雖然我跟專精 PPT 設(shè)計的高手們無法相提并論，但也確實有一定程度的經(jīng)驗：我常常需要做 PPT ，可能是公司間的業(yè)務(wù)報告、產(chǎn)品推銷，可能是我受邀的各個講座課程，算下來每個月起碼要制作三到四份以上的 PPT ，光是這兩年就制作了上百份 PPT。

在忙碌的工作計劃，每天持續(xù)的博客寫作，加上不時穿插的課程活動，幾乎擠滿的時間里，并非是以教學(xué)或簡報為專業(yè)的我，如何利用有限時間完成高頻率 PPT 制作呢？

今天這篇文章想分享我的方法，不是大師級的設(shè)計技巧，而是高效率制作職場 PPT 的方法，也是我個人長久經(jīng)驗累積，或許對一般只是需要做 PPT 的朋友來說，有達成職場 PPT 任務(wù)的參考價值。

而同樣的流程，不只能用在 PPT，應(yīng)用到類似的策劃提案上，也對制作報告很有幫助。

我減少的時間，來自于「充分且有效的準備」。

這是一個等價交換的世界，我不可能無緣無故就比別人少花時間，之所以可以更快速制作 PPT，是因為我在還不知道有任務(wù)之前就開始花時間做準備。

我會利用 Evernote 收集各種未來 PPT 可用的素材，包含：

• 圖片資料（好用背景圖，可嘗試的設(shè)計圖示）

• 證據(jù)資料（數(shù)據(jù)圖表，狀況圖，情境圖）

• 故事資料（新聞事件，故事梗）

收集時，我會做一些筆記，例如「這張圖以后可以用在哪些類型 PPT 上」，方便我以后搜索到這些素材使用，我也會把這些收進 Evernote 的素材加上「創(chuàng)意箱」的標簽，這個標簽是我每次做 PPT 時一定會打開來看的可用素材庫。

你說：這怎么是減少時間呢？

相信我，這確實是減少時間，我做到的實際上是：「不重復(fù)浪費時間」

因為更多人平?；藭r間閱讀思考、上網(wǎng)瀏覽，但卻沒有「同一時間」把這些準備好好儲存下來。于是等到有一天要制作 PPT ，才把自己之前其實看過但沒有存下來的資料重新再找一次、重新讀一次、重新思考一次。而平時就做好資料存儲的我，其實節(jié)省了很多時間。

更重要的準備其實也不在素材上，而是在我的想法上，簡報最缺也最難找到的是什么？我覺得是：

也就是好的內(nèi)容、成功的推銷點、有影響力的論點，要說服主管通過我的產(chǎn)品提案，要讓在場的學(xué)員認同我的方法，這是簡報的核心。

這些東西就算上網(wǎng)搜索也找不到，因為必須從我們腦袋里自己蹦出來才精彩。

可是，如果等到要做 PPT 死到臨頭，才逼自己腦袋去生產(chǎn)這些內(nèi)容，那是對大腦的酷刑。

而且我們的腦袋平常不就常常在蹦出東西嗎？如果那些當下不趕快把自己的靈感記下來，以后可以用 Evernote 搜索找出來，那就太可惜了，也是又一種時間浪費。所以我才不斷建議大家一定要建立自己的第二大腦：跟過去的自己取經(jīng)：用第二大腦高效率思考的系統(tǒng)方法。

于是當我在還沒有出現(xiàn)簡報任務(wù)之前，就已經(jīng)做好準備，那么等到真的需要制作 PPT，我只要打開 Evernote 知識庫，搜索這些素材與靈感，就能在其基礎(chǔ)上快速構(gòu)思大綱。

有既定的參考材料，有已經(jīng)可用的圖片文案，有之前構(gòu)思過的論點和故事，那么就能立刻在我的筆記中快速組合出初步大綱，我會在 Evernote 中建立一則簡報任務(wù)筆記，在這則筆記里「鏈接」上述各種素材資料，然后寫 PPT 大綱。

