碎片時間 提升自己

本文來源于簡書

微信公眾號：三頓（ID：wordpptdream）

文/三頓ppt（簡書作者）

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經(jīng)作者授權(quán)壹課發(fā)布，轉(zhuǎn)載請聯(lián)系原作者

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今天想和大家聊聊，如何能在短時間內(nèi)制作出高質(zhì)量的PPT。

看之前的注意事項：

1.文章很長，純干貨，建議靜下心來看

2.非常適合職場人士和大學(xué)生人群閱讀

3.一份PPT如何實現(xiàn)從無到有？

目前為止最全的一篇制作思路分享

4.太長沒關(guān)系，最后給你準(zhǔn)備了文章的思維導(dǎo)圖

5.建議大家收藏，每次制作之前完整看一遍

▼ 下面是正文部分

不知道大家在制作PPT的過程中有沒有遇到這樣的問題：

做一份PPT耗費了你大量的時間，可做到一卻發(fā)現(xiàn)卡殼做不下去了。絞盡腦汁想到一個好的創(chuàng)意卻沒有素材可以實現(xiàn)

或者這樣的情況，領(lǐng)導(dǎo)甩給你一份幾千字的文稿，密密麻麻都是字卻又讓你把它做成PPT，這時候你內(nèi)心一定是崩潰的

所以今天就來和大家聊一聊「如何在短時間內(nèi)做出一份高質(zhì)量的PPT作品」

其實把這個問題拆分一下就是如何做到短時間和高質(zhì)量，這兩個詞看似矛盾，縮短時間會犧牲質(zhì)量，反之亦然。

但往往我們在工作學(xué)習(xí)中，沒有那么多的精力做卻又想去做出一份高質(zhì)量的PPT。怎么辦呢，希望可以通過今天的思路分享讓大家盡可能的縮短PPT的制作時間又不影響作品質(zhì)量。

國際慣例給個目錄：

制作前準(zhǔn)備

我們先來講第一個問題，動手做PPT之前應(yīng)該干什么。很多人可能會覺得奇怪，做PPT那就動手做唄！打開office，整理好文字找好素材，太簡單了！

但如果你是這樣做的，那么恭喜你，你將有可能花費大量時間在如何構(gòu)圖如何排版上，甚至有可能做到一半就卡殼了。

那么怎么避免呢？其實，如果你在做PPT之前先把這幾件事做好，完全能夠幫你節(jié)約大量的時間

沒錯，首先是靈感。不管是排版配圖配色等等都需要靈感，一些小創(chuàng)意也會讓PPT產(chǎn)生意想不到的變化。

比如下面這兩幅個品，第二幅圖只是加了一個簡單的陰影效果，就讓整個畫面變得更加飽滿而充實。

所以我通常在做PPT之前會去看一些好的設(shè)計，讓自己大腦的思維能夠快速的活躍起來，從而在制作過程中產(chǎn)生好的創(chuàng)意。如何尋找靈感呢？

▼地鐵廣告，其實不就是一頁P(yáng)PT么

▼ 很多網(wǎng)站界面也值得學(xué)習(xí)

