一個(gè)公司的創(chuàng)造過程基本上可以分成兩種基本形式：其一，一個(gè)人的獨(dú)自思考，獨(dú)自工作；其二，兩個(gè)或以上的人共同思考，共同工作。鑒于后者的成本高于前者，所以更加需要規(guī)范保證其高效。

在百姓網(wǎng)，所有的會(huì)議應(yīng)該按照如下機(jī)制進(jìn)行。

在討論正式會(huì)議之前必須明確，我們認(rèn)可一大類會(huì)議是隨機(jī)發(fā)生的。這種會(huì)議我們從來都沒有意識(shí)到是一種會(huì)議形式。比如有些人在陽臺(tái)或者樓梯間抽煙的時(shí)候隨機(jī)的聊一聊；座位相鄰的人互相問一個(gè)簡單的問題；每天晚上大家一起出去聚餐席間的閑聊；公司贊助的各種體育活動(dòng)，或者早餐晚餐中的對(duì)話；或者每個(gè)季度各個(gè)團(tuán)隊(duì)的國內(nèi)或者國外大敖小敖。。。所有這些會(huì)議我們不做要求。我們非常的鼓勵(lì)這樣的溝通。這樣的非正式，個(gè)人對(duì)個(gè)人的溝通的效率遠(yuǎn)高于正式的會(huì)議。它們對(duì)于建立信任，互通有無，相互理解的作用也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過正式的會(huì)議。公司里面常說的：“座位表遠(yuǎn)重要過組織架構(gòu)表”并不是玩笑。坐得近的人這樣的非正式的溝通遠(yuǎn)超過坐得遠(yuǎn)的人。對(duì)于這種非正式溝通的認(rèn)可和鼓勵(lì)是百姓網(wǎng)這個(gè)組織非常鮮明的個(gè)性。

而本篇文章所著重講述的是另外一個(gè)大類的會(huì)議的組織形式：就是正式的會(huì)議。

會(huì)議組織

每一個(gè)會(huì)議必須明確一名主持人。主持人負(fù)責(zé)在會(huì)議開始前明確如下內(nèi)容：

1. 目的

2. 限制條件

3. 議程

4. 會(huì)前準(zhǔn)備

5. 角色

分述如下：

目的

所有的會(huì)議都需要有一個(gè)明確的目的。我理解大家會(huì)覺得有些會(huì)議的目的比較難定，但我們要求，所有的會(huì)議必須有目的。本文就是幫助大家確定會(huì)議的目的。

目的里面基本上規(guī)定了這個(gè)會(huì)議的類型。如果實(shí)在沒有辦法確定，如下是一些備選的類型。在這些類型的基礎(chǔ)上再加上一些定語就很容易形成一個(gè)會(huì)議的目的。當(dāng)大家選擇了一個(gè)會(huì)議形式（這個(gè)形式常常做為目的的最后一個(gè)詞）之后，再加上這個(gè)會(huì)議的具體的目標(biāo)就形成正式的會(huì)議的目的。

1. 決定會(huì)議。這個(gè)會(huì)議是需要做決定的。決議會(huì)議必須明確角色，誰是做決定的那個(gè)／那些人。不見得是層級(jí)最高的，但是一定要在開會(huì)之前明確。這是最主要的會(huì)議類型。不準(zhǔn)確的直覺評(píng)判大約70%的公司會(huì)議應(yīng)該是這種類型。這種類型的會(huì)前工作就很重要。最好是有材料支持大多數(shù)參與者在會(huì)前可以做出決定，然后在會(huì)上討論，而不是當(dāng)場做個(gè)體的決定。決定會(huì)議是闡述個(gè)人決定并且達(dá)到一致的過程而不是個(gè)人決定過程。

2. Workshop。Workshop的類型是一定要有練習(xí)的。通過練習(xí)讓大家實(shí)際上體會(huì)到一些東西。沒有練習(xí)或者小組實(shí)戰(zhàn)的，或者沒有期待大家齊心合力解決問題的，就叫培訓(xùn)好了，不要叫Workshop。

3. 培訓(xùn)。這個(gè)簡單，列出明確的培訓(xùn)目標(biāo)，越實(shí)在越好。哪怕培訓(xùn)目標(biāo)是知道“公司有三個(gè)會(huì)議室并且可以說出名稱”也是比沒有目標(biāo)好的。

