時(shí)間管理的三個(gè)誤區(qū)

1. 有了高效的時(shí)間管理，就可以從容應(yīng)對(duì)全部日常事項(xiàng)。

很多時(shí)候我們看到的是高效人士外在的氣定神閑，而往往忽視掉他們背后所做的功課。在麥肯錫內(nèi)部有個(gè)比喻，人們形容自己是鴨子，水面上悠游自得，但水下的鴨蹼?yún)s一直在快速撥水。其實(shí)無(wú)論多牛的大神，他們的精力都有限。因此，時(shí)間管理在本質(zhì)上其實(shí)是怎樣分配時(shí)間的問(wèn)題，很難做到雨露均沾。

2. 現(xiàn)有的時(shí)間管理方法很適用，所以可以一直采用，無(wú)需調(diào)整。

時(shí)間管理是一種動(dòng)態(tài)平衡，現(xiàn)在好的方法，當(dāng)情況變化時(shí)往往就不再適用。因此，我們需要根據(jù)事業(yè)或生活的變化進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。時(shí)間管理是一個(gè)生活的組成部分，不可能一套拳打到老，要不停地重新權(quán)衡。

3. 時(shí)間管理要依靠強(qiáng)大的意志力。

日常工作與生活中，往往會(huì)遇到緊急的事情，因此就要放下比較重要的東西，長(zhǎng)此以往便會(huì)產(chǎn)生挫敗感，懷疑自己沒(méi)有強(qiáng)大的意志力。其實(shí)，好的時(shí)間管理可以減少自身的壓力與焦慮，給予自己信心。因此，無(wú)論你是否有強(qiáng)大的意志力，都可以馬上嘗試。

時(shí)間管理的一大原則：要事優(yōu)先

（putting your priority first）

由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)明的二八定律講到，任何一組事物，最重要的部分占20%，其他非重要的部分占80%。應(yīng)用到時(shí)間管理方面就是，那些重要的、需要自己做的事項(xiàng)占20%，剩下80%的事項(xiàng)要么不做，要么委托給別人做。那么如何來(lái)確定這些事項(xiàng)呢？

第一個(gè)維度，是明確什么對(duì)你來(lái)說(shuō)是生活的重心。這來(lái)源于自己對(duì)身份的認(rèn)同。每人在社會(huì)中都有多重的身份，家庭身份，工作身份，社會(huì)身份等等，這些需要首先考慮清楚。

第二個(gè)維度，是明確哪些屬于緊急但不重要的事項(xiàng)。很多人感覺(jué)到，每天工作都像救火一樣，隨時(shí)都在趕時(shí)間，一些重要的事情反而沒(méi)時(shí)間做。不妨我們首先主觀接受現(xiàn)狀，即自己有可能會(huì)被打亂計(jì)劃，并慢慢學(xué)會(huì)順?biāo)浦?，借力打力?/p>

第三個(gè)維度，是明確哪些事項(xiàng)必須親自完成。比如在工作中，哪些工作必須親自去做，哪些可以在你的指導(dǎo)下由團(tuán)隊(duì)去做，甚至哪些可以不做，這些要不斷摸索。同時(shí)要在事前把情況與領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)好，確定具體需要去做的內(nèi)容，以及每一個(gè)事項(xiàng)的時(shí)間點(diǎn)，以便與自己的團(tuán)隊(duì)交待清楚，給他們足夠的指導(dǎo)就可以了。

這就是要事優(yōu)先，確定三個(gè)維度，確定自己的20%，在多重身份中做好自己的選擇，然后區(qū)分哪些是最重要的，哪些是緊急的，哪些是必須親自去做的。