▼電影海報，期刊書籍，還有各種名片

這些作品大多由專業(yè)的設(shè)計師完成，他們的排版配色等等我們完全可以在PPT中有所借鑒。

當(dāng)然其實靈感在生活中無處不在，你要做的是，不斷地發(fā)現(xiàn)不斷地積累建立自己的靈感庫。

怎么記錄靈感呢？可以用手中的紙筆，手機(jī)的便簽，當(dāng)然這里給你推薦一個網(wǎng)頁小插件

▼花瓣采集，可以方便保存你看到的圖片和創(chuàng)意

當(dāng)然最重要的是在積累過程中一定要嘗試將靈感變?yōu)镻PT，比如下面的圖就是參考剛剛的海報排版制作的ppt

這樣以后在你遇到類似的PPT要做的時候，就能很快的想到該怎么做，大幅的縮短你思考和制作PPT的時間了！

我們做PPT的根本目的是更好的闡述觀點以實現(xiàn)更好溝通，講究的是內(nèi)容為王。所以在制作PPT之前還要確定以下幾個問題：

給大家舉個栗子，比如我現(xiàn)在要做個課件介紹什么是虛擬團(tuán)隊，這就是我做PPT之前應(yīng)該要有的思路

當(dāng)然你還要注意到，我的對象是學(xué)生，他們往往沒耐心聽，所以我要提煉最重要的信息，盡可能簡短。

通常一個PPT的結(jié)構(gòu)遠(yuǎn)比舉得例子要復(fù)雜的多。

大標(biāo)題下面要分小標(biāo)題，小標(biāo)題里面又有好幾點。所以在大致確定PPT內(nèi)容之后一定要，畫圖！

首先要畫的，是思維導(dǎo)圖：思維導(dǎo)圖可以幫助你在做前形成一個清晰框架。比如上面這個簡單的例子，畫的思維導(dǎo)圖應(yīng)該是怎么樣的

▼至于怎么畫思維導(dǎo)圖？我用的是百度腦圖

其次要畫的，是PPT草圖：畫草圖能幫助你把作品的邏輯排版框架理清楚。因為時間倉促，我選的是網(wǎng)上的圖片。

一種是直接用A4紙畫，一種是用便簽。便簽可以更好調(diào)整邏輯順序，同時方便刪減。

嚴(yán)格執(zhí)行完這些步驟，我們就可以動手制作了。

雖然前期準(zhǔn)備會花費一定的時間，但絕對會大大縮短你整個制作PPT的時間并且讓你的作品邏輯結(jié)構(gòu)更加完善。

就比如我舉得這個例子，從思考到完成不超過半個小時，當(dāng)然這還涉及到日常PPT素材的積累，我們后面再聊。

WORD轉(zhuǎn)化

就像我剛剛提到的，我們可以在前期準(zhǔn)備上下功夫來縮短PPT時間，可是面對有些文字很長的文檔要轉(zhuǎn)換成PPT具體該這么做呢？

就拿我之前做的一份PPT舉例，對方給我的是一個很長的word稿

當(dāng)然這只是其中的兩頁，每每看到這樣的稿子，我的內(nèi)心是崩潰的。那么這樣幾千字的講稿該怎么樣轉(zhuǎn)化成PPT呢？

還是要分三步走，前期準(zhǔn)備、篩選內(nèi)容、進(jìn)行制作。

先說說前期準(zhǔn)備，拿到一份WORD之后首先要有一個明確的概念·，我們要做的就只是用PPT把大段的文字轉(zhuǎn)換成閱讀者看得懂能理解的東西。

其次我們要對文稿進(jìn)行通讀，第一遍讀不懂倒沒有關(guān)系。但是一定要做到對這篇文章在講什么有一個大致的概念。

讀完之后你一定有這種感覺：臥槽這個人到底在講什么！沒關(guān)系我們之后要做的是理清文章脈絡(luò)。

比如上面這篇，可將文字進(jìn)行刪減最后僅保留小標(biāo)題部分，得到的就是下面的圖。這樣一來小標(biāo)題讓我們清晰的了解到了文章的整個框架。

理清思路后我們接下來要做的就是根據(jù)小標(biāo)題逐個擊破，將文章拆分成無數(shù)個小部分再對各個部分進(jìn)行逐一的WORD到PPT的轉(zhuǎn)換。

當(dāng)然對于沒有小標(biāo)題的文章，我建議你去和作者聊聊人生，哈哈也就是一定要了解他的行文思路、文章的邏輯框架是怎么樣的。

通過前期準(zhǔn)備，我們的轉(zhuǎn)換對象從幾千字變成了幾十字。當(dāng)然對于一頁小小的PPT來說這還是不夠的，我們要繼續(xù)將其細(xì)分。

