué)得，駕駛飛機(jī)這樣的大事需要清單，日常生活中的小事還列清單，則會(huì)讓人覺(jué)得死板。其實(shí)簡(jiǎn)單的清單不會(huì)讓我們變死板，還可以去除我們的“心猿”，你可能會(huì)有這樣的經(jīng)歷，出門(mén)前總會(huì)一遍一遍地回想自己是不是還有什么東西沒(méi)有帶，已經(jīng)走出了門(mén)，又回去看窗戶(hù)關(guān)了沒(méi)有，多數(shù)情況下窗戶(hù)是關(guān)著的，但是由于我們沒(méi)有確認(rèn)，無(wú)法對(duì)事情做出判斷，我們就會(huì)向大腦不斷地發(fā)出指令，去回想這個(gè)動(dòng)作，我們的腦力就這樣被浪費(fèi)了。大腦如果每天都浪費(fèi)在這些檢查項(xiàng)目上，哪里還有精力進(jìn)行創(chuàng)造呢？

《清單革命》里提到“人們之所以不喜歡執(zhí)行清單，是害怕自己會(huì)變得死板。但精心設(shè)計(jì)的清單恰恰不會(huì)讓你變得死板，它們會(huì)幫助你節(jié)省有限的腦力，不讓你的頭腦被繁雜的檢查項(xiàng)目所占據(jù)，而是讓你解放出來(lái)處理更加困難的問(wèn)題 ” ，有些事情雖然我們經(jīng)常做，但是我們卻不一定對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都能熟練到倒背如流，畢竟我們只是普通人，是人就會(huì)忘記事情，是人就有可能出錯(cuò)。我們?yōu)榱瞬怀鲥e(cuò)，就會(huì)不停地想下一步做什么？大腦成了一個(gè)檢視系統(tǒng)，就會(huì)反復(fù)檢查我們已經(jīng)做了和沒(méi)有做的事情，毫無(wú)規(guī)律可言，這種效率其實(shí)是很低的。而將工作任務(wù)行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化后，我們的大腦就不需要再費(fèi)力去想我的下一步行動(dòng)是什么，只需要按照清單上標(biāo)識(shí)的步驟去做就好了。

如果你每次工作任務(wù)都有列行動(dòng)清單，在這個(gè)工作進(jìn)行到一定次數(shù)的時(shí)候，就可以對(duì)行動(dòng)清單標(biāo)準(zhǔn)化。如圖所示，你可以對(duì)某類(lèi)工作任務(wù)單獨(dú)建立一個(gè)筆記本，存放標(biāo)準(zhǔn)化的資料。例如：針對(duì)企業(yè)內(nèi)訓(xùn)工作任務(wù)，專(zhuān)門(mén)建立了標(biāo)準(zhǔn)資料筆記本，存放和企業(yè)內(nèi)訓(xùn)相關(guān)的內(nèi)容。

企業(yè)內(nèi)訓(xùn)參考

你可以直接將行動(dòng)清單整理至印象筆記，每一次工作任務(wù)開(kāi)始時(shí)，選擇這條筆記，并右鍵選擇“復(fù)制筆記”，就可以將筆記內(nèi)容復(fù)制到指定的筆記本，這個(gè)清單就會(huì)成為你的行動(dòng)指南。如果你習(xí)慣使用紙筆，可以直接將標(biāo)準(zhǔn)化的清單制作成思維導(dǎo)圖，如圖所示，每一次工作任務(wù)開(kāi)始的時(shí)候打印一份即可。

三人行行動(dòng)清單思維導(dǎo)圖

應(yīng)用實(shí)例：出差清單

作為培訓(xùn)師，我需要經(jīng)常外出培訓(xùn)。由于培訓(xùn)需要很多教學(xué)用具，所以我的行李總會(huì)比較復(fù)雜。每一次外出收拾行李都是很痛苦的事情，站在屋里，不斷回想還有哪些東西沒(méi)有帶，想不起來(lái)就不停地在屋子里亂轉(zhuǎn)，每次收拾行李，都會(huì)浪費(fèi)不少時(shí)間，有時(shí)候還會(huì)忘記東西。

后來(lái)建立了出差清單，如圖所示，把這些內(nèi)容制作成了思維導(dǎo)圖，每次收拾東西的時(shí)候打印出來(lái)，每一項(xiàng)逐一核對(duì)，將清單上的內(nèi)容全部完成，大腦就不會(huì)有“再想想還有什么東西沒(méi)帶”這樣的想法，一方面防止漏掉東西，另一方面節(jié)約了腦力，同時(shí)也節(jié)省了時(shí)間。

李參出差清單

關(guān)于建立標(biāo)準(zhǔn)化清單，還有幾點(diǎn)需要注意：

（1）標(biāo)準(zhǔn)化清單需要不斷完善。在任務(wù)結(jié)束后，最后一個(gè)步驟就是進(jìn)行行動(dòng)后反思，你可以自己進(jìn)行總結(jié)，也可以讓參與這個(gè)任務(wù)的人提出改進(jìn)意見(jiàn)，或者通過(guò)調(diào)查、反饋、頭腦風(fēng)暴等形式，不斷完善流程。標(biāo)準(zhǔn)化清單的最后一條：“對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化清單進(jìn)行行動(dòng)后反思，并進(jìn)行優(yōu)化”，這樣讓我們的工作不斷地優(yōu)化，做事情的品質(zhì)也會(huì)越來(lái)越高。

（2）不用太復(fù)雜。一些大公司會(huì)在建立標(biāo)準(zhǔn)化流程上頗費(fèi)周折，其實(shí)我們?yōu)樽约航⒌南到y(tǒng)，不是以多標(biāo)準(zhǔn)為目的，而是符合自己風(fēng)格的標(biāo)準(zhǔn)化清單就好。

（3）流程要建立在反復(fù)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，任何不經(jīng)過(guò)實(shí)踐調(diào)查的拍腦門(mén)行為都是沒(méi)有價(jià)值的。先行動(dòng)，再歸納總結(jié)，我們不是做一個(gè)流程給誰(shuí)看，而是真正做出對(duì)自己有用的流程。剛開(kāi)始，也許我們只是建立了幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化清單，但是隨著這些清單越來(lái)越多，我們自己也會(huì)越來(lái)越輕松。

以上內(nèi)容節(jié)選自《印象筆記留給你的空間——Evernote伴你成長(zhǎng)》

作者：李參，培訓(xùn)師，博客作者。

·曾在多家知名企業(yè)開(kāi)設(shè)《個(gè)人效能與時(shí)間管理》、《個(gè)人知識(shí)管理》課程，因課程貼近實(shí)際，可操作性強(qiáng)而受好評(píng)。

·2013年起在滬江網(wǎng)校開(kāi)設(shè)《時(shí)間管理》、《個(gè)人知識(shí)管理》課程及相關(guān)公開(kāi)課，受到眾多學(xué)員歡迎。

·2014年經(jīng)Evernote美國(guó)總部培訓(xùn)并通過(guò)考核，成為中國(guó)首批EBCC（Evernote企業(yè)咨詢(xún)顧問(wèn)）。

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