構(gòu)思大綱我不會利用工作時間，而是隨時利用「零碎時間」去編修大綱。

例如回家的路上想一下第一段開場有沒有更好的說法？開會前的等待空檔想一下第三個重點應(yīng)該有哪些論述邏輯？這些就全部寫在同一則筆記，讓 PPT 大綱越來越完整，變成了有章節(jié)細節(jié)、起承轉(zhuǎn)合，甚至想像中需要的 PPT 畫面也都先寫上去。

而對我來說更方便的一點是，上述第一到第三個流程，全部在單一的 Evernote 中就能完成。

構(gòu)思大綱時我也想過是不是要搭配思維導(dǎo)圖等工具，但后來我發(fā)現(xiàn)還是統(tǒng)一一點比較省事便利，手機上也能隨時進行，雖然少了圖像的靈動，但 Evernote 的文字清單也足夠我完成構(gòu)思了。

之前已經(jīng)善用「過去時間」累積準備，并且在開始簡報任務(wù)后利用「零碎時間」把大綱流程都擬好，那么制作 PPT 有時候只要一兩個小時就能完成，如果是會議報告用的簡單 PPT 更可以半個小時完成。

我只要在報告前幾天，在辦公室里空出這樣半個小時到兩個小時的完整時段，來好好把已經(jīng)累積在 Evernote 的內(nèi)容與素材，剪貼到 PPT 中，「制作」出 PPT 即可。

這個流程的優(yōu)點是，如果我們是「完全空白」就坐在辦公桌前開始做 PPT，光是從頭想起就要花很多時間。如果兩個小時過去了還沒有任何進度，其實挫折感很大！所以我的方法就是把這些前置作業(yè)時間都移到「過去時間」與「零碎時間」，善用準備工夫，讓真的需要做 PPT 時壓力大減。

甚至如果真的沒時間，在手機上打開 Google 幻燈片 app ，在行動中也能慢慢把 PPT 一頁一頁做出來。

其實在準備整個公司報告，或是講座課程的過程中，我覺得最需要花時間的反而不是我們俗稱 PPT 的這個文件上，而是我到底要怎么表現(xiàn)？怎么論說？提出什么內(nèi)容？來打動他人。

所以當 PPT 文件完成后，我其實還會繼續(xù)利用零碎時間，看著演講用的 PPT，去想我的「講稿」，并且我會把講稿繼續(xù)寫到 PPT 大綱的 Evernote 筆記中，這都可以在手機上進行動作。

有些漂亮的舉例、很棒的話語、有效的說服流程，都是在我后續(xù)這個「寫講稿」的過程中產(chǎn)生的，所以我覺得很重要。

而寫講稿也不會耽誤工作時間，因為就是利用平常無聊、通勤的時候，就一段一段慢慢在手機 app 上寫出來即可。

最后，到了要上臺的前一天，如果這一次是很重要的會議，或是很重要的課程，那么前一天晚上在家里時，我會利用 Evernote 做錄音紀錄，我一邊練習(xí)開場、關(guān)鍵橋段的演練，一邊錄音到筆記中。

這樣第二天要出發(fā)到公司或教室前，我可以在車上邊「聽」邊「看」我的簡報筆記，這里有一開始我構(gòu)思的重點大綱，幫我提綱挈領(lǐng)；這里也有我思考的那些最好的文案與講稿可以記憶；這里還有我錄下的關(guān)鍵橋段演練，可以重復(fù)聽聽看有沒有問題。

透過上述流程，我其實沒有利用太多工具，也就是 Evernote 與 Google 幻燈片，工具少就能好掌控。也不需要特別花費大量時間，因為很多事情之前已經(jīng)準備好，并且善用零碎時間，去把有時相對繁瑣困難的這件任務(wù)完成。

你可以替換你喜歡的工具，或者根據(jù)需求做調(diào)整，但希望上述的工作流程，對幫助職場需要做簡報的大家來說，可以提供高效率的輔助。