相信各位在接觸 Things、OmniFocus 這樣的軟件之前，是不是也曾去了解過其核心價值 GTD 的概念？可能在這之后，不少人會覺得 GTD 是個深不可測的話題，亦或覺得「大眾群體」沒有了解它的必要，繼而會因為「看不懂」或「不想看懂」導致了一個不可觀的結(jié)果：回避。

不得不說，這個話題確實很「不膚淺」，但也還沒到「可望而不可及」的地步。所以無論你看懂了，還是沒看懂，請各位讀者再一次保持耐心，看看筆者是如何理解 GTD 這個概念的。

扼要地說，這就是個「先把事兒做成，再把事兒做好」（Getting Things Done, GTD）的思維，你也可以把這視作「達成目的所必須經(jīng)歷的過程」。并且其邏輯也很簡單，即「記錄 > 整理 > 分類 > 完成 > 反思」這個循環(huán)套路。（嚴謹?shù)卣f，這其中的任何環(huán)節(jié)都不能被忽略，因為每個步驟都是決定最終結(jié)果的關鍵因素，稍有遺漏可能就會產(chǎn)生「化學反應」，然后 Duang～ 的一下，功虧一簣）

這個邏輯可能是目前最復雜、完整的一種，所以它主要面對的是「小眾效率群體」而非相對「大眾主流」的處事習慣和需求。從最簡單的需求出發(fā)，可能大部分人只會想到「記錄 > 完成」僅兩個環(huán)節(jié)，這本身并不是錯誤的，而如果它能大大提高效率，并達到你的最終目的，這反倒是最適合你的方案。

比如 GTD 并不適合那些會把家務、個人衛(wèi)生，甚至連準點吃飯都要放入「待辦事項」的用戶，因為這些事情必然發(fā)生，而且（大部分人）不會忘記去做這些事兒，所以根本就沒有「記錄」的必要。而如果是加班導致的晚點（推遲）、節(jié)假日導致的臨時調(diào)換（提前或推遲）、客人突然造訪（取消）等預先安排被打亂的情況，就需要我們進行妥善的調(diào)整和處理，這時候 GTD 便會發(fā)揮它的功效。所以，我寫這篇文章的出發(fā)點是：讓那些「事務繁多、冗雜」的用戶，去了解可能他們還沒想到（或者還沒發(fā)現(xiàn)）的方式，即 GTD。

為了全面介紹 GTD 的作用及概念，這篇文章依然會以「記錄 > 整理 > 分類 > 完成 > 反思」循環(huán)為目標，幫助那些目前僅遵照「記錄 > 完成」循環(huán)執(zhí)行的用戶去學習、了解更完整、規(guī)范的 GTD 邏輯。

學會通過 Inbox 記錄你的目標

如今「Reminders 備忘錄」已經(jīng)成為任何操作系統(tǒng)都必備的功能之一。它的目的特別簡單，就像上文說到的那樣，用戶只需「先記錄，后完成」就結(jié)束了。

舉個生活中的例子吧。當我突然想到一周后就要期末考試了，那么這時我可能會打開「備忘錄」，記錄下「期末考試」這個事件，然后安排在「提前 5 天」這個時間節(jié)點通知自己，以避免錯過或遺忘「復習功課」這個任務。

這是個不錯的習慣，畢竟打小老師就教育我們「好記性不如爛筆頭」這個道理。再次回顧這個例子，其中的邏輯不就是「記錄 > 完成」那么簡單嘛，但仔細想想，這是不是也有些不足？比如「期末考試」這個事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進行通知？我是不是可能會提前（或推遲）幾天再復習功課？具體的復習內(nèi)容有哪些？我應該在什么地方、什么時間段進行復習？等等。這些問題就涉及到「用戶需求」了。

論「好記性不如爛筆頭」，這是個簡單的「記錄」過程，放到 GTD 中，這就是個 Stuff（事件）的概念。所謂 Stuff，就是那些你想到的，繼而打算記錄下來并最終需要被完成的項目。那 Stuff 的去向是何處？在眾多以 GTD 為核心的軟件中，它們都會有 Inbox（收件箱），這就是 Stuff 最初要達到的地方。

如何理解 Inbox 被翻譯為「收件箱」？這就好比日常生活中，每個家庭都會用到的「儲物箱」或「儲物柜」，它們扮演了 Collect（收納） 的角色。套用到 GTD 上可以理解為：任何你想到的 Stuff，無論它多么簡單或多么復雜，先把它們 Collect 起來再說。所以 Inbox 就是 GTD 邏輯中最初的一個環(huán)節(jié)：記錄，同時也是大部分 Reminders 類工具的主要作用。