▼以剛剛文章的保障有力那一點作為例子

文字還是非常的多，怎么辦呢？我們?nèi)酝ㄗx這一段落，理解段落大意后我們用彩色和加粗標(biāo)出段落的重點和框架結(jié)構(gòu)。

接下來我們就來給這段話“動手術(shù)”，把無用部分都刪去，刪去后還是用思維導(dǎo)圖來整理一下，就非常清楚了。

沒錯其實我們還是在重復(fù)前期準(zhǔn)備中提到的“逐個擊破”，從大框架中剝離出一個小框架，即“保障有力”。

再從“保障有力”中剝離出三個小框架，這樣我們就實現(xiàn)了刪去無用文字而得到我們所需的精華。

精簡完內(nèi)容就可以開始制作啦，還是以經(jīng)費投入為例，要突出的是花錢錢用在培訓(xùn)交流等。

注意的是，培訓(xùn)交流科研表彰存在著并列的邏輯關(guān)系，因而我用四個矩形表并列關(guān)系，下面加上金額。

我這里是以經(jīng)費投入舉了個例子，場地和工資該如何呈現(xiàn)呢？這里提供我的一個范例，大家不也自己嘗試一下動手嘗試下。

這樣一份作品就大功告成啦，等等，你剛剛還提到了邏輯關(guān)系，沒錯，還沒有完！

我們進(jìn)行完內(nèi)容篩選，往往會出現(xiàn)下面這樣三種情況，有邏輯關(guān)系，無邏輯關(guān)系，和數(shù)據(jù)型。

有邏輯關(guān)系的內(nèi)容，像剛剛提到的培訓(xùn)交流科研表彰，這類存在并列遞進(jìn)循環(huán)等結(jié)構(gòu)的文字，可以用關(guān)系圖表表示。以這段WORD文字為例

我們像剛剛一樣，刪去多余文字僅保留小標(biāo)題部分這樣就可以看到兩組清晰的并列邏輯結(jié)構(gòu)，往往就可以用關(guān)系圖表來表示

給大家做個示范，大家也可以動手嘗試：

再說說沒有邏輯關(guān)系的內(nèi)容，大部分指很長然后又是大段的文字內(nèi)容，就比如下面這段對于“虛擬團(tuán)隊的定義”

▼可以直接提煉文字內(nèi)容，標(biāo)明重點

▼如果文字比較短，那可以嘗試這種“發(fā)布會風(fēng)”

而對于數(shù)據(jù)型內(nèi)容，比如下面這段WORD數(shù)據(jù)

▼可以用不同類型的圖表來表示

▼ 如果數(shù)據(jù)量比較小的話，我們還可以這樣

所以不管是多長多復(fù)雜的文字，我們都能通過保留小標(biāo)題，篩選重點內(nèi)容，選擇合適表現(xiàn)方式來很好的實現(xiàn)從WORD到PPT的轉(zhuǎn)變，大家學(xué)會了嗎？

做個總結(jié)

這就是我想和大家分享的前兩點內(nèi)容，其實把這兩點歸個類，也就是職場人制作PPT應(yīng)該做的的前兩個步驟：該做什么前期準(zhǔn)備？做的過程中應(yīng)該怎么樣？

換句話說，一份高質(zhì)量的PPT也就是這樣從無到有的。

如果你覺得看完之后信息量有點大，再給你張思維導(dǎo)圖消化一下

細(xì)心的以及看了思維導(dǎo)圖的朋友會發(fā)現(xiàn)，我還有一塊沒有提到，有哪些素材和網(wǎng)站可以提升你的PPT質(zhì)量，我們下次再和大家聊

的確，要進(jìn)一步提高PPT質(zhì)量除了會上面那些思路以外而需要在平時多積累素材并且系統(tǒng)的去學(xué)習(xí)PPT的教程。

謝謝大家耐心看完