4. Pizza會(huì)。英文把這個(gè)會(huì)議叫做”brown bag”會(huì)，原來的意思就是一種每個(gè)人自己的帶飯的午餐會(huì)，會(huì)議的主題就是分享任何大家愿意分享的，無論是自己組上線的新的東西，到剛剛休假去的一個(gè)美麗的海島，到如何帶孩子，什么都可以。要求就是不可以有任何的決定，不允許有任何的必須參加的人員，完全是一種信息分享。在百姓網(wǎng)的Pizza會(huì)議規(guī)定必須是中午12點(diǎn)到13點(diǎn)。Pizza 會(huì)議會(huì)提供2個(gè)Piazza，對(duì)吃飯的種類和劑量沒有要求就來分享Pizza，有要求的自己帶飯就可。

5. 1:1。團(tuán)隊(duì)成員和直屬經(jīng)理對(duì)于職業(yè)發(fā)展，工作難題的私人的會(huì)議。這種會(huì)議公司倡導(dǎo)的方向是關(guān)注個(gè)人發(fā)展而非項(xiàng)目或者目標(biāo)。項(xiàng)目與目標(biāo)自然有其他的類型來承擔(dān)。

6. 群英會(huì)?？鐖F(tuán)隊(duì)協(xié)作的2個(gè)小時(shí)的會(huì)議。不可以多一分鐘也不可以少一分鐘，一種增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間信任和信息共享的會(huì)議形式。

7. 記者招待會(huì)。這是當(dāng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)于另外一個(gè)團(tuán)隊(duì)有明顯和集中的的問題的時(shí)候可以發(fā)起一種會(huì)議。這種會(huì)議通常是邀請(qǐng)相關(guān)團(tuán)隊(duì)最有發(fā)言權(quán)的一個(gè)人（常常是另外一個(gè)團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人）參加，由本團(tuán)隊(duì)成員直接無拘束的提問，嘉賓進(jìn)行回答的一種會(huì)議形式。

8. 其他。當(dāng)然百姓網(wǎng)還會(huì)有其他很多種會(huì)議形式，比如《樂高》，《第四象限日》，《Case Review》，《Case Triage》等等方式，大家可以自己翻看Tower 上的文檔。當(dāng)然未來還會(huì)有層出不窮的新的形勢。我們期待新的會(huì)議形式如同代碼層面心得class一樣被創(chuàng)造出來，然后遵照適者生存的原則優(yōu)勝劣汰。若有其他大家覺得非常需要的類型，請(qǐng)發(fā)郵件到ceo@baixing.com，或者直接起個(gè)名字用起來就好。

限制條件

限制條件是比會(huì)議目的更加強(qiáng)有力的一個(gè)約束條件。會(huì)議只有在限制條件達(dá)到的前提上，再考慮會(huì)議目的達(dá)成才能算是一個(gè)成功的會(huì)議。限制條件可以由發(fā)起人隨意設(shè)置，任何發(fā)起人認(rèn)為必須設(shè)置的邊界都可以被列為限制條件。如下是公司常用的限制條件，。

1. 時(shí)間。通常每個(gè)會(huì)議必須的一個(gè)限制條件就是時(shí)間。常用的有30分鐘，60分鐘，120分鐘幾種選擇。若是超時(shí)，無論目的是否達(dá)成都可以判定會(huì)議失?。ㄔ诎傩站W(wǎng)特定的會(huì)議失敗組織者是會(huì)需要向參會(huì)者群發(fā)紅包的，提請(qǐng)?zhí)貏e注意）

2. 討論規(guī)范。根據(jù)不同的會(huì)議類型，大家可以從如下的規(guī)范中間選?。ㄎ叶急蛔约旱姆?wù)精神感動(dòng)了）。大家會(huì)發(fā)現(xiàn)如下的規(guī)范是互斥的。這就是代表著這個(gè)公司的一個(gè)追求：具體是什么規(guī)范不重要，我們把規(guī)范授權(quán)給回憶的召集者根據(jù)具體的會(huì)議隨意定制，且我們作為一個(gè)組織承諾我們只要參會(huì)就依據(jù)召集者的規(guī)范進(jìn)行會(huì)議。