時(shí)間管理的兩大方法

1. 統(tǒng)籌事項(xiàng)并分解成單個(gè)目標(biāo)。

在工作中，很多人會(huì)時(shí)常感到焦慮，覺(jué)得遺漏了很多重要內(nèi)容。這來(lái)源于自己的不確定性，記不住已經(jīng)做的內(nèi)容，不清楚需要做的事項(xiàng)是否都已完成，好像電腦的內(nèi)存全部被占用的感覺(jué)。在我們的事業(yè)初期，每天的to do list可以有效清理，而當(dāng)事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展時(shí)，發(fā)現(xiàn)日常事項(xiàng)永遠(yuǎn)無(wú)法全部完成，此時(shí)就會(huì)產(chǎn)生焦慮感。尤其是如果list上不是自己完全需要做的事，這種焦慮就隨之而來(lái)，開(kāi)始不確定自己是否記得清，感覺(jué)腦子里塞滿了內(nèi)容。此外，知識(shí)工作者的特點(diǎn)之一是，很多工作內(nèi)容沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案，需要更多的思考，從而無(wú)法分解現(xiàn)有的工作。Crystal為我們分享了一本書(shū)，David Allen的《getting things done》。David Allen作為GTD專(zhuān)家，在書(shū)中講解了如何劃分工作并跟蹤，比如一件事先要確定是否要做，然后確定是否要親力親為，或是分配給別人，再之后是要不要立即完成，還是日后作為一個(gè)項(xiàng)目去做，具體可以參照下圖。

說(shuō)到項(xiàng)目管理，其實(shí)并不局限于工作項(xiàng)目。通常情況是，很多問(wèn)題有想法，但沒(méi)有具體細(xì)化，容易導(dǎo)致拖延癥。而如果能將項(xiàng)目分解成很多不超過(guò)兩分鐘的小步驟，事情就可能會(huì)簡(jiǎn)單許多。其實(shí)項(xiàng)目管理的概念在工作中應(yīng)用更多。比如今年公司的轉(zhuǎn)型計(jì)劃，如何去協(xié)助CEO推進(jìn)，這是一個(gè)很大的項(xiàng)目，但如果分解到比如今天要跟sales談?wù)勈袌?chǎng)走勢(shì)，明天與HR聊一下今年的recruiting有什么計(jì)劃等等，看似漫無(wú)邊際的大項(xiàng)目也可以穩(wěn)步進(jìn)行，順?biāo)浦哿恕?/p>

2. 多任務(wù)處理（multi-tasking）

有一些可以自動(dòng)完成、無(wú)需動(dòng)腦進(jìn)行創(chuàng)造的事情，就可以進(jìn)行multi-task。比如在開(kāi)車(chē)的時(shí)候，可以收聽(tīng)podcast或者網(wǎng)絡(luò)電臺(tái)，這兩件事都可以自動(dòng)完成，而且比較熟悉。推而廣之，生活中很多事情可以盡量自動(dòng)化，比如很多像喬布斯、扎克伯格、周星馳這樣的名人，平時(shí)的著裝搭配很固定，等諸如此類(lèi)不是很重要但必須完成的事情，就可以通過(guò)逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，從而達(dá)到自動(dòng)化的效果。有一個(gè)“裝滿瓶子”的命題可以拿來(lái)參考。有一個(gè)瓶子，被一些大石塊裝滿，然后還可以再放一些小石子，當(dāng)小石子無(wú)法放入后，其實(shí)還可以再放進(jìn)去一些沙子。同理，在計(jì)劃時(shí)間時(shí)，先放入占用大塊時(shí)間的無(wú)法變動(dòng)的事項(xiàng)，然后用小的較靈活的事情填補(bǔ)，最后用最小的可以multi-task的事情進(jìn)一步填補(bǔ)。Crystal本人就會(huì)在每天一小時(shí)晨跑的時(shí)候用來(lái)聽(tīng)有聲書(shū)，日積月累就有了很客觀的閱讀量。

最后要提醒大家，身體是最重要的，健康問(wèn)題在工作忙碌時(shí)經(jīng)常會(huì)被忽視。建議每天花半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)，無(wú)論用來(lái)跑步、散步、冥想或其他運(yùn)動(dòng)，對(duì)自己都是長(zhǎng)遠(yuǎn)的投資。