很多輕量級 Reminders 軟件（例如 Realmac 開發(fā)的 Clear 應用）在加入了 Inbox 后，就幾乎沒別的功能可用，所以它們是最簡單的 GTD 工具（其中的 Stuff 則被另一個名詞代替，叫 To-do），這樣的軟件被統(tǒng)稱為 Reminders。而真正意義上的 GTD 工具還會考慮到方方面面，其中就包括事例中提到的「用戶需求」。

用戶需求之一：整理

那些在 Inbox 中的項目只是純粹的 Stuff（它們之中既包含了「一件衣服」這樣的東西，也包含了「寫一篇日記」這樣的事情。說到底，這些元素甚至無法組成一個標準的 Reminders 工具），它們與剛才提到的 To-do 最大區(qū)別在于，Stuff 只是些「零件」罷了，而由 To-do 組成的 Reminders 雖然只是「小機器」，但至少它是可以獨立運作的。所以，要想理清楚 Stuff 之間的關系，并進一步將它們發(fā)展成合理且有邏輯的 To-do，就得經(jīng)歷 Organize（整理） 的過程。

在「整理」之前，每位用戶都有必要梳理一遍 Stuff 的類型。例如「出門買一杯咖啡」算作「Do 立刻完成」類 To-do 項；「和 John 一起制作機器人模型」、「等畢業(yè)證書拿到后，再找工作」這些算作 Delegate（委托）類 To-do 項；「明天去打一場籃球」則被算作 Defer（推遲） 類 To-do 項。

它們的確有不同，但如何形容這些不同之處呢？我認為最合適的單詞莫過于「優(yōu)先級」。回顧這三個例子，得到的綜合性結(jié)論是：Do 是指當下就要完成的任務，所以其優(yōu)先級別最高；Delegate 是指會有第二人（或更多人）參與的集體任務，其優(yōu)先級別稍低；Defer 是指那些（相對）不那么著急需要完成的任務，因此其優(yōu)先級別最低。

在 GTD 工具 Things 中，優(yōu)先級最高的 Do 被稱作 Today，優(yōu)先級稍低的 Delegate 被稱作Next，優(yōu)先級別最低的 Defer 被稱為 Scheduled?？瓷先ニ坪鹾蜕衔奶岬降?To-do 項有些不同？沒錯，是單位問題，因為在 Things 中，最精確的單位只有「天」，而非「小時」，更不可能是「分鐘」。

在另一款 GTD 代表性工具 OmniFocus 中，「優(yōu)先級別」這個概念在創(chuàng)建 To-do 項的時候幾乎感受不到，因為它并不以此作為「類別」進行排列。但是，OmniFocus 卻以一種相對「圖形化」的顯示效果（在已經(jīng)建立好 To-do 列表的情況下）告知用戶。整理下來，具體分為以下七種方式。

其中的「標記項已過期」和「標記項接近截止時間」兩項，引出了另一個概念——Flagged （旗標）。

Flagged 本身并不受「優(yōu)先級別」影響，因為后者是以「時間」為基礎，以「完成」為目的的排列方式，而 Flagged 則（僅僅）起到了「強調(diào)突出」的作用，告知用戶該 To-do 項尤其需要引起注意。當然，有的 OmniFocus 用戶把它當作「不允許調(diào)整」的標記，也是可行的。

回到主題。在進行「整理」的時候，我們要先考慮到「優(yōu)先級別」的因素，然后再按此進行排列，最終得到一份經(jīng)過初步完善的 Stuff 項目列表。而這些 Stuff 此時已提升至 To-do 類，可以單獨工作，只不過它與更加豐富且完整的 GTD 邏輯相比，還差了那么一些環(huán)節(jié)。什么環(huán)節(jié)呢？分類。

時間管理

在介紹「分類」之前，我還想解釋一下何為「時間管理」。

還記得之前那個「期末考試」的例子嗎？在之后對該示例的分析中，我還提出了「這個事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進行通知？」以及「我是不是可能會提前（或推遲）幾天再復習功課？」這兩個問題。其中談及的每個節(jié)點都統(tǒng)稱為一個概念：「時間管理」。

在建立 To-do 列表的初期，我們可以填入理想的「提醒日期」，以備屆時顯示通知告訴用戶自己，但有時不免會遇到「推遲」或「提前」這樣的特殊情況。如果真的發(fā)生了，勢必會影響到當前 To-do 的狀態(tài)，所以該如何靈活地進行調(diào)整呢？這里要提到 Due（到期）一詞。

