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什么是施工合同？施工合同就是明確雙方當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是工程建設(shè)的最高行為準(zhǔn)則，是開展相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律活動的重要依據(jù)。 施工合同的有什么重要性呢？施工合同管理貫穿于整個工程建設(shè)過程中，是項目管理的核心，直接影響利潤等各種預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。在建筑市場上，不慎簽訂的一個合同就有可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境，因此，施工企業(yè)必須重視和加強(qiáng)合同管理，借以提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險能力。 目前，企業(yè)在施工合同管理中仍存在著很多問題，主要表現(xiàn)在：負(fù)責(zé)人法律意識淡薄，責(zé)任心不足。簽訂合同不嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常發(fā)生內(nèi)容不明、條款不全、用詞不準(zhǔn)、約定模糊、前后矛盾等現(xiàn)象，從而引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。施工企業(yè)在履約過程中忽視合同嚴(yán)肅性，隨意違背合同條款，存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象，缺乏有效的監(jiān)督、檢查、考核、獎懲措施。不注意收集施工合同管理中的相關(guān)材料，等到出現(xiàn)爭議、訴訟時才發(fā)現(xiàn)很多材料沒有留存，導(dǎo)致無法舉證的不利法律后果。項目管理者聯(lián)盟 作為深圳市多年研發(fā)財務(wù)管理軟件的專業(yè)團(tuán)隊，深圳市友為軟件有限公司多年來一直向結(jié)構(gòu)優(yōu)化、技術(shù)領(lǐng)先、智力密集的管理型公司努力，高度重視施工合同管理，堅持“集中審批、專人負(fù)責(zé)、層層把關(guān)”原則，推行全員管理模式，加強(qiáng)合同簽訂、履行、管理全過程控制，主要從以下幾方面入手： 一是增強(qiáng)法制意識，樹立合同管理觀念。友為合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強(qiáng)合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。 友為合同管理系統(tǒng)功能以'合同'為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當(dāng)我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。 友為合同管理是落實企業(yè)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務(wù)，合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務(wù)處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機(jī)制已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。 企業(yè)合同面臨問題如下： 采用手工管理合同，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面： 1)文檔管理困難 傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費很多時間?！?br>2)進(jìn)度控制困難 由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙?！?br>3)信息匯總困難 采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準(zhǔn)確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。 4)缺少預(yù)警機(jī)制 缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項目，不能幫助公司進(jìn)行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。 二是健全管理體系，完善規(guī)章制度。公司長期致力于建立一套科學(xué)完善的合同管理體系，將合同的權(quán)利義務(wù)按職責(zé)分工分解到人。公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同一律執(zhí)行評審會簽制度，由經(jīng)營、工程、技術(shù)、質(zhì)量、安全、外管、財務(wù)、法律等有關(guān)部門層層把關(guān)，嚴(yán)格手續(xù)，提高效率。公司對合同專用章的使用、保管有明確規(guī)定，設(shè)立使用登記簿，印章專人保管，專章專用。凡外出簽訂合同必須由印章管理員與辦事員一同前往，嚴(yán)禁在空白合同上加蓋印章。公司進(jìn)一步明確具有變更、簽證、價格確認(rèn)等權(quán)力的人員范圍，細(xì)化授權(quán)內(nèi)容、程序方式、生效條件等相關(guān)規(guī)定，防止其他人員隨意簽字，給企業(yè)造成損失。此外，公司還推行合同簽約人負(fù)責(zé)制和重大合同履行報告制度，杜絕“先進(jìn)場，后補(bǔ)簽合同”的現(xiàn)象出現(xiàn)，防止違約行為發(fā)生，降低經(jīng)營風(fēng)險，避免法律糾紛。項目管理者聯(lián)盟 三是做好合同交底工作，減少履行偏差。眾所周知，施工合同是工程管理的依據(jù)，但是合同條文本身往往不直觀明了，一些法律語言不容易理解。在新攬工程開工前及施工過程中，公司會認(rèn)真組織項目管理人員仔細(xì)研讀合同條款，熟悉掌握合同內(nèi)容及風(fēng)險防范措施，根據(jù)性質(zhì)、范圍的不同將責(zé)任分解至每個人，做到各業(yè)務(wù)人員對合同內(nèi)容心中有數(shù)，在項目部內(nèi)部形成全員、全過程、全方位的合同管理模式。項目管理者聯(lián)盟 四是突出履約管理，狠抓過程控制。公司充分運用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化管理手段，積極推行廣聯(lián)達(dá)項目管理軟件，建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息化辦公平臺，高度重視過程管理，同步監(jiān)控合同的履行情況，特別突出對方案優(yōu)化、資金籌措、工期進(jìn)度、物資采購等重點因素的掌控，定期或不定期地組織項目經(jīng)營狀況檢查盤點，做好成本設(shè)計和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。項目管理者聯(lián)盟 五是關(guān)注變更索賠，及時確認(rèn)簽證。施工合同是索賠的依據(jù)，索賠則是合同管理的延續(xù)，是解決承發(fā)包雙方合同糾紛的特殊方法。公司要求項目管理人員“懂索賠、敢索賠、會索賠”，既知施工，又明法律。項目經(jīng)理部及時做好增減、變更項目工程量的確認(rèn)簽證工作，涉及工期、費用等要記錄清楚，特別要重視隱蔽工程的驗收簽證，減少各種原因引發(fā)的糾紛，保證工程建設(shè)順利進(jìn)行。項目管理者聯(lián)盟 六是留存憑證資料，建立合同檔案。施工合同履行期限長、涉及內(nèi)容廣，是一種豐富的信息資料，是對整個工程建設(shè)過程的真實記錄。公司將合同按照時間、類型統(tǒng)一歸納分類，做好施工過程中補(bǔ)充合同、變更文件、書面協(xié)議、確認(rèn)簽證、會議紀(jì)要、來往信函、備忘錄等資料的收集與保管工作，特別關(guān)注雙方未簽證或未達(dá)成一致的事項，以便今后通過法律途徑保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。項目管理者聯(lián)盟 七是加強(qiáng)事后分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。 友為施工合同管理可以為您帶來跟好的客戶關(guān)系管理新體驗！ 1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀； 同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐?！ ?br>2.提高管理效率 合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)； 預(yù)警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù)； 報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計分析提供強(qiáng)大的技術(shù)支持?！ ?br>3.實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機(jī)結(jié)合 合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn)； 比如，由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息； 數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性； 同時，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實際情況采取個性化的措施，比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報表等。 4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息 利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息； 準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表； 同時，系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進(jìn)行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持?！ ?br>5.為用戶提供全面合同管理解決方案 合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相結(jié)合，可以為客戶提供全面的合同管理解決方案； 比如，通過系統(tǒng)的開放性和靈活性，可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果，這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持 如果您喜歡這篇文章，可以上友為彩云端官網(wǎng)找到更多相關(guān)內(nèi)容：http:///1mOXr9 在友為彩云端官網(wǎng)注冊會員，即可免費下載各相關(guān)財務(wù)管理軟件：合同管理軟件，資產(chǎn)管理軟件，網(wǎng)絡(luò)自助報銷系統(tǒng)，預(yù)算費用管理系統(tǒng)等。 |
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