開始一天工作前的第一步，就是將環(huán)境干擾因素控制到最低。所以我們需要對自己工位的可視范圍內(nèi)的東西進(jìn)行整理。

清理電腦桌面

阿聯(lián)推薦使用fences，這個軟件可以在桌面創(chuàng)建分區(qū)，特別適合桌面文件很多的人。

比如簡單的將桌面劃分三個區(qū)域：

• 重要不緊急區(qū)域：放重要項目和任務(wù)相關(guān)的文件

• 日常工作區(qū)域：日常辦公進(jìn)行需要訪問的文件夾快捷方式，將工作內(nèi)容每日備份

• 臨時區(qū)：放臨時產(chǎn)生的文件，便于每日清理

清理辦公桌面

辦公室空間維持的三大原則：

• 桌面上只收一件經(jīng)常使用的文具（如筆、尺、橡皮擦、釘書機、計算機等等），進(jìn)行中的項目與最起碼的商業(yè)名片。

• 最好垂直收納東西以節(jié)省空間，方便尋找。

• 養(yǎng)成用完文具，放回原位的習(xí)慣，以免遺失不見。

整理辦公桌的四個小貼士：

• 電話可以放在桌面的左邊，這樣一來可以邊聽電話，右手可以自由靈活做筆記。

• 使用雜志箱直立存檔文件夾與書本，并用分層架區(qū)分“進(jìn)來”與“出去”的紙張文件。

• 在辦公空間掛個橡木或磁鐵白板，讓重要的貼條一目了然。

• 辦公桌下的深抽屜應(yīng)當(dāng)儲存進(jìn)行項目的文件。一旦完成一個項目，打洞，存在另一個柜臺或公司的存檔系統(tǒng)內(nèi)。

水杯倒?jié)M

清潔水杯，泡上一杯咖啡或者茶，這樣在開始進(jìn)入工作狀態(tài)的時候，就不會因為口渴而中斷工作，起身再去做這些事情了。

手機靜音

將手機調(diào)成靜音，這樣在開放式的辦公區(qū)域，就不會打擾到其他同事。

查看郵件（不回復(fù)）

查看郵件，知道有哪些需要回復(fù)，哪些需要處理，哪些只是知悉就夠了。

所以為什么要提倡大家寫一個高效的郵件標(biāo)題，因為有時候你只需要看標(biāo)題，就知道事情的內(nèi)容和輕重緩急了。

建立工作任務(wù)清單

GTD（Get Things Done）的第一步，就是收集自己所有的代辦事項。列出一日或一周內(nèi)你計劃完成的事情的清單，并對待辦事項清單進(jìn)行一些簡單的調(diào)整。

• 比如將待辦事項清單分成兩欄。在左邊那欄里，按時間順序?qū)懴滦枰瓿傻闹卮笫马棧热玳_會。在右邊那欄里，則列出不那么重要的事項，比如思考一個計劃。

完成一個任務(wù)后停幾分鐘，看一看待辦事項清單，思考先完成哪個任務(wù)才能更有效率地利用時間。

實時更新

當(dāng)有新的事務(wù)產(chǎn)生的時候，請實時添加，并將處理流程熟練于心：

上班前查看

對很多人來說，早上是一天中精力最充沛的時候，上班前的15分鐘，可以查看計劃內(nèi)的今日代辦事項，將待辦清單全部瀏覽一遍。

設(shè)定最后期限和任務(wù)的7天響應(yīng)周期

待辦事項中特別需要注意的就是：快要到最后期限的任務(wù)，千萬不要到了最后關(guān)頭才想起來。

如果別人拜托你一件事情，但是沒有告訴你截止時間，你可以設(shè)置7天后為截止時間，這樣做的原因是，一是對方可能不知道這件事情你能做多久，二是，你自己也不太清楚這個事項的具體內(nèi)容。所以設(shè)定7天為期限，7天內(nèi)給對方答復(fù)，如果確定了內(nèi)容，可以重新創(chuàng)建任務(wù)。

往往最重要的20%的工作決定了你80%的工作成效。所以我們要學(xué)會認(rèn)清楚哪些是對我這個崗位最重要的20%。

每天挑選最重要的三件事情，然后專注去完成他們。即使你只做完第一個，后面沒有完成，也是很有成就感的一件事情，因為最能體現(xiàn)你的工作績效的事情，你完成了。

任何一項工作都不能不考慮效率，在提高效率的技能中，組織時間的能力尤為重要。

正確估算每個任務(wù)所需的大致時間，無論是5分鐘還是兩小時，讓自己越來越精確的判斷一件事情自己要花費的時間。

如果你沒有安排好自己的時間，就有可能被別人打亂工作。管理好自己的時間是一種持續(xù)不斷的事情，要時刻提醒自己不能被一些無關(guān)緊要的事情分散注意力。

工作中被打斷總是難免的。先完成自己的需求再去幫助別人，因為你的效率體現(xiàn)在你的產(chǎn)出上，而不是別人給你發(fā)的好人卡。