一般情況下，如果 due 的日期為 Tomorrow，那它只會在 Tomorrow 的 To-do 列表中顯示，而不會顯示在 Today 中（除非你有進行過 Repeating 設置）。根據(jù)假象的情況，萬一需要將它「提前」（或「推遲」），Things & OmniFocus 這兩款軟件又有著哪些不同的解決方式呢？

在 Things 中，你可以設置 Show in (xx) days before 直接增加 To-do 的提前量，達到「提前」的目的。并通過 Daily Review 達到「推遲」的目的。

在 OmniFocus 中，這些功能的對應選項為 Due 和 Defer Until 。但它還擁有兩個 Things 沒有的特性：Estimated Time 和 Completed 。前者指代「預計花費的時間」，后者指代「完成任務的確切時間」。同時由于 OmniFocus 的最小時間單位是「分鐘」，因此對于短期任務，這種設置能進一步量化你的時間安排。

僅從「時間管理」這方面來看，Things 的優(yōu)勢在于它對操作的要求更低，便于用戶只需點擊較少的選項就能達到目的，功能較少，適合「輕度 GTD 用戶」。而 OmniFocus 的優(yōu)勢在于它的功能更加「厚重」（就好比汽車操作面板和飛機操作面板的對比），功能較多，但也更加復雜，適合「重度 GTD 用戶」。

此外，Reminders 工具中不存在 due 概念，是因為它們也不包含「到期」「過期」「提前」「推遲」「預計花費時間」這些細致的功能要領（甚至它們的 UI 用戶界面也沒有「操作面板」這一說）。所以 due 是區(qū)別 Reminders 與 GTD 工具的途徑之一，這也明確了兩者之間的差距。

Forecast

當你的 To-do 列表被越來越多的內(nèi)容填充，同時還得受到不斷變化的「特殊情況」影響，原本簡潔的界面一瞬間就可能變得「低效且繁亂」。在面臨這樣的現(xiàn)象時，GUI 圖形用戶界面就會起到「逆轉(zhuǎn)」的作用，讓事情回到「高效且清晰」的 GTD 模式。好在 OmniFocus 中就有這樣一個出色的 GUI，它叫 Forecast（預測）。

打開 Forecast 界面，你可以找到任何日期對應的 To-do 項。與此同時，它還允許用戶進行「快速整理」，便于你直接創(chuàng)建、管理 & 調(diào)整不同日期中的 To-do 列表，在提高操作效率的同時，進一步達到 GTD 的目的。

用戶需求之二：分類

「分類」是 GTD 中另一個不可或缺的環(huán)節(jié)，但不同 GTD 工具對它的概念定義是非?！覆怀审w統(tǒng)」的。

在 Things 中，「分類」亦可被理解為「篩選」，用戶只需給不同「場景」下的 To-do 項打上統(tǒng)一的 Tag（標簽），就可以在后續(xù)步驟中通過它進行「篩選」；而在 OmniFocus 中，「分類」則被叫作 Contexts（環(huán)境），用戶可以任何名詞作為「分類」的標準，創(chuàng)建「永久性」固定項目，而非 Things 中的「臨時」標簽。以上是兩者最大的區(qū)別，也驗證了本節(jié)開頭的觀點。

即便如此，「分類」至少也能幫助用戶快速梳理項目大塊，并且任何 To-do 項都是可以在不同「場景（環(huán)境）」下流通的，也就是說，它們是可以在「篩選」條件下反復出現(xiàn)的，而不會被「類別」這一界限框死。所以我個人還認為：或許你的 To-do 項無需經(jīng)過「分類」步驟即可「被完成」，但多此一步也非毫無意義，因為它至少可以為將來會需要用到的時候，留下一個「永久性」框架。

按照 GTD 原理，只要能達到目的，「分類」其實完全可以隨心所欲進行（GTD 工具 Things 就特別適合這部分用戶群體），在 OmniFocus 中雖然用戶也可以自由設置分類，但它也有部分相對「體統(tǒng)」的要求，遵循了一個邏輯，即分類項目的「父級標題」皆為名詞，其「子項目」皆為動詞。

例如，我可以創(chuàng)建「女兒」為「分類」標題（意味著以此展開的所有 To-do 項都圍繞著「她」展開），接著再創(chuàng)建「陪她猜謎語」「唱一首兒歌」「帶她去游樂場玩」等內(nèi)容為「子項目」。到這里，一個標準的「分類」就完成了。很簡單，不是嗎？