1. 同時(shí)只能有一個(gè)對(duì)話。一個(gè)時(shí)間只能一個(gè)人講話

2. 一次抽象原則

3. 最終一定有定稿，無論質(zhì)量 vs 質(zhì)量優(yōu)先，大家全票通過的放進(jìn)階結(jié)論，其他不能達(dá)成全員通過的放棄。

4. 討論不可以涉及xxxxx，超過即被判為越界

5. 必須有階結(jié)論，必須有明確的下一步

6. 不進(jìn)入具體討論，僅僅對(duì)最大的方向達(dá)成共識(shí)

7. 本會(huì)議的形式是頭腦風(fēng)暴，具體限制條件參見頭腦風(fēng)暴準(zhǔn)則

8. “最終一定要有一個(gè)初稿；所有人非常同意的就寫，沒有感覺的就不寫?！?/span>

9. 等等等等。只要是會(huì)議組織者認(rèn)為幫助這個(gè)會(huì)議更好的進(jìn)行的規(guī)則都可以寫到限制條件里面去。

總結(jié)一下，限制條件是會(huì)議成功的必要條件，結(jié)局只會(huì)有達(dá)到和失敗兩種狀態(tài)。當(dāng)限制條件失敗后會(huì)議就失敗了，而不論目的是否達(dá)到。所以從這個(gè)角度來說，限制條件是比目的更加強(qiáng)的一個(gè)約束。希望各位會(huì)議組織者能夠善用這個(gè)機(jī)會(huì)，讓會(huì)議更加的有效。

日程

日程是第三大重要的需要明確的事情。日程是把30分鐘，或者60分鐘，或者兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議時(shí)間按照討論的合理邏輯進(jìn)行劃分的工作。時(shí)間本來就是如流水一樣連續(xù)的東西，上一分鐘和下一分鐘沒有區(qū)別，但是正是因?yàn)槿粘痰拇嬖谧寱r(shí)間有了一些分割線。而這些分割線把時(shí)間無中生有的劃分為不同的主題，從而把參會(huì)者的注意力協(xié)調(diào)一致的分割成了整齊劃一的階段。這些都有助于在會(huì)議限制條件下達(dá)成最終的會(huì)議目的。

會(huì)議的議程必須在開會(huì)前確認(rèn)。正因?yàn)闀?huì)議的討論還沒有開始，所以更有助于組織者以上帝的視野來通觀全局來決定什么議題應(yīng)該話費(fèi)多少時(shí)間 。典型的會(huì)議日程包括如下內(nèi)容：

1. 明確會(huì)議目標(biāo)限制條件以及會(huì)議日程。這個(gè)部分通常需要5分鐘。千萬不要試圖把這部分壓縮到少于5分鐘，因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)于今天的回憶的目的的闡述，限制條件的重申，尤其是什么時(shí)間我們期待每個(gè)角色做什么事情的闡述和一致認(rèn)知，對(duì)于會(huì)議的成功與否有決定性的作用。按照經(jīng)驗(yàn)，除非你有特別的原因，準(zhǔn)備5分鐘來做這件事情總歸沒錯(cuò)的。

2. 討論議題陳述。常常需要5分鐘的時(shí)間交給最熟悉討論的議題的人進(jìn)行陳述。這個(gè)陳述絕不應(yīng)該是第一次，應(yīng)該在會(huì)議之前的閱讀材料就應(yīng)該讓大多數(shù)人從自己的角度有所了解，但是這個(gè)現(xiàn)場的陳述一定可以幫助大家獲得一致的背景資料用來幫助大家討論。經(jīng)驗(yàn)之談，這部分不應(yīng)該超過5分鐘。

3. 討論。這部分是自由討論時(shí)間。對(duì)于5個(gè)人的討論應(yīng)該在15分鐘到20分鐘之間，根據(jù)參與討論的人員還可也能夠有增減。這是最關(guān)鍵的部分。如果時(shí)間允許可以適當(dāng)延長。

4. 結(jié)論和下一步。這部分也被納入模版，是沒有更好的理由則不可改變的部分。在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候一定需要5分鐘的時(shí)間確認(rèn)下一步的工作，負(fù)責(zé)人以及截止時(shí)間。缺省情況下會(huì)在下一次同種類會(huì)議前畫10分鐘進(jìn)行回顧。

