一、利用顏色來區(qū)分工作類型

可以用三色法，來管理行程和信息：

推而廣之，

可以用紅色代表重要緊急的事情；

綠色代表不重要但緊急的事情，

藍(lán)色代表重要但緊急的事情，

黑色代表不重要不緊急的事情。

或者，

使用紅色代表自己處理的事情，

藍(lán)色是電話處理的事情，

綠色是要跑外面的事情……等等。

依照自己的習(xí)慣，建立自己最適用的顏色系統(tǒng)，用最順手的方式，提高效率，增加生活樂趣。

二、借“六件必辦事項”的好效率

艾威.李（Ivy Lee）：把每天要完成的事情寫下來，然后排列好先后順序，逐一做完。

當(dāng)日沒有做完的事情，延續(xù)到次日，參與次日的優(yōu)先排序。

三、可以好好利用便利貼（電子的便簽也不錯的。。。）

紙質(zhì)的便利貼可以留言、提醒、當(dāng)標(biāo)簽外，

還可以用不同顏色和不同樣子的便利貼，來進(jìn)行任務(wù)分類。還可以用便利貼安排每天的工作，利用工作場合不同來分類,將待辦事項寫在不同顏色便利貼上，一張便利貼只寫一件事情。

外出才可以完成的事寫在橘色便利貼上、在計算機前可完成的事寫在綠色便利貼上、打電話的事寫在黃色便利貼、要跟老間交待的事寫在粉紅色便利貼上；這樣一來，就很容易用顏色分類，把工作批次處理。

同性質(zhì)的工作還可以依據(jù)事情的輕重緩急，利用便利貼可重復(fù)再貼的特性， 來安排工作的順序，可以推演一天的行程。可以節(jié)省很多時間，工作效率大大提升。

（現(xiàn)在，有不少軟件也可以實現(xiàn)便簽條等類似的功能奧。。。）

四、給自己一個期限

適當(dāng)?shù)膲毫谷司窦?，做事更有效率。給自己一個時間期限，做好工作。

比如說：番茄工作法的利用等。

五、把重要的思考留給大腦，善用檢查表

提倡工作最好能夠——統(tǒng)一化、一元化、架構(gòu)化。

簡單舉例來說：

統(tǒng)一化——統(tǒng)一文件的尺寸與格式；

一元化——在同一臺計算機上處理所有的工作；

架構(gòu)化——將所有同一性質(zhì)的工作都事先模式化，有固定的SOP(Standard Operation Procedure三個單詞中首字母的大寫 ，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序)。

如此一來，做這些固定的事情時，就不需再花大腦思考，照著流程說明做就可以，把大腦留給思考用。

以'老板出國'這一件事為例，從申請到經(jīng)費核銷，所有大大小小的瑣事全寫在這張檢查表的便利貼中，'老板出國'這件事也許持續(xù)一兩個星期左右，這張檢核表便利貼就可以隨著日期變動，貼在筆記本中，非常方便。

我們要把'小事記紙上，大事放腦中'，

工作上的一些瑣碎小事， 就用檢查表來幫助自己，

不但可以減少花腦筋想接下來要做什么的時間， 還可以提高效率喔！

六、設(shè)計個人的專屬密碼

用字母和符號代替很多字，打造自己的速寫系統(tǒng)：例如：

Z：中午餐

W：晚餐

H：開會

S：授權(quán)給別人

√ ：已完成

×：工作取消

→：工作延續(xù)到明天

D：打電話

七、記下重要的日子來維系人脈

結(jié)婚紀(jì)念日、重要客戶生日、其他重要日子，事先填入紙質(zhì)的日歷或日記本中，

同時利用喜歡的日歷類軟件，來實現(xiàn)事前提醒的功能。