上例是按照「名詞為父，動詞為子」的要求創(chuàng)建「分類」項目的，但無法避免的是，還有很多場景并不以此為標準，比如「動詞為父，動詞為子」。

舉個例子。我可以創(chuàng)建「搭一艘小帆船」為「分類」標題（這是個動詞），再添加「選擇合適的木板」「閱讀說明書」「找好朋友 John 一起來幫忙」這些為「子項目」（這些也是動詞）。驗證了「動詞為父，動詞為子」的分類方法。

所以「分類」并沒有特別嚴格的內(nèi)容限制，但它至少有像樣的「模板」劃分，幫助用戶更合理地整理條目，更清晰地進行審視。若沒有這些「模板」，可能就會產(chǎn)生混亂，以致于迷惑自己，并最終使 GTD 的目的失效，得不償失。

回顧剛才的知識點，其中可以篩選出「To-do 項是可以流通的」，以及「動詞為子」的分類方法，在將它們組合后，又可以得出一個新的知識點 Projects 項目。

Projects 項目

如果說 OmniFocus 中的 Contexts 是用于整理「場景」環(huán)境下的 To-do 項，那么本節(jié)要介紹的 Projects 指代的對象則是「事情」。好，那么要完成一件事情，你首先會想到是什么？沒錯，是 Step（步驟）。它屬于 Projects 中的一種，其屬性被定義為「Sequential Project 按順序執(zhí)行的項目」（比如上節(jié)中提到的「搭一艘小帆船」的例子）。

此外，Projects 還可以分為 Parallel Project（平行項目）和 Single Action List（獨立的項目）。

「Parallel Project 平行項目」是指「有聯(lián)系，但是沒有必然的先后順序」的項目，例如「去超市買蘿卜」和「去超市買飲料」?！窼ingle Action List 獨立的項目」是指「沒有聯(lián)系，更沒有必然的先后順序」的項目，例如「參加老同學聚會」和「陪媽媽逛商場」。

當然，「Projects」中也有「優(yōu)先級別」的要求，因為你很難做到所有任務同步進行，或同時完成。與此同時，它們也會遇到特殊情況，以致于你不得不因「推遲」某些項目而去調(diào)整原定計劃的「優(yōu)先級別」。如何實現(xiàn)？在 OmniFocus 中，它的功能名稱為 Hold（暫停執(zhí)行）。

最后還要提醒各位讀者，本節(jié)介紹的 Projects 和 Hold 僅針對 OmniFocus 有效，在另一款 GTD 工具 Things 中雖然也有 Projects 一說，但并沒有明確的細分和應用。所以，若要實現(xiàn)同樣的效果，煩請自行動手。

GTD（Getting Things Done）& 反思

什么是「完成」？很簡單，就是打勾 ?。個人主觀地認為，這或許就是各類 Reminders 和 GTD 類工具以「?」為素材，創(chuàng)作軟件圖標的原因吧。

和所有 Reminders 應用一樣，GTD 工具也會有「Done 完成」環(huán)節(jié)，這就像文章開頭說的那樣，它意味著「先把事兒做成了」，不過還沒到「再把事兒做好了」的地步。作為剛接觸 GTD 的新手，很多人會忽略那關鍵的最后一步「Review 反思」，所以他們大部分人只滿足于現(xiàn)狀，得不到進步，甚至是倒退（用回傳統(tǒng)的紙質(zhì)貼紙標簽，或隨手記）。這也是我不愿意看到的。

客觀地說 Review 不一定是必須經(jīng)歷的環(huán)節(jié)，因為任何新手對于 GTD 工具會有一個「從陌生到熟練」的適應過程，并在這個過程中提升效率，找到自己的需求。那么在這種情況下，你確實不必再行 Review 了。

反之，如果察覺到略有疑惑，或?qū)?GTD 的「記錄 > 整理 > 分類 > 完成 > 反思」運行邏輯并沒有透徹且清晰的理解，建議你再次閱讀這篇文章，或閱讀由 OmniFocus 開發(fā)商 Omnigroup 撰寫的《Getting Things Done?》一文（英文，可保存至 Instapaper、Pocket、Evernote 留作稍后閱讀）。

寫在最后

GTD 本身就是一個比較小眾、復雜的概念，它需要一定的學習成本和一段時間的實際使用，才可能會對這個概念有所認識，所以無論本文是否會對你有很大幫助，只要你認為自己有對 GTD 的需求，那么就應當試著去用 GTD 管理你的時間，或許你的生活和工作方式會因此得到巨大改變。