5. 一個(gè)可選的環(huán)節(jié)是5分鐘的對(duì)于會(huì)議本身的回顧：如何可以把類似的會(huì)議開得更加高效？什么是做得好需要繼續(xù)保持的？什么是做的不好需要改進(jìn)的？這屬于會(huì)議本身的挖墳的一部分，若有時(shí)間，且會(huì)議剛剛開啟的時(shí)候可以加入。

如上是一個(gè)大綱，會(huì)議組織者需要在開始之前把會(huì)議的日程發(fā)出，并且在開始前用5分鐘的方式陳述。如果在這五分鐘里面收集到任何可以改動(dòng)日程的建議，那是非常得體且珍貴的，望大家重視。沒有比確認(rèn)日程更加能夠系統(tǒng)性的提高會(huì)議效率的事情了。

會(huì)前準(zhǔn)備

還有一些會(huì)議，可以通過會(huì)前準(zhǔn)備的方式令會(huì)議更加高效。會(huì)前準(zhǔn)備包括：

1. 閱讀材料。有的時(shí)候一篇論文，一篇管理學(xué)的論述，一些背景資料，一些報(bào)表，都可以幫助與會(huì)者提前獲得類似的視野，從而節(jié)省會(huì)議的時(shí)間?；谖谋镜膶?duì)話是很多的機(jī)構(gòu)證明行之有效的討論方式?；谝粋€(gè)（哪怕是錯(cuò)誤的）文本的討論，更容易讓大家對(duì)于基本概念達(dá)成一致，不至于離題過遠(yuǎn)，或者花費(fèi)寶貴的會(huì)議時(shí)間達(dá)成概念和定義上的一致。

2. 議題和材料。若有動(dòng)議，建議把動(dòng)議和支持材料會(huì)前發(fā)出，以便于參會(huì)者在參會(huì)之前就可以根據(jù)材料做出同意或反對(duì)的決定。如此，會(huì)議的討論環(huán)節(jié)會(huì)更加高效。

3. 其他功課。還有任何其他的功課，比如了解某話題的具體細(xì)節(jié)，某人提前對(duì)于某種狀況的總結(jié)和陳述等，都可以在會(huì)前提出。

會(huì)前準(zhǔn)備的基本理念是，通過少數(shù)人，或全部參會(huì)者會(huì)前的準(zhǔn)備，可以大幅的減少開會(huì)這樣的非常耗時(shí)的活動(dòng)中的時(shí)間損耗，從而提高參會(huì)效率。

為了強(qiáng)制會(huì)前準(zhǔn)備，百姓網(wǎng)常用的辦法是在正式會(huì)議中加入3分鐘的考試環(huán)節(jié)。雖然現(xiàn)在還沒有公司級(jí)別的懲罰措施，但是考試環(huán)節(jié)的確極大的促進(jìn)了會(huì)前準(zhǔn)備的完成率。

角色

角色也是在會(huì)議籌劃中必須體現(xiàn)規(guī)劃的。若沒有任何的規(guī)劃，會(huì)議的所有參與者都會(huì)像參加所有的會(huì)議一樣安靜的，舒適的，沒有什么緊迫感的窩在會(huì)議室的一角，看似勤奮實(shí)則是休息的好時(shí)機(jī)。我們對(duì)這種現(xiàn)象堅(jiān)決說不。通過角色的設(shè)定，可以讓每個(gè)人的腎上腺素足夠分泌到全情投入。如下是百姓網(wǎng)歷史上常用的角色：

1. 主持人（必須）這是任何會(huì)議必須的。主持人缺省就是發(fā)起者。主持人的角色是，明確會(huì)議目標(biāo)，限制條件，日程和角色（就是會(huì)議的前5分鐘的工作），在討論的時(shí)候確保討論按照會(huì)議的限制條件，角色，和目標(biāo)進(jìn)行。好消息是，主持人可以不參與討論。只有當(dāng)討論跑偏的時(shí)候才需要干預(yù)。主持人還有一個(gè)最最重要的角色就是嚴(yán)格按照日程的時(shí)間討論，并在每個(gè)部分的一半時(shí)間，還有3分鐘，和時(shí)間到的時(shí)候給出提示。開始開會(huì)的時(shí)候一定會(huì)出現(xiàn)時(shí)間不夠的情況，這個(gè)時(shí)候可以建議嚴(yán)格按照時(shí)間結(jié)束。這是用一兩個(gè)會(huì)議的失敗為代價(jià)推動(dòng)整個(gè)組織向更好的日程安排，更好的會(huì)議準(zhǔn)備，更加時(shí)間敏感的討論方向前進(jìn)。

2. 動(dòng)議者（可選）。大多數(shù)的會(huì)議，尤其是決策會(huì)議，需要一個(gè)動(dòng)議者。這個(gè)動(dòng)議者負(fù)責(zé)提供動(dòng)議以及支撐的資料。之所以成為動(dòng)議，就是行動(dòng)的建議。對(duì)于決策會(huì)議，決策人的任務(wù)根本上就是給出同意或者反對(duì)二選一的選擇而不需要給出更多的結(jié)論。

3. 參與者／決策者（必須）。若是明確需要一個(gè)人或者多個(gè)人決策，則明確的在會(huì)議的邀請(qǐng)中給出。若是沒有，則是所有參與者共同決策。會(huì)議召集者需要明確在后者的情況下如何決策（全票還是多數(shù)，還是2/3等）。明確的決策流程幫助大家做更高效的決策。

4. 旁觀席（可選）。任何的會(huì)議都可以設(shè)置旁觀席。旁觀席的作用是為了培訓(xùn)和傳承。為了會(huì)議效率考量，旁觀席的要求是，從會(huì)議開始到結(jié)束，旁觀席必須如壁紙一樣的安靜。只有聽的權(quán)利沒有發(fā)出任何聲響的權(quán)利。旁觀席的設(shè)立是為了讓相關(guān)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)除了參會(huì)代表以外的梯隊(duì)成員熟悉決策流程，獲取信息，準(zhǔn)備下一次參與會(huì)議的培訓(xùn)環(huán)節(jié)。旁觀席的設(shè)立保證了組織的傳承。當(dāng)旁觀一定次數(shù)之后可以考慮在會(huì)議組織者的安排下正式參與會(huì)議。

5. 記錄員（必須）。記錄員負(fù)責(zé)做會(huì)議記錄，并且在會(huì)議的當(dāng)天（百姓網(wǎng)規(guī)定是會(huì)議發(fā)生日的24:00分之前）向與會(huì)者發(fā)出會(huì)議記錄且在Tower系統(tǒng)中歸檔會(huì)議記錄。會(huì)議記錄，尤其是其中的下一步環(huán)節(jié)將作為下一次同一種類會(huì)議開會(huì)前10分鐘回顧的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)節(jié)。超過2400的情況會(huì)需要向與會(huì)者發(fā)不少于100塊的紅包。

6. 計(jì)時(shí)員（可選）。在會(huì)議時(shí)間敏感的情況下可以指定計(jì)時(shí)員。通過把主持人的一部分工作外包可以讓主持人專注在內(nèi)容上，同時(shí)提高參會(huì)者的參與度。

備注

如上就是百姓網(wǎng)開會(huì)的基本方式，包括了目的，限制條件，日程，角色，和會(huì)前準(zhǔn)備。百姓網(wǎng)的同事，若是沒有思路，可以從此獲得靈感。若是覺得任何部分可以改進(jìn)，增加，或者忽略，請(qǐng)立刻改動(dòng)就好。就如公司的大多數(shù)的機(jī)制一樣，我們反對(duì)固化的流程。如上列舉的是按照盡可能完善的角度進(jìn)行的。即便是我召開的會(huì)議也不見得所有的部分都俱全。公司應(yīng)該鼓勵(lì)規(guī)范，這樣一群人的知識(shí)才可以積累和傳承，更需要鼓勵(lì)改變，這樣才能不守舊，可以不斷改進(jìn)。所以除了公司的核心理念和核心目的之外，沒有什么是不能變的，如果有任何好的原因，任何規(guī)范，包括這個(gè)，都是可以被任何人隨意更改的，更不用說公司外面的讀者了。

本會(huì)議指南將隨著公司的發(fā)展，經(jīng)過每個(gè)實(shí)習(xí)生在內(nèi)的參與者的貢獻(xiàn)不斷的改進(jìn)，本文檔受到羅伯特議事法則，Scram，Agile，以及Facebook的會(huì)議模版啟發(fā)而成，一并感謝。若是本文檔能幫助更多組織開更好的會(huì)，我們將無比榮幸。

題圖：日本北海道二世谷，2016